(a) Planificación del programa.
(1) El concesionario y la agencia delegada deben desarrollar e implementar un proceso sistemático y continuo de planificación del programa, que incluya el asesoramiento por parte del cuerpo directivo del programa, grupos de políticas, personal del programa y de otras organizaciones comunitarias al servicio de Early Head Start y Head Start o de otras familias de bajos ingresos económicos con niños. La planificación del programa debe incluir:
(i) Una evaluación de los puntos fuertes, las necesidades y los recursos de la comunidad por medio de la realización del estudio de la comunidad, conforme a los requisitos de 45 CFR 1305.3;
(ii) La formulación tanto de las metas del programa por varios años (a largo plazo) como de los objetivos financieros y del programa a corto plazo que respondan a los resultados obtenidos en el estudio de la comunidad, que se ajusten a la filosofía de Early Head Start y Head Start, y que reflejen los resultados de la autoevaluación anual del programa, y
(iii) El desarrollo de un plan o planes por escrito para la implementación de servicios en cada una de las áreas del programa tratadas en esta parte (p.ej., Servicios de desarrollo y de salud en la primera infancia, Asociaciones entre la familia y la comunidad y Diseño y administración del programa). Véase los requisitos de 45 CFR Partes 1305, 1306 y 1308.
(2) Todo plan redactado para la realización de servicios, y el progreso en su consecución, debe ser revisado por el personal del concesionario o de la agencia delegada y revisado y aprobado por el consejo de políticas o Comité de políticas al menos anualmente, y debe ser corregido y actualizado según sea necesario.
(b) Comunicaciones--Aspectos generales. Los concesionarios y las agencias delegadas deben establecer e implementar sistemas para asegurar la entrega de información precisa y puntual a los padres, grupos de políticas, el personal y a la comunidad en general.
(c) Comunicación con las familias.
(1) Los concesionarios y las agencias delegadas deben asegurarse de que la comunicación eficaz y recíproca entre el personal y los padres se realice de manera habitual durante el transcurso anual del programa.
(2) La comunicación con los padres debe llevarse a cabo en el idioma principal o preferido de los padres o por medio de intérpretes, en la medida de lo posible.
(d) Comunicación con cuerpos directivos y grupos de políticas. Los concesionarios y las agencias delegadas deben asegurarse de que la siguiente información se entregue de manera habitual a los cuerpos directivos del concesionario y la agencia delegada y a los miembros de sus grupos de políticas:
(1) Procedimientos y cronogramas para la planificación del programa;
(2) políticas, pautas y otras comunicaciones de HHS;
(3) informes financieros y del programa; y
(4) planes del programa, políticas, procedimientos y aplicaciones para subvenciones de Early Head Start y Head Start.
(e) Comunicación entre el personal. Los concesionarios y las agencias delegadas deben tener mecanismos para la comunicación habitual entre todo el personal del programa con el fin de facilitar la obtención de resultados de calidad para los niños y sus familias.
(f) Comunicación con las agencias delegadas. Los concesionarios deben poseer una medida que asegure que los cuerpos directivos de la agencia delegada, los Comités de Políticas y todo el personal reciban todos los reglamentos, políticas y otras comunicaciones pertinentes con prontitud y de manera puntual.
(g) Sistemas para el registro de documentación. Los concesionarios y las agencias delegadas deben establecer y mantener unos sistemas para el registro de documentación eficientes y eficaces para proporcionar información precisa y puntual con respecto a los niños, familias y personal, y deben asegurar la apropiada confidencialidad de esta información.
(h) Sistemas de presentación de informes. Los concesionarios y las agencias delegadas deben establecer y mantener sistemas de presentación de informes eficientes y eficaces que:
(1) Generen informes periódicos del estado financiero y de las operaciones del programa con el fin de controlar la calidad del programa, de mantener la responsabilidad del programa y de asesorar a los cuerpos directivos, grupos de políticas y al personal sobre el progreso del programa; y
(2) generen informes oficiales para las autoridades federales, estatales y locales, según exijan las leyes pertinentes.
(i) Autoevaluación y supervisión del programa.
(1) Al menos una vez por programa anual, y con el asesoramiento y la participación de los grupos de políticas y, según proceda, de otros miembros de la comunidad, el concesionario y las agencias delegadas deben realizar una autoevaluación de su efectividad y progreso en la consecución de los objetivos y las metas del programa y en la implementación de los reglamentos federales.
(2) Los concesionarios deben establecer e implementar procedimientos para la continua supervisión de sus operaciones de Early Head Start y Head Start, además de las de cada una de sus agencias delegadas, con el fin de asegurarse de que estas operaciones cumplan eficazmente con los reglamentos federales.
(3) Los concesionarios deben informar a los cuerpos directivos de la agencia delegada sobre cualquier tipo de deficiencia en las operaciones de la agencia delegada, identificada durante la revisión de la supervisión, y debe prestar su ayuda para desarrollar planes, incluido un cronograma, para tratar de resolver los problemas identificados.
(Los requisitos de recopilación de información son aprobados por la Office of Management and Budget (OMB) conforme al número de control OMB 0970–0148 de los párrafos (a) e (i)) [61 FR 57210, 5 de noviembre de 1996, enmendada en 63 FR 2314, 15 de enero de 1998]
