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Revisión después de la acción

Una revisión después de la acción (AAR, sigla en inglés) es una discusión de un proyecto o una actividad que permite a las personas involucradas en los mismos aprender por sí mismos lo que sucedió, por qué sucedió, lo que se hizo bien, lo que hace falta mejorar y qué lecciones se pueden aprender de la experiencia. Este artículo ofrece ideas que pueden ayudar a los equipos administrativos a abordar problemas a medida que surgen con comentarios abiertos y continuos. El espíritu de una AAR es de apertura y aprendizaje. Este artículo brinda una breve descripción de cada enfoque y la variación en cómo se realiza cada uno.

¿Qué son las revisiones después de la acción?
¿Cuáles son los beneficios?
¿Cómo las hago?
AAR informales
AAR personales
¿Hay algún otro punto que deba tener en cuenta?

¿Qué son las revisiones después de la acción?

Una después de revisión de la acción (AAR) es una discusión de un proyecto o una actividad que permite a los individuos a aprender por sí mismos lo que sucedió, por qué sucedió, qué salió bien, lo que necesita mejorar y qué lecciones puede aprenderse de la experiencia. El espíritu de un AAR es de apertura y aprendizaje; no se trata de solucionar problemas o atribuir la culpa. Las lecciones aprendidas no solo son compartidas tácitamente por las personas involucradas, sino que pueden documentarse explícitamente y compartirse con un público más amplio. Las revisiones después de la acción fueron creados originalmente y se utilizan extensivamente por el Ejército de EE. UU.

¿Cuáles son los beneficios?

Lo que hace que las revisiones después de la acción sean tan potentes es que se pueden aplicar en un amplio espectro de actividades, desde dos personas que realizan un AAR de cinco minutos al final de una reunión corta hasta un AAR de un día de duración por un equipo al final de un gran proyecto. Las actividades adecuadas para los AAR simplemente deben tener un principio y un final, un propósito identificable y algunas bases sobre las cuales se puede evaluar el desempeño. Aparte de eso, hay pocos límites.

Algunos ejemplos de cuándo usar un AAR son: cuando se ha introducido un nuevo conjunto de procedimientos o formas de trabajar; después de una temporada de invierno ocupada en la que se estiró la capacidad; siguiendo la introducción de un nuevo sistema informático; después de una gran actividad de entrenamiento; después de un cambio de turno; después de una investigación o un ensayo clínico; después de realizar una cirugía; etc.

Los AAR son excelentes para hacer explícito el conocimiento tácito durante la vida de un proyecto o actividad y, por lo tanto, se pueden capturar. El aprendizaje se puede capturar antes de que un equipo se disuelva, o antes de que las personas olviden lo que sucedió y pasen a otra cosa. A pesar del nombre ("después de la acción"), no tienen que realizarse al final de un proyecto o actividad. Por el contrario, puede realizarse después de cada evento identificable dentro de un proyecto o una actividad principal, convirtiéndose así en un aprendizaje vivo en el cual se pueden aplicar las lecciones aprendidas inmediatamente. De hecho es aquí donde los AAR pueden agregar el mayor valor.

Los AAR aportan información sobre lo que exactamente contribuye a las fortalezas y debilidades de un proyecto o actividad, incluido el desempeño de cada persona involucrada, del líder del proyecto, del equipo en su conjunto y de los diversos procesos involucrados.

Los AAR también son una herramienta útil para el desarrollo de sus empleados, al proporcionar comentarios constructivos y directamente procesables de una manera no amenazante porque no están vinculados a la evaluación de los empleados. Del mismo modo, brindan a las personas la oportunidad de compartir sus puntos de vista e ideas y de ser escuchados.

¿Cómo las hago?

Las AAR pueden agruparse en tres tipos: formal, informal y personal. Aunque el enfoque fundamental en cada uno es esencialmente el mismo, hay alguna variación en cómo se llevan a cabo.

