COVID-19 y la comunidad de Head Start

Flexibilidades fiscales y administrativas por el COVID-19

Desde el inicio de la pandemia por el COVID-19, los programas Head Start han enfrentado desafíos sin precedentes y han respondido con flexibilidad, innovación y dedicación. Los centros y comunidades de Head Start continúan avanzando en sus iniciativas para ofrecer todos los servicios integrales de modo presencial. Durante este proceso, la Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) espera que los programas tomen medidas factibles, razonables y seguras para continuar ofreciendo servicios e implementando sistemas de administración y supervisión.

Según el memorando M-21-20 (en inglés) de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, sigla en inglés), la OHS tiene autoridad para conceder varias flexibilidades fiscales y administrativas durante la pandemia del COVID-19, que estarán vigentes hasta que se ponga fin a la declaración de Emergencia de Salud Pública (PHE, sigla en inglés) (en inglés). Los programas deben mantener documentación para abordar cualquier variación en sus prácticas fiscales normales hecha en respuesta al brote de COVID-19.

Las flexibilidades fiscales y administrativas son las siguientes:

  • Aprobación previa para la compra de equipos (45 CFR 75.308(c)(1)(xi) (en inglés)). Los destinatarios pueden comprar el equipo necesario para responder al COVID-19 con un valor de hasta $25,000 sin la aprobación previa de la ACF.
  • Modificaciones presupuestarias (45 CFR 75.308(e) (en inglés)). Se exime de aprobación previa para transferencias presupuestarias entre categorías de costos directos por un monto agregado que no exceda $1 millón.
  • Adquisiciones por propuestas no competitivas (45 CFR 75.329(f)(2) (en inglés)). La OHS reconoce que el COVID-19 ha creado una emergencia pública para todos los destinatarios. Las solicitudes competitivas pueden dar lugar a retrasos que afecten la capacidad de un destinatario para responder o para recuperarse del COVID-19. La OHS autoriza a los destinatarios a realizar compras de fuente única para obtener los bienes y servicios necesarios para la respuesta y recuperación del COVID-19.
  • Exención de ciertos requisitos de adquisiciones (45 CFR §75.328 (en inglés)2 CFR §200.319(b) (en inglés)). Según proceda, la OHS renunciará a los requisitos de adquisiciones relacionados con las preferencias geográficas. Los destinatarios deben mantener los registros y documentación apropiados para respaldar cualquier cargo a una adjudicación federal.
  • Extensión de la presentación de informes financieros y de otro tipo (45 CFR §75.328 (en inglés), 45 CFR §75.342 y (d)(1) (en inglés)2 CFR §200.328 (en inglés), 2 CFR §200.329 y (e)(1) (en inglés), 2 CFR §200.329(e)(1) (en inglés)). Los destinatarios pueden solicitar una extensión para la presentación de informes financieros, de desempeño y otros informes por un máximo de tres meses después del plazo previsto. Los informes deben presentarse al final del período de extensión. Además, los destinatarios deben continuar presentando informes sobre el estado del centro abierto/cerrado y sobre la matrícula sin aplazamiento.
  • Aprobaciones de los cuerpos directivos. Como mínimo, debe presentarse una declaración confirmando que los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de políticas disponibles para contacto han dado su aprobación de las solicitudes de continuación y enmienda posterior a la adjudicación.
  • Exenciones de fondos de contrapartida no federales. La OHS continuará aprobando solicitudes de exención de los fondos de contrapartida no federales en las solicitudes, incluidas, entre otras, las solicitudes de continuación, por el COVID-19 y por ajuste por costo de vida. Para solicitar una exención de los fondos de contrapartida no federales, coloque $0 en la sección C de su SF-424A. No tiene que enviar una solicitud de exención por separado. La emisión de un aviso de adjudicación constituirá la aprobación de la exención solicitada. Los destinatarios que necesitan una exención de contrapartida para una adjudicación de subvención emitida previamente deben pasar por el proceso formal de exención.
  • Exenciones de costos administrativos. Si un destinatario calcula que los costos administrativos y de desarrollo excederán el 15 % de los costos totales aprobados en cualquier momento dentro de un período del proyecto determinado, el destinatario puede presentar una solicitud de exención del requisito. Las solicitudes deben presentarse mediante revisión presupuestaria en el período presupuestario correspondiente. Estas solicitudes deben explicar por qué los costos exceden el límite y describir el plan del destinatario para reducir los costos de desarrollo y administrativos para cumplir con el límite del 15 % después del período de exención.

