1303.1 Propósito y aplicación.

Esta parte prescribe el reglamento basado en la Sec. 646 de la Ley de Head Start, 42 U.S.C. 9841, tal como se aplica a los concesionarios y a las agencias delegadas actuales o futuras que desean participar en la administración de los programas de Head Start, conforme a la Ley. Se prescriben los procedimientos de apelación de las actuales y futuras agencias delegadas con respecto a las acciones o la inacción por parte de los concesionarios. También proporciona procedimientos para notificaciones y oportunidades razonables para presentar motivos justificantes en casos de suspensión de ayuda financiera por parte del funcionario responsable de HHS y para apelar ante la Junta Departamental de Apelaciones por parte de los concesionarios en caso de denegación de reotorgamiento, terminación y suspensión de la ayuda financiera.

1303.2 Definiciones.

Como se emplea en esta parte:

Acuerdo significa bien una subvención o un contrato entre el concesionario y la agencia delegada para la dirección de la totalidad o parte del programa Head Start del concesionario.

ACYF se refiere a la Administración para Niños, Jóvenes y Familias del HHS e incluye al personal regional.

Agencia delegada es una organización o agencia pública o privada, sin fines de lucro, a la que un concesionario le ha delegado, por medio de un acuerdo escrito, administrar todo o parte de su programa Head Start.

Agencia de financiamiento es la agencia que provee fondos directamente, ya sea a un concesionario o a una agencia delegada. ACYF es la agencia de financiamiento para un concesionario, y un concesionario es la agencia de financiamiento de una agencia delegada.

Concesionario es la agencia local pública o privada, sin fines de lucro, que ha sido designada como agencia Head Start, conforme a 42 U.S.C. 9836, y a la cual el funcionario responsable de HHS le ha otorgado ayuda financiera para administrar un programa Head Start.

Concesionario provisional es una entidad que se ha designado para administrar un programa Head Start por un período de tiempo que no supere un año, mientras haya pendiente una apelación a una denegación de reotorgamiento, terminación o una medida de suspensión.

Denegación de reotorgamiento es la denegación por parte de una agencia de financiamiento en financiar una solicitud para la continuación de un programa Head Start por el año subsiguiente del programa, cuando la decisión se base en una determinación de que el concesionario ha dirigido el programa de forma indebida, o es incapaz de hacerlo apropiadamente en el futuro, o de otra forma esté infringiendo leyes, reglamentos u otras políticas pertinentes

Día se refiere al período de 24 horas que comienza a las 12 a.m. de la hora local y continúa las próximas 24 horas. Incluye todos los días de calendario a menos que se indique expresamente lo contrario.

Día hábil se refiere a cualquier período de 24 horas, que comienza a las 12 a.m. de la hora local y que se extiende por 24 horas, sin incluir sábados, domingos y días feriados legales. Cualquier período de tiempo que finalice en uno de los días excluidos deberá prolongarse hasta las 5 p.m. del siguiente día hábil.

Fecha de presentación es la fecha del recibo actual o la fecha en que el material fue entregado, de acuerdo con la Sec. 1303.5 de esta parte, para proporcionar documentos o notificaciones de apelaciones, y asuntos similares, ya sea a los concesionarios, agencias delegadas, futuras agencias delegadas o ACYF.

Funcionario responsable de HHS es el funcionario, o la persona a quien dicho organismo designe, que está autorizado para otorgar la subvención de ayuda financiera para administrar un programa Head Start.

Futura agencia delegada es una organización o entidad pública o privada, sin fines de lucro, que ha solicitado a un concesionario ejercer como agencia delegada.

Ley se refiere a la Ley de Head Start, 42 U.S.C. sec-ción 9831, et seq.

Rechazo sustancial es cuando una entidad requiere que el financiamiento de una agencia delegada se reduzca al 80 por ciento del nivel actual de operación, por cualquier razón, excepto por una determinación de que la agencia delegada no necesite los fondos para atender a todas las personas que reúnen las condiciones y a las que se propone atender.

Rescisión (o terminación) de una subvención o de un acuerdo con la agencia delegada es el retiro permanente de la autoridad del concesionario o de la agencia delegada para utilizar fondos previamente otorgados antes de que dicha autoridad se venza. También significa la renuncia voluntaria de dicha autoridad por parte de un concesionario o agencia delegada. Una rescisión no incluye lo siguiente:

(1) El retiro de fondos otorgados en base a la subestimación del saldo sin liquidar en un período anterior, por parte del concesionario o agencia delegada;

(2) denegación por parte de la agencia de financiamiento a prolongar una subvención u otorgar fondos adicionales (tal como negarse a hacer una renovación competitiva o no competitiva, extenderla o adjudicación complementaria);

(3) retiro del saldo no utilizado hasta la fecha de vencimiento de una subvención;

(4) anulación, es decir, anular o rescindir una subvención si se llega a determinar que fue obtenida de forma fraudulenta o ilegal o fuera inválida desde su inicio.

Suspensión de una subvención significa el retiro temporal de la autoridad de un concesionario de comprometer fondos en espera del cumplimiento de una medida correctiva.

1303.3 Derecho a un abogado, honorarios de abogado y costos de viaje.

(a) Conforme a esta parte, todas las personas que forman parte de los trámites, incluyendo los trámites informales, tienen derecho a ser representadas por un abogado.

(1) Los honorarios del abogado pueden ser cargados a la subvención del programa Head Start por una suma equivalente a los honorarios acostumbrados y usuales en la localidad. Sin embargo, dichos honorarios no podrán exceder la suma de $250.00 por día, ajustada anualmente para reflejar el porcentaje de cambio en el Índice de precios al consumidor para todos los consumidores urbanos expedido por la Bureau of Labor Statistics (Oficina de Estadísticas Laborales) comenzando un año después de la fecha de entrada en vigencia de estos reglamentos. El concesionario o agencia delegada puede usar fondos actuales de operación para pagar estos costos. Solo se pueden cargar los honorarios de un abogado a la subvención del programa, con respecto a una disputa concreta. Dichos honorarios no podrán ser cargados si el concesionario o la agencia delegada cuenta con un abogado en su plantilla, o si tiene un anticipo sobre los honorarios con un abogado que cubra totalmente los gastos relacionados con los litigios. El concesionario o la agencia delegada deberán cargar con la responsabilidad de establecer los honorarios acostumbrados y usuales y deberá proporcionar la documentación necesaria para justificar satisfactoriamente dicha determinación frente al funcionario responsable de HHS.

(2) Un concesionario o agencia delegada puede desig-nar hasta dos personas para que asistan y participen en los trámites contenidos en esta parte. Los costos de viaje y viáticos de dichas personas, y los de un abogado que esté representando al concesionario o agencia delegada, no podrán exceder los gastos permitidos por los reglamentos gubernamentales sobre los viajes que sean vigentes al momento del viaje.

(b) En caso de que el uso de fondos del programa según esta sección resultara en un cese de las operaciones del programa o en la incapacidad de liquidar obligaciones previamente contraídas, la parte afectada puede solicitar el pago de estos gastos al funcionario responsable de HHS.

(c) El funcionario responsable de HHS, tras estar satisfecho de que estos gastos resultarían en un cese de las operaciones del programa o en la incapacidad de liquidar obligaciones previamente contraídas, deberá entonces hacer los pagos a la parte afectada en forma de reembolso de los fondos disponibles en ese momento.

1303.4 Remedios.

Los procedimientos establecidos por las subpartes B y C de esta parte no deberán interpretarse como un impedimento para que ACYF busque cualquier otro remedio autorizado por la ley.

