1305.1 Propósito y alcance.

Esta parte establece los requisitos para determinar las necesidades de la comunidad y las áreas de reclutamiento. Contiene requisitos y procedimientos para la determinación de elegibilidad, reclutamiento, selección, matrícula y asistencia de los niños en el programa Head Start y explica las políticas sobre el cobro de las cuotas de los programas de Head Start. Estos requisitos deben observarse conjuntamente con las Normas de Desempeño del programa Head Start en el CFR 45, parte 1304, según proceda.

[57 FR 46725, 9 de octubre de 1992, según enmendado en 61 FR 57226, 5 de noviembre de 1996]

1305.2 Definiciones.

(a) Año de matrícula se refiere al período de tiempo, que no exceda los doce meses, durante el cual el programa Head Start presta servicios en el centro o en el hogar a un grupo de niños y sus familias.

(b) Área de reclutamiento se refiere a la localidad geográfica dentro de la cual el programa Head Start busca matricular a los niños y sus familias. El área de reclutamiento puede ser la misma área de servicio o una zona o zonas más pequeñas, dentro de la misma.

(c) Área de servicio se refiere al área geográfica identificada en una solicitud de subvención aprobada y dentro de la cual el concesionario puede ofrecer servicios de Head Start.

(d) Elegibilidad para el programa Head Start se refiere al niño que cumple los requisitos de edad e ingresos familiares establecidos en este reglamento o, si es aplicable, establecido por los concesionarios que cumplen los requisitos de la Sec. 645(a) (2) de la Ley de Head Start. Hasta un máximo de diez por ciento de los niños matriculados pueden ser de familias que excedan las pautas de bajos ingresos. Las tribus indígenas que satisfacen las condiciones descritas en 45 CFR 1305.4 (b) (3) están excluidas de esta limitación.

(e) Familia se refiere a todas las personas que residen en el mismo hogar y sean:

(1) mantenidas con los ingresos de uno de los padres o ambos o tutores legales del niño que va a matricularse o participar en el programa y

(2) relacionadas con los padres o tutores por consanguinidad, matrimonio o adopción.

(f) Familia de bajos ingresos se refiere a la familia cuyo ingreso anual total, antes de impuestos, es igual o menor que el indicado en las pautas de ingresos. Un niño que provenga de una familia que esté recibiendo asistencia pública o se encuentre en un hogar de guarda es elegible aun cuando los ingresos familiares excedan el límite de los ingresos descrito en las pautas de ingresos.

(g) Familia migrante significa, con relación a la elegibilidad del programa Head Start, una familia con niños menores de la edad obligatoria de ingreso a la escuela que cambiaron de domicilio al mudarse de una localidad a otra, ya sea dentro o fuera del estado, en los dos últimos años, con el propósito de trabajar en labores agrícolas, trabajo que incluye producción y recolección de cosechas de árboles y cultivo de campos y cuyos ingresos familiares provienen primordialmente de tales actividades.

(h) Funcionario responsable de HHS es el funcionario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos que está autorizado a otorgar la subvención de ayuda económica para administrar un programa Head Start, o la persona a quien éste designe.

(i) Ingreso significa el ingreso bruto en efectivo e incluye los ingresos por empleo, ingresos militares (incluyendo pagos y pensiones), beneficios a ex-combatientes/veteranos, beneficios o prestaciones del seguro social, compensación por desempleo y beneficios de ayuda pública. Otros ejemplos de ingreso bruto en efectivo pueden verse en la definición de "ingreso" del "Current Population Reports" (Informes sobre la población actual) del Negociado del Censo de Estados Unidos, Serie P-60-185.

(j) Matrícula significa la aceptación oficial de una familia al programa Head Start y el cumplimiento de todos los procedimientos necesarios para que un niño y su familia comiencen a recibir los servicios.

(k) Matrícula subvencionada significa el número de niños que reciben servicios por parte del concesionario del programa Head Start, como lo indica la subvención adjudicada.

(l) Niños con discapacidades se refiere a los niños con retraso mental, impedimentos auditivos incluyendo sordera, problemas de lenguaje o de comunicación, impedimentos visuales incluyendo ceguera, serios problemas emocionales, impedimentos ortopédicos, autismo, lesiones cerebrales traumáticas, otros impedimentos de la salud o incapacidades específicas de aprendizaje quienes, por las razones mencionadas, necesitan educación especial y servicios afines. El término "niños con discapacidades" para niños entre tres y cinco años inclusive puede, a discreción del estado, incluir a niños que experimentan retrasos en el desarrollo, como lo define el estado y diagnosticado con instrumentos y procedimientos apropiados, en una o más de las siguientes áreas de desarrollo: físico, cognitivo, social, emocional o de adaptabilidad; y quienes por tales razones necesiten educación especial y servicios afines.

