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Descripción de la asignación de costos

Se creó la asignación de costos para asegurar que los fondos federales se utilicen únicamente para los programas designados. La asignación de costos se refiere al proceso de asignar un costo o grupo de costos a uno o más objetivos. Los concesionarios que tienen más de una fuente de financiamiento encontrarán útil esta información para asegurarse de que cada programa tenga su proporción correspondiente de los costos.

Visión general de los requisitos

Cuando el Congreso asigna fondos para un propósito determinado, como el programa Head Start, su intención es que esos fondos serán utilizados exclusivamente para ese programa y que no pueden usarse otros fondos federales para el mismo propósito. Este aspecto de la ley de asignaciones afecta a cada programa federal. Por ejemplo, cuando el Congreso hace $100 disponibles a Head Start, no más de $100 dólares de los fondos federales puede ser gastado en Head Start y ninguno de los $100 puede ser usado para cualquier otro propósito, incluyendo un propósito estrechamente relacionado, como el cuidado infantil para un niño de bajos recursos que no es elegible para Head Start.

Esta disposición básica es fácil de seguir cuando una agencia concesionaria de Head Start recibe solo fondos federales de Head Start y está gestionando un solo programa de Head Start. Sin embargo, cuando una agencia concesionaria recibe fondos de dos o más fuentes, incluyendo los del gobierno local, estatal y federal y/o financiación privada, una mayor familiaridad con la disposición es necesaria para gestionar con éxito la situación. Esto es especialmente cierto cuando la agencia concesionaria utiliza algunos elementos de ambos programas. Por ejemplo, considere el espacio de la oficina: sería posible que la agencia proporcionara un espacio separado para cada programa, pero eso no sería un uso racional de los recursos en muchos casos. En cambio, los dos programas pueden compartir el espacio de la oficina. Sin embargo, los fondos federales de cada programa se pueden utilizar solamente para apoyar ese programa — de otro modo, un programa apoyaría o subvencionaría a otro, lo cual sería una violación de la ley de asignaciones.

El requisito de la ley en este caso se cumple decidiendo sobre una manera en que cada programa se encargue de la parte que le corresponda del costo del espacio común de la oficina. Esto se logra mediante un proceso llamado asignación de costos y un informe escrito de la base —los métodos, fórmulas y reglas— para la asignación es el plan de asignación de costos. La Guía uniforme, 45 CFR § 75, define la "asignación" como el proceso de asignar un costo o un grupo de costos, a uno o más objetivos, en proporción razonable al beneficio provisto u otra relación equitativa. El proceso puede implicar la asignación de un costo o costos directamente a un objetivo de costo final o a través de uno o más objetivos de costo intermedio. La Guía uniforme, Certificaciones requeridas, 45 CFR § 75.415, requiere la certificación del plan de asignación de costos. Además, el plan de asignación de costos certificado debe ser presentado con la solicitud de subvención anual.

Aclaración de las definiciones

La asignación de costos se refiere al proceso de asignar a dos o más programas los costos de un elemento compartido por los programas. El objetivo es asegurar que cada programa lleve la parte que le corresponda y solo su parte justa, del costo total. El término se utiliza a veces por los contadores para describir la asignación de costos, especialmente los gastos de estructura, a determinadas categorías de contabilidad. A efectos de la asignación de costos en las agencias de Head Start, la asignación de costos se refiere a la asignación de costos a varias fuentes de financiamiento, no a categorías de contabilidad.

El plan de asignación de costos se refiere a un informe escrito de los métodos utilizados por la agencia concesionaria para asignar costos a sus diversas fuentes de financiamiento.

Descripción

El requisito para asignar los costos de recursos compartidos se puede cumplir utilizando métodos lógicos y racionales para asegurar que cada programa esté pagando su parte equitativa del coste de alto utilizado en común y que ningún programa esté subvencionando a otro. Generalmente, los métodos utilizados para asignar un costo compartido deben ser la forma más sencilla y más directa de asignar este tipo de costo equitativamente. Se deban evitar los métodos complejos y altamente detallados cuando uno sencillo logrará el objetivo.

