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Cómo desarrollar y redactar las propuestas de las subvenciones

Desarrollo de una propuesta de subvención

Esta sección del catálogo de la publicación Asistencia federal doméstica proporciona una amplia guía para crear y redactar una propuesta de subvención. El personal fiscal y el de redacción de subvenciones en organizaciones que buscan subvenciones federales pueden encontrar útil esta información.

Primera parte: Desarrollo de una propuesta de subvención
Desarrollo de la propuesta inicial
Desarrollo de ideas para la propuesta
Respaldo de la comunidad
Identificación de un recurso de financiamiento
Organizarse para redactar la propuesta
Revisión
Segunda parte: Redactar la propuesta de subvención
Los componentes básicos de una propuesta
Resumen de la propuesta: Esquema de los objetivos del proyecto
La declaración del problema: Declarar el propósito a la mano
Objetivos del proyecto: Metas y resultados deseados
Métodos del programa y diseño del programa: Un plan de acción
Evaluación: Análisis de productos y procesos
Financiamiento futuro: Planificación de proyectos a largo plazo
La propuesta del presupuesto: Planificación del presupuesto
Directrices y bibliografía

PRIMERA PARTE: DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SUBVENCIÓN

Preparación

Una propuesta satisfactoria es aquella que está bien preparada, cuidadosamente planificada y empacada concisamente. El solicitante potencial debe familiarizarse con todos los criterios pertinentes del programa relacionados con el catálogo de programa del cual se solicita asistencia. Consulte a la persona de contacto que figura en la descripción del programa del catálogo antes de desarrollar una propuesta, para obtener información sobre si hay fondos disponibles, cuándo se producen los plazos correspondientes y el proceso utilizado por la agencia otorgante para aceptar las solicitudes. Los solicitantes deben recordar que los requisitos básicos, los formularios de solicitud, la información y los procedimientos varían según la agencia federal que otorgue la subvención.

Las personas sin experiencia previa en la redacción de propuestas de becas pueden encontrar útil asistir a un taller sobre la obtención de subvenciones. Un taller puede amplificar la información básica presentada aquí. Los solicitantes interesados en lecturas adicionales sobre el desarrollo de propuestas y subvenciones deben consultar las referencias que se enumeran al final de esta sección y explorar otros recursos de la biblioteca.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA INICIAL

Desarrollo de ideas para la propuesta

Al desarrollar una idea para una propuesta, es importante determinar si la idea ha sido considerada en la localidad o el estado del solicitante. Se debe hacer una comprobación cuidadosa con los legisladores y las agencias gubernamentales del área, y las agencias públicas y privadas relacionadas que actualmente pueden tener subvenciones o contratos para realizar trabajos similares. Si ya existe un programa similar, es posible que el solicitante deba reconsiderar la presentación del proyecto propuesto, especialmente si se percibe una duplicación de esfuerzos. Si pueden establecerse claramente diferencias o mejoras en las metas del proyecto propuesto, puede valer la pena procurar asistencia federal.

Apoyo de la comunidad 

El apoyo de la comunidad para la mayoría de las propuestas es esencial. Una vez que se haya desarrollado el resumen de la propuesta, busque a personas o grupos que representen a organizaciones académicas, políticas, profesionales y laicas que puedan estar dispuestas a respaldar la propuesta por escrito. El tipo y calibre del apoyo comunitario es fundamental en la fase inicial y en las posteriores de revisión. Numerosas cartas de apoyo pueden ser persuasivas para una agencia otorgante. No pase por alto el apoyo de las agencias gubernamentales locales y de los funcionarios públicos. Las cartas de respaldo que detallan las áreas exactas de la sanción y el compromiso del proyecto a menudo se solicitan como parte de una propuesta a una agencia federal. Es posible que se requieran varios meses para desarrollar cartas de respaldo/aprobación, ya que a veces las partes involucradas negocian algo de valor (por ejemplo, edificios, personal, servicios).

