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Descripción de la contrapartida no federal

A continuación, encuentre información sobre los fondos de participación no federal y explicaciones de temas fiscales difíciles, tales como contribuciones, desautorizaciones, documentación, contribuciones en especie y servicios de voluntarios. Los concesionarios y administradores de Head Start pueden encontrar esta información útil.

Resumen de los requisitos
Aclaración de las definiciones
Descripción
Requisitos de auditoría
Enlaces relacionados
Instrucciones del Programa relacionadas, Memorandos de información y decisiones de la Junta de Apelaciones
Enlaces relacionados
DAB relacionados 
 

Resumen de los requisitos

La Ley de Head Start estipula que la participación federal de los costos totales del programa Head Start no excederá del 80 por ciento del presupuesto total del concesionario a menos que se haya otorgado una exención(Ley de Head Start, Sección 640(b)). Si la agencia concesionaria no obtiene ni documenta el 20 por ciento requerido u otros fondos de contrapartida aprobados, es posible que se desautoricen los fondos federales. La participación no federal debe cumplir con los mismos criterios permitidos que otros costos incurridos y pagados con los fondos federales.

Aclaración de las definiciones

Costo permisible: Las contribuciones en especie de terceros contarán para satisfacer un requisito de participación o de contrapartida solo cuando, si la parte que recibe la contribución fuera a pagar por ellos, sería un costo permisible. Los costos permisibles están determinados por las pruebas de que sean razonables, necesarios y asignables, tal como se define en el Título 2 del Código de reglamentos federales (2 CFR 220, 2 CFR 225 y 2 CFR 230).

Contribuciones en efectivo: El desembolso en efectivo del concesionario que es generado por el mismo o donado por un tercero y se gasta para financiar los costos permisibles del programa. El aporte de efectivo cuenta para el requisito de participación no federal cuando se gasta, no cuando se dona al concesionario o se ha generado por el mismo.

Desautorización: Un coste que fue determinado durante una auditoría u otra revisión realizada por la agencia de financiación como no permisible bajo los principios de los costos de OMB o los términos y condiciones de la adjudicación de la subvención que pudiera requerir un reembolso posterior a la Oficina Nacional de Head Start. Un costo puede ser desautorizado ya sea si fue pagado por fuentes federales o no federales.

Documentación: Prueba escrita de que se ha proporcionado un servicio o que se ha recibido una donación. Los ejemplos incluyen recibos, tarjetas para fichar y facturas o comprobantes de pago.

En especie: Bienes o servicios que benefician a un proyecto o programa respaldados por una subvención y son aportados por terceros no federales sin costo alguno para el concesionario. Las contribuciones en especie pueden consistir en el valor de bienes inmuebles y equipo y el valor de los bienes y servicios que benefician directamente al programa y son especialmente identificables con el mismo. La igualación en especie se cuenta para el período cuando se prestan los servicios o cuando los bienes donados son recibidos y utilizados.

Participación no federal: La porción de los costos totales del programa proporcionados por la agencia concesionaria en forma de donaciones en especie o de contrapartida en efectivo recibidos de terceros o aportados por la agencia. Las contribuciones en especie deben proporcionarse y el dinero efectivo gastarse durante el período del proyecto junto con los fondos federales para cumplir con los requisitos correspondientes.

Costos totales: Todos los costos admisibles de un programa incurridos por un concesionario, incluyendo la participación federal y no federal. Los costos totales no incluyen los pagados por otras fuentes que no forman parte del presupuesto aprobado como el Departamento de Agricultura de EE. UU. (USDA, sigla en inglés). Los costos totales son netos de los créditos aplicables como las devoluciones y los reembolsos.

Voluntario: Una persona que proporciona un servicio necesario para la operación del programa Head Start sin costo alguno para la agencia concesionaria. Exención: Una reducción en la cantidad requerida de la participación no federal del concesionario que es autorizada por un funcionario federal por escrito. Una exención se justifica si cumple uno de los cinco criterios definidos en la Ley de Head Start, Sección 640(b)(1)-(5).

