Gestión fiscal

¿Qué es el flujo de caja y cómo se debe manejar?

Este recurso describe el flujo de caja, su gestión a través de la proyección de recibos y gastos y el desarrollo de un presupuesto para el flujo de caja. Los concesionarios sin fines de lucro pueden encontrar esta información útil para manejar el flujo de caja.

La administración de "flujo de caja" se refiere a la necesidad de que el efectivo ingrese, fluya, en los momentos adecuados, de modo que esté disponible para fluir hacia fuera según sea necesario Todos saben que si una organización tiene más gastos que ingresos, tarde o temprano se encontrará en problemas Sin embargo, incluso si los ingresos coinciden o superan los gastos en un año determinado, es posible que el efectivo de los ingresos no llegue a tiempo para pagar las facturas a medida que hay que pagarlas. Una escasez de efectivo puede ser muy perjudicial en su capacidad de llevar a cabo su misión. Para evitar interrupciones en los negocios o para aprovechar los excedentes temporales de efectivo, el flujo de efectivo puede y debe ser proyectado, monitoreado y controlado.

Proyección del flujo de caja

Las proyecciones de recibos y gastos, que comprenden el flujo de efectivo, se desarrollan típicamente como parte del proceso presupuestario, de modo que se pueda anticipar y crear estrategias para financiar la escasez o invertir los excedentes. (Muchas de estas estrategias se describen más adelante en esta hoja de respuesta). Las proyecciones de flujo de caja siguen un formato similar al de su presupuesto. Para cada mes, anticipe cuánto dinero recibirá y cuánto gastará en cada categoría.

Para probar esto por primera vez, deberá consultar la chequera del año anterior de su organización como base para su proyección del flujo de caja para el próximo año, ajustándose a los cambios anticipados que afectarán el horario y la cantidad de pagos y depósitos. Estos cambios pueden incluir cuándo se ofrecen sus programas, qué programas se ofrecen, nuevas fuentes de financiamiento o vencimiento de fondos anteriores, aumentos o reducciones en las tasas de interés, etc. Si bien su nueva proyección de flujo de caja corresponderá en gran medida a su presupuesto, es posible que algunos flujos de caja provenientes de cuentas por cobrar del año anterior, el efectivo puede salir para pagos realizados en las facturas del año anterior, y algunos ingresos y gastos del año en curso se retrasarán hasta el próximo año y, por lo tanto, no se incluirán en el flujo de caja del año presupuestario en curso.

A medida que avanza el año, se pueden actualizar las proyecciones de flujo de caja. Al comparar los flujos de caja presupuestados con los depósitos y gastos reales y comprendiendo la naturaleza de cualquier variación, se puede fortalecer su capacidad para anticipar con precisión el flujo de caja en el futuro.

Nota: Un presupuesto o proyección del flujo de caja no debe confundirse con un estado financiero denominado "Estado de flujos de caja". La estado de cuenta describe los cambios en efectivo de un año a otro debido a excedentes o déficits operativos, realiza ajustes por elementos no monetarios, como la depreciación y muestra aumentos o disminuciones en las cuentas por pagar y cobrar. Este estado generalmente la prepara su auditor junto con otros estados financieros durante la auditoría. (Para más información, consulte las Preguntas frecuentes sobre gestión financiera 25a: ¿Qué estados financieros deberán emitir las entidades sin fines de lucro?).

Estrategias útiles para ajustar la sincronización del flujo de caja

En un ejemplo sencillo, imagine una organización sin efectivo en el banco y con un presupuesto equilibrado, con $10,000 en ingresos y $10,000 en gastos. Si los ingresos se reciben primero, la organización podrá gastarlos a medida que se incurran los gastos. Pero, sin embargo, si los gastos vienen antes de los ingresos, la organización no puede pagar sus cuentas hasta que se reciba el efectivo. En este caso, la organización tiene un problema con la sincronización del flujo de efectivo en lugar de una escasez de ingresos o un exceso de gastos.

