F – 001 ¿Cuáles son los requisitos para la conservación de los archivos o documentos?
OHS – PC – F – 001¿Cuáles son los requisitos para la conservación de los archivos o documentos?
Los concesionarios y agencias delegadas de Head Start tienen la obligación de conservar sus archivos financieros, documentación justificante, registros estadísticos y otra documentación (inclusive los archivos de los niños), que guarden relación con su adjudicación, por tres años desde la fecha de presentación del informe final de gastos anuales. Sin embargo, las siguientes son excepciones al requisito de conservación por tres años:
- Si hubiera algún litigio, reclamación, revisión de la gestión financiera o auditoría que comenzara antes del vencimiento del periodo de 3 años, los registros deben guardarse hasta que todos los litigios, o conclusiones de la auditoría se hayan resuelto y tomado las medidas finales.
- Cuando los registros se transfieran o se retengan por ACF u OHS, el requisito de retención de 3 años para esos registros no es aplicable al concesionario ni a la agencia delegada.
- Cuando las propuestas de costos indirectos, los planes de los costos imputados y cualquier otra computación de la tasa por la que se cargan cierto grupo de costos se presentan al gobierno federal, el periodo de conservación de 3 años empieza en dicha fecha de presentación.
- Se pueden sustituir copias de los documentos originales por estos si hay autorización de ACF u OHS.
- Cuando ACF u OHS solicita que se le transfieran archivos cuando determine que hay un valor de conservación a largo plazo, o hace arreglos para que el concesionario retenga los archivos más allá de los 3 años, el periodo de conservación de dichos archivos se determinará por ACF u OHS.
- Todos los archivos relacionados con la adquisición o renovación significativa de un establecimiento deben conservarse por el periodo de tiempo en que sea de la propiedad del concesionario (o de arrendamiento en caso de que el establecimiento sea alquilado) más tres años.
Requisito
45 CFR 74.53, 92.42, y 1309.41
23 de abril de 2007
F – 002 ¿Puede un programa Head Start empezar a ofrecer servicios a un niño, incluyendo exámenes sistemáticos en una feria de salud antes de que comience el año programático?
OHS – PC – F – 002
¿Puede un programa Head Start empezar a ofrecer servicios a un niño, incluyendo exámenes sistemáticos en una feria de salud antes de que comience el año programático?
Sí, una vez que el niño se haya matriculado en el programa, se le puede proporcionar servicios. Esto podría incluir exámenes sistemáticos o inmunizaciones en la feria de salud, una visita inicial al hogar por el personal de Head Start u otros servicios anteriores a la entrada en el programa.
Orientación informal
13 de julio de 2007
F – 003 ¿Cuándo empieza el periodo exigido de 45 días para completar los exámenes sistemáticos?
OHS – PC – F – 003 ¿Cuándo empieza el periodo exigido de 45 días para completar los exámenes sistemáticos?
Conforme a
45 CFR 1304.20(b), los programas Head Start, en colaboración con los padres, deben empezar a completar dichos exámenes sistemáticos en los primeros 45 días del ingreso del niño en el programa. Entrada o ingreso en el programa se define como el primer día en que el niño entra en el salón de clases de Head Start o comienza a participar en el programa basado en el hogar o del cuidado infantil familiar.
Requisito
45 CFR 1304.20(b)
13 de julio de 2007
F – 004 ¿Son "políticas", "planes" y "procedimientos" términos intercambiables en las Normas de Desempeño del Programa, o tienen significados distintos? ¿Se requiere a los programas que tengan documentos separados en los archivos para demostrar que cumplen con los requisitos para estas tres actividades cuando las Normas de Desempeño indican que deben estar “por escrito”? Expliquen esto, por favor.
OHS – PC – F – 004 ¿Son "políticas", "planes" y "procedimientos" términos intercambiables en las Normas de Desempeño del Programa, o tienen significados distintos? ¿Se requiere a los programas que tengan documentos separados en los archivos para demostrar que cumplen con los requisitos para estas tres actividades cuando las Normas de Desempeño indican que deben estar “por escrito”? Expliquen esto, por favor.
Los términos: “políticas”, “planes” y “procedimientos” se refieren a la dirección y guía de acciones en el presente o en el futuro por el cuerpo directivo y “Consejo de Políticas”, la gerencia y el personal de Head Start. Estos términos no son intercambiables. Aunque hay alguna similitud entre ellos, son progresivamente más concretos en su enfoque.
El cuerpo directivo y el Consejo de Políticas tienen la responsabilidad de establecer o aprobar políticas para el programa Head Start. Cuando los dirigentes del programa deciden cuáles son las metas de la organización que se deben cumplir y eligen un curso de acción, explican mediante la política cuál es y será el curso de acción del programa. La política determina o guía las decisiones futuras que son importantes para la misión de Head Start. Las políticas son declaraciones de las maneras en que una organización tiene intención de lograr su misión y sus diversas metas.
