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El cuerpo directivo de Head Start y la certificación del consejo tribal: Glosario de documentos e informes

Los miembros de la junta de gobierno de Head Start tienen una multitud de responsabilidades. Entre ellos se encuentra la revisión de una amplia variedad de documentos e informes, como las políticas de personal y las normas federales. Los directores de Head Start y los miembros de la junta de gobierno puede utilizar esta hoja de consejos para explorar por qué estos documentos son importantes en su rol en el gobierno del programa. Nota: Este recurso se encuentra en revisión.

Como parte de sus responsabilidades, los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas de Head Start revisan regularmente una amplia variedad de documentos e informes, como las políticas de personal y las normas federales. Este glosario ayudará a los directores ejecutivos de Head Start, los miembros del cuerpo diretivo y del Consejo de Políticas a aprender más acerca de estos diferentes documentos e informes y el papel que desempeñan para asegurarse de que sean administradores eficaces de sus programas de Head Start.

La Sección 642 (d)(2) de la Ley de Head Start de 2007 enumera los documentos e informes que deben ser revisados ​​regularmente por el cuerpo directivo y el Consejo de Políticas. Dicha sección indica lo siguiente:

  • (2) REALIZACIÓN DE RESPONSIBILIDADES- Cada agencia Head Start deberá cerciorarse de que se comparta regularmente información actualizada con el cuerpo directivo y el Consejo de Políticas en cuanto a la planificación, las políticas y las operaciones de la agencia Head Start, que incluya: 
     
    • (A) informes financieros mensuales, incluidos los gastos de tarjetas de crédito;
    • (B) resúmenes mensuales de información del programa;
    • (C) informes de matrícula del programa, incluidos los informes de la asistencia de niños cuyo cuidado está subvencionado parcialmente por otra agencia pública;
    • (D) informes mensuales de comidas y meriendas, suministradas mediante programas del Departamento de Agricultura;
    • (E) la auditoría financiera;
    • (F) la autoevaluación anual, que incluya cualquier conclusión relacionada con la misma;
    • (G) la planificación estratégica a nivel comunitario y evaluación de las necesidades de la agencia Head Start, incluyendo cualquier actualización aplicable;
    • (H) la comunicación y orientación por parte del Secretario; e
    • (I) Informes de Datos Actualizados del programa. 

La Sec. 644 (a) (2) de la Ley de Head Start de 2007 requiere que los programas Head Start produzcan informes anuales que contengan la siguiente información:

    • (A) La cantidad total de fondos públicos y privados recibidos y la cantidad de cada fuente.
    • (B) Una explicación de los gastos presupuestarios y el presupuesto propuesto para el año fiscal.
    • (C) El número total de niños y familias atendidas, la matrícula mensual promedio (como porcentaje de la matrícula subvencionada), y el porcentaje de niños elegibles atendidos.
    • (D) Los resultados de la revisión más reciente por parte del Secretario y de la auditoría financiera.
    • (E) El porcentaje de niños matriculados que recibieron exámenes médicos y dentales.
    • (F) Información sobre las actividades para la participación de los padres.
    • (G) Las gestiones de la agencia para preparar a los niños para ingresar en kindergarten.
    • (H) Cualquier otra información exigida por el Secretario. 

A continuación hay una breve descripción de los principales documentos e informes que los miembros del órgano de gobierno y del Consejo de Políticas desarrollan y revisan como parte de sus responsabilidades de gobierno:

Informe Anual: Informe anual que incluye los puntos destacados programáticos y financieros de una organización del año, el cual puede ser distribuido en la reunión anual. Una organización generalmente utiliza su informe anual como una herramienta de información y de relaciones públicas. Se requiere que muchos organismos públicos y organizaciones financiadas con fondos públicos produzccan informes anuales.

