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Los riesgos financieros y de gestión más comunes que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro

Este recurso explica y proporciona ejemplos de los posibles riesgos financieros que puede encontrar una organización sin fines de lucro. Los concesionarios sin fines de lucro pueden encontrar este recurso útil en la identificación de los riesgos potenciales dentro de su organización. Los riesgos en la gestión financiera son las acciones que resultan en la reducción en el valor o la pérdida de cualquiera de los activos financieros de la organización.

La gestión y protección de los recursos financieros deben ser una preocupación para todas las organizaciones sin fines de lucro, desde el más pequeño grupo de voluntarios a una gran asociación nacional. Sin los recursos económicos suficientes, una organización es incapaz de cumplir con su misión y puede no sobrevivir. Los recursos o activos financieros se dividen en tres categorías: dinero, bienes y servicios. El dinero consiste en efectivo, cuentas corrientes y de ahorro, valores y otras inversiones. Los bienes tienen que ver con mercancías o existencias, suministros y equipos. Los servicios son los programas y actividades que la organización ofrece a sus clientes. Los contadores clasifican los bienes y servicios como recursos porque tienen un valor o pueden utilizarse para crear valor o ingresos.

Los riesgos en la gestión financiera son las acciones que contribuyen a la reducción en el valor o la pérdida de cualquiera de los activos financieros de la organización. La reducción puede deberse a las acciones de una fuente interna, como un empleado o voluntario o alguien fuera de la organización puede perpetrar la pérdida: un ladrón, un estafador o un cliente que estafa a la organización. Cada organización debe ser consciente de la posibilidad de una pérdida financiera y tomar las medidas de protección adecuadas. 

Una pérdida financiera puede tener un tremendo impacto en una organización sin fines de lucro. La pérdida de dinero puede crear una crisis de flujo de efectivo y obligar a la organización a reducir sus gastos. Las medidas pueden incluir la eliminación del personal o la reducción de las horas trabajadas y el ajuste de los servicios ofrecidos a los clientes. Además de servicios reducidos, las organizaciones sin fines de lucro pueden experimentar publicidad negativa sobre el incidente. La publicidad negativa puede llevar a una disminución de las donaciones y de la disposición de los voluntarios para trabajar con la organización. Por último, una pérdida financiera puede afectar la reputación de las personas involucradas. A menudo, la junta despide a un director ejecutivo si ocurre un gran robo bajo su vigilancia. Los miembros de la junta son interrogados por familiares, amigos, asociados y otros sobre los detalles del incidente y cómo podría pasarle esto a esa organización. Todos estos factores hacen imprescindible que cualquier organización sin fines de lucro tenga los controles financieros adecuados en su lugar.

Categorías de riesgo

Fraude

El fraude, la alteración intencional de la verdad para inducir a otro a desprenderse de algo de valor o ceder un derecho legal, es el término general para la mayoría de las pérdidas financieras. El fraude es el delito más común contra las organizaciones sin fines de lucro. El robo es un término genérico para la toma fraudulenta de la propiedad. En términos de seguros, robar significa cualquier acto de hurtar. Los tipos de robo son entre otros :

  • Robo – allanamiento de un edificio con el fin de cometer un delito.
  • Estafar – convencer a alguien para que le den o le confíen la propiedad a través del engaño o falsos pretextos
  • Falsificación - la realización o alteración no autorizada de una escritura para que parezca estar legalmente autorizada
  • Malversación - tomar propiedad legalmente confiada a una persona y convertirla para su propio uso.

Alguien dentro o fuera de la organización puede cometer un fraude o robo de activos o recursos de la organización. Un empleado puede malversar fondos, robar suministros de la oficina o mercancías, cargar sus cuentas de gastos o crear una empresa ficticia y facturar a la organización por servicios que nunca se prestaron. Una persona de fuera puede vender mercancía falsa, sobrecargar a la organización por los materiales o los servicios y persuadir a la organización a hacer malas inversiones. La imaginación es el único límite a las maneras de estafar a una organización. Desafortunadamente, para cada sistema de control o seguridad que la organización implemente, siempre habrá alguien lo suficientemente inteligente como para infringirlo. Capturar las irregularidades antes de que se traduzcan en pérdidas considerables es clave. Por lo tanto, además de establecer controles internos, las organizaciones sin fines de lucro deben estar siempre atentas a la vigilancia de sus programas.

Inversiones 

El tamaño y tipo de inversiones varían en cada organización. Para las organizaciones más pequeñas, las inversiones pueden ser en efectivo, mientras que los grandes hospitales, colegios universitarios y universidades pueden tener fondos de dotación considerables. Independientemente del tamaño de los fondos de inversión, cada organización sin fines de lucro necesita controlar y monitorear sus inversiones. Muchas organizaciones perdieron dinero en la crisis de ahorros y préstamos cuando los bancos y las instituciones crediticias cerraron. Otro peligro es que la organización podría tomar malas decisiones de inversión, como la compra de bonos basura por el Condado de Orange, California, que resultó en su quiebra.

