1302.12 Determinación, verificación y documentación de la eligibilidad.

(a) Visión general del proceso. (1) El personal del programa deberá hacer lo siguiente:

(i) realizar una entrevista en persona con cada familia, a menos que el párrafo (a)(2) de esta sección sea aplicable;

(ii) verificar la información que se requiere en los párrafos (h) e (i) de esta sección; y

(iii) crear un registro para determinar la elegibilidad de los participantes matriculados, conforme al párrafo (k) de esta sección.

(2) Es posible que el personal del programa entreviste a la familia por teléfono si no es posible o práctico hacerlo en persona.

(3) Si un programa tiene un método alternativo para determinar la elegibilidad, basado en su estudio de la comunidad, los datos geográficos o administrativos o de otras fuentes de datos, podrá solicitar al funcionario responsable del HHS que no exija los requisitos de los párrafos (a)(1)(i) e (ii) de esta sección.

(b) Requisitos sobre la edad. (1) Para Early Head Start, salvo cuando el niño hace la transición a Head Start, el niño debe ser un bebé o niño pequeño menor de tres años de edad.

(2) Para Head Start, el niño deberá cumplir las siguientes condiciones:

(i) tener al menos tres años de edad o bien cumplir los tres años antes de la fecha que la escuela pública utiliza para determinar la elegibilidad en la comunidad donde se ubica el programa Head Start; y

(ii) no tener una edad mayor que la requerida para asistir a la escuela.

(3) Para el programa de Head Start para migrantes y trabajadores de temporada, la edad del niño deberá ser menor que la edad de escolarización obligatoria, antes de la fecha utilizada para determinar la elegibilidad de la escuela pública en la comunidad en la que se encuentra el programa.

(c) Requisitos de elegibilidad. (1) Una mujer embarazada o un niño es elegible si cumple lo siguiente:

(i) los ingresos familiares son iguales o están por debajo del umbral de pobreza; o

(ii) la familia es potencialmente elegible, o a falta de cuidado infantil, para recibir asistencia pública; incluyendo pagos TANF solo para niños; o

(iii) el niño carece de hogar, como se define en la parte 1305; o

(iv) el niño está en cuidado adoptivo temporal.

(2) Si la familia no cumple algún criterio del párrafo (c)(1) de esta sección, un programa podrá matricular a un niño que se beneficiaría de estos servicios, siempre y cuando estos participantes constituyan no más del 10 por ciento de la matrícula del programa, conforme al párrafo (d) de esta sección.

(d) Concesiones adicionales para los programas. (1) El programa puede matricular un 35 por ciento adicional de participantes cuyas familias no cumplan con el criterio descrito en el párrafo (c) de esta sección y cuyos ingresos estén por debajo del 130 por ciento del umbral de pobreza, si el programa hace lo siguiente:

(i) establece e implementa políticas y procedimientos sobre la divulgación y las matrículas para asegurarse de que se esté cumpliendo con las necesidades de las mujeres embarazadas, los niños en general y los niños con discapacidades, antes de prestar servicios a las embarazadas y los niños que no cumplen los criterios del párrafo (c) de esta sección; y

(ii) establece criterios para asegurarse de que las mujeres embarazadas y los niños elegibles conforme a los criterios que se enumeran en el párrafo (c) de esta sección reciban servicios primero.

(2) Si un programa opta por matricular a participantes que no cumplen algún criterio del párrafo (c) de esta sección y cuyos ingresos familiares se encuentran entre el 100 y 130 por ciento del umbral de pobreza, deberá informar sobre lo siguiente a la Oficina Regional del programa Head Start:

(i) cómo se cumple con las necesidades de las familias de bajos ingresos o las que son potencialmente elegibles para recibir asistencia pública, de los niños sin hogar y de los niños en cuidado adoptivo temporal e incluir datos demográficos locales sobre estas poblaciones;

(ii) las políticas y procedimientos de divulgación y matriculación que aseguren que se esté respondiendo a las necesidades de los niños o las mujeres embarazadas elegibles, antes de prestar servicios a los niños o las mujeres cuyos ingresos superan los índices exigidos;

(iii) las gestiones, inclusive de divulgación, para tener una matrícula compuesta enteramente por mujeres embarazadas o niños elegibles;

(iv) las políticas, los procedimientos y los criterios de selección que se emplean para servir a los niños elegibles;

(v) su matrícula actual y la del año anterior;

(vi) el número de mujeres embarazadas y niños atendidos, clasificados según los criterios de elegibilidad de los párrafos (c) y (d)(1) de esta sección; y

(vii) la categoría de los criterios de elegibilidad de cada niño de la lista de espera del programa.