Artículos de incorporación: Este documento legal define el propósito y alcance de una organización y está registrado con el estado. (Sec. 642 (c)(1)(E)(iii))

Informe de auditoría: Se exige a las agencias Head Start que realicen una auditoría anual independiente. El propósito de la auditoría es determinar si: (a) los informes financieros de la organización son precisos; (B) la organización cumple con los términos y las condiciones de la Ley de Head Start; y (c) la organización tiene y se atiene a los procedimientos financieros y administrativos correspondientes. El informe de auditoría incluye la carta de opinión, los estados financieros y cualquier resultado identificado por el auditor. (Sec. 642(c)(1)(E)(iv)(V)(AA)(VII)(cc)(dd); Sec.642(d)(2)(E); Sec. 647 (c)(2))

Estatutos: Este documento determina la estructura, la función y las reglas de la junta directiva de una organización. En Head Start, tanto el cuerpo directivo como el Consejo de Políticas deben tener sus propios estatutos. El cuerpo directivo redacta y aprueba sus estatutos, mientras que el Consejo de Política redacta (con el personal administrativo), aprueba y luego presenta sus propios estatutos al cuerpo directivo para su aprobación final. (Sec. 642(c)(1)(E)(iii); Sec. 642(c)(2)(D)(v))

Estudio de la comunidad: Todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start deben realizar y actualizar periódicamente un estudio de la comunidad y utilizar la información de este estudio para ayudar a determinar las metas del programa. El estudio de la comunidad refleja las necesidades y los recursos de las familias elegibles, del programa y la comunidad en el área de servicio del programa. (Sec. 642(d)(2)(G); §1304.51(a)(1)(i))

Las coomunicaciones de la Secretaría del HHS: Documentos de la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, sigla en inglés) de EE.UU. incluyen Memorandos de Información (IM), Instrucciones del Programa (PI), y Aclaraciones de políticas, los cuales son generados por la Oficina Nacional de Head Start (OHS) y enviados a los programas Head Start y Early Head Start. (Sec. 642(d)(2)(H)) 

Solicitud de subvención de Head Start: Este documento debe ser completado y presentado por una organización que quiere ser considerada para para recibir financiamiento para prestar servicios de Head Start o Early Head Start. Responde a la orientación sobre los fondos de Head Start, que describe lo que se necesita para el financiamiento inicial de cinco años y posteriormente cada año. Las agencias deben ser capaces de demostrar en su solicitud los impactos y resultados para los niños y las familias como resultado de su experiencia en Head Start. El Consejo de Políticas aprueba y presenta las decisiones sobre la solicitud de la subvención al cuerpo directivo y este revisa y aprueba la solicitud de subvención. (Sec. 642(c)(1)(E)(iv)(III)(V); Seg. 642(c)(2)(D)(iii)) 

Plan del programa Head Start: Este plan establece la dirección del programa Head Start. Incluye las metas a largo plazo, las metas de preparación escolar y los objetivos programáticos y fiscales del programa. El proceso de elaboración de este plan involucra al Consejo de Políticas, el cuerpo directivo y la administración del programa. (Sec. 642(c)(2)(A); Sec. 642(d)(2)(G); §1304.51(a))

Informes mensuales de matrícula: Se exige a todos los programas Head Start que informen acerca de sus matrículas mensualmente. Si la matrícula real es menor que la matrícula subvencionada, los programas deberán explicar los motivos de tal insuficiencia. Además, los informes de las matrículas a menudo incluyen las tasas promedio de asistencia diaria, puesto que se requiere que los programas Head Start basados ​​en el centro tengan al menos una tasa promedio mensual del 85 por ciento mensual de asistencia diaria. Si la tasa mensual es inferior al 85 por ciento, el programa Head Start deberá analizar las causas de ausentismo. (Sec. 641A(h)(2); Sec. 642(d)(2)(C); §1305.8(a); ACF-PI-HS-08-06 Informe mensual de las matrículas)

Estados financieros mensuales: Estos documentos son resúmenes mensuales de los ingresos y gastos de un programa Head Start. El informe financiero mensual suele considerarse junto con el presupuesto anual, de manera que los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas puedan ver si el programa está encaminado a cumplir sus metas financieras. Los gastos por tarjetas de crédito se incluyen en el informe financiero mensual, lo cual ayuda a garantizar que solo el personal autorizado utilice dichas tarjetas y que las compras se realicen para los gastos razonables del programa. (Sec. 642(d)(2)(A))