Muchas agencias requieren, por escrito, acuerdos de afiliación (un acuerdo mutuo para compartir servicios entre agencias) y crear compromisos de espacio en el edificio antes de otorgar la aprobación o la adjudicación de la subvención. Un método útil de generar apoyo comunitario puede ser celebrar reuniones con los principales responsables de la toma de decisiones de la comunidad que estén interesados en el tema de la propuesta. El foro de discusión puede incluir una consulta sobre los méritos de la propuesta, el desarrollo de un contrato de soporte para la propuesta, para generar datos en apoyo de la propuesta o el desarrollo de una estrategia para crear el apoyo de la propuesta de un gran número de grupos comunitarios.

Identificación de un recurso de financiamiento

Una revisión de las secciones de Objetivos y usos y Restricciones del uso de la descripción del programa del Catálogo puede indicar qué programas podrían proporcionar financiamiento para una idea. No pase por alto los programas relacionados como recursos potenciales. Tanto el solicitante como la agencia otorgante deben tener los mismos intereses, intenciones y necesidades para que una propuesta se considere como candidato aceptable para recibir financiamiento.

Una vez que se identifica una posible agencia otorgante, llame al número de teléfono de contacto identificado en Contactos de información y solicite un kit de solicitud de subvención. Más tarde, conozca a algunos de los empleados de la agencia otorgante. Pida sugerencias, críticas y consejos acerca del proyecto propuesto. En muchos casos, cuanto más sepa el personal de la agencia sobre la propuesta, mayor será la posibilidad de apoyo y de una eventual decisión favorable. A veces es útil enviar el resumen de la propuesta a un funcionario de una agencia específica en una carta de presentación por separado, y pedir una revisión y un comentario lo antes posible. Siempre consulte con la agencia federal para determinar su preferencia si este enfoque está bajo consideración. Si la revisión es desfavorable y las diferencias no se pueden resolver, solicite a la agencia examinadora (oficial) que sugiera otro departamento o agencia que pueda estar interesado en la propuesta. También es importante una visita personal a la oficina regional o sede de la agencia. Una visita no solo establece un contacto cara a cara, sino que también puede mostrar algunos detalles esenciales sobre la propuesta o ayudar a obtener publicaciones y referencias de la biblioteca de la agencia.

Se requiere que las agencias federales informen sobre la información de financiamiento a medida que los fondos se aprueban, aumentan o disminuyen entre los proyectos dentro de un estado determinado, según el tipo de informe requerido. Además, considere revisar el presupuesto federal para los años fiscales actuales y presupuestarios para determinar los montos en dólares propuestos para funciones presupuestarias específicas.

El solicitante deberá estudiar cuidadosamente los requisitos de elegibilidad para cada programa federal bajo consideración (véase la sección de elegibilidad del solicitante de la descripción del programa del catálogo). El solicitante puede saber que se le requiere que brinde servicios no intencionados, como un servicio a grupos de clientes particulares o la participación de instituciones específicas. Puede requerir la modificación del concepto original para que el proyecto sea elegible para el financiamiento. Las preguntas sobre elegibilidad se deben discutir con el funcionario correspondiente del programa.

Los plazos de presentación de solicitudes a menudo no son negociables. Por lo general, se asocian con horarios estrictos para la revisión de la agencia. Algunos programas tienen más de una fecha límite de solicitud durante el año fiscal. Los solicitantes deben planear el desarrollo de su propuesta en los plazos establecidos.

Organizarse para redactar la propuesta 

A lo largo de la etapa de redacción de la propuesta, tenga un cuaderno a mano para anotar sus ideas. Periódicamente, intente conectar las ideas repasando el cuaderno. Nunca deseche ideas escritas durante la etapa de redacción de la subvención. Mantenga un archivo con la etiqueta "Ideas" o con algún otro título conveniente y revise las ideas de vez en cuando. El archivo debe ser fácilmente accesible. La recopilación de documentos tales como los artículos de incorporación, los certificados de exención de impuestos y los estatutos deben completarse, de ser posible, antes de que comience la escritura.

REVISIÓN 

Crítica 

En algún momento, tal vez después de que se haya completado el primer o segundo borrador, busque un tercero neutral para que revise el borrador de trabajo de la propuesta para comprobar la continuidad, claridad y razonamiento. Solicite una crítica constructiva en este momento, en lugar de esperar a que la agencia federal otorgante ofrezca esta información durante el ciclo de revisión. Por ejemplo, ¿el redactor ha hecho suposiciones no corroboradas o ha usado jerga o un lenguaje excesivo en la propuesta?