El escándalo de New Era es otro ejemplo de una mala decisión de inversión. Otro potencial riesgo financiero para una organización es invertir en empresas "políticamente incorrectas". Si la organización sin fines de lucro comprara acciones o bonos en una empresa que posteriormente se encontraría bajo el escrutinio público y mediático, podría experimentar publicidad adversa o una disminución significativa en el valor de la inversión. Cada junta debe establecer una política de inversiones que guiará a la organización sin fines de lucro en sus inversiones y decisiones financieras. Incluso una organización que opera sobre una base actual de efectivo debería tener una política. 

Malversación de fondos 

Todas las organizaciones sin fines de lucro existen para un propósito específico y una misión definida. El consejo es responsable de asegurarse de que la organización se mantenga enfocada en su misión. Una excelente forma de monitorear el progreso de una organización es a través del uso de los fondos. Muchas organizaciones sin fines de lucro reciben donaciones o fondos con restricciones o limitaciones en su uso. El uso indebido de estos fondos puede hacer que el financiador retire el dinero, exija el reembolso de los fondos gastados y se niegue a proporcionar fondos en el futuro. 

Un riesgo similar es el uso de los fondos para fines distintos de servir a la misión de la organización.94/5000Un riesgo similar es el uso de fondos para fines distintos de servir a la misión de la organización. Los fondos desembolsados de manera inapropiada pueden llevar a la pérdida del estado de exención de impuestos de la organización u otras medidas legales. A medida que aumentan las presiones para que las organizaciones sin fines de lucro satisfagan las necesidades sociales, a menudo es fácil perder de vista la misión de la organización. 

Obligaciones tributarias 

Aunque la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro están "exentas de impuestos", el gobierno aun así les exige pagar muchos impuestos. Una organización debe pagar los impuestos de empleo que le corresponda, como el Seguro Social, FICA y los impuestos estatales y federales sobre la renta. No pagar estos impuestos dará lugar a grandes multas. 

Una organización sin fines de lucro también podría ser responsable de cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas de los artículos vendidos. Además, los ingresos comerciales no relacionados se están convirtiendo en una preocupación importante ya que las organizaciones sin fines de lucro buscan formas creativas de recaudar fondos. Cada organización sin fines de lucro es responsable de conocer y pagar sus obligaciones tributarias. 

Exención de impuestos 

La aprobación por parte del IRS de la condición de exención de impuestos no es un derecho sino un privilegio que se puede revocar fácilmente. Un posible desafío a tal condición es que la organización no cumpla con la directriz de los propósitos caritativos. Si la organización sin fines de lucro utiliza sus fondos para razones no relacionadas con su propósito caritativo, puede perder su estado de exención de impuestos. 

El desvío de los fondos para beneficio privado es otra causa para perder la exención. En un caso, el IRS revocó la exención de impuestos de una guardería infantil. El consejo, cuyos miembros eran los padres de los niños en el centro, estableció una estructura de tarifas substancialmente por debajo de las tasas del mercado. El consejo cubrió la diferencia con "contribuciones" deducibles de impuestos. El IRS dictaminó que se trataba de un beneficio privado ilegal, revocó su exención y está investigando años anteriores. 

Las organizaciones sin fines de lucro tienen restricciones sobre los tipos de actividades "políticas" que pueden emprender. Las directrices del IRS prohíben cualquier actividad política directa o indirecta. El cabildeo es otra zona con restricciones. Una organización puede, sin embargo:

  • Comunicarse con sus legisladores como constituyente
  • Hacer una petición al gobierno
  • Responder a investigaciones gubernamentales y testificar ante los órganos legislativos y administrativos
  • Ofrecer análisis no partidista de una cuestión para educar al público
  • Una organización sin fines de lucro no puede dedicar una "parte sustancial" de sus actividades al cabildeo

Recaudación de fondos

Los riesgos financieros para la recaudación de fondos son de dos tipos y se extienden más allá del robo del dinero recaudado. En primer lugar, una organización debe protegerse de la recaudación de fondos sin escrúpulos. Muchas organizaciones han descubierto grupos ficticios de recaudación de fondos en su nombre. Sin embargo, la organización nunca recibe ningún dinero. Una organización también puede sufrir pérdidas derivadas de lesiones en un evento de recaudación de fondos organizado por el grupo ficticio. Todas las organizaciones sin fines de lucro deben protegerse contra el uso indebido de su nombre y logotipo, especialmente en lo que respecta a la recaudación de fondos. La organización debe responder rápidamente cada vez que descubra que alguien usa su nombre y logotipo sin autorización. 