1303.5 Notificación legal.

Cuando se exija presentar o notificar legalmente documentos según esta parte, o alguna notificación dispuesta conforme a ella, deberá hacerse por correo certificado con acuse de recibo. Como otra alternativa, podrá usarse cualquier otro sistema que proporcione prueba de la fecha en que el destinatario recibió los documentos. Si se infringe este reglamento, y alguna de las partes alega no haber recibido los documentos que supuestamente le fueron enviados, habrá una presunción refutable de que los documentos o notificaciones no fueron enviados como se requiere en virtud de esta parte, o como lo indica la parte que no utilizó el modo de servicio requerido. Esta presunción puede ser refutada solamente si se demuestra que existe evidencia concreta de que el material fue, de hecho, presentado puntualmente.

1303.6 Agencias y funcionarios sucesores.

Cuando se haga referencia a una agencia específica, oficina o funcionario federal, se aplicará a cualquier otra agencia, oficina o funcionario que sea posteriormente responsable de la administración del programa o cualquier porción de éste.

1303.7 Efectos del incumplimiento de presentar y producir documentos puntualmente.

(a) Cuando una apelación no se presente dentro de la fecha especificada por estos u otros reglamentos afines, se asumirá que el apelante potencial consintió con respecto a la medida propuesta y renunció a todos sus derechos de apelación.

(b) Cuando una parte no haya presentado una respuesta u otra documentación legal dentro de la fecha exigida en estos reglamentos, o por orden de un funcionario responsable de HHS, se supondrá que la parte ha renunciado a su derecho de presentar dicha respuesta o documentación.

(c) Una parte no cumple los requisitos de plazos o fechas, si los sobrepasa por cualquier cantidad.

(d) La fecha para presentar una apelación, respuesta o cualquier otra presentación puede ser eximida, conforme a la Sec. 1303.8 de esta parte.

1303.8 Exención de requisitos.

(a) Cualquiera de los requisitos con respecto a los trámites exigidos por estos reglamentos pueden tener una exención por el funcionario responsable de HHS o dichas exenciones pueden ser otorgadas por la Junta Departamental de Apelaciones en aquellos casos en los que ésta tenga jurisdicción. Las solicitudes de exención deben entregarse por escrito y estar basadas en una buena causa o motivo suficiente.

(b) Las aprobaciones de exenciones deberán presentarse por escrito y ser firmadas por el funcionario responsable de HHS o por la Junta Departamental de Apelaciones, siempre que tenga jurisdicción.

(c) "Motivo suficiente" consiste en lo siguiente:

(1) Las fechas de la litigación no pueden cambiarse;

(2) las emergencias personales por motivos de salud de la persona involucrada que es esencial en el juicio, o la salud de un familiar cercano, cónyuge, padres o hermanos;

(3) la complejidad del caso es tal que la preparación de los documentos necesarios no pueden completarse razonablemente dentro de los criterios estándares para los plazos;

(4) otras circunstancias que están fuera del control de la parte que solicita la exención, tales como huelgas y desastres naturales.

(d) Bajo ninguna circunstancia puede el "motivo suficiente" consistir en el incumplimiento de los plazos por descuido, ya sea por la parte misma o su representante.

(e) Las exenciones del requisito de presentación o entrega puntual deberán otorgarse solamente cuando sea necesario para la equidad de todas las partes, incluyendo la agencia federal. Serán otorgadas con moderación, ya que un objetivo principal de estos reglamentos es la rápida resolución de disputas. El funcionario responsable de HHS o la Junta Departamentales de Apelaciones tendrá el derecho, por propia moción o por moción de una parte, de exigir tal documentación como se estime necesario en apoyo de una solicitud de exención.

(f) El funcionario responsable de HHS podrá denegar la petición de una reunión informal por parte de una agencia delegada, o incluso de una futura agencia delegada, bajo la moción del concesionario o por su propia moción, si el funcionario concluye que la apelación escrita no expone convincentemente los motivos para cambiar la decisión del concesionario o cuando éste no tome acción respecto a una solicitud.

(g) Los requisitos de esta sección no se pueden eximir.

1303.10 Propósito.

(a) Esta subparte establece reglas y procedimientos para la suspensión de un concesionario, denegación de una solicitud de reotorgamiento de un concesionario, o rescisión de ayuda financiera, conforme a la Ley por circunstancias relacionadas a la subvención específica, tales como el uso ineficaz o inapropiado de fondos federales o por incumplimiento de las leyes, reglamentos, políticas, instrucciones, garantías, términos y condiciones o, conforme a la parte 1302 de este capítulo, en la pérdida, por parte del concesionario, de la situación legal viabilidad financiera.

(b) Esta subparte no es aplicable a ninguna medida administrativa basada en alguna infracción, o presunta infracción, del título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964.

1303.11 Suspensión en virtud de notificación y oportunidad de presentar motivos justificantes.

(a) Tras haber recibido concurrencia del Comisionado de ACYF, el funcionario responsable de HHS puede suspender la ayuda financiera total o parcial otorgada a un concesionario, por el incumplimiento o amenaza de incumplimiento de cualquier requisito de la Sec. 1303.10 en relación con una notificación y la oportunidad de presentar motivos justificantes suficientes de por qué no se debe suspender la ayuda financiera.

(b) El funcionario responsable de HHS notificará al concesionario, de la forma establecida por la Sec. 1303.5 o por telegrama, que ACYF tiene intención de suspender la ayuda financiera, total o parcialmente, a menos que se demuestre causa de por qué tal acción no debe llevarse a cabo. La notificación incluirá:

(1) Los motivos de la suspensión propuesta;

(2) la fecha de vigencia de la suspensión propuesta;

(3) información de que el concesionario tiene la oportunidad de presentar un material escrito en oposición a la suspensión prevista y a reunirse informalmente con el funcionario responsable de HHS acerca de la suspensión prevista;

(4) información de que el material escrito debe ser presentado ante el funcionario responsable de HHS por lo menos siete días antes de la suspensión prevista, y de que la solicitud para una reunión informal debe presentarse por escrito ante el funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de siete días después de que la notificación de la suspensión prevista haya sido enviada al concesionario por correo;

(5) Invitación a corregir la deficiencia por medida voluntaria; y

(6) Una copia de esta subparte.

(c) Si el concesionario solicita una reunión informal, el funcionario responsable de HHS fijará una hora y un lugar para la reunión. Esta reunión no podrá ser fijada para antes de siete días después de haberle enviado al concesionario la notificación de la suspensión prevista.

(d) El funcionario responsable de HHS puede, a su discreción, prolongar el período de tiempo (plazo) o la fecha para efectuar solicitudes o presentar material escrito por parte del concesionario y notificará al concesionario de tal prórroga.

(e) Cuando el funcionario responsable de HHS envíe la notificación de suspensión prevista de ayuda financiera al concesionario, el funcionario enviará una copia a cualquier agencia delegada, cuyas actividades o por no actuar sean una causa considerable de la suspensión propuesta, e informará a dicha agencia delegada que tiene el derecho de presentar material escrito en oposición y que podrá participar en la reunión informal con el funcionario responsable de HHS, si la hubiera. Además, el funcionario responsable de HHS puede notificar a cualquier otra agencia delegada de Head Start del concesionario.

(f) En un plazo de tres días tras el recibo de la notificación sobre la suspensión prevista de la ayuda financiera, el concesionario deberá enviar una copia de dicha notificación y una copia de esta subparte a todas las agencias delegadas que se verán económicamente afectadas por la medida de dicha suspensión. Cualquier agencia delegada que desee presentar material escrito puede hacerlo dentro del plazo establecido en la notificación. Cualquier agencia delegada que desee participar en la reunión informal con respecto a la suspensión prevista, si no se le ha concedido el derecho de participar, puede solicitar permiso para hacerlo al funcionario responsable de HHS, quien podrá aceptar o denegar dicho permiso. A la hora de decidir tales peticiones, el funcionario responsable de HHS tendrá en consideración el efecto de la suspensión propuesta sobre la agencia delegada, hasta qué punto la reunión puede resultar excesivamente complicada a consecuencia de otorgar dicho permiso, y hasta qué punto los intereses de la agencia delegada en pedir dicha autorización parecen estar adecuadamente representados por otros participantes.