Además, la orientación del ACF-HS-IM-19-01 Flexibilidades generales para la recuperación ante desastres se aplica a los programas afectados por el COVID-19. Aunque no hay exenciones formales para el número de días de servicio prestado a través de programas basados en el centro, o el número de visitas al hogar y socializaciones proporcionadas a través de programas basados en el hogar, no se espera que los programas compensen por los días perdidos debido al COVID-19.

Tenga en cuenta que no se eximirá ningún requisito de Head Start o de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) cuando el incumplimiento resulte en un riesgo inaceptable para la salud y la seguridad de los niños, o constituya fraude o malversación de los fondos federales. Los destinatarios deberán garantizar la seguridad de los niños bajo su cuidado y la responsabilidad financiera de los fondos y la propiedad.

Fondos suplementarios por el COVID-19 a título excepcional

  • La Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES, sigla en inglés), 2020 (P.L.116-136), proporcionó $750 millones para programas conforme a la Ley de Head Start, incluyendo hasta $500 millones para programas complementarios de verano. Todo el financiamiento de la Ley CARES, incluidos los fondos para programas de verano voluntarios, se distribuyó como financiamiento a título excepcional según una fórmula basada en las matrículas subvencionadas de cada destinatario de la subvención. La OHS ofreció orientación actualizada en la ACF-PI-HS-20-04 para que todos los destinatarios puedan responder con mayor flexibilidad a las circunstancias únicas y en constante cambio de sus comunidades durante la pandemia del COVID-19.
  • La Ley de Asignaciones Suplementarias de Respuesta y Alivio del Coronavirus (CRRSA, sigla en inglés) (P.L. 116-260), proporcionó $250 millones en fondos suplementarios, distribuidos como financiamiento a título excepcional según una fórmula basada en las matrículas subvencionadas de cada destinatario de la subvención.
  • El Plan de Rescate Estadounidense (ARP, sigla en inglés) (P.L. 117-2) proporcionó mil millones para los programas Head Start. Todos los destinatarios de Head Start, Early Head Start y de las Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil (EHS-CC, sigla en inglés) son elegibles para recibir los fondos adicionales de manera proporcional a su nivel de matrículas subvencionadas. Para obtener más información sobre los fondos del ARP, consulte la ACF-PI-HS-21-03.

Los $750 millones de la Ley de CARES, los $250 millones de la Ley de CRRSA y los mil millones de la Ley del ARP suman $2 mil millones en fondos adicionales que el programa Head Start recibió para apoyar al personal, los niños y las familias durante estos tiempos sin precedentes.

Seminarios web

  • El Programa Head Start: implicaciones del COVID-19 y otra información actualizada sobre el programa (en inglés), 16/11/2021 
    Este seminario web archivado del Centro para la Calidad de Auditorías Gubernamentales fue copatrocinado por la OHS en colaboración con el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados. Entre los temas están una visión general del programa Head Start, financiamiento nuevo por la pandemia para los programas y usos permitidos, flexibilidades relacionadas con la pandemia y auditoría del programa Head Start. Entre los presentadores de este evento están varios miembros del personal del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos (HHS, sigla en inglés) y dos auditores que tienen experiencia en la auditoría de programas Head Start.
  • Informes de progreso del desempeño, 5/10/2022
    Durante el año fiscal 2021, los destinatarios de las subvenciones de Head Start recibieron fondos asignados en conformidad con la CRRSA para ayudar con su respuesta continua al COVID-19, así como fondos del ARP para ayudar a los programas a regresar a los servicios en persona y otras actividades. Una declaración que condiciona la adjudicación a la presentación de un informe del progreso del desempeño (PPR, sigla en inglés) se ha incluido en los términos y condiciones de cada adjudicación. Este seminario web se centró en las instrucciones y la frecuencia para presentar el PPR, que debe complementar las actividades/proyectos recogidos en las presentaciones presupuestarias y el informe sobre el "plan de gastos del COVID-19 a título excepcional de la CRRSA y del ARP".