Existen estrategias comunes para lidiar con la sincronización de los flujos de efectivo, ya sea una escasez de efectivo o un superávit de efectivo.

Cómo satisfacer una escasez temporal proyectada de efectivo

Para cumplir con una escasez de efectivo temporal proyectada, puede considerar cualquiera de las siguientes estrategias:

  • Obtenga un préstamo, generalmente de un banco o un individuo, como un miembro de una junta o del personal.
  • Consiga una línea de crédito de un banco.
  • Acelere la colección de cuentas por cobrar (dinero adeudado a usted).
  • Adelante el evento de recaudación de fondos o la campaña que esté planeando.
  • Financie la compra de equipos arrendándolos o pagándolos conforme pase el tiempo.
  • Liquide inversiones.
  • Retrase los pagos a proveedores. Esta estrategia es comúnmente utilizada en el sector corporativo. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo son reacias a retrasar los pagos por temor a dañar la confianza del público o decepcionar al vendedor, que puede ser otra persona de pequeños negocios en el vecindario. Cuando deba retrasar los pagos a los proveedores, a menudo es aconsejable explicarles la situación con cuidado y avisarles cuándo se pagarán y cuánto pagará en cada pago. Incluso puede considerar avisar a los vendedores que las facturas en las que se incurre en ciertas épocas del año siempre se pagarán. Por ejemplo, puede experimentar un déficit de flujo de caja durante el verano. Podría negociar por adelantado con los vendedores que las facturas se pagarán dentro de los 30 días durante la mayor parte del año, pero dentro de los 90 días durante el verano.

Aprovechar las ventajas de un superávit de efectivo temporal proyectado

Para aprovechar un superávit de efectivo temporal proyectado, su organización puede:

  • Hacer inversiones a corto plazo en certificados de depósito, fondos del mercado monetario o bonos del Tesoro de EE. UU.
  • Comprar los suministros rebajados que se utilizarán a lo largo del año.

Además de revisar el presupuesto de ingresos y gastos de su organización, la junta debe revisar el presupuesto de flujo de caja de la organización. La revisión también debe incluir cualquier medida relacionada con la administración del flujo de caja que implique compromisos por parte de su organización, como préstamos o términos revisados con vendedores.

La organización útil: Ejemplo de presupuesto de flujo de caja

INGRESOS PREVISTOS                
Subvenciones del gobierno $35,000   0 0 0 12,000 4,000 16,000
Subvenciones de fundaciones 50,000   0 5,000 0   7,500  15,000 0
Individuos   12,000 0  0 1,500 0 0 30,000
Tarifas de los servicios 55,000 3,000 4,500 4,500 5,000 5,000 3,000
Ingresos totales 152,000 3,000 9,500 6,000 24,500 24,000  49,000
INGRESOS PREVISTOS                
Sueldos y beneficios adicionales                
Director ejecutivo 38,000 3,167 3,167 3,167 3,167 3,167 3,167
Directores del programa   50,000 4,167 4,167 4,167 4,167 4,167 4,167
Secretario 27,000 2,250 2,250 2,250 2,250 2,250 2,250
Alquiler 12,000   1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000
Suministros 11,000 5,000 0 0 0 0 6,000
Teléfono 3,300 300 250 300 500 350 250
Gastos de envío  2,500 150 150 150 150 150 150
Copias  2,950 100 100 100 100 100 100
Total de gastos 146,750 16,134 11,084 11,134 13,584 11,184 17,084

INGRESOS NETOS

 

 5,250 10,916 12,816 31,916
Efectivo disponible - Inicio 2,648 2,648 6,528
Final efectivo disponible (antes de la actividad del préstamo)  7,898  6,528  


38,444

Préstamo 0 12,000 0 6,000 0
Efectivo después de la actividad de préstamo 7,898 1,514 796 1,712 6,528
38,444

Last Updated: June 12, 2018