1304.50 Gobierno del programa

(a) Estructura del Consejo de Políticas, comité de políticas y comité de padres.

(1) Los concesionarios y las agencias delegadas deben establecer y mantener una estructura formal de gobierno compartido mediante la cual los padres puedan participar en el establecimiento de políticas o en otras decisiones relacionadas con el programa. Esta estructura debe constar de los siguientes grupos, según sea necesario:

(i) Consejo de Políticas. Este consejo debe ser establecido a nivel de concesionario;

(ii) comité de políticas. Este comité debe ser establecido a nivel de agencia delegada cuando el programa sea administrado total o parcialmente por tales agencias (véase 45 CFR 1301.2 para una definición de "agencia delegada");

(iii) comité de padres. Para la opción de programas en el centro, este comité debe ser establecido a nivel del mismo. Para otras opciones de programas, se debe establecer un comité equivalente a nivel de programa local. Cuando los programas realicen más de una opción desde el mismo centro, la composición del comité de padres será combinada a menos que los padres elijan tener un comité por separado para cada opción.

(2) Los comités de padres deben estar constituidos exclusivamente por padres de niños matriculados actualmente a nivel de centro para programas de centro o a un nivel equivalente para otras opciones del programa. (véase 45 CFR 1306.3 para una definición de "padre de familia de Head Start").

(3) Todos los Consejos de Políticas, comités de políticas y comités de padres deben ser establecidos tan pronto como sea posible durante el transcurso del programa anual. Los Consejos de Políticas de los concesionarios y los comités de políticas de las agencias delegadas no podrán ser disueltos hasta que los consejos o comités sucesores hayan sido elegidos y estén a su cargo.

(4) Cuando un concesionario ha delegado por completo el programa Head Start a una agencia delegada, no es necesario tener un comité de políticas además de un Consejo de Políticas de un concesionario.

(5) El cuerpo directivo (el grupo con la responsabilidad legal y fiscal para administrar el programa de Early Head Start o de Head Start) y el Consejo de Políticas o comité de políticas no deben tener ni las mismas funciones ni los mismos miembros.

(b) Composición y formación del grupo de políticas.

(1) Cada cuerpo directivo de concesionario y agencia delegada que dirija un programa de Early Head Start o de Head Start debe proponer (excepto cuando dicha autoridad haya sido cedida al Consejo de Políticas o al comité de políticas), dentro de la estructura de estos reglamentos, el tamaño de sus grupos de políticas respectivos (según el número de centros, salones de clases u otras opciones del programa, y el número de niños atendidos por sus programas de Early Head Start o de Head Start), los procedimientos para la elección de padres y el procedimiento para la selección de representantes de la comunidad. Estas propuestas deben ser aprobadas por el Consejo de Políticas o el comité de políticas.

(2) Los Consejos de Políticas y comités de políticas deben estar compuestos por dos tipos de representantes; padres de niños con matrícula vigente y representantes de la comunidad. Como mínimo, el 51 por ciento de los miembros de estos grupos políticos deben ser padres de niños con matrícula vigente (véase 45 CFR 1306.3 para una definición de "padre de familia de Head Start").

(3) Los representantes de la comunidad deben ser elegidos entre la comunidad local: empresas, organizaciones comunitarias públicas o privadas, organizaciones cívicas o profesionales; y otros que estén familiarizados con recursos y servicios para familias y niños con bajos ingresos, incluyendo, por ejemplo, los padres de antiguos niños matriculados.

(4) Todos los padres miembros de Consejos de Políticas o de comités de políticas deberán presentarse a elección o re-elección cada año. Los representantes de la comunidad deberán también ser elegidos anualmente.

(5) Los Consejos de Políticas y comités de políticas deben limitar el número de términos anuales que una persona puede ocupar en cualquiera de los dos cuerpos, a un total combinado de tres mandatos.

(6) Ningún concesionario o miembro del personal de una agencia delegada (o miembros de su familia directa) podrá formar parte de Consejos de Políticas o de comités de políticas excepto por los padres que ocasionalmente sustituyan al personal habitual de Early Head Start o Head Start. En el caso de concesionarios tribales, esta exclusión afecta sólo al personal tribal que trabaje en áreas directamente relacionadas o que tengan influencia sobre cualquier tema administrativo, fiscal o programático de Early Head Start o Head Start.

(7) Los padres de niños con matrícula vigente en todas las opciones del programa deben ser representados proporcionalmente en los grupos de políticas establecidos.

(c) Responsabilidades del grupo de políticas—Aspectos generales. Como mínimo, los grupos de políticas deben hacerse cargo de las responsabilidades descritas en los párrafos (d), (f), (g) y (h) de esta sección y repetidas en el apéndice A de esta sección.

(d) El Consejo de Políticas o comité de políticas.