(g) El funcionario responsable de HHS tendrá en cuenta cualquier material presentado puntualmente por escrito, cualquier material presentado durante el transcurso de la reunión informal, así como cualquier demostración de que el concesionario haya corregido adecuadamente la deficiencia que condujo a los trámites de suspensión. La decisión del funcionario responsable de HHS se producirá dentro de un plazo de cinco días tras la conclusión de la reunión informal, o, si no se lleva a cabo reunión informal alguna, dentro de un plazo de cinco días después de que el funcionario responsable de HHS haya recibido el material escrito de todas las partes involucradas. Si el funcionario responsable de HHS concluye que el concesionario no ha presentado motivos justificantes del porqué no se debe suspender la ayuda financiera, el funcionario podrá suspenderla, total o parcialmente, y bajo los términos y condiciones que él o ella especifique.

(h) La notificación de dicha suspensión deberá trasmitirse puntualmente al concesionario, como lo establece la Sec. 1303.5 de esta parte o por otros medios que prueben la fecha en que se recibió la misma, y entrará en vigencia al momento de la entrega o en la fecha en que el material fue rechazado o devuelto. La suspensión no podrá superar los 30 días a menos que el funcionario responsable de HHS y el concesionario estén de acuerdo en continuar la suspensión por un período de tiempo adicional. Si se inician los trámites de rescisión, de acuerdo con la Sec. 1303.14, la suspensión de ayuda financiera será rescindida.

(i) Las nuevas obligaciones contraídas por el concesionario durante el período de suspensión no serán permitidas a menos que la agencia que otorga los fondos lo autorice expresamente en la notificación de suspensión o en una enmienda de la misma. Los costos necesarios y, por otra parte permitidos, que el concesionario no pudo evitar razonablemente durante el período de la suspensión, se permitirán si tuvieron lugar a consecuencia de las obligaciones en las que incurrió propiamente el concesionario antes de la fecha en que entrara en vigencia la suspensión y no con la expectativa de una posible suspensión o rescisión. Pueden permitirse contribuciones en especie de terceras partes aplicables al período de suspensión para satisfacer los ajustes de costos requeridos o los aportes paralelos, a discreción de la agencia que otorga los fondos.

(j) El funcionario responsable de HHS puede nombrar una agencia para participar como concesionario provisional para administrar el programa hasta tanto la suspensión del concesionario sea levantada.

(k) El funcionario responsable de HHS puede modificar los términos, condiciones y naturaleza de la suspensión o revocar la medida de suspensión en cualquier momento por iniciativa propia o según una demostración satisfactoria de que el concesionario corrigió adecuadamente las deficiencias que condujeron a la suspensión y de que no hay peligro de que vuelva a repetirse. La suspensión parcial o totalmente revocada puede ser reimpuesta con o sin más trámites, a discreción del funcionario responsable de HHS, excepto que el tiempo total de la suspensión no puede exceder 30 días, a menos que se inicie el trámite de rescisión, conforme a lo establecido en la Sec. 1303.14, o a menos que el funcionario responsable de HHS y el concesionario estén de acuerdo con la continuación de la suspensión por un período adicional. Si se inician los trámites de rescisión, la suspensión de ayuda financiera será rescindida.

1303.12 Suspensión sumaria y oportunidad de presentar motivos justificantes.

(a) Tras haber recibido concurrencia del Comisionado de ACYF, el funcionario responsable de HHS puede suspender la ayuda financiera total o parcialmente sin notificación previa y sin oportunidad de presentar motivos justificantes, si se determina que la suspensión inmediata es necesaria porque existen serios riesgos de:

(1) Daños importantes a la propiedad o pérdida de fondos de proyectos; o

(2) Infracción de un estatuto federal, estatal o local; o

(3) Riesgo para la salud y seguridad del personal o los participantes.

(b) La notificación de la suspensión sumaria deberá ser dada al concesionario, como lo establece la Sec. 1303.5 de esta parte, o por otros medios que prueben la fecha en que la misma fue recibida, y deberá cobrar vigencia al momento de la entrega o en la fecha en que el material haya sido rechazado o devuelto.

(c) La notificación deberá incluir los siguientes datos:

(1) La fecha de vigencia de la suspensión;

(2) Los motivos de la suspensión;

(3) El alcance de los términos y las condiciones de cualquier suspensión, total o parcial;

(4) una declaración prohibiéndole al concesionario realizar ningún gasto nuevo o incurrir en obligaciones nuevas en relación con la porción suspendida del programa; y

(5) una declaración avisándole al concesionario que tiene la oportunidad de presentar motivos justificantes, en una reunión informal, de las razones por las que la suspensión debe ser rescindida. La solicitud de una reunión informal debe efectuarla por escrito el concesionario y debe ser entregada al funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de cinco días hábiles luego de la fecha de vigencia de la notificación de la suspensión sumaria, descrita en el párrafo (b) de esta sección.

(d) Si el concesionario solicita por escrito la oportunidad de presentar motivos justificantes de por qué la suspensión debe ser rescindida, el funcionario responsable de HHS fijará una hora y un lugar para llevar a cabo dicha reunión. Esta reunión se llevará a cabo dentro de un plazo de cinco días hábiles después de que el funcionario responsable de HHS haya recibido la solicitud del concesionario. A pesar de las disposiciones de este párrafo, el funcionario responsable de HHS puede proceder a denegar el reotorgamiento o iniciar los trámites de rescisión en cualquier momento aunque la ayuda financiera al concesionario haya sido suspendida total o parcialmente.

(e) La notificación de la suspensión sumaria también debe ser provista por el concesionario a sus agencias delegadas dentro de un plazo no mayor a dos días hábiles desde el momento en que se recibió la notificación de ACYF por correo certificado con acuse de recibo, o por cualquier otro medio que demuestre las fechas de transmisión y recibo o devolución de la correspondencia (o no entrega). Las agencias delegadas afectadas por la suspensión sumaria tienen el derecho de participar en la reunión informal, como se establece en el párrafo (d) de esta sección.

(f) El período en vigor de una suspensión sumaria de ayuda financiera no puede sobrepasar los 30 días a menos que:

(1) Las condiciones que estén creando la suspensión sumaria no hayan sido corregidas; o

(2) las partes acuerden continuar la suspensión sumaria por un período adicional; o

(3) el concesionario, de acuerdo con el párrafo (d) de esta sección, solicite una oportunidad de presentar motivos justificantes de por qué la suspensión sumaria debe rescindirse, la cual en tal caso puede permanecer en vigencia de acuerdo con el párrafo (h) de esta sección; o

(4) se inicien trámites de rescisión o denegación del reotorgamiento, conforme a la Sec. 1303.14 o la Sec. 1303.15.

(g) Cualquier suspensión sumaria que se mantenga en vigencia por más de 30 días estará sujeta a los requisitos de la Sec. 1303.13 de esta parte. Las únicas excepciones serán cuando haya un acuerdo según el párrafo (f) (2) de esta sección, o cuando exista alguna de las circunstancias descritas en los párrafos (f) (4) o (h) (1) de esta sección.

(h)(1) Si el concesionario solicita la oportunidad para presentar motivos justificantes de por qué una suspensión sumaria debe ser rescindida, la suspensión de ayuda financiera continuará en vigencia hasta que se le dé dicha oportunidad al concesionario y el funcionario responsable de HHS haya tomado una decisión al respecto.

(2) Si la suspensión continúa por más de 30 días, ésta se mantendrá en vigencia, incluso si se utiliza el recurso de apelación ante la Junta Departamental de Apelaciones.