Firma 

La mayoría de las propuestas se hacen a instituciones en lugar de individuos. A menudo se requieren las firmas de los principales funcionarios administrativos. Compruebe que se incluyan en la propuesta donde corresponda.

Pulcritud 

Las propuestas deben escribirse, compaginarse, copiarse y empaquetarse de manera correcta y ordenada (de acuerdo con las instrucciones de la agencia, si las hubiera). Cada paquete debe ser inspeccionado para asegurar la uniformidad de principio a fin. La encuadernación puede requerir grapas o tapas duras. Consulte con la agencia federal para determinar su preferencia. Un paquete de propuesta limpio, organizado y atractivo puede dejar una impresión positiva con el lector sobre el contenido de la propuesta.

Envío 

Una carta siempre debe acompañar una propuesta. Los requisitos estándar del Servicio Postal de EE. UU. son aplicables a menos que la agencia federal indique lo contrario. Asegúrese de que haya tiempo suficiente para que las propuestas lleguen a sus destinos. De lo contrario, puede ser necesario hacer arreglos especiales para ello. Siempre coordine dichos acuerdos con la oficina del proyecto de la agencia federal otorgante (la agencia que será la responsable del proyecto), la oficina de la subvención (la agencia que coordinará la revisión de la subvención) y la oficina de contratos (la agencia responsable del desembolso y de los avisos de adjudicación), si es necesario.

SEGUNDA PARTE: REDACTAR LA PROPUESTA DE SUBVENCIÓN 

Los componentes básicos de una propuesta 

Hay ocho componentes básicos para crear un paquete sólido de propuestas: (1) el resumen de la propuesta; (2) introducción a la organización; (3) la declaración del problema (o evaluación de necesidades); (4) objetivos del proyecto; (5) métodos o diseño del proyecto; (6) evaluación del proyecto; (7) financiamiento futuro; y (8) el presupuesto del proyecto. Lo siguiente ofrece una visión general de estos componentes.

El Resumen de la propuesta: Esquema de los objetivos del proyecto 

El resumen de la propuesta describe el proyecto propuesto y debe aparecer al principio de la propuesta. Puede ser en forma de una carta de presentación o una página separada, pero definitivamente debe ser breve - no más de dos o tres párrafos. El resumen sería más útil si se preparara después de que la propuesta se haya desarrollado para abarcar todos los puntos de resumen clave necesarios para comunicar los objetivos del proyecto. Es este documento el que se convierte en la piedra angular de su propuesta y la impresión inicial que da será fundamental para el éxito de su empresa. En muchos casos, el resumen será la primera parte del paquete de la propuesta que verán los funcionarios de la agencia y muy posiblemente sea la única parte del paquete que se revisa cuidadosamente antes de tomar la decisión de considerar el proyecto más extensamente.

El solicitante debe seleccionar un proyecto financiable que pueda ser apoyado en vista de la necesidad local. Se deben señalar alternativas, en ausencia del apoyo federal. Se debe explicar la influencia del proyecto tanto durante como después del período del proyecto. Las consecuencias del proyecto como resultado del financiamiento deben ser resaltadas.

Introducción: Presentación de un solicitante u organización fiable
El solicitante debe recopilar datos sobre su organización de todas las fuentes disponibles. La mayoría de las propuestas requieren una descripción de la organización del solicitante para describir sus operaciones pasadas y presentes. Algunas características a considerar son:

Una breve biografía de los miembros del consejo y del personal clave.

Las metas de la organización, la filosofía, el historial con otros otorgantes y cualquier historia de éxito.

Los datos deben ser pertinentes a las metas de la agencia federal otorgante y deben establecer la credibilidad del solicitante.

