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Realizar reuniones eficaces

Las reuniones son un aspecto importante para establecer comunicación dentro y a través de grupos, para tomar decisiones y planificar acciones. Los directores de programa y el personal pueden utilizar este recurso para realizar reuniones eficaces.

¿Qué se considera una reunión eficaz?
¿Por qué es necesario hacer reuniones eficaces?
¿Cómo se realizan las reuniones eficaces?
Fase 1: Planificación de la reunión
Fase 2: Configuración de la reunión
Fase 3: Realizar la reunión
Fase 4: Seguimiento de la reunión

¿Qué se considera una reunión eficaz?

A veces parece que siempre nos estamos reuniendo. Tenemos nuestras reuniones mensuales regulares de la organización, tenemos que organizar las reuniones del grupo especial de trabajo, las reuniones de medidas urgentes y del comité para los proyectos con los que va a trabajar nuestro grupo. Las reuniones ocupan gran parte de nuestro tiempo porque son el recurso a través del cual tomamos nuestras decisiones, planificamos nuestras acciones y hacemos avanzar el trabajo que estamos haciendo.

Pero ¿cuántos de nosotros no detestamos las reuniones? Todos tenemos recuerdos de reuniones (tal vez incluso de la reunión del comité de anoche) que parece que no terminarán nunca y no se llega a ninguna decisión. Alguien interrumpía una y otra vez, saliéndose del orden del día; el presidente tenía demasiadas opiniones propias; la reunión duró más de lo previsto, y cuando terminó, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos.

Bueno, aunque no existe ninguna varita mágica para que cada reunión sea más eficaz, lo cierto es que las reuniones pueden ayudar en la toma de decisiones y en la planificación. Y no tienen por qué ser desagradables. Incluso pueden ser divertidas. Y usted puede aprender cómo lograr que sus reuniones sean útiles y agradables para todos. Las reuniones eficaces ayudan a su grupo a alcanzar sus metas.

¿Por qué es necesario hacer reuniones eficaces?

¿Sabía que la forma en que usted administra y ejecuta sus reuniones es uno de los más grandes "factores de riesgo" para la participación y el tiempo que le dedican los miembros a su organización? TODAS las partes de una reunión son importantes--la planificación (sobre todo analizar detalladamente el orden del día y los objetivos); la logística; y las habilidades y principios de quien la preside. Todas estas partes influyen en la implicación y participación de los miembros.

Debe prestarse atención a cada "fase" y cada fase debe tomarse en serio porque una buena gestión de una reunión está relacionada de modo crítico con la participación. Es a través de reuniones que el grupo es o no es capaz de hacer las cosas, solucionar problemas, conducirse de una manera que promueva la inclusión y la seguridad y cree un espíritu comunitario.

¿Cómo se realizan las reuniones eficaces?

Ejecutar o actuar como mediador en una reunión significa mucho más que guiar al grupo por el orden del día. Cuando usted preside una reunión, es responsable por el bienestar del grupo y de los miembros de este. Eso implica que se preste atención a la "dinámica de grupo" y otros aspectos del procedimiento. ¡Todos esos "toques" son importantes!

Recuerde: Realizar reuniones es una HABILIDAD, no algo que uno nace sabiendo hacer. Como con cualquier habilidad, usted mejorará con la práctica ¡y también se sentirá más confiado!

Cuando alguien dice: "Buen trabajo. La reunión estuvo buena", ¿qué quiere decir en realidad? Una reunión que de verdad sea buena es aquella en la que se preste atención a las cuatro fases de la gestión de la reunión:

  • Planificación de la reunión (Orden del día y objetivos)
  • Preparación de la reunión (Logística)
  • Realizar la reunión (Presidir/Servir de mediador)
  • Seguimiento (Después que termina la reunión...)

Empecemos con lo siguiente:

FASE I: PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN

Si dedica tiempo a la planificación de la reunión, puede evitar "invitados contraproducentes" como:

  • Perder tiempo de la reunión
  • Hacer perder el tiempo a las personas
  • Reuniones aburridas que no conducen a ninguna parte
  • Reuniones porque hay que reunirse

Estos son los pasos críticos que hay que dar en la planificación de una buena reunión.

