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Hoja de consejos sobre el proceso de licitación

Adjudicar un contrato de construcción mediante el proceso de licitación se basa principalmente en el costo. Los directores de programas y miembros del equipo de planificación de instalaciones del programa pueden utilizar este recurso en su proceso de licitación. La calidad del trabajo, las referencias y la capacidad de completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto juegan un papel importante en la adjudicación de un contrato de construcción. Esta hoja de consejos ofrece indicadores para llevar a cabo un exitoso proceso de licitación, así como para valorar los criterios de selección de profesionales por contrato.

Antes de contratar a un contratista, debe crearse un paquete de oferta y un proceso. Entre los requisitos mínimos de este paquete están:

  • Formulario de anuncio de licitación (o comuníquese con los contratistas seleccionados, utilizando criterios de precalificación)
  • Formularios de licitación
  • Instrucciones para el formulario de licitadores, incluido el método de adjudicación de contrato (por ejemplo, a la oferta más baja o la oferta primaria más baja en combinación con suplentes)
  • Formulario de bonos de licitación (cinco por ciento de garantía de la oferta)
  • Formulario de contrato
  • Formulario de bonos de cumplimiento y de pago (100%)
  • Solicitud del contratista para el pago
  • Condiciones generales del contrato de construcción y condiciones suplementarias
  • Igualdad de oportunidades de empleo (contratos de construcción superiores a los $10,000)
  • Requisitos de bonos y seguros
  • Tiempo de terminación del contrato de construcción y documentos de liquidación necesarios para la terminación sustancial
  • Tasas actuales para determinar los salarios según la Ley Davis Bacon. Para informarse más sobre la Ley Davis-Bacon consulte la ley https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm (en inglés) y otros temas relacionados con su cumplimiento https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm (en inglés).

Consejos para un proceso exitoso

  1. Cuando contraten servicios profesionales, los programas deben desarrollar una serie de preguntas importantes para el programa y el proyecto como base de la propuesta. Cada profesional, empresa o entidad debe proporcionar respuestas detalladas. Ejemplos de preguntas:
    • ¿Tiene licencia?
    • Describa su experiencia anterior trabajando para este programa/agencia.
    • Describa su experiencia en diseño y construcción de instalaciones de educación temprana o de Head Start.
    • ¿Tiene usted un certificado o una capacitación especializada en el diseño y construcción de instalaciones de Head Start o de educación temprana?
    • Describa el equipo de diseño que trabajará en este proyecto específico, incluyendo tipo de diploma, experiencia individual y años con la compañía, certificados o capacitación especializada en diseño y construcción de Head Start y número de proyectos actualmente en proceso.
    • Enumere todos los proyectos actuales y los proyectos que ha hecho durante los últimos tres años. Proporcione nombres de los contactos, números de teléfono, fechas de finalización, presupuesto y el número de solicitudes aprobadas de cambios en la construcción.
  2. Desarrolle criterios de calificación dando diferentes ponderaciones a las preguntas. Los criterios de calificación son la oportunidad de establecer prioridades y de contratar al tipo de profesional que mejor se adapte a la agencia y al proyecto. El peso de las preguntas varía según lo que se considera la calificación más importante del profesional, empresa o entidad. Por ejemplo:
    • Un arquitecto con licencia local puede valer 15 puntos
    • Tener experiencia previa trabajando con la agencia puede valer 20 puntos
    • Tener experiencia diseñando y construyendo otras instalaciones de Head Start o de educación temprana puede valer 25 puntos
    • Tener un certificado o capacitación formal en el diseño y construcción de instalaciones de educación temprana o de Head Start puede valer 30 puntos
    • Las calificaciones del equipo de diseño, su experiencia y su conocimiento pueden valer 35 puntos. Tener experiencia previa puede ser el factor más importante para la agencia y puede valer 40 puntos.
  3. Si el precio se incluye como un factor de evaluación y hay una solicitud de información de costos, puede utilizarse como un factor de evaluación para preseleccionar o descartar a los solicitantes que tienen una alta tarifa de costo por hora.
  4. El siguiente paso es crear un panel de evaluación compuesto por un mínimo de tres y un máximo de cinco personas. Cada persona leerá, calificará y clasificará cada propuesta. Cada miembro del panel debe tener un conocimiento profesional del proyecto y de la industria de la construcción y conocimiento de lo que se necesita para que un proyecto tenga éxito. Algunos miembros no deben estar afiliados a la agencia o al proyecto.
  5. Sume las puntuaciones y asegúrese de que todos los solicitantes tengan la misma oportunidad de obtener la puntuación máxima disponible. En los criterios mencionados anteriormente (punto dos), el total es de 165 puntos. Puede crearse una escala de 100 o 200 puntos. El factor más importante es que todos los candidatos tengan la misma oportunidad y que ningún solicitante reciba un tratamiento especial.
  6. Después de dar la puntuación, determine el promedio de cada propuesta para llegar a un resultado final. Organice las mejores propuestas por orden de prioridad.
  7. El proceso de negociación empieza después de que se leen y se clasifican las propuestas, según los criterios ponderables. Las primeras tres a cinco propuestas recibirán una notificación diciendo que han sido seleccionados como finalistas y recibirán una llamada por teléfono para hacer una cita y presentación. Las presentaciones son opcionales, pero se recomiendan, pues constituyen una oportunidad de conocer a la gente con la que se va a trabajar, establecer una relación de persona a persona y personalizar las propuestas. Después que se hayan realizado todas las presentaciones, se determinará la puntuación final. Entonces se le notificará a la mejor empresa que ha sido seleccionada para negociar un contrato.
  8. El costo de los servicios profesionales puede variar en gran medida, de una tarifa por hora a un costo total basado en el cumplimiento de metas y objetivos específicos. De cualquier forma que se haga el contrato, el Gobierno federal exige un contrato en firme y con precio fijo. Debe incluirse una tarifa por hora como anexo en el caso de que haya que hacer trabajo adicional durante el curso del proyecto.

Adjudicación de la licitación

Adjudicar un contrato de construcción mediante el proceso de licitación se basa principalmente en el costo. Sin embargo, el costo no puede ser el único factor en la adjudicación de un contrato de construcción o renovación. La calidad del trabajo, las referencias y la capacidad de completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto y los bonos son otros de los factores que juegan un papel importante en la adjudicación de un contrato de construcción.

No se le tiene que dar un contrato de construcción al licitador más bajo. Sin embargo, debe ser adjudicado al licitador más bajo y mejor. Si no le se adjudica el contrato al licitador más bajo, es muy importante que se le brinde una explicación detallada a la agencia de financiamiento y que se presente documentación ante el Consejo de la Agencia para abordar cualquier desafío legal que se pueda presentar contra el programa/la agencia.

El arquitecto y/o gerente del proyecto juega un papel fundamental en la documentación de las razones para adjudicar un contrato al mejor licitador más bajo, en lugar de al licitador más bajo.

Last Updated: June 7, 2018