(3) A pesar de otras disposiciones de estos u otros reglamentos, si ocurre la denegación del reotorgamiento o se inician medidas de rescisión mientras que la suspensión sumaria se encuentra en vigencia, la suspensión se combinará con la última medida tomada y no habrá fondos disponibles hasta que dicha medida sea rescindida, o hasta que se emita una decisión favorable al concesionario.

(i) El funcionario responsable de HHS deberá tener en cuenta cualquier material presentado puntualmente por escrito, cualquier material presentado durante el curso de la reunión informal, así como cualquier demostración de que el concesionario ha corregido adecuadamente la deficiencia que condujo a la suspensión sumaria.

(j) Se debe tomar una decisión en los primeros cinco días hábiles, tras el término de la reunión informal con el funcionario responsable de HHS. Si dicho funcionario, tras considerar la información suministrada en dicha reunión, concluye que el concesionario no ha presentado motivos justificantes de por qué la suspensión debe ser rescindida, el funcionario responsable de HHS puede continuar la suspensión, total o parcialmente, en conformidad con los términos y condiciones especificados en la notificación de suspensión.

(k) Las nuevas obligaciones contraídas por el concesionario durante el período de suspensión no serán permitidas a menos que la agencia que otorga los fondos lo autorice expresamente en la notificación de suspensión o en una enmienda de la misma. Los costos necesarios y, por otra parte permitidos, que el concesionario no pudo evitar durante el período de la suspensión, serán permitidos si fueran a consecuencia de las obligaciones apropiadamente contraídas por el concesionario antes de la fecha en que entrara en vigencia la suspensión y no con la expectativa o en anticipación de la suspensión, denegación del reotorgamiento o rescisión.

(l) El funcionario responsable de HHS puede nombrar una agencia para participar como concesionario provisional y administrar el programa hasta tanto la suspensión sumaria sea levantada o hasta que se seleccione un nuevo concesionario, de acuerdo con la subparte B de esta parte.

(m) Pueden permitirse las contribuciones en especie de terceros aplicables al período de suspensión, para satisfacer los requisitos de costos compartidos o de contrapartida, a discreción de la agencia de financiamiento.

(n) El funcionario responsable de HHS puede modificar los términos, condiciones y naturaleza de la suspensión sumaria o rescindir la medida de suspensión en cualquier momento tras demostrar satisfactoriamente que el concesionario corrigió adecuadamente la deficiencia que condujo a la suspensión, y que dicha deficiencia no volverá a repetirse. La suspensión parcial o totalmente rescindida puede ser reimpuesta con o sin más trámites, a discreción del funcionario responsable de HHS.

1303.13 Apelación de un concesionario a una suspensión de más de 30 días.

(a) Esta sección es aplicable a las suspensiones sumarias que se establecen inicialmente por más de 30 días y a las que continúan por más de 30 días excepto las identificadas en la Sec. 1303.12 (g) de esta parte.

(b) Tras haber recibido concurrencia del Comisionado de ACYF, el funcionario responsable de HHS puede suspender una subvención por más de 30 días. Una suspensión puede ser impuesta, entre otras razones, por las mismas bases que justifican la subvención o por las que justifican una denegación de reotorgamiento de una subvención.

(c) La notificación de suspensión, según esta sección, deberá incluir lo siguiente:

(1) Los motivos por los cuales se tomó dicha medida;

(2) La duración de la suspensión, la cual puede ser indefinida;

(3) El hecho de que la medida puede ser apelada a la Junta Departamental de Apelaciones y el plazo en que debe ser apelada.

(d) Durante este período de suspensión, un concesionario no puede incurrir obligaciones válidas contra los fondos federales de subvención de Head Start, ni podrá gastar ni haber suministrado servicios en especie o artículos de valor durante este período para que cuenten como parte de la contribución de contrapartida que se le exige al concesionario, exceptuando lo que se dispone en esta parte.

(e) El funcionario responsable de HHS puede nombrar una agencia para participar como concesionario provisional para administrar el programa hasta que la suspensión del concesionario se termine o hasta que se seleccione a un nuevo concesionario, de acuerdo con las subpartes B y C de 45 CFR parte 1302.

(f) Cualquier apelación que se dirija a la Junta Departamental de Apelaciones debe hacerse dentro un plazo de cinco días desde el acuse de recibo de la suspensión o la devolución de dicha notificación, ya sea por no haberse podido entregar, porque fue rechazada o porque no se reclamó. Dicha apelación debe realizarse por escrito y debe explicar claramente las causas por las que se apela y debe estar acompañada de toda la documentación que el concesionario considere pertinente al caso y que respalde su postura.

Todas estas apelaciones deben ser dirigidas a la Junta Departamental de Apelaciones, y el apelante debe enviar una copia de la apelación al Comisionado de ACYF y al funcionario responsable de HHS. Las apelaciones se regirán por los reglamentos de la Junta Departamental de Apelaciones, en 45 CFR parte 16, a menos que se disponga lo contrario en los reglamentos de apelaciones de Head Start. Cualquier concesionario que solicite una vista como parte del proceso de su apelación, la obtendrá de la Junta Departamental de Apelaciones.

(g) Si un concesionario tiene éxito en su apelación, cualquier costo en el que haya incurrido durante el período de suspensión que se le haya permitido en caso de no haber sido suspendido, podrá pagarse con fondos federales de subvención. Además, cualquier dinero en efectivo o contribución en especie del concesionario que haya aportado durante este período, el cual en casos normales estarían permitidos, pueden contarse a favor de los requisitos de participación no federal del concesionario.

(h) Si la Junta Departamental de Apelaciones deniega una apelación de un concesionario, pero el concesionario es reincorporado al programa porque ha corregido aquellas condiciones que justificaron la suspensión, sus actividades durante el período de suspensión no se considerarán pertinentes al caso.

Los fondos federales no pueden utilizarse para compensar los costos durante el período, ni tampoco se pueden usar las contribuciones de dinero en efectivo o en especie que se reciban durante ese lapso de tiempo para satisfacer los requisitos de la participación no federal.

(i) Si la agencia federal inicia trámites para la rescisión durante una suspensión, o deniega el reotorgamiento, las dos medidas deberán combinarse y el concesionario no tendrá que presentar documentos para una nueva apelación. Por el contrario, la Junta Departamental de Apelaciones será notificada por la agencia federal y automáticamente actuará con jurisdicción sobre las medidas de rescisión o denegación de reotorgamiento y aplicará sus leyes y reglamentos para darle al concesionario la oportunidad de responder a las notificaciones de rescisión. Dada una situación en la que una medida de suspensión se combine con una medida de rescisión, de acuerdo con esta sección, la suspensión continuará hasta que la Junta Departamental de Apelaciones emita una decisión administrativa respecto a la apelación del concesionario.

1303.14 Apelación de un concesionario a la rescisión de ayuda financiera.

(a) Tras haber recibido concurrencia del Comisionado de ACYF, el funcionario responsable de HHS puede rescindir la ayuda financiera a un concesionario. La ayuda financiera puede rescindirse total o parcialmente.

(b) La ayuda financiera puede rescindirse por todas o cualquiera de las siguientes razones:

(1) El concesionario ya no posee viabilidad financiera;

(2) el concesionario no cuenta con situación legal o los permisos legales requeridos;

(3) el concesionario no se ha atenido a los requisitos fiscales o a los de presentación de informes del programa que son aplicables a los concesionarios del programa Head Start;

(4) el concesionario no ha corregido a tiempo una o más deficiencias, tal como se definen en 45 CFR Parte 1304;

(5) el concesionario no ha cumplido los requisitos de elegibilidad y las limitaciones sobre las matrículas del programa Head Start, o ambas cosas;

(6) el concesionario no ha cumplido los requisitos de la administración de subvenciones, establecidos conforme a 45 CFR parte 1301;

(7) el concesionario no ha cumplido con los requisitos de la Ley de Head Start;

(8) el concesionario está privado de recibir contratos o subsidios federales;

(9) el concesionario no acata ningún otro término y condición de su adjudicación financiera, o leyes, reglamentos, políticas o requisitos aplicables, ya sean estatales o federales.