(e) Concesiones adicionales para las tribus indias. (1) A pesar de lo contenido en el párrafo (c)(2) de esta sección, un programa tribal podrá llenar más del 10 por ciento de su matrícula con participantes que no son elegibles, conforme a los criterios del párrafo (c) de esta sección, si:

(i) el programa tribal ha prestado servicios a todas las mujeres embarazadas o niños elegibles que provienen de familias indias y no indias que desean matricularse y que residen dentro del área de servicios de la agencia tribal;

(ii) la tribu tiene recursos en su subvención, sin utilizar fondos adicionales del HHS destinados a ampliar los servicios de Early Head Start o Head Start, para matricular a las mujeres embarazadas o los niños cuyos ingresos familiares superan los límites de las pautas de bajos ingresos o los que de otra forma no serían elegibles; y

(iii) por lo menos, el 51 por ciento de los participantes del programa cumplen con un criterio de elegibilidad, conforme al párrafo (c)(1) de esta sección.

(2) Si otro programa no presta servicios en el área de servicios aprobada, el programa deberá servir a todas las mujeres embarazas o niños elegibles, ya sean indios o no, que deseen matricularse antes de servir a las mujeres embarazadas o niños cuyos ingresos sean superiores al límite.

(3) Un programa que cumpla las condiciones de este párrafo (e) deberá establecer criterios anualmente que sean aprobados por el Consejo de Políticas y el consejo tribal para seleccionar a las mujeres embarazadas o niños que podrían beneficiarse de los servicios del programa.

(4) Una tribu o tribus indias que opere tanto un programa Early Head Start como de Head Start puede, a su discreción, en cualquier momento durante el período de la subvención, reasignar fondos entre el programa Early Head Start y el de Head Start con el fin de encarar las fluctuaciones de las poblaciones clientes, incluyendo las mujeres embarazadas y los niños, desde que nacen hasta la edad de escolarización obligatoria. La reasignación de dichos fondos entre los programas por la tribu o tribus durante el año no puede servir de base para ninguna reducción de la subvención base para ninguno de los programas en años sucesivos.

(f) Requisitos de elegibilidad para migrantes y trabajadores de temporada. Un niño es elegible para el programa Head Start para migrantes o trabajadores de temporada si la familia cumple con uno de los criterios de elegibilidad de los párrafos (c) y (d) de esta sección; y el ingreso familiar proviene principalmente de las labores agrícolas.

(g) Requisitos de elegibilidad para las comunidades con 1,000 personas o menos. (1) Un programa puede establecer sus propios criterios sobre la elegibilidad, siempre y cuando cumpla los criterios que se delinean en la sección 645(a)(2) de la Ley.

(2) A ningún niño de tal comunidad cuya familia es elegible según los criterios descritos en los párrafos (c) hasta (f) inclusive, de esta sección, se le puede negar una oportunidad de participar en el programa, conforme a los criterios de elegibilidad establecidos en conformidad con el párrafo (g).

(h) Verificación de la edad. El personal del programa deberá verificar la edad del niño, conforme a las políticas y los procedimientos del programa. Las políticas y los procedimientos del programa no pueden exigir a las familias que provean documentos que confirmen la edad de un niño, si al hacerlo se crea un obstáculo para que la familia matricule al niño.

(i) Verificación de la elegibilidad. (1) Para verificar la elegibilidad basada en los ingresos, el personal del programa deberá utilizar los formularios de los impuestos, talones de pago u otro comprobante de los ingresos para determinar los ingresos familiares del período de tiempo en cuestión.

(i) Si la familia no es capaz de proveer los formularios de los impuestos, talones de pago u otros comprobantes de los ingresos para el período de tiempo correspondiente, el personal del programa puede aceptar declaraciones escritas de empleadores, incluyendo las personas que trabajan por cuenta propia, para el período de tiempo en cuestión y utilizar la información proporcionada para calcular el ingreso anual total con los multiplicadores correspondientes.

