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Descripción de la asignación de costos

La asignación de costos fue creada para garantizar que los fondos federales se utilicen únicamente para los programas y que no se utilicen otros fondos federales para ningún otro propósito. Los concesionarios que tienen más de una fuente de financiamiento encontrarán útil esta información para asegurarse de que cada programa tenga su proporción correspondiente de los costos.

Visión general de los requisitos
Aclaración de las definiciones
Descripción
Requisitos de auditoría
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Visión general de los requisitos

Cuando el Congreso asigna fondos para un propósito determinado, como el programa Head Start, su intención es que esos fondos serán utilizados exclusivamente para ese programa y que no pueden usarse otros fondos federales para el mismo propósito. Este aspecto de la ley de asignaciones afecta a cada programa federal. Por ejemplo, cuando el Congreso hace $100 disponibles a Head Start, no más de $100 dólares de los fondos federales puede ser gastado en Head Start y ninguno de los $100 puede ser usado para cualquier otro propósito, incluyendo un propósito estrechamente relacionado, como el cuidado infantil para un niño de bajos recursos que no es elegible para Head Start.

Esta disposición básica es fácil de seguir cuando una agencia concesionaria de Head Start recibe solo fondos federales de Head Start y está gestionando un solo programa de Head Start. Sin embargo, cuando una agencia concesionaria recibe fondos federales de dos o más fuentes, incluyendo los del gobierno local, estatal y federal y financiación privada, una mayor familiaridad con la disposición es necesaria para gestionar con éxito la situación. Esto es especialmente cierto cuando la agencia concesionaria utiliza algunos elementos de ambos programas. Por ejemplo, considere el espacio de la oficina: sería posible que la agencia proporcionara un espacio separado para cada programa, pero eso no sería un uso racional de los recursos en muchos casos. En cambio, los dos programas pueden compartir el espacio de la oficina. Sin embargo, los fondos federales de cada programa se pueden utilizar solamente para apoyar ese programa — de otro modo, un programa apoyaría o subvencionaría a otro, lo cual sería una violación de la ley de asignaciones.

El requisito de la ley en este caso se cumple decidiendo sobre una manera en que cada programa se encargue de la parte que le corresponda del costo del espacio común de la oficina. Esto se logra mediante un proceso llamado asignación de costos y un informe escrito de la base —los métodos, fórmulas y reglas— para la asignación es el plan de asignación de costos. Las circulares de OMB no piden específicamente un plan de asignación de costos para los programas con una subvención discrecional como Head Start, pero requieren que los costos de recursos compartidos se asignen justamente. Para documentar a los auditores y a los revisores federales que los costos han sido debidamente asignados, se recomienda encarecidamente que haya un informe o plan escrito. Se alienta a las agencias concesionarias a discutir un plan propuesto de asignación de costos con el funcionario de subvenciones de la ACF y con el auditor que realiza la auditoria anual requerida.

Aclaración de las definiciones

La asignación de costos se refiere al proceso de asignar a dos o más programas los costos de un elemento compartido por los programas. El objetivo es asegurar que cada programa lleve la parte que le corresponda y solo su parte justa, del costo total. El término se utiliza a veces por los contadores para describir la asignación de costos, especialmente los gastos de estructura, a determinadas categorías de contabilidad. A efectos de la asignación de costos en las agencias de Head Start, la asignación de costos se refiere a la asignación de costos a varias fuentes de financiamiento, no a categorías de contabilidad.

El plan de asignación de costos se refiere a un informe escrito de los métodos utilizados por la agencia concesionaria para asignar costos a sus diversas fuentes de financiamiento.

Descripción

 

El requisito para asignar los costos de recursos compartidos se puede cumplir utilizando métodos lógicos y racionales para asegurar que cada programa esté pagando su parte equitativa del coste de alto utilizado en común y que ningún programa esté subvencionando a otro. Generalmente, los métodos utilizados para asignar un costo compartido deben ser la forma más sencilla y más directa de asignar este tipo de costo equitativamente. Se deban evitar los métodos complejos y altamente detallados cuando uno sencillo logrará el objetivo.

Son aceptables los métodos, reglas o fórmulas que utilicen porcentajes o fracciones del costo. Por ejemplo, un método de asignación de costos para el personal podría ser tan sencillo como una declaración del porcentaje de tiempo atribuible a una fuente de financiamiento. Si una persona individuo pasa la mitad del día en las actividades de Head Start, otro 25 por ciento en las actividades apoyadas por la fuente de financiamiento A y el 25 por ciento en las actividades apoyadas por la fuente de financiamiento B, entonces la regla de asignación de costos es 50 por ciento a Head Start, 25 por ciento a la fuente de financiamiento A, y el 25 por ciento a la fuente de financiamiento B. Estos porcentajes pueden aplicarse a todos los gastos de personal pertinentes a ese individuo (o grupo de individuos) durante un período presupuestario. La asignación, minuto a minuto, hora a hora no es necesaria, pero debe haber una manera razonable de establecer la base para la regla de asignación, como el horario de una agencia o aula o informes de años anteriores.

El plan de asignación de costos para una agencia de Head Start sería el conjunto de planes de asignación individual para todos los costos compartidos del programa. Para mantener el plan lo más sencillo posible, se debe evitar la proliferación innecesaria de estrategias individuales. Las estrategias generales que pueden aplicarse a porciones grandes del presupuesto de la agencia y que pueden asignar costos compartidos equitativamente son preferibles a estrategias complejas y detalladas.