Preguntas frecuentes pertinentes

Las siguientes preguntas frecuentes se incluyeron en el seminario web de Informes del progreso del desempeño organizado el 10 de mayo de 2022.Si tiene otras preguntas, comuníquese con sus especialistas en programas y subvenciones asignados, mediante la pestaña Correspondencia en el Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés).

¿Por qué se requiere un Informe de progreso del desempeño para las subvenciones HE, HA, HN, pero no para otras subvenciones de Head Start?

De conformidad con la sección 45 CFR §75.342 (en inglés) de la Guía uniforme, se debe presentar un PPR para todos los otorgamientos de subvenciones. De conformidad con las adjudicaciones operativas regulares, este requisito se cumple mediante el Informe de Datos Actualizados del Programa (PIR, sigla en inglés) que se presenta anualmente.

¿Hay que presentar informes del PPR por separado para los fondos de la CRRSA y del ARP?

No. Solo hay que presentar un informe del PPR para los fondos de la CRRSA y del ARPConsulte los términos y condiciones de su aviso de adjudicación.

  • ¿Hay que presentar informes anuales y finales del SF-425 por separado para los fondos de la CRRSA "C5" y del ARP "C6"?
  • Hay que entregar un solo informe de bienes personales tangibles SF-428, SF-428B y SF-428C, según sea necesario, al cierre de la subvención, al mismo tiempo que los informes financieros federales finales del SF-425. El SF-428S se puede utilizar para designar entre "C5" y "C6".
  • No hay que presentar un informe estándar de bienes inmuebles (SF-429A) para las adjudicaciones de la CRRSA y del ARP si no hay bienes inmuebles.

Si los fondos de esta adjudicación se usan para cualquier propósito que requiera un 45 CFR Parte 1303, hay que presentar los SF-429 B y C correspondientes:

  • El primer SF-429 A debe entregarse como anexo al SF-425 anual en el PMS.
  • El segundo SF-429 A debe entregarse en la Recopilación de datos en línea (OLDC, sigla en inglés) 30 días después de que la subvención haya caducado.
  • El tercer SF-429 C debe entregarse en la OLDC en la misma fecha límite que el SF-425 final.

¿Los programas pueden presentar una revisión del presupuesto?

Sí. Los destinatarios deben informar sobre las desviaciones del presupuesto o el alcance u objetivo del proyecto. También deben solicitar aprobaciones previas de las agencias adjudicadoras del HHS para revisiones del presupuesto y del programa de acuerdo con la Revisión de los planes de presupuesto y del programa, 45 CFR §75.308 (en inglés).

¿Se pueden usar los fondos del COVID-19 para las instalaciones?

Sí. Los fondos del COVID-19 se pueden usar para las instalaciones. Los fondos de CARES y CRRSA deben usarse para prevenir, prepararse y responder a las actividades relacionadas con el COVID-19. Si un destinatario quiere usar estos fondos para las instalaciones, su uso debe estar relacionado con actividades de prevención, preparación y respuesta en torno al COVID-19. Los fondos del ARP no tienen las mismas limitaciones y se pueden aplicar a las actividades realizadas de conformidad con la Ley de Head Start, como se enuncia en la ACF-PI-HS-21-03.

Dependiendo de la amplitud y el alcance del proyecto, también pueden aplicarse los requisitos de 45 CFR §1303.44. Esto requeriría una solicitud por separado para la compra, construcción o renovación considerable de una instalación. Como mínimo, si el proyecto no se incluyó en la solicitud inicial y los fondos no se asignaron originalmente para las actividades de las instalaciones, habrá que hacer una revisión del presupuesto para ajustar los niveles de financiamiento a las categorías de clase de objetos apropiadas (p. ej., construcción, equipo). Además, la OHS les recomienda encarecidamente a los destinatarios que se comuniquen con la Oficina Regional al principio de la planificación del proyecto para discutir el proceso, el impacto del programa y otras posibles consideraciones exclusivas de la solicitud.