Son aceptables los métodos, reglas o fórmulas que utilicen porcentajes o fracciones del costo. Por ejemplo, un método de asignación de costos para el personal podría ser tan sencillo como una declaración del porcentaje de tiempo atribuible a una fuente de financiamiento. Si un individuo pasa la mitad del día en las actividades de Head Start, otro 25 por ciento en las actividades apoyadas por la fuente de financiamiento A y el 25 por ciento en las actividades apoyadas por la fuente de financiamiento B, entonces la regla de asignación de costos es 50 por ciento a Head Start, 25 por ciento a la fuente de financiamiento A, y el 25 por ciento a la fuente de financiamiento B. Estos porcentajes pueden aplicarse a todos los gastos de personal pertinentes a ese individuo (o grupo de individuos) durante un período presupuestario. La asignación, minuto a minuto, hora a hora no es necesaria, pero debe haber una manera razonable de establecer la base para la regla de asignación, como el horario de una agencia o aula o informes de años anteriores.

El plan de asignación de costos para una agencia de Head Start sería el conjunto de planes de asignación individual para todos los costos compartidos del programa. Para mantener el plan lo más sencillo posible, se debe evitar la proliferación innecesaria de estrategias individuales. Las estrategias generales que pueden aplicarse a porciones grandes del presupuesto de la agencia y que pueden asignar costos compartidos equitativamente son preferibles a estrategias complejas y detalladas.

Cada uno de los principales "centros de costos" o artículos de costos en el presupuesto de la agencia debe ser examinado para encontrar una manera razonable y justa de asignar los costos de ese recurso compartido. El método para asignar el costo de las instalaciones (por ejemplo, el espacio de oficina) puede ser muy diferente del método para el personal, pero aún expresado en términos de porcentajes sencillos. Por ejemplo, una agencia podría analizar el espacio (expresado en pies cuadrados) utilizado en la administración de varios programas. Si el director y al secretario de Head Start usan 200 pies cuadrados en el edificio de la sede de una agencia con un total de 2.000 pies cuadrados, entonces la parte justa del costo de ese espacio es el 10 por ciento (200/2,000). Otros elementos del costo se analizarían en términos similares, usando las medidas apropiadas para cada uno.

La naturaleza y el uso de cada elemento del costo determina la medida más adecuada para ese elemento y la mejor estrategia para la asignación de los costos. Adoptar un enfoque como "Head Start tiene el presupuesto más grande, por lo que Head Start deben pagar la mayor parte de los costos" no es aceptable. La porción que corresponde al programa de Head Start de un presupuesto de la agencia está determinada por el costo permisible y razonable de proporcionar los servicios de Head Start, como se refleja en el plan de asignación de costos, no por la cantidad de fondos de Head Start que entran en el presupuesto total de la agencia.

Para cumplir con el requisito de la ley de asignaciones, un plan de asignación de costos debe:

  • Enumerar las fuentes de los ingresos federales de otra índole del programa, apoyados por datos históricos o de otro tipo para corroborar las cantidades
  • Describir cuántos del número total de matrículas de Head Start están cubiertos por fondos federales de Head Start en el plan de asignación de costos si la agencia está sirviendo a niños con fondos de más de una fuente
  • Describir los métodos utilizados para determinar la asignación de los costos de recursos compartidos para las diferentes fuentes de financiación.
  • Especificar las bases para asignar costos dentro de las categorías de costos específicos (personal, espacio, suministros) y proporcionar una descripción de cómo los gastos dentro de las categorías de costos principales serán asignados y registrados en el sistema contable de la agencia concesionaria

Asignación de costos en las Asociaciones entre Early Head Start - Cuidado Infantil

Financiamiento en capas

El programa de Asociaciones entre Early Head Start y el Cuidado Infantil (EHS-CC, sigla en inglés) representa una oportunidad única para aprovechar y maximizar los recursos utilizando múltiples fuentes de financiamiento para mejorar la capacidad para el cuidado y educación temprana de los socios de cuidado infantil y mejorar los resultados para los bebés y niños pequeños, mucho más allá del alcance de los inscritos en el programa. Los concesionarios utilizarán los fondos de la Asociación EHS-CC para asociarse con centros locales de cuidado infantil y hogares de cuidado infantil familiar. Los fondos de la asociación mejorarán los presupuestos existentes que incluyen el Fondo para el cuidado y desarrollo de los niños (CCDF, sigla en inglés) y/u otros fondos existentes para el cuidado infantil. Los fondos de CCDF pueden ser utilizados en esfuerzos de colaboración con los programas de Head Start para proveer servicios integrales de cuidado y desarrollo infantil para los niños que son elegibles para ambos programas. De hecho, la coordinación y colaboración entre Head Start y CCDF están fuertemente recomendadas en las secciones 640(g)(1)(D) y (E), 640(h), 641(d)(2)(H)(v) y 642(e)(3) de la Ley de Head Start para la prestación de servicios integrales de jornada completa y año completo. Con el fin de implementar tales programas de colaboración, que comparten, por ejemplo, espacio, equipo o materiales, los concesionarios pueden escalonar varios flujos de financiamiento para prestar servicios sin interrupciones.