1. Decida la meta de la reunión.

¿Es para revisar los estatutos, planificar el reclutamiento de voluntarios u otra cosa? ¿No tiene una meta clara? ¡Esto puede resultar en una reunión aburrida y dispersa! Defina una meta clara y la orden del día se convertirá en su hoja de ruta para llegar a ella.

2. ¡Infórmese!

Si necesita información o hacer investigaciones para la reunión, es mejor hacerlo antes de que comience la reunión. ¿Qué sucede cuando usted se presenta a una reunión en la que falta información importante? ¡Generalmente es una gran pérdida de tiempo!

3. Decida quién debe asistir.

¿Si está trabajando en una campaña de carteles, la totalidad de los miembros necesitan asistir o simplemente el comité a cargo de los carteles? ¡¡Piénselo antes de enviar los avisos de reuniones!! Cuando las personas asisten a una reunión en la que no les preocupa el orden del día, ¿sabe qué pasa? ¡Generalmente no vuelven!

4. Planifique con ayuda de otras personas.

Esta es una buena manera de crear nuevos líderes Y de que otras personas dediquen más tiempo al trabajo de su grupo. Lo único que tiene que hacer es reunir a tres o cuatro personas interesadas y debatir el orden del día. ¡No tardará más de una hora!

Y lo más importante. . .

5. ¡Un buen orden del día cuenta!

Escriba el tiempo que piensa dedicar a cada elemento de la lista. Si alguien que no sea usted va a presentar alguna parte de la agenda, escriba eso también y ENVÍELO CON AL MENOS UNA SEMANA DE ANTELACIÓN. ¡Los miembros de los grupos deben saber lo que vienen a hacer!

Si el orden del día es su hoja de ruta, asegúrese de que incluya todas las paradas, sin demasiados viajes innecesarios que distraigan. Que todos sepan lo que va a discutirse; ¡que no sea un secreto!

FASE II: CONFIGURACIÓN DE LA REUNIÓN

1. Comience y termine a tiempo.

Es irrespetuoso abusar del tiempo de otras personas y es lo que más podría desalentar a los participantes. Si tiene que comenzar tarde porque solo hay tres personas en la sala cuando se supone que deba comenzar, ¡por lo menos pida disculpas! O mejor aun, acostúmbrese a comenzar a tiempo INCLUSO si hay solo tres personas en la sala. La voz se correrá y, finalmente, la gente vendrá a tiempo o no vendrá. Si los asistentes siguen llegando tarde a la reunión o no van, esto puede ser una señal para que cambie la hora de la reunión o el patrón de la reunión o ambos.

2. "Perdón, ¿podría quitar el codo?".

Los espacios para reuniones deben ser cómodos y convenientes. La sala debe estar en un lugar céntrico y ser de las dimensiones adecuadas para el tamaño de su grupo. Llegue temprano para organizar la sala.

3. ¡Mucho trabajo y nada de diversión no es bueno!

Incluya un tiempo para que las personas puedan hablar y socializar antes y después de la reunión. Recuerde que a veces durante "la reunión después de la reunión" es cuando la gente se integra al grupo, ¡y también cuando se les ocurren las mejores ideas para discutir en la próxima reunión!

4. Un ciclo regular

Si usted tiene un ciclo regular de reuniones, la gente empezará a marcar la fecha (p. ej., el primer lunes del mes); ¡PERO NO HAGA UNA REUNIÓN SOLO PORQUE HAY QUE REUNIRSE! Siempre tenga una meta clara o no haga la reunión.

FASE III: REALIZAR LA REUNIÓN

Servir de mediador de la reunión es más de una tarea; es muchos trabajos en uno. Si empieza por el principio, su trabajo como mediador significa que de usted depende:

1. Llegar a un acuerdo sobre el orden del día y las reglas

Recuerde que la reunión es para todos, por lo que todo el mundo debe "aceptar" el orden del día. Puede solicitar opiniones sobre el orden del día antes de comenzar. Reglas como "no interrumpir", etcétera, también pueden ser útiles si hay probabilidades de que alguno de los asistentes interrumpa la reunión.

2. Mantenga el hilo de las discusiones

Si alguien se desvía del orden del día o está hablando demasiado tiempo, ¡interceda! Sea gentil, pero firme: la gente respeta una reunión que se realice bien y recuerda claramente las reuniones en las que alguien habló indefinidamente.

3. ¡Mire la hora!