Descripción

La participación no Federal es un requisito estatutario de la Ley de Head Start, Sección 640(b). Los requisitos administrativos están codificados en 45 CFR 74.23 y 45 CFR 92.24. Como se indica en la Ley, el concesionario deberá aportar el 20 por ciento del costo total del programa Head Start a menos que se haya otorgado una exención.

Exenciones

Hay cinco criterios para recibir una exención:

  1. Falta de recursos de la comunidad.
  2. Impacto del costo que una agencia pueda incurrir en los primeros días del programa
  3. Impacto de un aumento improvisto en el costo
  4. Comunidad afectada por un desastre
  5. Impacto a la comunidad si se suspende el programa

Para recibir una exención o reducción de la participación no federal exigida, el concesionario deberá proporcionar a la Oficina Regional de ACF documentación por escrito de la necesidad. Esta solicitud podrá presentarse con el documento de propuesta de la subvención o durante el período presupuestario si surge una situación que hará imposible cumplir con el requisito. La aprobación de la solicitud de exención no puede ser asumida por el concesionario sin notificación por escrito de la Oficina Regional de ACF.

Presupuesto

La solicitud para la subvención debe incluir propuestas del presupuesto para los fondos federales y no federales. El aviso de adjudicación (NOA, sigla en inglés) constituye una aprobación de los presupuestos, tanto federales como no federales como se describe en las solicitudes aprobadas. El presupuesto debe reflejar las fuentes propuestas de los fondos de contrapartida. Por ejemplo, el presupuesto puede basarse en datos históricos que incluyen horas de trabajo voluntario, igualación de efectivo y otras donaciones.

Cálculo

El 20 por ciento normalmente exigido del presupuesto total del concesionario (fondos federales más participación no federal) es igual al 25 por ciento de los fondos federales. Un método alternativo de cálculo es: Fondos federales divididos por 0.8 (0.8 = 1.0 - 0.2) menos la participación federal, lo cual equivale a la participación no federal.

Por ejemplo, si la contrapartida es el 20 por ciento:

Fondos federales: $1,000,000
Participación no federal = $1,000,000/0.8 = $1,250,000 menos la participación federal de $1,000,000 = $250,000, que es la parte no federal.

Esto podría ser verificado como:
Participación federal = $1,000,000
Participación no federal = $250,000
Costo total = $1,250,000 X 20% = $250,000

Si la participación no federal es 10 por ciento, entonces:

Participación federal = $1,000,000/0.9 = $1,111,111
Participación no federal = $1,111,111-1,000,000 = $111,111

Esto podría ser verificado como:
Participación federal = $1,000,000
Participación no federal = 111,111
costo total = $1,111,111 X 10% = $111,111

La participación no federal requerida para un período presupuestario se calcula al cierre del período basado en los fondos federales gastados.

Permisibilidad

Los factores que afectan la permisibiliad de los gastos de contrapartida (ya sean en efectivo o en especie) son los mismos que los gastos federales en que los costos deben ser razonables, asignables y necesarios para el logro de los objetivos del proyecto y son permisibles en virtud de los principios de costos aplicables. (Título 2 CFR 220, 2 CFR 225 y 2 CFR 230).

La administración para Niños y Familias (ACF) impone requisitos para igualar los fondos sobre una base del período presupuestario para los programas Head Start. (Otras adjudicaciones discrecionales que tienen un período de proyecto definido requieren que se cumplan los requisitos de contrapartida en cualquier momento durante el período del proyecto. Sin embargo, se anima a los concesionarios a proporcionar fondos de contrapartida sobre una base proporcional, aunque esto no es obligatorio). Los concesionarios de Head Start deben cumplir con los requisitos de contrapartida sobre una base de año presupuestario. Dichos fondos no pueden ser guardado o depositados en un banco para un período futuro. Sin embargo, si una contribución en efectivo no es gastada en el año recibido, puede ser utilizada para cumplir el requisito correspondiente en períodos futuros.