Informes mensuales de comidas y meriendas: Las Normas de Desempeño del Programa Head Start requieren que las agencias del concesionario utilicen los fondos del Departamento de Agricultura de EE.UU. (USDA, sigla en inglés) y el Servicio de Alimentos y Nutrición (FNS, sigla en inglés) y los programas de nutrición infantil como la principal fuente de pagos par los servicios alimentarios. Para recibir el pago por los alimentos que se consumen, los programas Head Start deben presentar un informe mensual. Para más detalles, consulte la narrativa de los costos del USDA en el ECKLC. (Sec. 642(d)(2)(D); §1304.23(b)(1)(i)) 

Informe de revisión de la OHS: Este informe contiene los resultados de la revisión en el lugar, realizada en el tercer año del ciclo de financiación de cinco años del programa. Es un componente del proceso de supervisión de cinco años. Los datos recogidos acerca de un concesionario durante la revisión es utilizado por la OHS para evaluar múltiples niveles de desempeño e incluyen las fortalezas del programa, las áreas de cumplimiento, las áreas preocupantes, los incumplimientos, las deficiencias y deficiencias inmediatas.   

Políticas y procedimientos de personal: Cada programa mantiene las políticas y los procedimientos acerca del personal, adaptados a su propia estructura y operación del programa. (Sec. 642(c)(1)(E)(iv)(V)(CC); Sec. 642(c)(2)(D)(vii))

Informe de Datos Actualizados del Programa (PIR, sigla en inglés): El PIR es una importante fuente de datos descriptivos y de servicios para la comunidad de Head Start, los socios del programa, el Congreso y el público en general. Se requiere que todos los concesionarios y agencias delegadas presenten un PIR anual a la OHS para cada programa Head Start o Early Head Start. Los datos se utilizan a nivel federal, regional y local. (Sec. 642(d)(2)(I))

Resúmenes de la información del programa: Estos informes escritos proporcionan información sobre los programas y servicios dentro de un programa Head Start. Estos pueden ayudar a los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas a ver si su programa cumple con los requisitos de Head Start, así como las metas de su programa. Se necesita un monitoreo continuo del programa por parte del personal administrativo para producir buenos informes programáticos y fiscales. (Sec. 642(d)(2)(B))

Prueba de la condición de ser sin fines de lucro: Este documento legal del Servicio de Impuestos Internos certifica que una organización se ha incorporado como gobierno tribal o local, una institución educativa, o un grupo de caridad o religioso. Las agencias con programas de Head Start, por lo general, pero no siempre, tienen la condición de ser sin fines de lucro. (Sec. 642 (c)(1)(E)(iii))

Informe de autoevaluación: El informe de autoevaluación es un resumen de los resultados del proceso de autoevaluación anual de un programa Head Start. Junto con el estudio de la comunidad, este se utiliza en el proceso de planificación del programa para fijar la dirección y las prioridades del programa. El informe puede incluir la siguiente información:

  • Los resultados de un análisis en profundidad de los datos del programa a lo largo del tiempo
  • Progreso en el logro de objetivos y metas del programa
  • El progreso en el logro de metas y objetivos para la preparación escolar
  • Resumen de las fortalezas e innovaciones del programa
  • Recomendaciones para el crecimiento y la mejora

(Sec. 642(c)(1)(E)(iv)(V)(aa); Sec. 642(c)(2)(F))

Planes escritos: Aa veces se denominan planes de servicio, estos planes son el resultado del proceso de planificación del programa y describen cómo se implementarán los servicios en cada una de las áreas del programa de Head Start. Todos los planes por escrito para la implementación de los servicios deben ser revisados ​​y aprobados por el Consejo de Políticas o comité de políticas por lo menos anualmente, y revisadas y actualizadas según sea necesario. (§1304.51(a)(2))

Referencias 

Last Updated: December 26, 2017