Pilares de la excelencia

Consejos y herramientas que apoyan la planificación estratégica

Tema 2 Ícono de planificaciónPara desarrollar metas factibles y objetivos medibles para un programa, su proceso de planificación estratégica tendrá que enfocarse en la identificación y el análisis de los patrones, tendencias y problemas que podrían impedirle implementar con éxito sus metas. Comprender estos desafíos le permitirá anticipar y abordar los obstáculos antes de que ocurran. Igual de importante, evitará que su programa proporcione soluciones temporales y en su lugar tienda a abordar las causas subyacentes de los problemas sistémicos. El Instituto de Asuntos Culturales utiliza la analogía de desmalezar los dientes de león para ilustrar la importancia de abordar las causas subyacentes.4 Si uno corta los dientes de león, vuelven a crecer en pocos días; si usted cava y saca la raíz, quita el diente de león permanentemente. Centrarse en la causa subyacente de los desafíos o las barreras para poder prestar servicios de manera exitosa es la forma que tiene la planificación estratégica de profundizar. También es un paso práctico para trazar la dirección estratégica.

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La planificación estratégica cambia el enfoque de lo que falta a lo que está impidiendo el avance.

¿Qué desafíos se avecinan? Típicamente hay tres tipos de respuestas a esta pregunta: falta de dinero, falta de personal o falta de tiempo. Es importante mirar más allá de lo que falta y profundizar. Otra analogía del Instituto de Asuntos Culturales se demuestra este mensaje: "Imagine que está regando las plantas del jardín y de repente deja de salir agua de la manguera. Usted no mira la manguera y grita: "No hay agua". Usted gira para ver si hay una torcedura en la manguera, si alguien la pisó o si alguien cerró el grifo". 5 Del mismo modo, en la planificación estratégica, usted debe dejar de concentrarse en lo que falta y concentrarse en lo que está impidiendo el avance.

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Los cinco de la Técnica de los 5 porqués (en inglés) se derivan de una observación anecdótica sobre el número de repeticiones necesarias para resolver un problema.

Los 5 porqués. Los 5 porqués es uno de los muchos enfoques para identificar y abordar los desafíos.6 Los 5 porqués son una serie de preguntas basadas en razones que crean el escenario para una resolución más profunda de los problemas. Por ejemplo, un programa podría plantear la primera pregunta: "¿Qué desafíos podrían evitar que logremos alcanzar nuestra meta estratégica a largo plazo de mejorar la seguridad de los niños pasajeros?". Un miembro del equipo podría responder: "Es posible que no podamos lograr que los padres participen". "¿Por qué no podemos lograr que los padres participen?". Las preguntas y respuestas continúan hasta que emerge la causa subyacente. El proceso es similar a cuando se pelan las capas de una cebolla. Normalmente, podrá utilizar la respuesta final para documentar su desafío esperado en la solicitud inicial de la subvención de Head Start.

Tenga en cuenta que los desafíos que enfrente pueden obligarlo a reconsiderar, modificar o redefinir la meta o los objetivos medibles del programa.

Indagación apreciativa. La indagación apreciativa es otra técnica que puede utilizar para fomentar la planificación estratégica. La esencia de la indagación apreciativa es la búsqueda de lo mejor que existe en las personas y sus organizaciones. Pone en alto la noción de un diálogo centrado. El profesor Ron Fry, de Case Western Reserve University, anima a los grupos de planificación a "estudiar lo que ha dado resultado si quieren que les siga dando resultados". En otras palabras, al examinar lo que va bien, los grupos de planificación desarrollan ideas sobre formas de aplicar las buenas prácticas en situaciones nuevas. Por el contrario, centrarse en lo que está mal suele producir solo cambios paulatinos. El profesor Fry, experto en indagación apreciativa, aconseja que plantear preguntas positivas y alentar a que se relaten los éxitos ayuda a las personas a ver las oportunidades más importantes e ir más allá de los "ajustes" paulatinos para profundizar de veras en las soluciones.

Encuentre una solución a través del diálogo enfocado

¿En qué consiste el diálogo enfocado? Por ejemplo, considere una situación en la que el análisis de datos apunta a una meta de compromiso de la familia. Cuando su equipo comience a elaborar la meta, haga una pausa y comience un diálogo centrado en dos preguntas:

  • ¿Qué está funcionando bien en esta área?
  • ¿Por qué funciona bien?

Identifique los desafíos
Pase a identificar los desafíos, con preguntas como:

  • ¿Qué no funciona bien?
  • ¿Por qué no funciona bien?