(c) Una notificación de suspensión deberá incluir lo siguiente:

(1) La base legal para la rescisión conforme al párrafo (b) de esta sección, las conclusiones factuales sobre los que se basa la rescisión o las referencias a las conclusiones concretas en otro documento sobre los que dicha rescisión se basa (como por ejemplo, las referencias a los números concretos de los puntos de un informe de revisión en terreno o instrumento), y citación a cualquier disposición estatutaria, reglamentos o emisiones de políticas sobre las cuales se basa ACF para su determinación.

(2) El hecho de que la rescisión puede ser apelada ante la Junta Departamental de Apelaciones, dentro de los 30 días (una copia de la apelación debe ser enviada al funcionario responsable de HHS y otra al Comisionado de ACYF) y que tal apelación debe ser regida por 45 CFR parte 16, excepto lo que se disponga en los reglamentos de apelaciones de Head Start y que cualquier concesionario que solicite una vista le será concedida, como está exigido por 42 U.S.C. 9841.

(3) Que la apelación puede hacerlo únicamente la Junta directiva del concesionario o un funcionario que represente dicha Junta.

(4) Que, si las actividades de una agencia delegada son la base, total o parcialmente, de la rescisión propuesta, se identifique a dicha agencia delegada.

(5) Que la apelación por parte del concesionario reúna los requisitos establecidos en el párrafo (d) de esta sección.

(6) Que el incumplimiento de los requisitos de este párrafo, por parte del funcionario responsable de HHS, puede tener como consecuencia que se rechace la rescisión sin perjuicio o se devuelva para volverla a emitir con las correcciones necesarias.

(d) La apelación del concesionario debe:

(1) Estar por escrito;

(2) identificar específicamente qué conclusiones factuales se disputan;

(3) identificar cualquier asunto legal que se haya planteado, incluyendo citaciones pertinentes;

(4) incluir un original y dos copias de cada documento que el concesionario considere pertinente y que respalde su postura (a menos que el concesionario haya obtenido autorización de la Junta Departamental de Apelaciones para presentar menos copias);

(5) incluir una petición para obtener documentos, concretamente identificados, que el concesionario desee obtener de ACF y una declaración de la pertinencia de dichos documentos, junto con una declaración de que el concesionario ha intentado informalmente obtener los documentos de ACF pero no lo ha logrado;

(6) los concesionarios pueden presentar documentos adicionales dentro de los 14 días a partir de la fecha de recibo de los documentos presentados por ACF, en respuesta de la apelación y otros documentos iniciales por parte del concesionario. La respuesta de ACF a la apelación y otros documentos iniciales del concesionario se presentarán en un plazo no superior a los 30 días después que ACF reciba dicho material. En respuesta a tal presentación, ACF puede presentar documentos adicionales, si los tuviera, o solicitar un pedido de presentación de pruebas para los documentos nuevos, o ambas cosas, pero debe hacerlo en un plazo de 10 días tras el recibo de las presentaciones adicionales;

(7) incluir una declaración de si el concesionario está solicitando una vista; y

(8) presentarlo a la Junta Departamental de Apelaciones y entregar una notificación legal al funcionario responsable de HHS, quien emitió la notificación de la rescisión, y al Comisionado de ACYF. El concesionario también debe presentar (por notificación legal) una copia de la apelación a cualquier agencia delegada que se vería afectada económicamente a la hora en que el concesionario presente su apelación.

(e) Las sanciones de la Junta Departamental de Apelaciones con respecto al incumplimiento del concesionario en acatar las disposiciones del párrafo (d) de esta sección son como sigue:

(1) Si a juicio de la Junta Departamental de Apelaciones, un concesionario no ha cumplido sustancialmente con las disposiciones de los párrafos anteriores de esta sección, su apelación debe ser rechazada con perjuicio.

(2) Si la Junta Departamental de Apelaciones concluye que los fallos del concesionario no son sustanciales, sino limitados a uno o a pocos casos concretos, prohibirá la presentación de un documento omitido o excluirá el planteamiento de un argumento u objeción que no se haya propuesto puntualmente en la apelación, o denegará la petición de un documento u otra petición de presentación de pruebas que no se haya realizado puntualmente.

(3) Las sanciones expresadas en los párrafos (e) (1) y (2) de esta sección no serán aplicables si la Junta Departamental de Apelaciones determina que el concesionario ha mostrado suficientes motivos justificantes por su incumplimiento de los requisitos pertinentes. No se considerará motivo suficiente el que haya habido demora en obtener representación (legal). Los asuntos que caigan dentro del control de los agentes y abogados del concesionario deberán considerarse responsabilidad del mismo.

(f)(1) Durante el proceso de apelación para la decisión de rescisión, el financiamiento continuará hasta que se tome una decisión en su contra o hasta que venza el período presupuestario vigente. Si al final de dicho período no se ha emitido una decisión, el funcionario responsable de HHS deberá otorgar una subvención provisional al concesionario hasta que se tome una decisión al respecto.

(2) Si el financiamiento de un concesionario ha sido suspendido, no se le otorgarán nuevos fondos durante los trámites de rescisión, ni en ningún otro momento, a menos que la medida se rescinda o que la apelación del concesionario sea exitosa. Durante el período de apelación, se nombrará un concesionario interino/provisional.

(3) Si un concesionario no apela una decisión administrativa al juzgado dentro de los 30 días luego de haber recibido la decisión, se buscará inmediatamente un concesionario de reemplazo. Se nombrará un concesionario provisional, si fuera necesario, mientras se selecciona a un concesionario de reemplazo.

(4) Se podrá buscar un concesionario provisional, incluso si el concesionario ha apelado una decisión administrativa al juzgado dentro de los 30 días, si el funcionario responsable de HHS lo considera necesario. Algunos ejemplos de circunstancias que meriten la necesidad de un concesionario provisional son para proteger a los niños y familias de cualquier tipo de daño y para evitar malgastar o disipar los fondos federales.

(g) Si la Junta Departamental de Apelaciones informa a un concesionario que se ha propuesto una vista para una rescisión, el concesionario debe, dentro de cinco días después de haber recibido esta notificación, enviar una copia de la misma a todas las agencias delegadas que se vean afectadas económicamente por tal rescisión y a cada agencia delegada identificada en la notificación. El concesionario debe enviar una lista de todas las agencias delegadas que fueron notificadas y las fechas de la notificación a la Junta Departamental de Apelaciones y al funcionario responsable de HHS.

(h) Si el funcionario responsable de HHS ha iniciado los trámites de rescisión debido a las actividades de una agencia delegada, ésta tiene el derecho de participar en la vista. Cualquier otra agencia delegada, persona, agencia u organización que desee participar en ella, puede pedir autorización a la Junta Departamental de Apelaciones. Cualquier petición para participar, incluyendo la de una agencia delegada, debe presentarse dentro de los 30 días de la apelación del concesionario.

(i) Los resultados del trámite y cualquier medida tomada posteriormente por parte de ACYF con relación a esta parte serán completamente vinculantes para el concesionario y todas sus agencias delegadas, sin importar si han participado o no en el proceso de la vista.

(j) Un concesionario puede renunciar a una vista y presentar información y argumentos por escrito para conste en el proceso. Dicho material deberá ser presentado dentro de un límite de tiempo razonable a ser fijado por la Junta Departamental de Apelaciones, conforme a la solicitud del concesionario. Si el concesionario no solicita una vista o no comparece a ella en la fecha establecida, a menos que sea excusado por motivos justificantes, será considerado como una renuncia al derecho a una vista y que aprueba que se tome una decisión basada en la información y los argumentos presentados por escrito por las partes a la Junta Departamental de Apelaciones.