Las AAR formales tienden a realizarse al final de un proyecto o evento importante (aprender después de hacer). Estas requieren cierta preparación y planificación, pero no son difíciles ya que toman la forma de una simple reunión. Esta reunión puede llevarse a cabo en un par de horas o días, dependiendo de la escala del proyecto. Los pasos y consejos para las AAR formales exitosas incluyen:

1. Convocar la reunión lo antes posible e invitar a las personas adecuadas
Las AAR deben realizarse lo antes posible después del evento Las razones son simpleslos recuerdos son frescos, los participantes están disponibles y, cuando corresponda, lo aprendido puede aplicarse inmediatamente. Además del gerente de proyecto y los principales miembros del proyecto, puede ser útil invitar al cliente o patrocinador del proyecto y también a los miembros de los equipos del proyecto que estén a punto de embarcarse en un proyecto similar. Sin embargo, tenga en cuenta que la presencia de personas externas puede inhibir a algunos miembros del equipo.

2. Crear el clima adecuado
El clima ideal para una AAR es de confianza, apertura y compromiso con el aprendizaje. Las AAR son eventos de aprendizaje, no críticas, por lo que no deben tratarse como evaluaciones del desempeño. No hay jerarquías en las AAR: todos son considerados como participantes iguales y los miembros más nuevos del equipo deben poder comentar sobre las acciones de los miembros más antiguos. Deje en claro que el objetivo de la reunión es ayudar a que los proyectos futuros funcionen mejor, identificando los puntos de aprendizaje de este proyecto.

3. Designar un facilitador
Lo ideal sería facilitar una AAR. (Ciertamente, se debe facilitar una AAR formal, pero las AAR informales y las AAR personales no tienen que serlo). Los propósitos principales del facilitador son ayudar al equipo a aprender a sonsacar respuestas, ideas y problemas previamente no verbalizados; para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contribuir; y para ayudar a crear el clima adecuado y asegurar que no se culpe a nadie. El facilitador debe ser alguien que no participó de cerca en el proyecto, para que puedan seguir siendo objetivos.

4. Repasar los objetivos y los entregables del proyecto
Pregunte "¿Qué nos propusimos hacer?" y "¿Qué logramos realmente?" Tal vez desee repasar el plan original del proyecto en esta etapa. También podría decidir construir un diagrama de flujo de lo sucedido, identificando tareas, entregables y puntos de decisión. Esto puede ayudarle a ver qué partes del proyecto fueron particularmente eficaces o ineficaces.

5. Preguntar '¿Qué salió bien?'. Descubra por qué y comparta consejos de aprendizaje para el futuro
Siempre es una buena idea comenzar con los puntos positivos. Aquí busca desarrollar las mejores prácticas y aprender de los errores. Para cada punto que se hace sobre lo que salió bien, siga preguntando "¿por qué?". Esto le permitirá llegar a la raíz de la razón. Luego, presione a los participantes para obtener consejos específicos y repetibles que otros puedan aplicar en situaciones similares.

6. Preguntar "¿Qué podría haber salido mejor?" Averigüe cuáles fueron los problemas y comparta los consejos de aprendizaje para el futuro
Tenga en cuenta que usted no está simplemente preguntando "¿qué salió mal?" sino más bien "¿qué podría haber salido mejor?" De esta forma, usted puede aprender no solo de los errores, sino también de cualquier aspecto del proyecto que se interponga en el camino de cumplir aún más. Por lo tanto, el enfoque no está en el fracaso, sino en la mejora. Incluso si no se cometen errores, casi siempre hay margen de mejora. De nuevo, por cada punto, siga preguntando "¿por qué?" para llegar a la raíz de la razón. Pulse nuevamente, los participantes para el asesoramiento específico y repetible que otros podrían aplicarse en situaciones similares: ¿haría diferente la próxima vez?