Analizar datos
A continuación, analice los datos a través del diálogo, con preguntas como:

  • ¿Qué aspectos de lo "que está funcionando" se pueden utilizar para encontrar una solución?
  • ¿Qué factores se han considerado para llegar a una solución?
  • ¿Qué más necesitamos saber antes de tomar una decisión?

Decidir si se debe cambiar el rumbo
A continuación, decida si se debe cambiar el rumbo, con preguntas como:

  • ¿Qué cambios proponemos?
  • ¿Los cambios hacen avanzar nuestras metas?
  • ¿Quién es el responsable de la implementación?

Determine cuándo intervenir y dar seguimiento
Finalmente, determine cuándo intervenir y dar seguimiento, con preguntas como:

  • ¿Qué datos deben revisarse y con qué frecuencia?
  • ¿Qué debe suceder para asegurarse de que los cambios funcionen?
  • ¿Es una solución a corto o a largo plazo?

Utilice esa solución para que sirva de guía al cambio de rumbo. El diálogo del equipo pasará de una lista simplista de problemas a una discusión más sustancial y centrada en las soluciones. A partir de ahí, usted podrá identificar una solución más útil.

Libro abierto - Ícono de definición

Definición

La previsión es el proceso de hacer predicciones futuras basadas en datos pasados y presentes con un análisis de las tendencias relacionadas. Las instrucciones de la solicitud de la subvención de Head Start piden que los programas identifiquen los resultados y desafíos esperados en la solicitud inicial. Esto se conoce como previsión. La previsión es una parte importante de la planificación estratégica.

Si bien la planificación estratégica exitosa requiere que los grupos adopten una mentalidad previsora, los programas, sin embargo, a veces siguen estrategias que fueron exitosas, incluso después de que esos enfoques ya no funcionan. La literatura administrativa llama a este fenómeno "aumento del compromiso".

Hay varias razones por las que los programas podrían estar renuentes a cambiar el rumbo. En primer lugar, las personas tienden a valorar los compromisos y las inversiones ya realizados, particularmente en términos de costo y recursos gastados. En segundo lugar, las personas tienden a preocuparse de que cambiar el rumbo podría resultar en una posible pérdida de estatus. Y en tercer lugar, los grupos tienen un fuerte deseo de simplemente completar la tarea, de ver un proyecto terminado. Karl Weick, de la Universidad de Michigan, habla sobre este aumento del compromiso, afirmando que los encargados de tomar las decisiones organizativas no deben ignorar los sucesos que debilitan la estrategia previsora.7

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El aumento del compromiso es un patrón de comportamiento humano en el que las partes interesadas que enfrentan resultados cada vez más negativos continúan el mismo comportamiento, en lugar de cambiar el rumbo.

El papel del líder es crear un entorno seguro para que los miembros del equipo se sientan a gusto ofreciendo ideas, hablando de sus inquietudes, pidiendo ayuda, o incluso expresando ambivalencia en cuanto a hacer avanzar las metas y estrategias del programa que podrían ser potencialmente ineficaces o dañinas. Por último, los programas deben esforzarse para adoptar ideas y enfoques innovadores que sean compatibles con los entornos variables y cambiantes en los que los programas de Head Start operan hoy en día.

Ícono de signo de interrogación¿Qué papel desempeñan la colaboración y el diálogo honesto en su proceso de planificación?

En resumen, como Kenney infiere en la apertura de este tema, la planificación estratégica es indispensable. La planificación estratégica es el proceso de profundizar con preguntas centradas en el diálogo para que usted pueda desarrollar metas sólidas y objetivos medibles para el programa. Es un proceso dinámico que resulta en un plan estratégico que es un trabajo en curso.

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En el tema 2, aprendió a utilizar las herramientas y técnicas de planificación estratégica para visualizar un futuro deseado. En el Tema 3, aprovechará este conocimiento y considerará cómo utilizar diferentes tipos de metas para proporcionar servicios receptivos y de alta calidad a los niños y las familias.


4. Arte y ciencia de la participación: Planificación facilitada (en inglés) [Conferencia]. (2005). Instituto Canadiense de Asuntos Culturales.

5. Taller de comentarios constructivos y planificación de capacidad (en inglés) [Conferencia]. (2003). Fomento de la capacidad participativa.

6. Riles, Eric. (2012, 16 de marzo), Los 5 porqués (en inglés). Canal de YouTube de Harvard Business Review.

7. Vermeulen, F. Sivanathan, N. (2017). Deje de duplicar las estrategias fallidas (en inglés). Harvard Business Review.

Last Updated: January 30, 2019