1301.1 Propósito y alcance.

Esta parte establece las normas aplicables a la administración del programa y a la gestión de las subvenciones conforme a la Ley, incluyendo subvenciones para la asistencia técnica y capacitación, así como para la investigación, demostración y los proyectos piloto.

1301.2 Definiciones.

Para el propósito de esta parte, a menos que el contexto requiera lo contrario:

Agencia delegada significa una organización pública o privada sin fines de lucro, a la cual un concesionario le ha delegado toda o parte de su responsabilidad para administrar un programa Head Start.

Agencia Head Start o “concesionario” significa una agencia local pública o privada sin fines de lucro designada para administrar un programa Head Start por un funcionario responsable de HHS, conforme a la parte 1302 de este capítulo.

Auditor independiente significa un contador individual o una firma de contabilidad, agencia pública o privada, asociación, corporación u organización, que es lo suficientemente independiente de la agencia bajo revisión como para emitir opiniones, conclusiones y juicios objetivos.

Comunidad significa una ciudad, un condado, una unidad de varias ciudades o condados dentro de un estado, una reserva indígena o cualquier barrio u otra área geográfica (independientemente de los límites y las subdivisiones políticas), que provee una base organizadora y posee también el interés comunal necesario para administrar un programa Head Start.

Costos administrativos y de desarrollo son los costos contraídos de acuerdo con un presupuesto aprobado por Head Start, no relacionados directamente con la prestación de los servicios que forman parte del programa, incluyendo servicios para niños con discapacidades, como se expone y describe en las Normas de Desempeño del programa Head Start (45 CFR parte 1304).

Costos de doble beneficio son los costos contraídos de acuerdo con un presupuesto aprobado por Head Start, relacionados directamente con las funciones administrativas y con la prestación de servicios del programa, incluyendo servicios para niños con discapacidades, como se expone y describe en las Normas de Desempeño del programa Head Start (45 CFR parte 1304).

Costos del programa significa los costos contraídos de acuerdo con un presupuesto aprobado por Head Start, relacionados directamente con la prestación de servicios de los componentes del programa, incluyendo servicios para niños con discapacidades, como se expone y describe en las Normas de Desempeño del programa Head Start (45 CFR parte 1304).

Costos indirectos son los costos de una agencia Head Start, según aprobados por la agencia competente, la agencia que tiene la autoridad de establecer la tasa de costos indirectos del concesionario, y que no se identifica con un proyecto o programa específico; sino que, no obstante, son necesarios para la administración general de la agencia y la realización de sus actividades.

Costos totales aprobados significa la suma de todos los costos del programa Head Start aprobados para un período presupuestario por la Administración para Ni-ños, Jóvenes y Familias, como se indica en el Otorga-miento de Ayuda Financiera (FAA). Los costos totales aprobados constan de la participación federal más cualquier otra parte no federal que esté aprobada, incluyendo partes no federales por encima del mínimo reglamentario.

Desastre de grandes proporciones significa cualquier desastre natural o catástrofe de severidad y magnitud tal que afecte directamente la capacidad de la agencia de Head Start o de las agencias que ofrecen Programas Head Start a las comunidades afectadas para continuar los programas sin un incremento de la participación federal de más de un 80 por ciento.

Funcionario responsable de HHS significa el funcio-nario del Departamento de Salud y Servicios Humanos que tiene la autoridad para aprobar subvenciones con-forme a la Ley.

Ley significa el título V de la Ley de Oportunidades Económicas de 1964, según enmendada.

Período presupuestario significa el intervalo de tiem-po entre el cual un período de ayuda de varios años (período del proyecto) está dividido por razones presupuestarias y de financiamiento.

Programa Head Start significa un programa financia-do conforme a la Ley e impartido por una agencia Head Start o una agencia delegada, que presta servicios integrales y continuos de desarrollo infantil..

[44 FR 24061, 24 de abril de 1979, con sus enmiendas en 57 FR 41884, 14 de septiembre de 1992]

1301.10 Aspectos generales.

(a) Las siguientes normas del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) se aplicarán a todas las subvenciones efectuadas conforme a la Ley, excepto lo especificado en el párrafo (b) de esta sección:

45 CFR parte 16. Proceso de apelación departamental de subvenciones (excepto por lo dispuesto en la Sec. 1301.34)

45 CFR parte 46. Protección de sujetos humanos.

45 CFR parte 74. Administración de subvenciones.

45 CFR parte 75. Procedimientos informales de apelación para subvenciones (tasas de costos indirectos y otros costos asignados)

45 CFR parte 80. No discriminación en los programas que reciben asistencia federal a través del Departamento de Salud y Servicios Humanos—Entrada en vigencia del título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964.