Cada uno de los principales "centros de costos" o artículos de costos en el presupuesto de la agencia debe ser examinado para encontrar una manera razonable y justa de asignar los costos de ese recurso compartido. El método para asignar el costo de las instalaciones (por ejemplo, el espacio de oficina) puede ser muy diferente del método para el personal, pero aún expresado en términos de porcentajes sencillos. Por ejemplo, una agencia podría analizar el espacio (expresado en pies cuadrados) utilizado en la administración de varios programas. Si el director y al secretario de Head Start usan 200 pies cuadrados en el edificio de la sede de una agencia con un total de 2.000 pies cuadrados, entonces la parte justa del costo de ese espacio es el 10 por ciento (200/2,000). Otros elementos del costo se analizarían en términos similares, usando las medidas apropiadas para cada uno.

La naturaleza y el uso de cada elemento del costo determina la medida más adecuada para ese elemento y la mejor estrategia para la asignación de los costos. Adoptar un enfoque como "Head Start tiene el presupuesto más grande, por lo que Head Start deben pagar la mayor parte de los costos" no es aceptable. La porción que corresponde al programa de Head Start de un presupuesto de la agencia está determinada por el costo permisible y razonable de proporcionar los servicios de Head Start, como se refleja en el plan de asignación de costos, no por la cantidad de fondos de Head Start que entran en el presupuesto total de la agencia.

Para cumplir con el requisito de la ley de asignaciones, un plan de asignación de costos debe:

  • Enumerar las fuentes de los ingresos federales de otra índole del programa, apoyados por datos históricos o de otro tipo para corroborar las cantidades.
  • Describir cuántos del número total de matrículas de Head Start están cubiertos por fondos federales de Head Start en el plan de asignación de costos si la agencia está sirviendo a niños con fondos de más de una fuente.
  • Describir los métodos utilizados para determinar la asignación de los costos de recursos compartidos para las diferentes fuentes de financiación.
  • Especificar las bases para asignar costos dentro de las categorías de costos específicos (personal, espacio, suministros) y proporcionar una descripción de cómo los gastos dentro de las categorías de costos principales serán asignados y registrados en el sistema contable de la agencia concesionaria.

Asignación de costos en las asociaciones de cuidado infantil

Para animar a agencias de concesionario de Head Start a colaborar con otros programas de cuidado infantil, las enmiendas de 1998 a la Ley de Head Start proporcionan una excepción al requisito general sobre la asignación de los costos. Cuando hay una actividad colaborativa entre Head Start y otro programa federal de cuidado infantil o educación en la primera infancia, los costos de recursos compartidos en dos categorías de costos, equipos y suministros no consumibles no tienen que ser asignados entre los programas, siempre y cuando Head Start sea la fuente predominante de financiamiento para la actividad. Mientras que estas dos categorías son generalmente bastante pequeñas en los presupuestos de Head Start, esta excepción pretende reducir las barreras a la colaboración eficaz (Ley de Head Start Sección 640 (a)(5)(E)(ii)). (Véase 45 CFR 74.34 y 45 CFR 74.35 para los requisitos relativos a los equipos y suministros, respectivamente.)

Los requisitos de auditoría

 

Para determinar si es necesaria la asignación de costos, el auditor primero preguntará si la agencia recibe fondos de más de una fuente federal (u otra). Si la respuesta es no, no es necesaria ninguna acción de auditoría adicional; no hay recursos que se comparten, por lo tanto, la asignación de costos es innecesaria. Si la respuesta es sí, el auditor investigará para ver si cualquier recurso de la agencia es compartido por dos o más programas. Si hay recursos compartidos, el auditor pedirá una explicación de cómo se asignan los costos de los recursos entre los programas. Un plan escrito provee al auditor una descripción clara de cómo se logra esto.

El auditor o revisor analizará los métodos utilizados para asignar los costos y determinar si son adecuados e indicados. Si el auditor está convencido de que los métodos y su aplicación han dado lugar a una asignación razonable de los costos, no es necesario adoptar medidas adicionales. Sin embargo, si los métodos son defectuosos o no se aplican correctamente, los costos que han sido cargados indebidamente al programa de Head Start podrían resultar en una auditoría o conclusión de incumplimiento y ser desautorizados.

 

2 CFR 220 Apéndice A (C)(4) Costos asignables
2 CFR 225 Apéndice A Principios generales para determinar los costos asignables
2 CFR 225 Apéndice C Planes de asignación de costos de servicios centrales a nivel estatal/local
2 CFR 225 Apéndice D Planes de asignación de costos de asistencia pública
2 CFR 225 Apéndice E Propuestas estatales y locales de tasas de coste indirecto
2 CFR 215.53(g) Propuesta de la tasa de costo indirecto y planes de asignación de costos (requisitos de retención y acceso para registros)
2 CFR 230 Apéndice A Principios generales
OMB Circular A-133 Sección 305(b) Restricción al auditor que prepara una propuesta de costo indirecto o plan de asignación de costos
45 CFR Parte 74.53(g) Propuesta de la tasa de costo indirecto y planes de asignación de costos (requisitos de retención y acceso para registros)
45 CFR Parte 92.42(c)(4) Propuesta de la tasa de costo indirecto y planes de asignación de costos (requisitos de retención y acceso para registros)

Last Updated: August 7, 2018