(k) El funcionario responsable de HHS puede intentar, ya sea personalmente o por medio de un representante, resolver las cuestiones que están bajo disputa de modo informal antes de llevarse a cabo la vista.

[57 FR 59264, 14 de diciembre de 1992, enmendado en 61 FR 57226, 5 de noviembre de 1996; 65 FR 4768, 1 de febrero de 2000]

1303.15 Apelación de un concesionario a la denegación de reotorgamiento.

(a) Tras haber recibido concurrencia del Comisionado de ACYF, el funcionario responsable de HHS puede denegar la solicitud de reotorgamiento de un concesionario por las circunstancias descritas en el párrafo (c) de esta sección.

(b) Cuando exista la intención de denegar la solicitud del concesionario para el reotorgamiento, basado en las especificaciones aplicables a esta subparte, el funcionario responsable de HHS informará al concesionario con suficiente antelación como le sea posible, pero en ningún caso después de 30 días del recibo por ACYF de la solicitud. La notificación informará al concesionario que éste tiene la oportunidad de tener una vista, justa y completa, para determinar si el reotorgamiento debe denegarse.

(1) Tales apelaciones deberán ser regidas por 45 CFR parte 16, exceptuando lo dispuesto en los reglamentos para las apelaciones de Head Start. Cualquier concesionario que solicite una vista, le será otorgada, como se establece en 42 U.S.C. 9841.

(2) Cualquiera de estas apelaciones deberá presentarse a los 30 días luego de que el concesionario haya recibido la notificación sobre la decisión de denegar el reotorgamiento.

(c) El reotorgamiento de una subvención puede ser denegado por una o todas las razones por las cuales una subvención puede ser rescindida, según lo establece la Sec. 1303.14 (b) de esta parte.

(d) Las decisiones para denegar un reotorgamiento deben estar por escrito, firmadas por el funcionario responsable de HHS, fechadas y enviadas conforme a la Sec. 1303.5 de esta parte o por telegrama, o por cualquier otro modo que establezca la fecha del envío y recibo por parte del destinatario, o la fecha en que la entrega debió hacerse y no se hizo, o la fecha en que la correspondencia fue rechazada. La notificación de la decisión deberá incluir:

(1) La base legal para la denegación del reotorgamiento, conforme al párrafo (c) de esta sección, las conclusiones factuales sobre las que se basan dicha denegación o referencias a conclusiones concretas en otro documento, lo cual constituye la base para dicha denegación (como por ejemplo, las referencias a los números concretos de los puntos de un informe o instrumento de revisión en terreno) y la citación a cualquier disposición estatutaria, reglamentos o emisiones de políticas, en las cuales se basó ACF para su determinación.

(2) la identidad de la agencia delegada, si las actividades de dicha agencia son la base, en todo o en parte, para la denegación del reotorgamiento propuesto; y

(3) si el funcionario responsable de HHS ha iniciado los trámites para denegar el reotorgamiento debido a las actividades de una agencia delegada, esta agencia tiene el derecho a participar en la vista. Cualquier otra agencia delegada, persona, agencia u organización que desee participar en ella puede pedir autorización a la Junta Departamental de Apelaciones. Cualquier petición para participar, incluyendo la de una agencia delegada, debe presentarse dentro de los 30 días luego de la apelación del concesionario.

(4) una declaración que exponga que el incumplimiento de los requisitos de este párrafo puede tener como consecuencia que se rechace la denegación de reotorgamiento sin perjuicio o se devuelva para volverla a emitir con las correcciones necesarias.

(e) La apelación puede hacerla solo la Junta Directiva del concesionario o un funcionario que la represente.

(f) Si el funcionario responsable de HHS ha iniciado los trámites para denegar el reotorgamiento debido a las actividades de una agencia delegada, dicha agencia tiene el derecho a participar en la vista. Cualquier otra agencia delegada, persona, agencia u organización que desee participar en ella puede pedir autorización a la Junta Departamental de Apelaciones. Cualquier petición para participar, incluyendo la de una agencia delegada, debe presentarse dentro de los 30 días a partir de la apelación del concesionario.

(g) Los párrafos (i), (j) y (k) de 45 CFR 1303.14 serán aplicables a las apelaciones de las denegaciones de reotorgamiento.

(h) Las sanciones de la Junta Departamental de Apelaciones respecto a la apelación de denegaciones de reotorgamiento de un concesionario son las siguientes:

(1) Si a juicio de la Junta Departamental de Apelaciones, un concesionario no ha cumplido sustancialmente con las disposiciones de los párrafos anteriores de esta sección, su apelación deberá desestimarse con perjuicio.

(2) Si la Junta Departamental de Apelaciones concluye que el fallo del concesionario no es sustancial, sino limitado a uno o a pocos casos concretos, prohibirá la presentación de un documento omitido, excluirá el planteamiento de un argumento u objeción que no se haya propuesto puntualmente en la apelación o denegará la petición de un documento u otra presentación de pruebas que no se haya realizado puntualmente.

(3) Las sanciones expuestas en los párrafos (h) (1) y (2) de esta sección no serán aplicables si la Junta Departamental de Apelaciones determina que el concesionario ha mostrado motivos justificantes para el incumplimiento de los requisitos pertinentes. No se considerará motivo suficiente el que haya habido demora en obtener representación (legal). Los asuntos que caigan dentro del control de los agentes y abogados del concesionario deberán considerarse responsabilidad del mismo.

[57 FR 59264, 14 de diciembre de 1992, enmendado en 65 FR 4769, 1 de febrero de 2000]

1303.16 Realización de las vistas.

(a) El funcionario que preside la vista pública deberá hacerlo de manera justa y completa, evitar retrasos, mantener el orden y llevar los registros de los hechos y asuntos. Para alcanzar estos fines, el funcionario que preside deberá tener todas las facultades autorizadas por ley y podrá tomar todas las decisiones sobre procedimiento y evidencia necesarios para realizar la vista. Dicha vista deberá estar abierta al público, excepto si el funcionario lo determina lo contrario por motivos justificantes.

(b) Las comunicaciones fuera de lo declarado en los registros están prohibidas conforme a 45 CFR 16.17.

(c) Tanto el concesionario como ACYF tienen derecho a presentar su caso por medio de evidencias orales o escritas, a presentar evidencia de refutación, y a llevar a cabo el interrogatorio y contrainterrogatorio según se requiera para descubrir totalmente la verdad de todos los hechos que tengan que ver con esos asuntos. Dichos asuntos serán aquellos establecidos en la notificación requerida en el párrafo (g) de esta sección, aquellos estipulados en la reunión anterior a la vista, o aquellos acordados por las partes.

(d) Se utilizará testimonio directo por escrito en las apelaciones según esta parte en vez del testimonio directo oral. Cuando las partes presenten el testimonio directo por escrito, los testigos deben estar presentes durante la vista para las contra interrogaciones e interrogaciones directas. Si una de las partes puede demostrar una carga sustancial para usar el testimonio directo por escrito, la Junta Departamental de Apelaciones puede eximirla de tal requisito. Sin embargo, tal dificultad debe ser mayor que una mera dificultad, y esto se debe mostrar con respecto a cada testigo.

(e) Además de ACYF, el concesionario y cualquier agencia delegada que tenga derecho a comparecer, el funcionario que preside puede permitir la participación de cualesquiera otras personas u organizaciones de ser considerado necesario para tomar una determinación apropiada de los asuntos a tratarse. Dicha participación puede limitarse a aquellos asuntos o actividades que el funcionario que preside considere que se ajustan a las necesidades del proceso, y también puede limitarse a que sólo se presenten documentos por escrito.