¿Cuál es la fecha límite para usar los fondos suplementarios por el COVID-19 (CARES, CRRSA) y los fondos del ARP?

Los fondos suplementarios por el COVID-19 y los fondos del ARP están disponibles para que los destinatarios los usen hasta el final del período presupuestario en el que recibieron la adjudicación. Los destinatarios pueden solicitar una prórroga para las actividades previstas cuando los fondos no puedan gastarse en su totalidad durante el período presupuestario.

¿A dónde deben enviar los destinatarios su PPR?

Los destinatarios deben descargar y completar la versión en PDF (en inglés) del PPR que se encuentra en el sitio web de la ACF y enviarlo a través de GrantSolutions (en inglés). Para más orientaciones, consulte el documento titulado "Guía del usuario de GrantSolutions sobre el proceso de los destinatarios de subvenciones: informe del progreso del desempeño" en la pestaña Recursos, en el HSES.

¿Cuándo hay que entregar los PPR?

Los destinatarios deben presentar un PPR dentro de los 90 días siguientes al cierre de un período de presentación de informes. Los períodos de presentación de informes son cada 12 meses. Por ejemplo, para las adjudicaciones con un período presupuestario/del proyecto del 1 de abril de 2021 al 1 de abril de 2023, el primer informe cubriría el período del 04/01/2021 al 03/31/2022 y tendría que entregarse el 29 de junio de 2022.

¿Hay que entregar los informes SF-428 (bienes tangibles) y SF-429 (bienes inmuebles) y los anexos correspondientes?

Los términos y condiciones de las adjudicaciones no incluyen una exención del requisito del SF-428 y los anexos correspondientes. Si no hay ninguna actividad que informar en el SF-428, indíquelo en el campo 8 del formulario. El informe SF-429A (ningún bien) no es necesario para estas subvenciones. Hay que entregar los informes SF-429 correspondientes si los destinatarios usan cualquier financiamiento proporcionado de conformidad con la adjudicación para actividades sujetas a los requisitos de 45 CFR §1303 – Subparte E.

El campo 3a del formulario del PPR solicita el número del Sistema Universal de Numeración de Datos (DUNS, sigla en inglés). Con la transición del DUNS al Identificador único de la entidad (UEI, sigla en inglés), ¿qué número deben incluir los destinatarios en este campo?

Aunque la versión actual del PPR aprobada por la OMB pide el DUNS, los destinatarios de subvenciones pueden incluir su UEI.

¿Cómo los destinatarios pueden acceder a GrantSolutions?

Siga los pasos de "Usuario destinatario" en la página Solicitar una cuenta de usuario (en inglés) en GrantSolutions.

¿Cuál es la diferencia entre el PPR y el Informe Financiero Federal (FFR, sigla en inglés), y qué relación hay entre los dos?

El PPR se centra en el desempeño general y en el estado de las actividades planificadas de un período de presentación de informes para una adjudicación y el FFR es necesario para informar sobre el estado de los fondos para subvenciones. Aunque la descripción del PPR puede incluir una explicación de los datos sobre los gastos, el FFR es una declaración de los gastos asociados con la subvención. El informe del PPR y del FFR deben complementarse entre sí, ya que ambos se refieren a todas las actividades planificadas y completadas durante el período de presentación de informes. Para las subvenciones HE, HA y HN, debe entregarse un FFR por separado para cada fuente de fondos (CRRSA "C5" y ARP "C6"). Sin embargo, el PPR debe cubrir ambas fuentes de fondos.

Nuestra organización presentó una solicitud de revisión/remanente/prórroga del presupuesto en el HSES y aún no ha recibido una respuesta. ¿A quién podemos contactar?

Por lo general, estas solicitudes tardan un máximo de 30 días en revisarse, y la aprobación se comunica emitiendo un Aviso de adjudicación. Para consultas sobre solicitudes enviadas, comuníquese con sus especialistas en programas y subvenciones asignados, mediante la pestaña Correspondencia en el HSES.

¿Los destinatarios pueden usar los fondos para la contratación o el pago de incentivos?

Los destinatarios pueden usar fondos para bonificaciones de contratación razonables u otro pago de incentivos que se corresponda con sus políticas y procedimientos de personal establecidos.