Los planes pueden ser la responsabilidad del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas, la gerencia o el personal. Estos tienen que ver con dividir las metas en partes o pasos que se llevarán a cabo en un periodo de tiempo, por ciertas personas en ciertos lugares. Los planes típicamente incluyen los horarios de eventos o actividades. Tienden a centrarse sobre cuándo, dónde y quién llevará a cabo la serie de pasos necesarios para lograr la meta.
Los procedimientos pueden ser la responsabilidad del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas, la gerencia o el personal. Los procedimientos se centran en cómo las personas y los grupos tienen que desempeñar sus responsabilidades para llevar a cabo los pasos o protocolos concretos. Una serie de instrucciones puede detallar la secuencia, la coordinación y ejecución de acciones concretas que son necesarias para completar alguna tarea o paso. Los procedimientos son una forma concreta de lograr algo para la organización.
Una política concreta puede requerir un plan o planes y procedimientos. Las Normas de Desempeño del Programa no prescriben que estos sean documentos separados o integrados. Las políticas, planes y procedimientos escritos pueden ser documentos separados o integrados, según la discreción de cada programa.
Requisito
13 de julio de 2007
F – 005 En la política de privacidad del concesionario, en la sección donde se indica quién tiene acceso a los archivos o expedientes de los niños, las familias y el personal, así como a los sistemas mecánicos, ¿se debería también incluir a los integrantes del cuerpo directivo y el comité ejecutivo del Consejo de Políticas?
OHS – PC – F – 005 En la política de privacidad del concesionario, en la sección donde se indica quién tiene acceso a los archivos o expedientes de los niños, las familias y el personal, así como a los sistemas mecánicos, ¿se debería también incluir a los integrantes del cuerpo directivo y el comité ejecutivo del Consejo de Políticas?
Es una decisión local determinar a quién se aplica la política de privacidad o confidencialidad del concesionario—además de los niños, las familias y el personal. El reglamento de Head Start referente a los sistemas de registro de documentos requiere que las agencias concesionarias y delegadas establezcan y mantengan sistemas eficientes y efectivas que provean información exacta y oportuna sobre los niños, las familias y el personal para asegurar que se mantenga la confidencialidad de tal información. Siempre que los miembros del Comité Ejecutivo del Consejo de Políticas sean padres de niños de Head Start, están cubiertos por las normas de Head Start y por el requisito de la confidencialidad. Se deja a la discreción del concesionario el que se incluya a los miembros del cuerpo directivo y los que no son padres del Comité Ejecutivo del Consejo de Políticas del concesionario, en la política de confidencialidad.
También puede haber leyes estatales y locales que rigen los registros confidenciales que pueden ser aplicables y se alienta a los concesionarios a contactar sus agencias gubernativas locales para averiguar cómo pueden o no ser cubiertos por dichas normas.
Requisito
45 CFR 1304.51(g)
20 de noviembre de 2007
F – 006 ¿Qué clase de documentación requiere Head Start para determinar si un niño está al día en un horario de cuidado del niño sano?
OHS – PC – F – 006 ¿Qué clase de documentación requiere Head Start para determinar si un niño está al día en un horario de cuidado del niño sano?
45 CFR 1304.51(g) requiere que los programas Head Start establezcan y mantengan sistemas eficientes y eficaces de archivos para contar con información exacta y oportuna sobre los niños, las familias y el personal. Para documentar que un niño está al día en un horario de cuidado infantil del niño sano y para cumplir con el requisito de que establezcan y mantengan sistemas eficientes y eficaces de registros o archivos, los programas Head Start deben mantener documentación sobre el estado de salud de cada niño. Esta documentación debería provenir del proveedor de la salud del niño. Los informes de los padres sobre los exámenes o tratamientos no se consideran como documentación eficiente ni eficaz.
Requisito
45 CFR 1304.51(g)
13 de diciembre de 2007
F – 007 Si el plan de servicios de una agencia Head Start es lo suficientemente integral como para incluir todos los procedimientos requeridos en las Normas de Desempeño y otras directrices estatales y federales, ¿será necesario desarrollar un plan de servicios de discapacidades por separado?
OHS – PC – F – 007 Si el plan de servicios de una agencia Head Start es lo suficientemente integral como para incluir todos los procedimientos requeridos en las Normas de Desempeño y otras directrices estatales y federales, ¿será necesario desarrollar un plan de servicios de discapacidades por separado?
El plan de servicios para discapacidades puede incluirse en el plan integral de su programa para los servicios en todas las áreas del programa, conforme a 45 CFR 1304.51(a)(1)(iii). Sin embargo, dicho plan integral debe abordar todos los requisitos del plan de servicios de discapacidades conforme a 45 CFR 1308.4(e)-(o) y 45 CFR 1308.4(d). La agencia debe usar las partes pertinentes del plan como documento de trabajo que guíe todos los aspectos de la gestión para atender a los niños con discapacidades en Head Start. Se recuerda a las agencias que los requisitos de 45 CFR 1308 son aplicables a los programas Head Start, pero no a los programas Early Head Start.
Requisito
45 CFR 1304.51(a)(1)(iii); 45 CFR 1308.4(d)-(o)
1 de julio de 2008
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