Las subvenciones iniciales de Early Head Start (EHS) fueron financiadas por un período de cinco años. En estas situaciones, la igualación requerida no estaba obligada a cumplirse hasta el final del período del proyecto. Comenzando en 2000, sin embargo, todas las nuevas subvenciones de EHS, financiadas sobre una base competitiva, fueron por un período indefinido del proyecto. Para los concesionarios EHS que son de Head Start también, EHS ya no será un programa separado si se encuentra en la misma área de servicio. En cambio, EHS se mostrará como una cuenta del programa separada en el documento de subvención única y estará sujeto a los mismos requisitos de contrapartida. En estos casos, la participación no federal será contada hacia el requisito general sin importar el programa que generó la contrapartida.

Los fondos de contrapartida recibidos de fuentes federales no están permitidos a menos que haya lenguaje legal específico que permita este uso de los fondos federales. Hay muy pocas fuentes que han sido determinadas como admisibles.

La Oficina de asuntos indígenas, Ley de autodeterminación indígena (PL 93-638) autoriza el uso de fondos para propósitos de contrapartida siempre y cuando el uso identificado se relaciona específicamente con la subvención aprobada. Un ejemplo de esto podría incluir la prestación de servicios médicos y/o dentales por un centro de salud indígena operado por la tribu, si es operado bajo la autoridad de la Ley de autodeterminación. Los fondos recibidos bajo la Ley del bienestar infantil indígena pueden utilizarse como contrapartida con otros fondos federales.

La fuente principal de contribuciones en especie permitidas para el programa Head Start son las Normas de Desempeño del Programa Head Start (45 CFR 1304). Las Normas de Desempeño contienen las actividades básicas permisibles de los programas Head Start. Por lo tanto, cualquier costo o aportación en especie directamente relacionada con estas actividades está permitido.

Las agencias del concesionario pueden proponer una cantidad mayor de contrapartida (p. ej. mayor que el 20 por ciento requerido), pero deben ser conscientes de que una vez propuestos y aprobados, están obligados a proveer la cantidad aprobada de contrapartida. La aceptación de la cantidad mayor propuesta puede ser determinada por una revisión del documento NOA.

Fondos de contrapartida en efectivo

La contrapartida en efectivo puede consistir en fondos estatales o locales o bien donaciones privadas o corporativas. No se pueden incluir los fondos recibidos de ninguna fuente federal a menos que haya lenguaje legal específico para ello. La contrapartida se contabiliza cuando se gasta y no cuando se recibe. Un concesionario puede proveer la contrapartida en la categoría de costos indirectos, reduciendo los cargos permisibles a la subvención por la tasa de costos indirectos, según fue aprobado en el acuerdo de costos indirectos. Los concesionarios deben ser conscientes de que lo permisible está sujeto a la limitación de costos administrativos del 15 por ciento.

Documentación

Todas las contribuciones de contrapartida deberán ser verificados por los registros del concesionario. Esto incluye la fuente y la aplicación de los fondos de contrapartida en efectivo, los servicios recibidos y las donaciones de suministros y equipo.

El uso del tiempo de voluntarios como contrapartida debe incluir el establecimiento de una escala de salarios basada en la escala interna de la agencia concesionaria o los salarios que predominan en el área. Se deberán utilizar las planillas de horarios para documentar las horas contribuidas al programa. Estas planillas deberán seguir las mismas normas sobre la documentación que los registros de tiempo y asistencia de los empleados y deberá incluir:

  • Nombre del voluntario.
  • Las fechas, incluyendo el año, los servicios prestados por los voluntarios.
  • La duración del tiempo de los servicios prestados al programa por los voluntarios.
  • La firma del supervisor de los voluntarios.
  • La firma del voluntario.
  • La actividad voluntaria.
  • La tasa aplicada a esta actividad.
  • Valoración total para el período de tiempo.

La documentación debe mantenerse con regularidad. Los programas pueden optar por usar una planilla de horario mensual para los voluntarios regulares o las planillas diarias para los voluntarios ocasionales.

La documentación para recibir suministros y/o equipos debe incluir una copia de un recibo emitido al donante. La información del recibo debe incluir una descripción del artículo, una estimación del actual valor justo del mercado del mismo, la fecha recibida y las firmas del donante y del destinatario.

