Hoja  de consejos – Proceso de licitación
 

El otorgamiento de un contrato de construcción que pasa por un proceso de licitación se basa principalmente en el costo. Los directores del programa y los miembros del equipo para la planificación de establecimientos del programa pueden usar este recurso como guía en su proceso de licitación. La calidad del trabajo, las referencias y la capacidad para completar el trabajo a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto juegan un papel significativo en el otorgamiento del contrato de construcción. Esta hoja informativa provee consejos para llevar a cabo un proceso igual que el de los criterios que hay que tener a la hora de seleccionar profesionales que trabajan por contrato.

Antes de emplear a un contratista, se debe desarrollar un proceso y un paquete de licitación. Entre los requerimientos mínimos del paquete se incluye:

  • Publicación del formulario para la licitación (o buscar algunos contratistas, usando criterios para la precalificación)
  • Formulario para la licitación
  • Instrucciones para los formularios de licitación, incluyendo el método para la adjudicación del contrato (por ejemplo, a la propuesta más baja o la propuesta base mínima en combinación con suplentes)
  • Formulario para la fianza de la licitación (5 por ciento de caución de licitador)
  • Formulario del contrato
  • Formulario de garantía de desempeño y fianza a (100 por ciento)
  • Solicitud de pago al contratista
  • Condiciones generales y complementarias del contrato de construcción.
  • Igualdad de oportunidades de empleo (contratos de construcción que exceden $10,000)
  • Requerimientos para la fijación de fianzas y el seguro.
  • Plazo de ejecución del contrato de construcción y documentos de liquidación necesarios para el cumplimiento sustancial.
  • Índice para la determinación de los salarios actuales de acuerdo a la Ley Davis-Bacon. Para mayor información sobre la Ley Davis-Bacon visite www.dol.gov/dol/compliance/comp-dbra.html

Consejos prácticos para un proceso exitoso

  1. Cuando contrate servicios profesionales, el programa debe desarrollar una serie de preguntas importantes para el programa y el proyecto como base de la propuesta. Cada profesional, empresa o entidad debe brindar respuestas detalladas. Ejemplos de las preguntas:
    • Tiene usted licencia?
    • Describa su experiencia previa de trabajo con esta agencia o programa.
    • Describa su experiencia previa de diseño y construcción de centros para Head Start o establecimientos educativos para la primera infancia.
    • ¿Tiene un certificado o ha recibido capacitación especializada en diseño y construcción de centros de Head Start o centros educativos para la primera infancia?
    • Describa su equipo de diseñadores que trabajarán en este proyecto en particular, incluya tipo de título, experiencia individual, años en la empresa, certificados o capacitaciones especializadas en diseño y construcción de centros de Head Start, y número de proyectos en ejecución en la actualidad.
    • Enumere todos los proyectos actuales junto a los que ha realizado durante los tres últimos años. Provea nombres de contacto, números de teléfonos, fecha de terminación, presupuesto, y número de órdenes de cambios en la construcción aprobadas.
  2. Desarrolle criterios para calificar otorgando diferentes niveles de importancia a las preguntas. Los criterios de calificación son la oportunidad para establecer prioridades y para contratar el tipo de profesional que mejor se ajuste al proyecto y a la agencia. La ponderación de las preguntas varía conforme a los requisitos que se consideran más importantes del profesional, la empresa o la entidad. Por ejemplo,
    • un arquitecto local con licencia podría tener una calificación de 15 puntos;
    • el haber trabajado anteriormente con la agencia tendría una calificación de 20 puntos;
    • la experiencia de diseño y construcción de otros centros de Head Start o establecimientos para la educación infantil podría valer 25 puntos;
    • el tener un certificado o haber recibido capacitación formal en el diseño o construcción de centros de Head Start o establecimientos para la educación infantil podría valer 30 puntos;
    • y las calificaciones del equipo de diseño, su experiencia, y su conocimiento podría valer 35 puntos. La experiencia previa podría ser el factor más importante para la agencia y podría valer 40 puntos.
  3. Si el precio es incluido como factor de evaluación y existe una solicitud de información de costos, éste podría utilizarse como un factor para preseleccionar o descartar candidatos que cobran elevadas tarifas por hora.
  4. El siguiente paso es crear un panel de evaluación de tres a cinco personas. Cada persona leerá, calificará y clasificará cada propuesta. Cada miembro del panel debe tener un conocimiento profesional del proyecto y de la industria de la construcción y conocimiento de lo que se requiere para que este proyecto sea exitoso y algunos miembros no deberán estar asociados con la agencia o el proyecto.
  5. Sume las puntuaciones y asegúrese de que todos los candidatos tengan la misma oportunidad para obtener la mayor cantidad de puntos posibles. En el criterio mencionado arriba (Punto 2), el total es de 165 puntos. Se puede desarrollar una escala de 100 o 200 puntos. El factor más importante es que todos los candidatos tengan la misma oportunidad y que ningún candidato tenga trato especial.
  6. Después de calificar, promedie las calificaciones de cada propuesta para obtener la puntuación final y ordene las propuestas sobresalientes en orden de prioridad.
  7. El proceso de negociación comienza después de que las propuestas son abiertas, leídas y calificadas conforme a los criterios ponderados. Las 3 o 5 propuestas sobresalientes son notificados de que fueron seleccionados como finalistas y serán contactados vía telefónica para una reunión y una presentación. Las presentaciones son opcionales pero se recomienda que las hagan. Éstas le dan a todos la oportunidad de conocer a las personas con las cuales estarán trabajando, establecer una relación de persona a persona y el personalizar las propuestas. Después de que todas las presentaciones se han llevado a acabo, se realiza una puntuación final. La empresa ganadora es notificada de la selección para negociar un contrato.
  8. El costo de servicios profesionales puede variar considerablemente entre una tarifa por hora y un monto total basado en el cumplimiento de metas y objetivos medidos especialmente / expresamente. No obstante, se establece el contrato, el gobierno federal requiere un contrato a precio fijo firme. Se debe incluir una tarifa por hora en una cláusula adicional en caso de que se requiera trabajo extra durante el curso del proyecto.