(m) Oportunidades de matrícula se refiere a los cupos vacantes que existen al comienzo del año o en el transcurso del año por niños que dejan el programa, y que deben ser ocupadas con el fin de que el programa alcance y mantenga las matrículas subvencionadas.

(n) Pautas de ingresos se refiere a las pautas del nivel de pobreza que se especifican en la Sec. 652 de la Ley de Head Start.

(o)Programa Head Start se refiere al concesionario de Head Start o su(s) agencia(s) delegada(s).

(p) Reclutamiento significa las formas sistemáticas en que el programa Head Start identifica familias cuyos hijos son elegibles para los servicios de Head Start, les informa de los servicios disponibles y los anima a matricularse en el programa.

(q) Selección significa el proceso sistemático que se emplea para estudiar todas las solicitudes para los servicios de Head Start e identificar a aquellos niños y familias que deben ser matriculados en el programa.

(r) Tribu indígena se refiere a cualquier tribu, grupo, nación, pueblo u otro grupo organizado o comunidad de indígenas incluyendo cualquier pueblo nativo descrito en la Sec. 3(c) del Alaska Native Claims Settlement Act (Ley sobre el acuerdo de la reclamación de los nativos de Alaska) (43 U.S.C. 1602 (c)) o establecido de acuerdo a tal Ley (43 U.S.C. 1601 et seq.) el cual se reconoce como elegible para los programas especiales y servicios proporcionados por los Estados Unidos a los indios.

(s) Vacante se refiere a la disponibilidad de un cupo de matrícula para un niño y su familia en el programa Head Start.

[57 FR 46725, 9 de octubre de 1992, según enmendado en 58 FR 5518 el 21 de enero de 1993; 63 FR 12657, 15 de marzo de 1998]

1305.3 Determinación de los puntos fuertes y las necesidades de la comunidad.

(a) Cada concesionario de Head Start y Early Head Start debe identificar el área de servicio propuesta en su solicitud de subvención de Head Start y definirla por su área de condado o subcondado, tales como municipalidad, ciudad, sector censal o reserva indígena reconocida por el gobierno. En lo que se refiere a tribus indígenas, el área de servicio del concesionario puede incluir áreas designadas como áreas cercanas a la reserva, por la Oficina de Asuntos Indígenas (BIA), o en caso de no haberse designado así, una tribu puede proponer incluir en su área de servicio las áreas cercanas donde residen niños y familias nativas de la reserva, siempre que dicha área sea aprobada por el consejo directivo de la tribu. Cuando un área de servicio de alguna tribu incluya una área fuera de la reserva, y esa área esté cubierta por otro concesionario de Head Start, la tribu tendrá autorización para prestar servicios a los niños de familias nativas de la reserva que residen fuera de ésta, así como a los que residan dentro de ella.

(b) El área de servicio del concesionario debe ser aprobada, por escrito, por el funcionario responsable de HHS para asegurarse de que dicha área sea de un tamaño razonable y, excepto en situaciones en que la designación de una reserva cercana u otra área de servicio haya sido aprobada para una tribu, y que no coincida con la de otro concesionario.

(c) Cada concesionario de Head Start y Early Head Start debe llevar a cabo un estudio de la comunidad dentro de su área de servicio una vez cada tres años. Dicho estudio debe incluir la recopilación y análisis de la siguiente información sobre el área del concesionario de Early Head Start y de Head Start:

(1) La composición demográfica de los niños elegibles para Head Start y sus familias, incluyendo el número estimado, ubicación geográfica y composición racial y étnica;

(2) Otros programas de desarrollo y cuidado infantil que ofrecen servicios a los niños que reúnen los requisitos para asistir a Head Start, incluyendo programas preescolares financiados por el estado y el número aproximado de niños elegibles para Head Start que reciben ayuda de cada programa.

(3) El número estimado de niños con discapacidades de cuatro años o menos, incluyendo los tipos de discapacidades, servicios pertinentes y demás recursos que les proveen las agencias comunitarias;

(4) Información referente a las necesidades de educación, salud, nutrición y servicios sociales de los niños elegibles para Head Start y sus familias;

(5) Los servicios sociales, la salud, nutrición y educación de los niños elegibles para Head Start y sus familias de acuerdo a como están definidos por las familias de niños elegibles para Head Start y por los organismos de la comunidad que ayudan a niños jóvenes;

(6) Recursos de la comunidad que pueden usarse para tratar las necesidades de los niños elegibles para Head Start y sus familias, incluyendo evaluaciones de su disponibilidad y accesibilidad.