7. Asegurarse de que todo el mundo se sienta plenamente escuchado antes de salir de la reunión
Es importante que los participantes no abandonen la reunión sintiendo que no han sido escuchados o que se han dejado cosas sin decir. Una técnica útil aquí es preguntar por una calificación numérica del proyecto: "Mirando hacia atrás, ¿qué tan satisfecho está con el proyecto: del uno al 10?". Quienes han dicho que el proyecto era bueno, aún así, a menudo marcarán un ocho, lo cual le permitiría preguntar, "¿qué habría hecho que fuera un diez para usted?".

8. Registrar la AAR
Es importante tener un recuento claro e interesante de la AAR y sus puntos de aprendizaje, como un recordatorio para los involucrados y para compartir eficazmente ese aprendizaje con los demás. Debería tratar de incluir cosas como: lecciones y pautas para el futuro; información básica sobre el proyecto para ayudar a poner estas pautas en un contexto significativo; los nombres de las personas involucradas para futuras referencias; y cualquier documento clave como planes o informes de proyectos. Tenga en cuenta quién utilizará su cuenta y pregúntese si usted fuera el próximo líder del proyecto. ¿Le beneficiarían este recuento y las lecciones en el mismo?

9. Compartir el aprendizaje
Además de distribuir su cuenta de la AAR al equipo del proyecto, debe considerar quién más podría beneficiarse de ello. Por ejemplo, usted puede ser consciente de otro equipo que está a punto de embarcarse en un proyecto similar. También debe hacer que su aprendizaje esté más ampliamente disponible para que las personas que trabajen en proyectos similares en el futuro también se beneficien; su documento, por lo tanto, necesita ser guardado en algún lugar al que puedan encontrar y acceder fácilmente aquellos a quienes podría ayudar. Esto puede ser en una biblioteca, o en algún tipo de base de datos de conocimiento, o en una intranet.

Las AAR informales tienden a llevarse a cabo después de un evento mucho más pequeño como una reunión o una presentación (aprender después de hacer) o un siguiente un evento específico durante un proyecto o actividad (aprender al hacerlo). Estas requieren mucha menos preparación y planificación y, a menudo, se pueden hacer de forma espontánea, ya que el formato es simple y rápido - un ejercicio de 'lápiz y papel' o rotafolio. En una reunión abierta y honesta, generalmente no más de media hora, cada participante en el evento responde cuatro preguntas sencillas:

  • ¿Qué se suponía que iba a pasar?
  • ¿Qué sucedió realmente?
  • ¿Por qué hubo diferencias?
  • ¿Qué aprendimos?

Las AAR personales son una simple cuestión de reflexión personal. Por ejemplo, tómese unos minutos para reflexionar sobre algo que hizo ayer, como una consulta con un paciente, tratando una queja o haciendo una llamada telefónica específica. Hágase las cuatro preguntas de la AAR anterior. ¿Qué le dice eso sobre lo que podría hacer de manera diferente mañana?

¿Hay algún otro punto que debo tener en cuenta?

  • Vale la pena repetir que las AAR son eventos para aprender, no criticar. Por lo tanto, es vital que no se traten como evaluaciones del desempeño. La calidad de una AAR depende de la disposición de los participantes a ser abiertos; esto es poco probable que suceda si temen que se les evalúe o se les culpe.
  • Los estudios sobre el proceso de aprendizaje muestran que cuanto menos tiempo transcurra entre la discusión de una lección y su aplicación en el trabajo, más eficaz será la aplicación. Esto sugeriría que las AAR son más valiosas cuando se usan para 'aprender mientras se hace'.

Recursos y referencias

Books
Collison, Chris and Parcell Geoff. (2001) Learning to fly: practical lessons from one of the world's leading knowledge companies [Aprendiendo a volar: Lecciones prácticas de una de las principales empresas de conocimiento, en inglés]. Oxford: Capstone. Chapter 7: Learning Whilst Doing and Chapter 8: Learning After Doing [Capítulo 7: Aprender al hacer y Capítulo 8: aprender después de hacerlo, en inglés].

Last Updated: July 18, 2018