La segunda cuestión se refiere a la selección y uso de patrocinadores y socios de marketing relacionados con la causa. Una organización puede pasar horas y gastar muchos dólares para negociar un acuerdo de patrocinio y luego descubrir un defecto en el nuevo socio. Aunque no involucró a una organización sin fines de lucro, la controversia de Kathie Lee Gifford sobre el uso del trabajo infantil tuvo un impacto negativo en las ventas. Imagine si su organización hubiera sido un socio en ese negocio. El daño potencial a la reputación y buena voluntad de una organización podría tener un impacto duradero. Una organización sin fines de lucro debe evaluar cuidadosamente a sus patrocinadores y socios para evitar un incidente de relaciones con la prensa y otras pérdidas. 

Activos físicos 

Cuando se habla de riesgos financieros, la mayor parte de la atención se centra en la pérdida de dinero o fondos. Sin embargo, todas las organizaciones sin fines de lucro tienen activos físicos en riesgo. Cada organización posee mobiliario de oficina y otros accesorios y equipos utilizados para cumplir con su misión que están sujetos a pérdidas. Un incendio o una inundación puede dañar o destruir el contenido de la oficina. Además, un empleado, voluntario, "hacker" u otra persona que quiera dañar a la organización puede robar o dañar sus activos. Además, algunas organizaciones sin fines de lucro pueden tener almacenes de suministros, ya sea un banco de alimentos, un comedor social, una organización deportiva o un programa de mentores. La pérdida de los suministros podría tener un efecto devastador en la misión de la organización. 

La mejor protección son los sistemas y procedimientos que limitan el acceso a estos activos. Las computadoras contienen no solo una gran cantidad de información, sino también datos confidenciales. Controle y limite el acceso a las personas con la "necesidad de saber". Además, proteja los suministros y mercancías de la organización. Si bien cada empleado "toma prestado" un bolígrafo o libreta de papel, ¿qué pasa con la mercancía (sudaderas, maletines, tazas de café, libros) que la organización vende para recaudar dinero? Muchas organizaciones pierden dinero en la venta de mercancías debido a la falta de inventario y controles de acceso. 

Técnicas para la gestión de riesgos 

Una clave para controlar los riesgos de la gestión financiera es el desarrollo y uso de controles internos eficaces. Cada organización sin fines de lucro necesita políticas y procedimientos para controlar el acceso y usar sus recursos financieros. Las técnicas implican controles generales de gestión y controles de contabilidad. 

Controles generales de gestión  

Los controles generales de la gestión consisten en las responsabilidades de la junta y de la alta gerencia para establecer la supervisión adecuada de las operaciones financieras. La junta debe requerir informes financieros claros e informativos y estados de cuentas de modo regular. La organización, si es posible, debe utilizar un contador certificado público y una auditoría externa. Si no puede pagar una auditoría, al menos debería tener una parte externa que revise sus informes financieros y registros contables. Una palabra de precaución, una auditoría no está diseñada para detectar los fraudes. El propósito de una auditoría es afirmar los registros financieros y la posición de la organización. 

La junta debe establecer las políticas financieras adecuadas, tales como las políticas de inversión y préstamos. La alta gerencia y la junta también deben garantizar que se implementen los procedimientos financieros y contables correctos. Por último, la junta y la alta gerencia deben establecer las prioridades y las metas de la organización, manteniendo a la organización sin fines de lucro enfocada en lograr su misión. 

Controles de contabilidad 

Los controles de contabilidad son los procedimientos utilizados para salvaguardar los activos de las organizaciones sin fines de lucro. Los controles de contabilidad adecuados también proporcionan registros financieros fiables y precisos. Ambas metas permiten a la junta y la alta gerencia monitorear las operaciones financieras de la organización. 

La creación de controles de contabilidad adecuados debe centrarse en cuatro áreas: autoridad y aprobación, documentación adecuada, seguridad física y detección temprana. La autoridad y los procedimientos de aprobación requieren la identificación de quién tiene la autoridad para realizar y aprobar ciertas transacciones, como aprobar facturas, cuentas de gastos, firmar cheques y entregar suministros. La documentación adecuada forma parte del proceso de aprobación y autoridad, ya que cada transacción financiera debe dejar un "rastro de papel". Las direcciones de seguridad física limitan el acceso a diversos activos físicos (registros contables, archivos de personal, mercadería, suministros y otros equipos). 

Las organizaciones ignoran a menudo los primeros signos de irregularidades. Si los controles adecuados están en su lugar, los sistemas deben alertar a alguien sobre posibles fraudes. Desafortunadamente, las personas tienden a ignorar las señales de alerta temprana y permiten que el engaño continúe. Todo el mundo debe seguir los procedimientos establecidos para que los controles funcionen. Cualquier desviación del sistema permitirá a alguien defraudar a la organización con éxito. Una buena gestión del riesgo puede evitar una pérdida financiera o atrapar al culpable al principio del proceso, minimizando así la pérdida. 

Fuente: Alliance for Nonprofit Management [Alianza para la gestión de organizaciones sin fines de lucro, en inglés]. 2008. Inglés.

Last Updated: June 11, 2018