Las prácticas de contabilidad varían con respecto al resumen y la entrada de la contrapartida en el libro mayor general o los libros de entradas de la agencia. Para asegurar el control interno, la contrapartida en efectivo deberá seguir los mismos controles de efectivo como los ingresos de otras agencias. Por ejemplo, podría mantenerse la contrapartida en efectivo en el libro mayor como una subcuenta separada dentro de los fondos de Head Start. Esto proporcionaría un medio para rastrear los fondos de contrapartida en efectivo y los gastos relacionados. El servicio de terceros u otras donaciones en especie podrían ser monitoreados en una hoja de cálculo en la Oficina Nacional de Head Start y la información se daría mensualmente al departamento fiscal para entrarse en el libro mayor, si así lo requieren las políticas y los procedimientos de contabilidad de la agencia. Esto podría lograrse teniendo cuentas en el libro mayor para los ingresos y los gastos de participación no federal.

Servicios voluntarios

Los servicios de voluntariado son una parte esencial del programa Head Start. El personal profesional y técnico, los consultores y otras personas, como los padres de Head Start pueden proporcionar servicios de voluntariado. Cada hora de servicio voluntaria puede ser contada si el servicio es una parte esencial y necesaria del programa. Para contar el tiempo de voluntario como contrapartida, el voluntario deberá prestar servicios y no recibirlos del programa. Los procedimientos para valorar los servicios de voluntariado se encuentran en 45 CFR 74.23 y 92.24.

Si se paga el tiempo de un voluntario bajo otra subvención federal, no se puede utilizar para la contrapartida. Sin embargo, si un voluntario es pagado de una subvención que es financiada por fuentes estatales y/o locales y federales, (p. ej., 60 por ciento estatal/local y 40 por ciento federal), una parte de los voluntarios pueden utilizarse como contrapartida. En este ejemplo, el 60 por ciento de los costos pueden ser utilizados como contrapartida si la financiación estatal/local no se utiliza ya como contrapartida para los fondos federales. Puede ser necesario que la agencia se comunique con la agencia de financiamiento del voluntario para verificar el estado de la financiación. El tiempo de un voluntario no se puede contar de contrapartida para más de una subvención.

La valoración del tiempo voluntario debe incluir los beneficios complementarios. Por ejemplo, si la agencia tiene una tasa complementaria estimada del 30 por ciento, entonces se deberían asignar 30 por ciento al tiempo de voluntariado. En este caso si un voluntario presta $100 de servicios voluntarios (p. ej., 10 horas a $10 por hora), la valoración total sería $130 o $100 X 1.3.

Para que el tiempo de un voluntario sea contado como en especie:

  • Los servicios proporcionados por el voluntario, de otro modo, tendrían que ser costos permitidos que serían comprados de un consultor u otra persona o proporcionados por el personal asalariado.
  • Los deberes del individuo deben ser controlados por la agencia.
  • El valor del servicio prestado por el individuo debe ser medible y pertinente.
  • El valor deberá basarse en el servicio prestado por el individuo. Por ejemplo, un dentista que hace trabajo voluntario para proporcionar servicios dentales a los niños de Head Start, debe tener su tiempo valorado según la remuneración normal por el servicio prestado. Si el dentista elige ser voluntario en una capacidad diferente, tal como trabajar en el aula, su servicio debe ser valorado de acuerdo a la actual escala salarial de la agencia.

Los consultores y otros individuos pueden prestar sus servicios a un programa a un precio reducido. La diferencia entre esta tarifa reducida y la cantidad cobrada por el individuo normalmente puede utilizarse como en especie. El concesionario debe tener un acuerdo escrito con el individuo que documente la reducción y se debe mantener documentación acerca de los servicios prestados. Esto puede ser en forma de una factura o de un formulario creado por el concesionario.

El tiempo empleado por los cuerpos directivos, como la junta directiva, los consejos tribales y el Consejo de Políticas, puede ser utilizado como en especie para el tiempo invertido en su capacidad de toma de decisiones relacionada con el programa de Head Start. El programa debe crear una valoración razonable y aplicarla basándose en la documentación de las actas de la reunión y en el registro de firmas. En la determinación de la valoración, la agencia o programa debe tener en cuenta la naturaleza de la contribución aportada por estos individuos. El tiempo del Consejo de Políticas sería considerado programático, sin embargo, el tiempo de la junta o del consejo tribal podría ser considerado como contrapartida administrativa que está sujeta a la limitación del 15 por ciento.

