MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN

PARA: Los concesionarios de Head Start y Early Head Start y sus agencias delegadas

TEMA: Proceso de Manejo de Riesgos de Head Start (RMP, por sus siglas en inglés)

INFORMACIÓN:

Office of Head Start implementa el Proceso de Manejo de Riesgos para todos los concesionarios que estará totalmente en funcionamiento a partir de abril de 2008.

El proceso de manejo de riesgos servirá como marco de referencia para entrelazar los procesos de financiación, monitoreo y asistencia técnica con las siguientes finalidades:

• Prevenir o reducir riesgos
• Enfocar en la intervención temprana y trabajar con las fortalezas
• Mejorar la comunicación y la distribución de información
• Crear conocimiento corporativo

El proceso de manejo de riesgos se repite cada año para todos los concesionarios. Este año comenzará siete meses antes de la fecha de reotorgamiento de fondos de cada concesionario, lo que ayudará a identificar las áreas específicas que necesitan atención en la Solicitud de reotorgamiento. Se espera que los concesionarios jueguen un papel importante en este proceso.

Un componente dinámico y central de este proceso es la Reunión del Manejo de Riesgos (Risk Management Meeting, RMM). Los objetivos de la RMM son: reconocer las fortalezas de los concesionarios, identificar las áreas de desempeño que necesitan mejorar, usar esta información y colaborar en la producción de un plan de acción exhaustivo que atienda esas áreas. Participarán en esta reunión: el personal de los concesionarios, el personal del programa de OHS, el personal de subvenciones y el personal de capacitación y asistencia técnica.

La Oficina Regional se pondrá en contacto con los concesionarios con suficiente antelación al inicio del año de subvención para preparar las reuniones de RMM. Se enviará una carta de invitación y una agenda preliminar 30 días antes de la reunión. Les exhortamos a que provean sus comentarios en cuanto a la agenda y a que aprovechen la oportunidad de prepararse y planificar conjuntamente la reunión. Para garantizar la entrega puntual de los materiales de la reunión, se pide a los concesionarios que verifiquen y actualicen su información de contacto en los perfiles de Early Childhood Learning and Knowledge Center (ECLKC).

Se exhorta al personal clave de los concesionarios, incluidos los representantes del Cuerpo Directivo, el Director Ejecutivo, el Director de Finanzas, el Director de Head Start, el representante del Consejo de Políticas y los Gerentes del Programa a participar de lleno en la RMM. Se permite invitar a los asociados estatales a cargo de las subvenciones y los representantes de CSBG, según convenga.

La RMM resultará en un plan de acción conjunta diseñado para mejorar o expandir las áreas que lo necesiten. Los planes reflejarán los pasos que se deben tomar, identificarán a las personas responsables y establecerán marcos de tiempo para implementarlos. El compromiso dinámico y mutuo en la implementación del plan de acción es fundamental para el éxito del Proceso de Manejo de Riesgos.

Mientras que todos los concesionarios tienen al menos un RMM cada año, hay circunstancias en que se pueden celebrar RMM adicionales para medir el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos o para continuar las mejoras. Uno de esos casos, por ejemplo, puede ser programar reuniones adicionales con un concesionario que se ha determinado tiene deficiencias o ha incumplido con un número significativo de requisitos.

Se puede acceder a una presentación del Proceso de Manejo de Riesgos por parte del personal más antiguo de OHS en el sitio web de Early Childhood Learning and Knowledge Center (ECLKC), .

OHS espera desarrollar relaciones de trabajo más estrechas con los concesionarios y las comunidades a las que sirven. El manejo de riesgos es una herramienta para identificar problemas potenciales y resolverlos a tiempo y en conjunto y así asegurarnos de que nuestros niños y sus familias reciben de Head Start servicios de la mejor calidad.

/ Patricia E. Brown /

Patricia E. Brown
Directora en funciones
Office of Head Start