Errores que se deben evitar durante el proceso de licitación:

Durante el proceso de licitación, anuncie la hora y el día en que se abren las licitaciones y la fecha de cierre para la recepción de ofertas. La fecha de cierre debe ser respetada. Si una agencia abre una propuesta que llegó tarde, puede interponerse una demanda o acción legal en contra de la agencia, y retrasarse el proyecto. Si un contratista a quien se le pasa la fecha de cierre para la recepción de ofertas entrega una propuesta, la agencia puede recibirla pero no puede abrirla. La propuesta debe ser incluida en la hoja de tabulación de licitaciones como “rechazada” por que no fue entregada antes de la fecha de cierre.

Una vez que las propuestas han sido abiertas y leídas en voz alta por el arquitecto o el director del proyecto, no se debe decir nada más, particularmente acerca del que cotiza más bajo. Después de leída la ultima propuesta, se les agradece a aquellos que asistieron y se les informa la fecha en que podría realizarse la adjudicación, tal como la próxima reunión del consejo.

Una vez aceptadas todas las propuestas, el equipo encargado del proyecto puede empezar a determinar la habilidad de los contratistas para hacer el trabajo para el cual presentaron la propuesta. Esto implica revisar referencias, información bancaria, tasas de créditos, demandas, estabilidad en administración, subcontratistas, proveedores, calificaciones de bonos y determinar si el contratista está en la lista de contratistas vetados del gobierno, lo cual los excluirá de la adjudicación de un contrato o subcontrato.

Adjudicación de la licitación

La adjudicación de un contrato de construcción usando el proceso de licitación se basa principalmente en el costo. Sin embargo, el costo puede no ser el único factor considerado para la adjudicación de un contrato de construcción o renovación. La calidad del trabajo, las referencias, la habilidad para completar el trabajo dentro del presupuesto y el plazo establecidos así como la fijación de fianzas son otros factores que puede jugar un rol decisivo en la adjudicación.

Un contrato de construcción no tiene que se adjudicado necesariamente al que cotice más bajo. Sin embargo debe ser adjudicado al mejor de los oferentes que cotizan más bajo. Si no se le adjudica al que cotizó más bajo, es muy importante que se le brinde una explicación detallada a la agencia que está subvencionando el proyecto y que se presente la documentación ante el consejo del organismo en caso de toda impugnación legal que podría presentarse a la agencia o el programa.

El arquitecto o el director del proyecto juega un rol esencial en documentar las razones para la adjudicación del contrato al mejor oferente dentro de los que cotizaron más bajo en vez de simplemente al que cotizó más bajo.

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Hoja de consejos– Proceso de licitación. HHS/ACF/OHS. n.d. Español.


Last Reviewed: January 2010

Last Updated: October 1, 2013