(1) Los Consejos de Políticas y comités de políticas deben trabajar conjuntamente con el personal clave de gestión y con el cuerpo directivo para desarrollar, revisar, aprobar o desaprobar los siguientes procedimientos y políticas:

(i) Todas las solicitudes de financiamiento y enmiendas a solicitudes de financiamiento para Early Head Start y Head Start, incluyendo servicios administrativos, con anterioridad a la entrega de tales solicitudes al concesionario (en el caso de comités de políticas) o a HHS (en el caso de Consejos de Políticas);

(ii) procedimientos que describen de qué manera el cuerpo directivo y el grupo de políticas apropiado ejecutarán la toma de decisiones compartida;

(iii) los procedimientos de planificación del programa, conforme a esta parte y los requisitos de 45 CFR 1305.3;

(iv) la filosofía del programa y las metas y objetivos a corto y a largo plazo (véase 45 CFR 1304.51(a) y 45 CFR 1305.3 para leer los requisitos adicionales con respecto a la planificación del programa);

(v) la selección de agencias delegadas y sus áreas de servicio (este reglamento es obligatorio únicamente para los Consejos de Políticas) (véase 45CFR 1301.33 y 45 CFR 1305.3(a) para los requisitos adicionales sobre la selección de agencias delegadas y área de servicio, respectivamente);

(vi) la composición del Consejo de Políticas o del comité de políticas y los procedimientos por los que los miembros del grupo de políticas son elegidos;

(vii) Los criterios que definen las prioridades de reclutamiento, selección y matrícula, con respecto a los requisitos de 45 CFR parte 1305;

(viii) la autoevaluación anual sobre el progreso del concesionario o agencia delegada en la puesta en práctica de su propósito fiscal y programático incluido en su solicitud de subvención, incluyendo la planificación u otras acciones que podrían derivarse de la revisión de la auditoría anual y de las averiguaciones de la evaluación de revisión federal (véase 45 CFR 1304.51 (i) (1) para requisitos adicionales sobre la autoevaluación anual);

(ix) políticas del personal del programa y cambios posteriores a tales políticas, conforme a 45 CFR 1301.31, que incluyen normas de conducta para el personal del programa, consultores y voluntarios;

(x) decisiones sobre la contratación o despido del director del concesionario o agencia delegada de Early Head Start o Head Start; y

(xi) decisiones sobre la contratación o despido de cualquier persona que trabaje principalmente en el programa de Early Head Start o de Head Start del concesionario o agencia delegada.

(2) Además, los Consejos de Políticas y comités de políticas deben desempeñar las siguientes funciones directamente:

(i) Servir de enlace a los comités de padres, cuerpos directivos del concesionario y agencias delegadas, organizaciones públicas y privadas y a las comunidades a las que entregan servicios;

(ii) ayudar a los comités de padres a comunicarse con los padres matriculados en todas las opciones del programa para asegurarse de que comprenden sus derechos, responsabilidades y oportunidades en Early Head Start y Head Start y para animarlos a participar en el programa;

(iii) ayudar a los comités de padres en la planificación, coordinación y organización de las actividades para padres del programa con el apoyo del personal, y asegurarse de que los fondos de los presupuestos del programa reservados se utilicen para apoyar las actividades de los padres;

(iv) ayudar en la promoción de servicios de voluntariado por parte de los padres, residentes comunitarios y organizaciones comunitarias, y colaborar en la movilización de recursos de la comunidad para satisfacer las necesidades identificadas; y

(v) establecer y mantener procedimientos para colaborar con el concesionario o agencia delegada para resolver las quejas de la comunidad sobre el programa.

(e) Comité de padres. El Comité de padres debe llevar a cabo, como mínimo, las siguientes responsabilidades:

(1) Aconsejar al personal en el desarrollo y la implementación de las políticas del programa local, de las actividades y de los servicios;

(2) planificar, ejecutar y participar en programas y actividades, tanto informales como formales, para padres y personal; y

(3) dentro de las normas establecidas por el cuerpo directivo, Consejo de Políticas o comité de políticas, participar en el reclutamiento y preselección de empleados de Early Head Start y Head Start.

(f) Reembolsos para el Consejo de Políticas, comité de políticas y comité de padres. Los concesionarios y las agencias delegadas deben permitir a los miembros con bajos ingresos participar de lleno en sus responsabilidades de grupo proporcionando, de ser necesarios, reembolsos de gastos razonables contraídos por los miembros.

(g) Responsabilidades del cuerpo directivo.

(1) Los concesionarios y las agencias delegadas deben contar con políticas por escrito que definan los papeles y las responsabilidades de los miembros del cuerpo directivo y que les informen de los procedimientos y funciones de gestión necesarios para ejecutar un programa de alta calidad.

(2) Los concesionarios y las agencias delegadas deben asegurar el establecimiento y la implementación de controles internos apropiados para salvaguardar los fondos federales conforme a 45 CFR 1301.13.

(h) Resolución interna de disputas. Cada concesionario y agencia delegada y Consejo de Políticas o comité de políticas debe redactar y establecer, conjuntamente, procedimientos para resolver disputas internas, incluyendo procedimientos de asuntos en punto muerto o sin solución entre el cuerpo directivo y el grupo de políticas.