(f) Cualquier persona u organización que desee participar en el proceso puede pedir autorización a la Junta Departamental de Apelaciones. Esta solicitud deberá hacerse dentro de los 30 días a partir de la apelación del concesionario en el caso de una apelación de rescisión o denegación del reotorgamiento, y lo antes posible tras haber recibido el concesionario la notificación de la suspensión. Debe establecer el interés del solicitante en el procedimiento, la evidencia o los argumentos que va a contribuir, y la necesidad de la presentación de dicha evidencia o argumentos.

(g) El funcionario que preside puede permitir o denegar dicha participación y deberá notificar su decisión al solicitante, al concesionario y a ACYF y, en caso de que se deniegue, deberá contener una breve declaración de las razones para ello. Aunque dicha participación haya sido denegada previamente, el funcionario que preside puede permitir dicha participación en un futuro si, en su opinión, las subsiguientes circunstancias así lo meritan. Si la participación es otorgada, el funcionario que preside deberá notificar las razones para la misma a todas las partes y, en algunos casos, puede incluir una declaración breve de cuáles son los asuntos específicos en que podrá participar.

(h) La Junta Departamental de Apelaciones enviará al funcionario responsable de HHS, al concesionario y a cualquier otra parte involucrada una notificación que incluya la hora, el lugar, la naturaleza de la vista y la autoridad legal y jurisdicción bajo las cuales se regirá. La notificación también incluirá, con especificación razonable, las presuntas infracciones de los reglamentos de ACYF por parte del concesionario. La notificación se presentará, a más tardar, dentro de diez días hábiles, antes de la fecha de la vista.

[57 FR 59264, 14 de diciembre de 1992, enmendado en 65 FR 4769, 1 de febrero de 2000]

1303.17 Fecha para la vista y decisión.

(a) Cualquier vista para una apelación por parte de un concesionario, a partir de una notificación de suspensión, rescisión o negación de reotorgamiento, deberá comenzar, a más tardar, a partir de 120 días desde la fecha en que la Junta Departamental de Apelaciones haya recibido la apelación del concesionario. La decisión definitiva en una apelación, ya sea que haya o no una vista, deberá hacerse a más tardar dentro de los 60 días a partir del cierre del archivo, es decir, 60 días después de que la Junta reciba la presentación definitiva y autorizada en el caso.

(b) Todas las vistas se llevarán a cabo expeditamente y sin retraso o aplazamiento excesivo.

(c) Los períodos de tiempo establecidos en el párrafo (a) de esta sección pueden extenderse si:

(1) Las partes solicitan conjuntamente un aplazamiento para comenzar negociaciones hacia un acuerdo,

(2) una de las partes solicita una disposición sumaria; o

(3) la Junta Departamental de Apelaciones determina que ésta no puede convocar una vista o presentar su decisión en el período de tiempo especificado, por razones fuera del control de las partes o de ésta.

[65 FR 4770, 1 de febrero de 2000]

1303.20 Apelaciones a los concesionarios por parte de agencias delegadas actuales o futuras, por rechazo de una solicitud, por no actuar sobre una solicitud o rescisión de una subvención o contrato.

(a) Un concesionario debe prestar consideración puntual, adecuada, y justa a las solicitudes presentadas por parte de las agencias delegadas actuales o futuras para administrar programas de Head Start. En caso de que el concesionario no actúe dentro de un plazo de 30 días tras haber recibido una solicitud, ello se considera como un rechazo de la solicitud.

(b) Un concesionario debe notificar al solicitante su decisión por escrito, ya sea para aceptarla o rechazarla en su totalidad o considerablemente, dentro de un plazo de 30 días tras haber recibido la solicitud. Si la decisión es rechazar la solicitud en su totalidad o considerablemente, la notificación debe contener una declaración de las razones por las que la decisión fue negativa y otra explicándole al solicitante que tiene el derecho de apelar a la decisión dentro de un plazo de diez días hábiles, tras haber recibido la notificación. Si el concesionario no actúa dentro del plazo de 30 días que tiene para revisar las solicitudes, la agencia delegada actual o futura puede apelar ante el concesionario, por escrito, dentro de un plazo de 15 días hábiles tras cumplirse el período de revisión de 30 días del concesionario.

(c) Un concesionario debe notificar, por escrito, a una agencia delegada su decisión de rescisión de su acuerdo con la misma, explicando las razones de su decisión y que la agencia delegada tiene el derecho de apelar la decisión ante el concesionario dentro de un plazo de diez días hábiles, tras haber recibido la notificación.

(d) El concesionario tiene 20 días para revisar la apelación escrita y comunicar una decisión. Si el concesionario sostiene su posición anterior de rescisión de una adjudicación o su rechazo de una solicitud, la agencia delegada actual o futura podrá entonces apelar, por escrito, ante el funcionario responsable de HHS. Dicha apelación deberá presentarse ante el funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de diez días hábiles, después de haber recibido la notificación de la decisión definitiva del concesionario. La apelación deberá explicar las razones por las que ésta se lleva a cabo.

(e) Un concesionario no puede rechazar una solicitud o rescindir las operaciones de una agencia delegada basándose en los defectos o deficiencias en la solicitud o en la administración del programa sin antes:

(1) Notificar a la agencia delegada de los defectos y deficiencias;

(2) Proporcionar asistencia técnica para que dicha agencia delegada corrija los defectos y deficiencias; y

(3) Dar a dicha agencia la oportunidad de hacer las correcciones necesarias.

(f) Cuando el concesionario no actúe sobre una solicitud de una agencia delegada actual o futura dentro de un plazo de 30 días, dicha agencia delegada podrá apelar enviando una copia de la solicitud, la fecha presentada y cualquier otra prueba de la fecha en que el concesionario recibió la solicitud. El concesionario tendrá cinco días para responder a la apelación.

(g) En caso de que no se apele a la decisión del concesionario respecto al rechazo de una solicitud, rescisión de un contrato o por no actuar sobre una solicitud, se prohibirá cualquier apelación ante el funcionario responsable de HHS.

1303.21 Procedimientos de apelación por agencias delegadas actuales o futuras ante el funcionario responsable de HHS por causa de denegaciones de los concesionarios con respecto a una solicitud o por no actuar sobre una solicitud.

(a) Cualquier agencia delegada actual o futura que no esté satisfecha con la decisión de un concesionario, conforme a la Sec. 1303.20, puede apelarla al funcionario responsable de HHS, cuya decisión será definitiva y no apelable ante el Comisionado de ACYF. Tal apelación debe hacerse por escrito y debe contener las causas de la apelación en su totalidad y debe estar acompañada de toda la documentación que la agencia delegada considere pertinente para respaldar esta postura, incluyendo todo el material escrito o documentación enviada al concesionario según los trámites establecidos en la Sec. 1303.20, así como una copia de cualquier decisión emitida por el concesionario. Una copia de la apelación y de todo el material que se envíe al funcionario responsable de HHS deberá enviarse simultáneamente al concesionario.

(b) Cuando se proporcione la información requerida en el párrafo (a) de esta sección, las agencias delegadas deberán indicar lo siguiente:

(1) Si, cuándo y cómo el concesionario avisó a la agencia delegada sobre los supuestos defectos y deficiencias en la solicitud o en la administración de su programa, antes de enviar una notificación de rechazo o rescisión;

(2) si el concesionario brindó a la agencia delegada la oportunidad razonable de corregir dichos defectos y deficiencias, los detalles de la oportunidad que le fue otorgada y si el concesionario brindó asistencia técnica, consultas o ayuda a la agencia delegada actual para la corrección de los defectos y deficiencias.