El valor donado del tiempo de empleado solo se puede usar en circunstancias específicas y únicamente cuando el tiempo del empleado sea dado libremente. El tiempo donado del empleado puede usarse como en especie solo si el empleado no está siendo compensado mediante el sueldo, las horas extras o el tiempo compensatorio, y si el servicio y el tiempo donados no están en el ámbito del empleo remunerado del empleado. Hay que tener consideración para los requisitos de la Ley de normas laborales justas, así como las políticas sobre el personal de la agencia.

El tiempo voluntario permitido de los padres se basa en si el padre o la madre presta un servicio al concesionario o recibe un servicio del mismo. Por ejemplo, el tiempo empleado por los padres en programas especiales como la lectoescritura es inadmisible porque los padres no están proporcionando un servicio al programa. El tiempo empleado por los padres trabajando en el aula es admisible porque se presta un servicio al programa.

El tiempo empleado por los padres en actividades de recaudación de fondos es inadmisible como contrapartida porque la recaudación de fondos es específicamente inadmisible bajo los principios de los costos de OMB. Sin embargo, el gasto de los ingresos recaudados es permisible cuando se emplean en los gastos permisibles del programa.

Donaciones de suministros

Según se define en 45 CFR 74.23 y 92.24, la agencia debe valorar las donaciones por terceros de los suministros por su valor actual de mercado justo, según lo determina la agencia utilizando fuentes tales como la guía emitida por el IRS. Generalmente, las donaciones de suministros para ser utilizados como regalos, premios y galardones no son permisibles. El valor de tales artículos puede ser contado como contrapartida solo si el programa los habría tenido que comprar para implementar los objetivos del programa. Las Normas de Desempeño del Programa Head Start proporcionan orientación sobre los objetivos aceptables del programa.

Equipo donado

(45 CFR 74.23(h)(2)) El equipo, donado para utilizarlo en un programa Head Start, se define como algo que tiene un valor justo del mercado de más de $5,000 y una vida útil de más de un año. El equipo donado para su uso en el programa puede ser valorado por el valor justo del mercado del mismo en el momento de la donación. La documentación para recibir el equipo debe incluir la descripción del equipo y debe hacer referencia al uso propuesto en el programa y a la condición del mismo en el momento de recibirse. Los equipos donados como contrapartida están sujetos a los reglamentos sobre los equipos en 45 CFR 74.34.

Equipo donado (45 CFR 92.24(e)) El título pasa al concesionario

El equipo, donado para utilizarlo en un programa Head Start, se define como algo que tiene un valor justo del mercado de más de $5,000 y una vida útil de más de un año. El valor justo del mercado en el momento de la donación puede ser contado como en especie, si se recibe aprobación previa de la ACF. Si no se recibe la aprobación, solamente la depreciación o el subsidio por el uso puede contarse como contrapartida. Los equipos donados utilizados como contrapartida están sujetos a los reglamentos sobre los equipos que se hallan en 45 CFR 92.32.

Donaciones de terrenos y edificios (45 CFR 74.23(h)(1)) El título pasa al concesionario

El valor de los terrenos y edificios no excederá su valor justo del mercado en el momento de la donación al concesionario, según lo establezca un tasador independiente y sea certificado por un funcionario responsable del concesionario.

Terreno donado (45 CFR 92.24(e)(2)(i)) El título pasa al concesionario

Si se obtiene la aprobación, el valor del terreno donado puede considerarse como costo compartido o de contrapartida. Si no se obtiene la aprobación, ninguna cantidad puede ser contada para los terrenos donados. La aprobación sólo se concederá si se puede determinar que sería oportuno alquilar el terreno como un costo directo permisible.