(d) El concesionario y la agencia delegada de Early Head Start y de Head Start deben usar información del estudio de la comunidad para:

(1) Ayudar a determinar la filosofía del concesionario y los objetivos del programa a largo y corto alcance.

(2) Determinar el tipo de elementos de los servicios que son más necesarios y la opción u opciones del programa que serán implementadas;

(3) Determinar el área de reclutamiento que será asistida por el concesionario en caso de que las limitaciones en la cantidad de servicios disponibles hagan imposible atender el área completa.

(4) Si hay agencias delegadas, determinar el área de reclutamiento que será asistida por el concesionario y la que será asistida por cada agencia delegada.

(5) Determinar la ubicación apropiada para los centros y las áreas a ser asistidas por programas basados en el hogar; y

(6) Establecer los criterios que definen los tipos de niños y familias a quienes se les dará prioridad para las gestiones de reclutamiento y selección.

(Los requisitos de recopilación de recopilación han sido aprobados por la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto) (OMB) conforme al número de control OMB 0970-0124 para los párrafos (b) y (d)).

(e) En cada uno de los dos años siguientes al estudio de la comunidad, el concesionario debe realizar una revisión para determinar si ha habido cambios significativos en la información descrita en el párrafo (b) de esta sección. De ser así, el estudio de la comunidad debe actualizarse y las decisiones descritas en el párrafo (c) de esta sección deben ser reconsideradas.

(f) El área de reclutamiento debe incluir la totalidad del área de servicio, a menos que los recursos disponibles para el concesionario de Head Start sean inadecuados para ayudar a toda el área.

(g) Al determinar el área de reclutamiento cuando no incluya toda el área de servicio, el concesionario debe:

(1) Seleccionar un área o áreas que estén entre las que requieren mayor necesidad de servicios de Head Start y Early Head Start tal como lo determina el estudio de la comunidad; e

(2) Incluir tantos niños elegibles para Head Start como sea posible dentro del área de reclutamiento, de manera que:

(i) Se atraiga al mayor número de niños elegibles en Head Start para que tengan la oportunidad de ser considerados para la selección y matrícula en el programa Head Start, y

(ii) El programa Head Start pueda matricular a los niños y sus familias con mayor necesidad de estos servicios.

(Los requisitos de recopilación de información fueron aprobados por Office of Management and Budget (OMB) conforme al número de control de OMB 0970-0148 para los párrafos (b) y (d)) [57 FR 46725, 9 de octubre de 1992, según la enmienda de 61 FR 57226, el 5 de noviembre de 1996; 63 FR 2314,  15 de enero de 1998; 63 FR 12657, 16 de marzo de 1998]

1305.4 Edad de los niños y elegibilidad basada en los ingresos familiares.

(a) Para ser elegible para los servicios de Head Start, un niño debe tener un mínimo de tres años de edad en la fecha de la determinación para la elegibilidad de la escuela pública en la comunidad donde se encuentra el programa Head Start, excepto en casos donde la subvención aprobada de Head Start autorice específicamente los servicios a niños más pequeños. Ejemplos de tales excepciones son los programas que proporcionan servicios a niños de familias migrantes y de Early Head Start.

(b)(1) Al menos el 90 por ciento de los niños matriculados en el programa Head Start deben ser de familias con bajos ingresos.

(2) Exceptuando lo que se dispone en el párrafo (b)(3) de esta sección, hasta un máximo del diez por ciento de los niños matriculados pueden provenir de familias que excedan las pautas de bajos ingresos pero que cumplen el criterio que ha establecido el programa para la selección de tales niños y quienes se beneficiarían de los servicios de Head Start.

(3) Un programa Head Start operado por una tribu indígena puede matricular a más del diez por ciento de sus niños cuyas familias excedan las pautas de bajos ingresos cuando se cumplan las siguientes condiciones:

(i) Todos los niños de familias indígenas y no indígenas que viven en la reserva, que cumplen las directrices de bajos ingresos y que desean matricularse en Head Start sean atendidos por el programa;

(ii) Todos los niños provenientes de familias indias nativas de la reserva que viven en áreas diferentes y que han sido aprobadas como parte de la tribu, que cumplen la elegibilidad basada en los ingresos y que desean pertenecer a Head Start, recibirán los servicios. En el caso en que un área distinta a la reserva no reciba los servicios del programa Head Start, la tribu indígena deberá prestar ese servicio a todos los niños indígenas y no indígenas que cumplan la elegibilidad basada en los ingresos y que desean matricularse en el programa, antes de atender a los niños con ingresos superiores.