45 CFR parte 81. Práctica y procedimientos para la vista pública conforme a la parte 80.

45 CFR parte 84. No discriminación por razones de dis-capacidad en los programas de ayuda federal.

(b) 45 CFR parte 74 está reemplazada por lo siguiente:

(1) La Sec. 1301.11 de esta subparte reemplaza la Sec. 74.15 de la parte 74 con respecto al seguro y garantía de las agencias privadas y sin fines de lucro del programa Head Start; y

(2) la Sec. 1301.12 de esta subparte reemplaza la Sec. 74.61 de la parte 74 con respecto a requisitos de auditoría para todas las agencias del programa Head Start.

1301.11 Seguro y fianza.

(a) Las agencias privadas y sin fines de lucro del programa Head Start y sus agencias delegadas deberán poseer una cantidad razonable de seguro contra accidentes para estudiantes, seguros de responsabilidad por accidentes ocurridos en el establecimiento y seguros de responsabilidad civil para transportes.

(b) Las agencias privadas del programa Head Start y agencias delegadas deben cerciorarse de establecer garantías para los funcionarios y empleados autorizados a desembolsar fondos del programa.

1301.12 Auditoría anual de los programas Head Start.

(a) Los Programas Head Start deberán realizar una auditoría del período presupuestario anterior de cada agencia Head Start y agencias delegadas, si existen, con el fin de determinar:

(1) Si los estados financieros de la agencia son correctos;

(2) si la agencia está cumpliendo con los términos y las condiciones de la subvención; y

(3) si los procedimientos administrativos y de control han sido instalados y funcionan eficazmente. Las agencias de Head Start deben, o bien incluir auditorías de las agencias delegadas como parte de su propia auditoría, o proveer por separado auditorías independientes de sus agencias delegadas.

(b) Por medio de una petición escrita que demuestre que es necesario, el funcionario responsable de HHS puede aprobar un período que no sea el período presupuestario anterior realizar la auditoría anual.

(c) Salvo que el funcionario apruebe otra cosa, el informe de auditoría debe ser entregado a dicho funcionario responsable, en la forma especificada por él o ella, dentro de un plazo de cuatro meses luego de haber finalizado el período presupuestario anterior.

1301.13 Certificación del sistema de contabilidad.

(a) A petición del funcionario responsable de HHS, cada agencia Head Start o sus agencias delegadas pueden entregar una certificación del sistema de contabilidad, preparada por un auditor independiente, estableciendo que el sistema o sistemas de contabilidad establecidos por la agencia Head Start, o su delegada, tiene controles internos apropiados para salvaguardar bienes, revisar la exactitud y fiabilidad de los datos de contabi-lidad y promover la eficiencia operacional.

(b) Una agencia Head Start no deberá delegar ninguna de sus responsabilidades de este programa a una agencia delegada antes de haber recibido una certificación de que el sistema de contabilidad de la agencia cumple los requisitos especificados en el párrafo (a) de esta sección.

1301.20 Requisitos de fondos de contrapartida.

(a) La ayuda financiera federal otorgada, conforme a la Ley, a un programa Head Start, no debe exceder el 80 por ciento de los costos totales del programa, a menos que:

(1) Una cifra que exceda ese porcentaje sea aprobada bajo la Sec. 1301.21; o

(2) la agencia Head Start haya recibido ayuda finan-ciera federal por encima del 80 por ciento para cualquier período presupuestario entre los años fiscales 1973 ó 1974 y bajo las circunstancias que se describen en las cláusulas.

(3) En la oración anterior, la agencia tiene derecho de recibir el mismo porcentaje de ayuda financiera federal que recibió durante los citados períodos presupuestarios.

(b) No se requiere que la participación no federal ex-ceda el 20 por ciento de los costos totales del programa.

(c) La ayuda financiera federal otorgada a los conce-sionarios de Head Start para las actividades de asistencia técnica y capacitación se incluirán en la participación federal para determinar los costos totales aprobados del programa. Dicha ayuda financiera está, por lo tanto, sujeta a un requisito de aportación del 20 por ciento de fondos no federales de esta subparte.