(3) qué pasos o medidas, si alguna, tomó la agencia delegada para corregir los defectos y las deficiencias;

(4) cuándo y de qué modo el concesionario notificó a la agencia delegada su decisión;

(5) si el concesionario comunicó a la agencia delegada las razones de su decisión y, en tal caso, cómo le fueron comunicadas estas razones y cuáles fueron;

(6) si la postura de la agencia delegada es que el concesionario actuó arbitraria o caprichosamente, las razones por las que dicha agencia toma esa postura; y

(7) cualquier otro hecho o circunstancia que la agencia delegada considere que apoya su postura en la apelación.

(c) El concesionario puede presentar una respuesta escrita a la apelación de una futura agencia delegada. También puede presentar información adicional que considere pertinente y que apoya su postura.

(d) En caso de que haya una apelación por parte de una agencia delegada, el concesionario debe presentar por escrito una declaración ante el funcionario responsable de HHS, respondiendo a los asuntos especificados en el párrafo (b) de esta sección. El concesionario deberá incluir cualquier información que explique por qué actuó apropiadamente para tomar su decisión o por qué no actuó, y otros hechos o circunstancias que considere apoyan su postura.

(e)(1) El funcionario responsable de HHS puede reunirse informalmente con la agencia delegada actual o futura si dicho funcionario determina que tal reunión sería beneficiosa para la resolución de la apelación. Tales reuniones se pueden realizar a través de una teleconferencia.

(2) Al momento de la apelación, la agencia delegada actual o futura puede solicitar una reunión informal. Además, el concesionario puede solicitar una reunión informal con el funcionario responsable de HHS. Si ninguna de las partes solicita una reunión informal, el funcionario responsable de HHS puede fijar dicha reunión si considera que sería beneficiosa para la resolución de la disputa. Tanto el concesionario como la agencia delegada, posible o futura, pueden asistir a cualquier reunión informal con respecto a la apelación. Si una de las partes desea oponerse a una solicitud para una reunión, deberá comunicárselo al funcionario responsable de HHS y a cualquier otra parte involucrada, dentro de un plazo de cinco días hábiles tras haber recibido la solicitud.

(f) La respuesta por parte del concesionario a la apelación presentada por las agencias delegadas actuales o futuras, deberá ser enviada al funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de diez días hábiles tras el recibo de los materiales por parte de la agencia delegada actual o futura, según el párrafo (a) de esta sección. El concesionario debe enviar una notificación legal de su respuesta a la agencia delegada actual o futura.

(g) El funcionario responsable de HHS deberá notificar a la agencia delegada actual o futura y al concesionario si se llevará a cabo una reunión informal o no. Si se lleva a cabo una reunión informal, deberá ser dentro de un plazo de diez días hábiles, tras el envío de la notificación por parte del funcionario responsable de HHS. El funcionario responsable de HHS debe designar o bien la Oficina Regional o el lugar donde se encuentra la agencia delegada actual o futura o el concesionario para llevar a cabo dicha reunión informal.

(h) Si no se lleva a cabo una reunión informal, cada parte tendrá la oportunidad de responder por escrito a la declaración escrita presentada por la otra parte. La respuesta escrita deberá presentarse ante el funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de cinco días hábiles, tras la notificación exigida por el párrafo (g) de esta sección. Si no se lleva a cabo la reunión, se deberá notificar de ello a ambas partes dentro de un plazo de cinco días hábiles, tras haber recibido una respuesta puntual a dicha solicitud, o cuándo vence el plazo para responder a dicha solicitud.

(i) Al decidir una apelación según esta sección, el funcionario responsable de HHS llegará a su decisión considerando lo siguiente:

(1) El material presentado por escrito y la información presentada durante cualquier reunión informal;

(2) la solicitud de la agencia delegada actual o futura;

(3) su conocimiento del programa del concesionario así como las evaluaciones que su personal haya hecho acerca del programa del concesionario y de la solicitud de la agencia delegada actual o futura y su desempeño previo; y

(4) cualquier otra evidencia que el funcionario responsable de HHS considere pertinente.

1303.22 Decisión de una apelación a favor del concesionario.

(a) Si el funcionario responsable de HHS dictamina a favor del concesionario, la apelación será desestimada, a menos que haya una causa para enviar el asunto nuevamente al concesionario.

(b) La decisión del concesionario se mantendrá, a menos que el funcionario responsable de HHS determine que el concesionario actuó arbitraria o caprichosamente, o en contra de la ley, los reglamentos u otros requisitos aplicables.

(c) La decisión se tomará dentro de un plazo de diez días hábiles después de la reunión informal. La decisión será por escrito, incluirá una declaración de las razones por las que se dictaminó de esa manera, y será enviada por el funcionario responsable de HHS a ambas partes dentro de un plazo de cinco días hábiles desde la fecha en que se pronunció al respecto.

(d) Si la decisión se toma basada solamente en material escrito, deberá tomarse dentro de un plazo de cinco días hábiles tras haber recibido los materiales. La decisión deberá ser notificada a las partes a más tardar dentro de los cinco días de haberse tomado.

1303.23 Decisión de una apelación a favor de una agencia delegada actual o futura.

(a) El funcionario responsable de HHS enviará al concesionario la solicitud rechazada o la rescisión de un acuerdo para que éste reconsidere puntualmente su decisión, si el funcionario no apoya la decisión del concesionario y si hay asuntos que requieran mayor desarrollo antes de que se pueda tomar una decisión definitiva. La reconsideración y decisión del concesionario deben estar de acuerdo con todas las normas y requisitos aplicables de esta parte, así como también con otros reglamentos pertinentes, provisiones estatutarias y disposiciones del programa. El concesionario debe presentar su decisión por escrito tanto a la agencia delegada actual o futura como al funcionario responsable de HHS, dentro de un plazo de 15 días hábiles tras la fecha en que se recibió dicho envío de reconsideración.

(b) Si la agencia delegada actual o futura no está satisfecha con la decisión que ha vuelto a tomar el concesionario, puede apelar al funcionario responsable de HHS dentro de un plazo de cinco días hábiles desde que se recibió tal decisión. Cualquier apelación de esta naturaleza debe cumplir los requisitos de la Sec. 1303.21 de esta parte.

(c) Si el funcionario responsable de HHS determina que la decisión reconsiderada del concesionario es incorrecta, o si falló en decidir dentro del plazo de los 15 días hábiles, el funcionario responsable de HHS considerará una solicitud de una subvención directa, por parte de la agencia delegada actual o futura.

(1) Si tal solicitud es aprobada, habrá una reducción proporcional en el nivel de los fondos del concesionario y cualquier otra medida que se considere apropiada en dichas circunstancias. Tal reducción de fondos no se considerará una rescisión o denegación de reotorgamiento y no puede ser apelada según esta parte.

(2) Si dicha solicitud no es aprobada, el funcionario responsable de HHS tomará las medidas que considere apropiadas bajo estas circunstancias.

(d) Si, en el caso de que no haya culpa por parte de la agencia delegada, sus fondos operativos se agotan antes de que la apelación haya sido decidida, el concesionario proporcionará fondos suficientes para el mantenimiento del nivel actual de operaciones de la agencia delegada hasta que se tome una decisión administrativa definitiva.

(e) Si el funcionario responsable de HHS apoya la decisión del concesionario tras la reconsideración, él/ella notificará de ello a ambas partes, dentro de un plazo de 15 días hábiles, tras haber recibido la presentación definitiva de documentos, o tras la conclusión de cualquier reunión entre el funcionario y las partes, lo que ocurra posteriormente.

1303.24 Número de control de OMB.

Los requisitos de recopilación de información de las secciones 1303.10 hasta 1303.23 de esta parte fueron aprobadas el 22 de enero de 1993 por la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto) (OMB) y asignada con el número de control OMB 0980-0242.

[58 FR 13019, 9 de marzo de 1993]