(iii) La tribu indígena tiene recursos de la subvención de Head Start y otras entidades no federales para matricular a niños provenientes de familias que exceden las pautas de bajos ingresos, sin necesidad de utilizar fondos adicionales de Head Start que hayan sido destinados para ampliar los servicios del mismo.

(iv) Al menos el 51 por ciento de los niños que reciben el servicio del programa provienen de familias que cumplen los requisitos de elegibilidad basada en los ingresos.

(4) Los programas que cumplen las condiciones del párrafo (b) (3) de esta sección deben establecer anualmente criterios aprobados por el Consejo de Políticas y el Consejo Tribal sobre la selección de niños que exceden las pautas de ingresos pero que se beneficiarían del programa.

(c) El programa Head Start deberá verificar el ingreso de la familia antes de determinar si el niño es elegible para participar en el programa.

(d) La verificación debe incluir el análisis de cualquiera de los siguientes documentos: Formulario de Impuestos Individual 1040, Formularios W-2, comprobantes de pago de salarios, sobres del pago de salarios, cartas del empleador o documentación que demuestre el estado actual como beneficiario de ayuda pública.

(e) Para constatar que se ha realizado la verificación de ingresos, debe guardarse una declaración firmada por un empleado del programa Head Start que identifique cuál de estos documentos fue examinado y en la que se declare que el niño es elegible para participar en el programa.

[57 FR 46725, 9 de octubre de 1992, según la enmienda de 63 FR 12658, 16 de marzo de 1998]

1305.5 Reclutamiento de niños.

(a) Para llegar a aquellos con mayor necesidad de los servicios de Head Start, los concesionarios y las agencias delegadas Head Start deben desarrollar e implementar un proceso de reclutamiento, diseñado para informar activamente a todas las familias con niños elegibles para el programa Head Start dentro del área de reclutamiento, sobre la disponibilidad de los servicios y animarlos a solicitar ingreso en el programa. Este proceso puede incluir hacer un sondeo de la comunidad local, usar los comunicados de prensa y publicidad y los referidos de otras familias y agencias públicas y privadas.

(b) Durante el proceso de reclutamiento que se lleva a cabo previo al comienzo del año programático, el programa Head Start debe pedir tantas solicitudes como sea posible a las familias elegibles que se encuentren en el área de reclutamiento. Si es necesario, el programa debe ayudar a las familias a llenar el formulario de solicitud para asegurarse de que se complete toda la información necesaria para la selección.

(c) Antes del comienzo del año programático y durante el proceso de reclutamiento, cada programa, excepto los programas para familias migrantes, debe obtener un número de solicitudes mayor que el número de cupos de matrícula que se estimen disponibles para el año programático siguiente, con el fin de seleccionar a los candidatos con mayor necesidad de los servicios de Head Start.

1305.6 Proceso de selección.

(a) Cada programa Head Start debe tener un proceso formal para establecer los criterios de selección y para seleccionar a todos los niños y familias que considere elegibles para los servicios de Head Start. Dichos criterios deben basarse en los párrafos (b) y (c) de esta sección.

(b) A la hora de seleccionar los niños y familias que van a recibir los servicios, el programa Head Start debe considerar los ingresos de las familias elegibles, la edad del niño, la disponibilidad de kindergarten o primer grado para el niño y hasta qué punto el niño o familia cumple los criterios que cada programa debe establecer en la Sec. 1305.3(c) (6). Los programas para las familias migrantes también deben dar prioridad a los niños que provienen de familias que, por razones de búsqueda de empleo agrícola, tuvieron que mudarse con más frecuencia durante los dos años anteriores.

(c) Al menos el 10 por ciento del número total de oportunidades de matrícula de cada concesionario y agencia delegada durante un año de matrícula debe estar disponible para los niños con discapacidades que cumplan tal definición, conforme a la Sec. 1305.2 (m). Se hará una excepción a estos requisitos sólo si el funcionario responsable de HHS así lo determine, basado en documentación de respaldo que requiera, de que el concesionario ha hecho un esfuerzo razonable para cumplir estos requisitos pero fue imposible llevarlo a cabo porque había un número insuficiente de niños con discapacidades en el área de reclutamiento que quisiera asistir al programa, y para quienes el programa era una ubicación apropiada, conforme al Programa de Educación Individualizada (IEP), o al Plan de Servicios Familiares Individualizados (IFSP), con servicios ofrecidos directamente por Head Start o Early Head Start conjuntamente con otros proveedores.