[44 FR 24061. 24 de abril de 1979, enmendado en el 57 FR 41884 el 14 de septiembre de 1992]

1301.21 Criterios para el aumento de la ayuda financiera federal.

El funcionario responsable de HHS, sobre la base de una solicitud escrita y de cualquier evidencia que él o ella necesite, aprobará ayuda financiera que exceda el 80 por ciento si él o ella concluye que la agencia Head Start ha hecho un esfuerzo razonable por lograr la porción no federal necesaria, pero no puede hacerlo; y la agencia Head Start está ubicada en un condado:

(a) Que tiene un ingreso per cápita menor de $3,000 por año; o

(b) que ha sido azotado por un desastre de grandes proporciones.

1301.30 Requisitos generales.

Las agencias Head Start y agencias delegadas deberán administrar el programa Head Start de una manera efectiva y eficiente, libre de prejuicios políticos o favoritismo hacia parientes. Cada agencia también debe proveer suficiente acceso público a la información y a los archivos de la agencia pertenecientes al programa Head Start.

1301.31 Políticas para el personal

(a) Políticas escritas. Los concesionarios y agencias delegadas deben establecer y poner en práctica políticas escritas para los empleados que estén aprobadas por el Consejo de Políticas o comité de políticas y que estén al alcance de todos los empleados del concesionario y las agencias delegadas. Como mínimo, dichas políticas deben incluir:

(1) Descripciones de cada puesto de empleo abordando, según sea pertinente, los roles y las responsabilidades, cualificaciones, escala salarial y prestaciones de los empleados (véase 45 CFR 1304.52(c) y (d)).

(2) una descripción de los procedimientos de contratación, selección y despido del personal (véase párrafo (b) de esta sección: Procedimientos de selección y contratación de personal);

(3) normas de conducta (véase 45 CFR 1304.52 (h));

(4) descripciones de los métodos por los cuales se provee oportunidades de capacitación, desarrollo y ascenso para el personal y los voluntarios (véase 45 CFR 1304.52 (k), Capacitación y desarrollo);

(5) una descripción de los procedimientos para la realización de evaluaciones de desempeño del personal (véase 45 CFR 1304.52 (i): Evaluaciones del desempeño del personal);

(6) garantías de que el programa es un empleador equitativo y de que no discrimina por razones de sexo, raza, etnia, religión o discapacidad; y

(7) una descripción de los procedimientos que rigen las relaciones entre el empleado y la administración, incluyendo aquellos que regulan las quejas de los empleados y las acciones adversas.

(b) Procedimientos de selección y contratación de personal.

(1) Antes de contratar a una persona, el concesionario o agencia delegada debe realizar:

(i) Una entrevista con el solicitante;

(ii) una verificación de las referencias personales y laborales; y

(iii) una verificación de los antecedentes penales, a nivel estatal o nacional, según lo requiera la ley estatal o por ser un requisito administrativo. Si no es posible obtener dicha verificación antes de ser contratado, no se le debe considerar a ningún empleado como permanente hasta que se haya realizado tal verificación.

(2) Los concesionarios y agencias delegadas deben exigir que todos los empleados actuales y probables firmen una declaración antes de ser contratados que incluya:

(i) Todos los arrestos y cargos criminales previos y pendientes relacionados con el abuso sexual de menores y sus sentencias;

(ii) condenas relacionadas con otros tipos de maltrato y descuido de menores; y

(iii) Todas las condenas por delitos graves violentos.

(3) Los concesionarios y agencias delegadas deben revisar cada solicitud de empleo individualmente, con el fin de evaluar la relevancia de un arresto, un cargo criminal pendiente o una condena.

(c) Exclusiones de la declaración. La declaración exigida por el párrafo (b) (2) de esta sección puede excluir:

(1) Multas de tránsito de $200.00 o menos;

(2) cualquier infracción que no esté relacionada con el abuso de menores y/o abuso sexual o delitos graves violentos, cometidos antes de que el posible empleado cumpliera 18 años de edad, que fue adjudicada finalmente en una corte para menores o conforme a una ley de delincuencia juvenil;

(3) cualquier condena cuyo registro haya sido anulado o invalidado bajo ley federal o estatal; y

(4) cualquier condena anulada conforme a la ley federal de correccionales juveniles u otra autoridad estatal similar.

(d) Período de prueba. Las políticas que gobiernan la selección y contratación de personal deben establecer un período de prueba para todos los empleados nuevos, que permita que haya tiempo para dar seguimiento al desempeño de los empleados y para examinar y actuar sobre los resultados de los antecedentes penales, tratados en el párrafo (b) (1) de esta Sección.