La declaración del problema: Declarar el propósito a la mano 

La declaración del problema (o evaluación de necesidades) es un elemento clave de una propuesta que hace una declaración clara, concisa y con el respaldo adecuado del problema que se debe abordar. La mejor manera de recopilar información sobre el problema es realizar y documentar una evaluación de las necesidades formales e informales para un programa en el área objetivo o de servicio. La información debe ser tanto objetiva como directamente relacionada con el problema abordado por la propuesta. Las áreas a documentar son:

  • El propósito de desarrollar la propuesta. 
  • Los beneficiarios - quiénes son y cómo se beneficiarán. 
  • Los costos sociales y económicos afectados. 
  • La naturaleza del problema (proporcione la mayor evidencia sólida posible). 
  • Cómo la organización solicitante llegó a darse cuenta de que el problema existe y lo que actualmente se está haciendo sobre el problema. 
  • Las alternativas restantes disponibles cuando el financiamiento se ha agotado. Explicar qué pasará con el proyecto y las consecuencias inminentes. 
  • Lo más importante, la forma específica a través de la cual podrían resolverse los problemas. Revisión de los recursos necesarios, teniendo en cuenta cómo se utilizarán y con qué fin.

Existe una considerable bibliografía sobre las técnicas de evaluación exactas que se utilizarán. Cualquier oficina de planificación del gobierno local, regional o estatal, o universidad local que ofrezca trabajo de curso en técnicas de planificación y evaluación debe poder proporcionar excelentes referencias de los antecedentes. Los tipos de datos que se pueden recopilar incluyen: información histórica, geográfica, cuantitativa, objetiva, estadística y filosófica, así como estudios realizados por universidades y búsquedas bibliográficas en bibliotecas públicas o universitarias. Los colegios o universidades locales que tienen un departamento o sección relacionada con el tema de las propuestas pueden ayudar a determinar si existe interés en desarrollar un proyecto de estudiantes o docentes para realizar una evaluación de las necesidades. Puede ser útil incluir ejemplos de las conclusiones para destacarlos en la propuesta.

Objetivos del proyecto: Metas y resultados deseados

Los objetivos del programa se refieren a actividades específicas en una propuesta. Es necesario identificar todos los objetivos relacionados con las metas a alcanzar y los métodos a emplearse para alcanzar los objetivos establecidos. Considere cantidades o cosas medibles y haga referencia a una declaración del problema y al resultado de las actividades propuestas cuando desarrolle un objetivo bien establecido. Las figuras utilizadas deben ser verificables. Recuerde, si la propuesta es financiada, los objetivos establecidos probablemente se utilizarán para evaluar el progreso del programa, por lo tanto, sea realista. Hay publicaciones disponibles para ayudar a identificar y escribir los objetivos del programa.

Métodos del programa y diseño del programa: Un Plan de acción 

El diseño del programa se refiere a cómo se espera que el proyecto funcione y resuelva el problema planteado. Haga un bosquejo de lo siguiente:

  • Las actividades que se llevarán a cabo junto con los recursos relacionados y el personal necesario para operar el proyecto (insumos). 
  • Un diagrama de flujo de las características organizativas del proyecto. Describa cómo se relacionan las partes, dónde se necesitará el personal y qué se espera que hagan. Identifique los tipos de instalaciones, transporte y servicios de apoyo requeridos (rendimientos). 
  • Explique qué se logrará a través de 1 y 2 arriba (productos); es decir, plan para resultados medibles. Es posible que se requiera que el personal del proyecto presente evidencia del desempeño del programa a través de un examen de los objetivos establecidos durante una visita al sitio por parte de la agencia federal otorgante y/o revisiones de la subvención que pueden involucrar a comités de revisión por los pares. 
  • Puede ser útil elaborar un diagrama del diseño del programa. Por ejemplo, dibuje un bloque de tres columnas. Cada columna está encabezada por una de las partes (entradas, rendimientos y salidas) y, a la izquierda (junto a la primera columna), se deben identificar las características específicas del programa (es decir, implementación, dotación del personal, adquisiciones y desarrollo de sistemas). En la cuadrícula, especifique algo sobre el diseño del programa, por ejemplo, suponga que la primera columna está etiquetada como entradas y la primera fila está etiquetada como personal. En la cuadrícula, se podría especificar bajo entradas cinco enfermeras para operar una unidad de cuidado infantil. El rendimiento podría ser mantener gráficos, aconsejar a los niños y establecer una rutina diaria; las salidas pueden ser dar de alta a 25 niños sanos por semana. Este tipo de procedimiento ayudará a conceptualizar el alcance y los detalles del proyecto. 
  • Siempre que sea posible, justifique en la narrativa el curso de acción tomado. Debe utilizarse el método más económico que no comprometa o sacrifique la calidad del proyecto. Los gastos financieros asociados con el desempeño del proyecto más adelante se convertirán en puntos de negociación con el personal del programa federal. Si no se justifica cuidadosamente por escrito en la propuesta, después de la negociación con las agencias federales otorgantes, el proyecto aprobado puede parecerse menos al concepto original. Considere cuidadosamente las presiones de la implementación propuesta, es decir, el tiempo y dinero necesario para adquirir cada parte del plan. Un cuadro de Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas (PERT, sigla en inglés) podría ser útil y de apoyo para justificar algunas propuestas. 
  • Destaque las características innovadoras de la propuesta que podrían ser consideradas distintas de otras propuestas bajo consideración. 
  • Siempre que sea posible, utilice anexos para proporcionar detalles, datos complementarios, referencias e información que requiere un análisis profundo. Estos tipos de datos, aunque apoyan la propuesta, si se incluyen en el cuerpo del diseño, podrían restar su legibilidad. Los apéndices proporcionan al lector de la propuesta acceso inmediato a información si y cuándo se requiere aclaración, secuencia o conclusión de una idea. Las tablas de horarios, los planes de trabajo, los horarios, las actividades, las metodologías, los documentos legales, los vitae personales, las cartas de apoyo y los respaldos son ejemplos de apéndices.