  • Capa 1: La primera o capa fundacional está formada por los servicios básicos de cuidado infantil que ya existen en los programas asociados. Esto representa los costos de los servicios que están cubiertos por el subsidio/cupón para el cuidado infantil (incluidos los copagos requeridos de los padres) o cualquier otra fuente de ingresos que respalde los servicios básicos del cuidado infantil. Si un niño matriculado en la Asociación EHS-CC pierde el subsidio para el cuidado infantil, los fondos de la Asociación EHS-CC pueden cubrir la pérdida temporal para garantizar la continuidad de los servicios para el niño.
  • Capa 2: El segundo nivel de financiamiento se compone de servicios a nivel de programa y mejoras ambientales que se necesitan para cumplir con los requisitos de EHS. Esto representa los costos en un aula en la que se atienden a los niños matriculados que pueden incluir: pruebas de detección de trastornos de desarrollo estándar para todos los niños en un aula; un currículo mejorado; suministros de clase, materiales y equipo; capacitación y educación para maestros y otros proveedores; sueldo mejorado para maestros que cumplen con los requisitos educativos de EHS; aumento de personal para cumplir con los requisitos de EHS sobre las proporciones de personal-niños y los requisitos de tamaño de grupo y las renovaciones menores de las instalaciones o del equipo necesario para cumplir con las normas de EHS. Estas mejoras, pagadas por la financiación de la Asociación EHS-CC, deben beneficiar directamente a los niños matriculados en la Asociación EHS-CC, pero también se espera que beneficien a otros niños que comparten un aula o un entorno de servicio para los niños matriculados. Esta es una característica importante del programa.
  • Capa 3: La tercera capa está formada por los servicios prestados individualmente a los niños y sus familias en las Asociaciones EHS-CC, como los salarios y los beneficios complementarios para los trabajadores de apoyo familiar que ayudan a las familias de EHS, los referidos externos a proveedores de salud y salud mental, visitas al hogar y otros servicios de apoyo familiar. Es importante señalar que los fondos de la Asociación EHS-CC no pueden utilizarse para proporcionar servicios individuales de la Capa 3 para los niños y las familias que no estén matriculados en la Asociación EHS-CC. Otras fuentes de financiamiento (por ejemplo, fundaciones u otro tipo de financiamiento estatal y local) pueden utilizarse para prestar servicios similares a los niños y las familias no matriculados.

Por último, los fondos de la Asociación EHS-CC deben complementar, no suplantar, los fondos de cuidado infantil existentes. Los concesionarios deberán asegurarse de tener la documentación de origen adecuada para identificar los costos dentro de las tres capas de financiamiento que cumplen con los requisitos de la Guía uniforme (45 CFR § 75) para las subvenciones federales. El concepto de fondos en capas se utiliza para asegurarse de que los fondos de la Asociación EHS-CC mejorarán la calidad del servicio sin duplicar o reemplazar el financiamiento existente para el cuidado infantil.

Los requisitos de auditoría

Para determinar si es necesaria la asignación de costos, el auditor primero preguntará si la agencia recibe fondos de más de una fuente federal (u otra). Si la respuesta es no, no es necesaria ninguna acción de auditoría adicional; no hay recursos que se comparten, por lo tanto, la asignación de costos es innecesaria. Si la respuesta es sí, el auditor investigará para ver si cualquier recurso de la agencia es compartido por dos o más programas. Si hay recursos compartidos, el auditor pedirá una explicación de cómo se asignan los costos de los recursos entre los programas. Un plan escrito provee al auditor una descripción clara de cómo se logra esto.

El auditor o revisor analizará los métodos utilizados para asignar los costos y determinar si son adecuados e indicados. Si el auditor está convencido de que los métodos y su aplicación han dado lugar a una asignación razonable de los costos, no es necesario adoptar medidas adicionales. Sin embargo, si los métodos son defectuosos o no se aplican correctamente, los costos que han sido cargados indebidamente al programa de Head Start podrían resultar en una auditoría o conclusión de incumplimiento y ser desautorizados.

Enlaces relacionados

45 CFR § 75.412 Clasificación de los costos (en inglés)

45 CFR § 75.413 Costos directos (en inglés)

45 CFR § 75.414 Instalaciones indirectas y costos administrativos (F&A, sigla en inglés) (en inglés)

45 CFR § 75.415 Certificaciones requeridas (en inglés)

Last Updated: November 9, 2018