(e) Denuncia de maltrato o abuso sexual de un menor. Los concesionarios y las agencias delegadas deben desarrollar un plan para actuar en casos de maltrato o abuso sexual de menores, o a la sospecha de los mismos, según se define en 45 CFR 1340.2 (d), ya sea dentro o fuera del programa.

[Los requisitos de recopilación de información fueron aprobados por Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto) (OMB) conforme al número de control de OMB 0970-0148 para el párrafo (b).]

[61 FR 57225, 5 de noviembre de 1996, según enmendado en 63 FR 2313, el 15 de enero de 1998]

1301.32 Limitaciones en los costos de desarrollo y administración de programas Head Start.

(a) Disposiciones generales.

(1) Los costos permitidos para el desarrollo y la administración de un programa Head Start no pueden exceder el 15 por ciento del total de los costos aprobados del programa, a menos que el funcionario responsable de HHS conceda una exención para aprobar un porcentaje mayor por un período específico que no exceda los doce meses.

(2) El límite de 15 por ciento para gastos administrativos y de desarrollo es el máximo permitido. En aquellos casos en que los costos de desarrollo y administración sean de 15 por ciento o menos, pero se consideren excesivos por el funcionario responsable de HHS, el concesionario deberá eliminar costos excesivos de administración y desarrollo.

(b) Costos administrativos y de desarrollo.

(1) Los costos clasificados como administrativos y de desarrollo son aquellos relacionados con la dirección general del programa. Estos costos pueden estar tanto dentro como fuera de la categoría del personal.

(2) Los concesionarios deben cargar los costos de las funciones de administración de la organización como costos administrativos y de desarrollo. Estas funciones incluyen planificación, coordinación y dirección; hacer presupuestos, contabilidad y auditoría; y la administración de las compras, propiedades, planillas de pago y personal.

(3) Los costos administrativos y de desarrollo incluyen, pero no están limitados a: los sueldos del director ejecutivo, funcionario del personal, funcionario fiscal/contador, funcionario de compras, oficinista de nómina/seguro/propiedad, conserje encargado del espacio físico de las oficinas administrativas, y costos asociados con los voluntarios que desempeñan funciones administrativas.

(4) Otros costos administrativos y de desarrollo incluyen gastos relacionados con las funciones del personal administrativo, tales como los costos destinados a los beneficios complementarios, viajes, viáticos, transporte y capacitación.

(5) Los costos de desarrollo y administración incluyen gastos relacionados con contabilidad y servicios de nómina, auditorías y garantías; y, en la medida en que fomenten el desarrollo y las funciones y actividades administrativas, los costos de seguros, materiales de oficina, máquinas fotocopiadoras, servicios postales y servicios públicos, gastos de administración y mantenimiento del local ocupado.

(c) Costos del Programa. Los costos del programa incluyen pero no se limitan a:

(1) Costos del personal y otros costos directamente relacionados con la disposición de los servicios componentes del programa y la capacitación componente y transporte para el personal, padres y voluntarios;

(2) los costos de las funciones directamente asociadas con el desarrollo de servicios del programa a través de la dirección, coordinación o puesta en práctica de un componente específico;

(3) los costos de sueldo de los coordinadores integrantes del programa y personal integrante, personal de transporte y personal de aseo, y los costos asociados con la participación de los padres y servicios de integrantes voluntarios; y

(4) los gastos relacionados con las funciones del personal, tales como los costos de beneficios complementarios, viajes, viáticos y transporte, capacitación, comida, materiales y equipos para el centro y/o salón de clases, fondos para actividades con los padres, seguro, y la ocupación, administración y mantenimiento del espacio físico para el programa, incluyendo los servicios públicos.

(d) Costos de doble beneficio.

(1) Algunos costos benefician tanto a los elementos del programa como a las funciones administrativas y de desarrollo dentro del programa Head Start. En tales casos, los concesionarios deben identificar y asignar apropiadamente la porción de los costos que son para el desarrollo y la administración.

(2) Los costos de doble beneficio incluyen, pero no están limitados a, sueldos, prestaciones y otros costos (como gastos de viaje, viáticos y de capacitación) del personal que desempeña funciones de desarrollo y administrativas en el programa. Los concesionarios deben determinar y asignar adecuadamente la parte de estos costos dedicados al desarrollo y la administración.