Evaluación: Análisis de productos y procesos

El componente de evaluación es doble: (1) evaluación del producto y (2) evaluación del proceso. La evaluación del producto aborda los resultados que pueden atribuirse al proyecto, así como la medida en que el proyecto ha cumplido con los objetivos deseados. La evaluación del proceso aborda cómo se llevó a cabo el proyecto, en términos de coherencia con el plan de acción establecido y la eficacia de las diversas actividades dentro del plan.

La mayoría de las agencias federales requiere alguna forma de evaluación del programa entre los concesionarios. Los requisitos del proyecto propuesto deben ser explorados cuidadosamente. Las evaluaciones podrían realizarse por un miembro del personal interno, una empresa de evaluación o ambos. El solicitante debe indicar la cantidad de tiempo necesario para evaluar, cómo se distribuirán los comentarios entre el personal propuesto, y un cronograma de revisión y comentarios para este tipo de comunicación. Los diseños de evaluación pueden comenzar al principio, en la mitad o al final de un proyecto, pero el solicitante debe especificar una hora de inicio. Es práctico presentar un diseño de evaluación al inicio de un proyecto por dos razones:

  • Las evaluaciones convincentes requieren la recopilación de datos adecuados antes y durante las operaciones del programa y,
  • Si el diseño de la evaluación no puede prepararse desde el principio, puede ser aconsejable una revisión crítica del diseño del programa.

Aunque el diseño de la evaluación tiene que ser revisado a medida que avanza el proyecto, es mucho más fácil y más barato modificar un buen diseño. Si el problema no está bien definido y se analiza cuidadosamente para determinar las relaciones de causa y efecto, puede ser difícil lograr un buen diseño de evaluación. A veces es necesario un estudio piloto para iniciar la identificación de hechos y relaciones. Muchas veces una búsqueda bibliográfica exhaustiva puede ser suficiente.

La evaluación requiere tanto la coordinación como el acuerdo entre quienes toman las decisiones del programa (si se conocen). Sobre todo, los requisitos de la agencia federal otorgante deben destacarse en el diseño de la evaluación. Además, las agencias federales otorgantes pueden requerir técnicas de evaluación específicas como los formatos de datos designados (un sistema de recopilación de información existente) o pueden ofrecer incentivos financieros para la participación voluntaria en un estudio de evaluación nacional. El solicitante debe preguntar específicamente sobre estos puntos. Además, consulte la sección Criterios para seleccionar propuestas de la descripción del programa del catálogo para determinar los métodos de evaluación exactos que se requerirán para el programa si se financia.

Financiamiento futuro: Planificación de proyectos a largo plazo

Describa un plan para la continuación más allá del período de la subvención y/o la disponibilidad de otros recursos necesarios para implementar la subvención. Discuta el mantenimiento y la financiación futura del programa si el programa es para actividades de construcción. Tenga en cuenta otros gastos necesarios si el programa incluye la compra de equipos.