(d) Cada programa Head Start debe desarrollar al comienzo de cada año de matrícula y mantener durante el transcurso del año una lista de espera que clasifique a los niños de acuerdo con el criterio de selección del programa, para asegurarse así de que los niños elegibles ingresen en el programa cuando haya cupos vacantes.

[57 FR 46725, 9 de octubre de 1992, según la enmienda de 63 FR 12658, 16 de marzo de 1998]

1305.7 Matrícula y reinscripción.

(a) A cada niño matriculado en el programa Head Start, excepto los matriculados en el programa para familias migrantes, se le debe permitir permanecer en Head Start hasta que el kindergarten o primer grado esté disponible en su comunidad, a excepción de cuando el programa Head Start decida no matricular al niño porque existan razones convincentes para que el niño no permanezca en Head Start, tales como cuando haya un cambio en los ingresos familiares del niño y cuando haya un niño que necesite los servicios de Head Start en mayor medida.

(b) El concesionario de Head Start debe mantener su nivel de matrículas subvencionadas. Cuando un programa determine la existencia de un cupo vacante, no pueden pasar más de 30 días naturales/de calendario antes de que dicha vacante se ocupe. Un programa puede optar por no llenar esa vacante cuando queden 60 días naturales, o menos, en el año de matrícula del programa.

(c) Si se ha determinado que un niño es elegible por sus ingresos familiares y participa en el programa Head Start, él o ella continúa siendo elegible durante el transcurso de ese año de matrícula y el año subsiguiente. Los niños que están matriculados en un programa que recibe fondos conforme a lo dispuesto en la Sec. 645A de la Ley de Head Start (programas para familias con bebés y niños pequeños o Early Head Start) siguen siendo elegibles por sus ingresos mientras participen en el programa. Cuando un niño se traslada de un programa que ayuda a bebés y niños pequeños a un programa Head Start que ayuda a niños de tres años y más, el ingreso familiar debe verificarse una vez más. Si una agencia opera tanto un programa de Early Head Start como de Head Start y los padres desean matricular a su hijo que ha estado en el programa de Early Head Start, la agencia debe asegurarse, siempre que pueda, de que el niño reciba los servicios de Head Start hasta que ingrese en la escuela.

1305.8 Asistencia.

(a) Cuando el promedio mensual de asistencia diaria a un programa basado en el centro caiga por debajo del 85 por ciento, el programa Head Start debe analizar las causas del ausentismo. El análisis debe incluir un estudio de los patrones de las ausencias de cada niño, incluyendo las razones de las ausencias así como el número de ausencias que ocurrieron en días consecutivos.

(b) Si las ausencias se deben a enfermedades o son bien documentadas por otras razones, no es necesario tomar ninguna medida especial. Sin embargo, si las ausencias se deben a otros factores, incluyendo problemas familiares temporales que afectan la asistencia regular del niño, el programa debe iniciar procedimientos de apoyo familiar apropiados para todos los niños con cuatro o más ausencias consecutivas que no se hayan justificado. Estos procedimientos deben incluir visitas al hogar u otros contactos directos con los padres del niño. Los contactos con la familia deben recalcar los beneficios de la asistencia regular, mientras que, al mismo tiempo, deben ser sensibles a cualquier circunstancia familiar especial que afecte los patrones de asistencia. Se debe documentar todos los contactos con la familia del niño así como cualquier servicio de apoyo especial provisto por el personal del programa.

(c) En circunstancias en que la ausencia crónica persista y no resulte posible incluir al niño en la misma opción del programa o en otra distinta, el cupo del niño se considerará vacante.

1305.9 Normas sobre cuotas.

Un programa Head Start no debe prescribir ninguna cuota de cuotas o, de ninguna manera, cobrar por la participación en el programa. Si la familia del niño que se ha determinado como elegible para participar en el programa Head Start paga voluntariamente parte o todos los costos de la participación del niño, el programa Head Start puede aceptar dichos pagos y registrarlos como ingresos del programa.

Bajo ninguna circunstancia el programa Head Start debe solicitar, alentar o condicionar la matrícula del niño o su participación en el programa por el pago de una cuota.

1305.10 Cumplimiento.

El incumplimiento de los requisitos de esta parte por parte de un concesionario puede resultar en la denegación del reotorgamiento o en la rescisión, conforme a 45 CFR parte 1303.

Autoridad: 42 U.S.C. 9801 et seq.