(3) Los costos del espacio y los relacionados, como los servicios públicos, son a menudo de doble beneficio. El concesionario debe determinar y destinar correctamente la cantidad o porcentaje de espacio dedicado al desarrollo y a la administración.

(e) Relación entre costos de desarrollo y administración y costos indirectos.

(1) Los concesionarios deben clasificar los costos de un programa Head Start como costos administrativos y de desarrollo o costos programáticos. Estas clasificaciones son independientes de la decisión de cargar dichos costos directa o indirectamente.

(2) Los concesionarios deben cargar todos los costos, ya sean programáticos o administrativos y de desarrollo, ya sea directamente al proyecto o como parte de un fondo de costos indirectos.

(f) Requisitos de cumplimiento.

(1) Los concesionarios del programa Head Start deben calcular el porcentaje de sus costos totales aprobados asignados al desarrollo y la administración como parte de la presentación de su presupuesto para la financiación inicial, el reotorgamiento de fondos, o para solicitar ayuda complementaria vinculada a un programa Head Start. Dichos costos pueden ser parte del fondo común de costos directos o indirectos.

(2) El solicitante de subvenciones del programa Head Start debe describir todos los costos de desarrollo y administrativos en su solicitud.

(3) Los costos indirectos que están clasificados como costos programáticos deben explicarse detalladamente en la solicitud.

(g) Exención.

(1) El funcionario responsable de HHS puede conceder una exención con respecto al límite del 15 por ciento sobre los costos de desarrollo y administración y aprobar un porcentaje mayor por un período específico no superior a doce meses. Las condiciones bajo las cuales esta exención puede ser considerada se mencionan a continuación y abarcan aquellas situaciones en las que se incurran costos administrativos y de desarrollo, pero en las que la prestación de servicios reales aún no haya empezado o se haya suspendido. Una exención podrá concederse cuando:

(i) Se esté estableciendo un concesionario o agencia delegada nueva o se estén ampliando los servicios de un concesionario o agencia delegada ya existente del programa Head Start, y la prestación de los servicios a niños y familias se haya retrasado hasta tanto todo el desarrollo y la planificación programáticos estén bastante adelantados o hayan sido completados; o

(ii) los servicios de cada componente de un programa Head Start existente se vean interrumpidos a causa de circunstancias fuera del control del concesionario.

(2) Un concesionario que estime que el costo de desarrollo y administración excederá el 15 por ciento de los costos totales aprobados debe presentar una solicitud de exención, explicando las razones por las que se excedió del límite. Esto debe hacerse tan pronto como el concesionario determine que no puede cumplir tal límite del 15 por ciento, independientemente de qué etapa del ciclo de la subvención se encuentre el concesionario.

(3) La solicitud de exención debe incluir el período por el cual se solicita la exención. También debe describir las medidas que tomará el concesionario para reducir sus costos de administración y desarrollo, a fin de que la agencia pueda garantizar que estos costos no excedan el 15 por ciento de los costos totales aprobados del programa una vez completado el período de la exención.

(4) Si es concedida, se indicará en el otorgamiento de ayuda financiera la exención y el período por el cual se concede.

(5) Si no se aprueba la solicitud de exención como parte de una solicitud de subvenciones para financiar o re otorgar, no se le otorgará ayuda financiera alguna al programa Head Start hasta que el concesionario presente un presupuesto modificado que cumpla con el límite del 15 por ciento.

(Los requisitos de recopilación de información contenidos en los párrafos (f) (2) y (3) de esta sección fueron aprobados el 26 de enero de 1993, por Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto) conforme al número de control 0980-1043).

[57 FR 41885, 14 de septiembre de 1992, enmendado en 58 FR 26918 el 6 de mayo de 1993]

1301.33 Delegación de las operaciones del programa.

La ayuda financiera federal no está disponible para los programas cuyas operaciones han sido delegadas a una agencia delegada por una agencia Head Start, a menos que la delegación de las operaciones del programa se haya hecho bajo acuerdo por escrito y se haya aprobado anteriormente por un funcionario responsable de HHS.

1301.34 Apelaciones del concesionario.

Una agencia que recibe una subvención conforme a la Ley para asistencia técnica y capacitación, o por investigación, demostración o proyectos piloto, puede apelar las decisiones adversas, a tenor con la parte 16 del presente título. Las agencias de los programas Head Start también están sujetas a los procedimientos de apelación citados en la parte 16, a excepción de las apelaciones por parte de dichas agencias contra la suspensión, despido y denegación de reotorgamiento, contenidas en la parte 1303 del presente documento.