¡Recuerde comenzar y también terminar! Respete los límites de tiempo del orden del día. Si parece que el grupo quiere ir más allá de lo acordado sobre un tema, pregunte si los demás miembros están de acuerdo. Una declaración como esta: "Ya hemos utilizado el tiempo asignado para este tema. ¿Todos quieren continuar con este tema por otros diez minutos o pasamos al siguiente punto del orden del día?" puede ser una buena manera de tomarle el pulso al grupo al respecto.

4. Resuma lo que oiga

Cierre cada punto del orden del día resumiendo sus conclusiones en voz alta. Continúe si nadie tiene objeciones o si todos están de acuerdo.

5. Fomente la participación

Si una persona habitualmente callada habla, muéstrele su agradecimiento. ¡Trate de que todos participen, no deje que siempre hablen los mismos!

6. Utilice el poder de su posición con inteligencia

¡Sopese lo que diga y cómo y cuánto dice! No tome partido y sea justo con todos.

7. Cree nuevos líderes dejando que otros actúen como mediadores

Trate de que la responsabilidad del mediador recaiga sobre diferentes personas. La única manera en que otros aprenderán es observando y luego poniendo en práctica lo que han observado.

Algunos consejos para gestionar el personal en la reunión:

  • Muestre su sentido del humor y no esté a la defensiva.
  • Haga preguntas abiertas que requieran que las personas contesten más que "sí" o "no".
  • Mire alrededor de la habitación en busca de señales de que debe ir más lento o acelerar las cosas.

FASE IV: SEGUIMIENTO DE LA REUNIÓN

El hecho de que la reunión haya terminado no significa que haya finalizado su trabajo. Para poder hacer un seguimiento exitoso después de la reunión, usted deberá:

1. Pedir comentarios del grupo.

Es bueno que recopile información acerca de la opinión de los participantes sobre la reunión, lo que podría mejorarse, etcétera. No tiene que hacerlo en cada reunión, pero al menos de vez en cuando; asegurarse de que las personas tienen claras las tareas, establecer o reafirmar la fecha de la próxima reunión y sacar el máximo provecho a las oportunidades para que las personas se queden y hablen después de la reunión (lo cual es muy importante).

2. Resumen de la reunión

Es útil tener una lista de las decisiones tomadas, con seguimiento. Las minutas formales son valiosas para muchas organizaciones (si no para todas), pues recogen anuncios, artículos informativos, etc., que son importantes para el informe a pesar de que no son "decisiones".

Redactar minutas puede ser aburrido y leerlas, también. Pero eso es parte del trabajo del secretario. Entre algunas alternativas están:

  • Pedirle a un voluntario que haga una hoja de resumen de la reunión, además de las minutas (véase la sección de Herramientas).
  • Hacer que la minuta parezca más una historia que un informe formal con números romanos. También, escriba las decisiones tomadas en negrita o EN MAYÚSCULAS, para que resalten. Lo mismo para el seguimiento.

Fuente: University of Kansas, Caja de herramientas comunitarias

Recursos

Bobo, K., Kendall, J., Max, S. (1991). Organizing for social change: A manual for activists in the 1990s (Cómo organizarse para lograr un cambio social: Manual para activistas en la década de 1990). Minneapolis, MN: Midwest Academy.

Daniels, W. (1993). Orchestrating Powerful Regular Meetings: A Manager's Complete Guide. (Cómo orquestar reuniones regulares poderosas: Guía completa para gerentes). San Diego, CA: Pfeiffer & Co.

Recursos humanos (Sin fecha). Meetings that matter. (Reuniones importantes). Lawrence, KS: University of Kansas.

Milo, F. (1989). How to run a successful meeting in half the time. (Cómo realizar una reunión exitosa en la mitad del tiempo). New York, NY: Simon & Schuster.

Paine, A., Balcazar, Y., Fawcett, S. (1990). Self help leaders handbook: Leading effective meetings. (Manual de autoayuda para líderes: Cómo conducir reuniones eficaces). Lawrence, KS: University of Kansas, Research and Training Center on Independent Living.

Thomsett, M.C.(1989). The little black book of business meetings. (El librito negro de reuniones de negocios). New York, NY: AMACOM, American Management Association

Tema:Liderazgo organizativo

Palabras clave:Comunicación

Resource Type: Artículo

Last Updated: October 1, 2018