Edificios donados (45 CFR 92.24(e)(2)(ii)) El título pasa al concesionario

ACF no permite que el valor justo del mercado de los edificios donados se consideren costos compartidos o de contrapartida para los concesionarios, conforme a 45 CFR Parte 92. Solo se podrá contar la depreciación o el subsidio por el uso basados en el valor de mercado de la propiedad en el momento de su donación. Se pueden contar de contrapartida si no son reembolsados como costos directos o indirectos.

La depreciación se puede calcular siguiendo cualquier método generalmente aceptado y debe basarse en el costo de adquisición del edificio. El cómputo excluirá el costo del terreno. El subsidio por uso para los edificios puede calcularse a una tasa anual que no exceda el dos por ciento del costo de adquisición.

Equipo o espacio prestado

El equipo o espacio prestado (p. ej., el donante retiene el título) se valorará en su tasa actual de alquiler de mercado justo.

Posibles desautorizaciones

No cumplir con el requisito de participación no federal sin una exención aprobada puede tener un impacto grave para la agencia concesionaria. 

A continuación, un ejemplo del impacto de una desautorización de la participación no federal: 

Matrículas subvencionadas     Real  
Participación federal: $ 800,000   Participación federal gastada:  $ 800,000
Participación no federal requerida: 200,000   Participación no federal admisible: 180,000
Total de la adjudicación de la subvención: $ 1,000,000   Monto real de la subvención:  $ 980,000

Máxima participación federal recalculada: $980,000 x 80% = $784,000 (80% de la cantidad real de la subvención)

Monto de la desautorización: $800,000 - $784,000 = $16,000

El monto de la desautorización debe ser reembolsado por los fondos de la agencia concesionaria.  Los fondos federales no pueden utilizarse para pagar el monto de la desautorización.  El déficit puede ser el resultado de no acumular la contrapartida, la falta de documentación o de la valoración incorrecta que da lugar a una desautorización subsiguiente.  

Requisitos de auditoría

En virtud de la Ley de auditoría única y la circular A-133 de OMB, se requiere que los auditores evalúen el control interno y el cumplimiento. En el área de la participación no federal, esto incluye determinar si la agencia del concesionario ha provisto la cantidad mínima de contrapartida exigida, que la contrapartida asignada haya sido permisible, y si el concesionario valoró y documentó correctamente las fuentes de la contrapartida.

Para lograr esto, el auditor debe verificar lo siguiente:

  • Que se cumplieron las contribuciones de contrapartida necesarias.
  • Determinar las fuentes de las contribuciones de contrapartida y realizar pruebas para verificar que eran de una fuente permisible.
  • Comprobar los registros para verificar que los valores asignados a las contribuciones en especie (incluyendo contribuciones de terceros) concuerdan con los circulares A-102 de los principios de costos de OMB, Título 2 CFR 215, los reglamentos del programa y los términos de la adjudicación.
  • Comprobar las transacciones utilizadas para las contrapartidas para cumplir con el requisito de los principios de los costos/costos permisibles.

Enlaces relacionados

45 CFR 1301.20 Requisitos para las contrapartidas
45 CFR 1301.21 Criterios para los aumentos de la asistencia federal
45 CFR 74.23 Compartir o igualar los costos
45 CFR 74.24(b) Ingresos del programa utilizados para financiar la participación federal
45 CFR 92.24 Costos de contrapartida o compartidos
45 CFR 92.25(g)(3) Los ingresos de programa utilizados para el requisito de compartir o igualar los costos

Instrucciones del Programa, Memorandos de Información relacionados y decisiones de la Junta departamental de apelaciones (DAB, sigla en inglés)

ACYF-IM-HS-01-06 Anexo: Consideraciones para los concesionarios con múltiples fuentes de financiación
Decisión 1603 de la DAB Telamon Corporation: Failure to Satisfy Non-federal matching requirements [Incumplimiento de los requisitos de contrapartida no federal]
Decisión 1787 de la DAB Tribu Apache de White Mountain: Failure to Meet Non-Federal Matching Requirements [Incumplimiento de los requisitos de contrapartida no federal]

DAB relacionadas

  • Decisión 1603 de DAB: Telamon Corporation
  • Decisión 1787 de DAB: Tribu Apache White Mountain

Last Updated: June 19, 2018