La propuesta del presupuesto: Planificación del presupuesto

Los niveles de financiamiento en los programas de asistencia federal cambian anualmente. Es útil revisar los fondos asignados de los últimos años para tratar de proyectar niveles de financiamiento futuros (consulte la sección de Información financiera de la descripción del programa del Catálogo).

Sin embargo, es más seguro nunca anticipar que los ingresos de la subvención serán el único apoyo para el proyecto. Esta consideración debe darse a los requisitos presupuestarios generales y, en particular, a las partidas presupuestarias más sujetas a presiones inflacionarias. La moderación es importante para determinar las proyecciones de costos inflacionarios (evite rellenar las partidas presupuestarias), pero intente anticipar posibles aumentos futuros.

Algunas áreas vulnerables del presupuesto son: servicios públicos, alquiler de edificios y equipo, aumentos de sueldo, comida, teléfonos, seguros y transporte. A veces se hacen ajustes al presupuesto después de la adjudicación de la subvención, pero esto puede ser un proceso largo. Asegúrese de que se puedan cubrir los costos de implementación, continuación y eliminación. Tenga en cuenta los costos asociados con los arrendamientos, los sistemas de evaluación, los requisitos de contrapartida, las auditorías, el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de los sistemas de información y contabilidad y otros compromisos financieros a largo plazo.

Un presupuesto bien preparado justifica todos los gastos y es coherente con la descripción de la propuesta. Algunas áreas que necesitan una evaluación de coherencia son: (1) los salarios en la propuesta en relación con los de la organización solicitante deben ser similares; (2) si se contrata personal nuevo para el personal, se debe considerar espacio y equipo adicional, según sea necesario; (3) si el presupuesto requiere la compra de un equipo, debe ser del tipo permitido por la agencia otorgante; (4) si se alquila espacio adicional, se debe respaldar el aumento del seguro; (5) si se aplica una tasa de costo indirecto a la propuesta, la división entre costos directos e indirectos no debe estar en conflicto y los totales del presupuesto agregado deben referirse directamente a la fórmula aprobada y (6) si se requieren costos de contrapartida, las contribuciones al fondo de contrapartida se deben eliminar del presupuesto a menos que se especifique lo contrario en las instrucciones de la solicitud.

Es muy importante familiarizarse con los requisitos de los circulares del gobierno. El Catálogo identifica en la sección de descripción del programa (según se proporciona información de las agencias) los circulares particulares aplicables a un programa federal y resume la coordinación de la Orden Ejecutiva 12372, "Revisión Intergubernamental de Programas" en el Apéndice I. El solicitante debe revisar detenidamente los circulares correspondientes, ya que son esenciales para determinar elementos tales como los principios de costo y de conformidad con las directrices del Gobierno para la asistencia doméstica federal.

DIRECTRICES Y BIBLIOGRAFÍA

Manual del gobierno de Estados Unidos
Superintendente de documentos
Oficina de imprenta del Gobierno de Estados Unidos
Washington, DC 20402

OMB Circular Núms. A-87, A-102, A-110, y A-133, y Orden Ejecutiva 12372:
Oficina de publicaciones
Oficina de administración
Sala 2200, 725 Seventeenth Street, NW. 
Washington, DC 20503 

Recursos de la GPO [U.S. Government Printing Office] Oficina de imprenta del gobierno de EE. UU. (en inglés) 

Los documentos del gobierno identificados anteriormente como disponibles en la GPO se pueden solicitar (proporcionar la información de identificación necesaria) escribiendo a:

Superintendent of Documents
Government Printing Office
Washington, DC 20402

Bibliotecas depositarias regionales y federales 

Las bibliotecas regionales pueden solicitar copias de documentos del gobierno a través de un préstamo inter-bibliotecario. Todas las bibliotecas depositarias federales recibirán copias del catálogo directamente. Una lista de depositarios y bibliotecas regionales está disponible por escrito: Chief, Library Division, Superintendent of Documents, Stop SLL, Washington, DC 20402.

Tema:Gestión fiscal

Palabras clave:Propuestas para las subvenciones

Resource Type: Artículo

Last Updated: December 13, 2018