(ii) Si la familia comunica que no tuvo ningún ingreso en el período de tiempo correspondiente, el programa puede aceptar la declaración firmada de la familia en este sentido, si el personal del programa describe los esfuerzos realizados para verificar los ingresos de la familia, y explica cómo se calcularon los ingresos totales de la familia o busca información de terceros sobre la elegibilidad de la familia, si esta da su consentimiento por escrito para ello. Si la familia da su consentimiento para contactar con terceros, el personal del programa deberá atenerse a las políticas y los procedimientos sobre la seguridad y la privacidad del programa y asegurarse de que los registros para la determinación de la elegibilidad se atengan al párrafo (k)(2) de esta sección.

(iii) Si la familia puede demostrar un cambio significativo en los ingresos para el período correspondiente, el personal del programa puede considerar las circunstancias actuales de los ingresos.

(2) Para verificar que alguna familia es potencialmente elegible, o a falta de cuidado infantil, para recibir asistencia pública, el programa deberá tener documentación ya sea de la agencia de asistencia pública estatal, local o tribal que muestre que la familia recibe asistencia pública o que es potencialmente elegible para recibirla.

(3) Para verificar si una familia carece de hogar, el programa puede aceptar una declaración escrita de un proveedor de servicios para personas sin hogar, del personal escolar u otra agencia de servicios que verifique que el niño no tiene un hogar o cualquier otra documentación que indique la falta de vivienda, incluyendo documentación de una agencia pública o privada, una declaración, información recogida durante la inscripción, o formularios de solicitud o notas de una entrevista con el personal para establecer que el niño carece de hogar o cualquier otro documento que confirme la carencia de hogar.

(i) Si una familia puede proveer uno de los documentos descritos en este párrafo (i)(3), el personal del programa deberá describir los esfuerzos que se han hecho para verificar la precisión de la información provista e indicar si la familia es elegible por no tener un hogar.

(ii) Si una familia no puede proveer los documentos que se describen en este párrafo (i) (3) para probar que el niño carece de hogar, el programa puede aceptar la declaración firmada de la familia a ese efecto, si en dicha declaración escrita el programa describe la situación de vida del niño, y esta cumple la definición de falta de hogar en la parte 1305 de este capítulo.

(iii) El personal del programa puede buscar información de terceros que tengan conocimientos de primera mano sobre la situación de vida de la familia, si la familia da su consentimiento por escrito para ello. Si la familia da su consentimiento para que el programa contacte a terceros, el personal del programa deberá atenerse a las políticas y los procedimientos del programa sobre la privacidad y asegurarse de que el registro sobre la determinación de la elegibilidad se atenga al párrafo (k) de esta sección.

(4) Para verificar si un niño está en cuidado adoptivo temporal, el personal del programa deberá aceptar un mandato judicial u otro documento legal o emitido por el gobierno, una declaración escrita de un funcionario del bienestar infantil del gobierno que demuestre que el niño está bajo cuidado adoptivo temporal o mostrar que se ha hecho un pago para tal cuidado.

(j) Duración de la elegibilidad. (1) Si se determina que un niño es elegible conforme a esta sección y participa en un programa Head Start, este permanecerá elegible hasta el final del siguiente año programático, salvo que el programa Head Start opte por no inscribir al niño cuando haya razones de peso para que el niño no permanezca en Head Start, como, por ejemplo, cuando hay un cambio en los ingresos familiares del niño y haya otro niño con mayor necesidad de recibir los servicios de Head Start.

(2) Los niños que están inscritos en un programa que recibe financiación según la autoridad de la sección 645A13 de la Ley permanecen elegibles mientras participan en el programa.

(3) Si un niño pasa de un programa Early Head Start al de Head Start, el personal del programa deberá verificar de nuevo la elegibilidad de la familia.

(4) Si un programa opera tanto un programa Early Head Start como de Head Start y los padres desean matricular a su hijo que ha estado inscrito en el programa Early Head Start, el programa deberá asegurarse, siempre que sea posible, de que el niño reciba los servicios de Head Start hasta que se inscriba en la escuela, siempre y cuando el niño sea elegible.

(k) Registros. (1) El programa deberá guardar los registros sobre la determinación de la elegibilidad de cada participante y los registros de la capacitación continua del personal sobre la elegibilidad, como se requiere en el párrafo (m) de esta sección. El programa puede guardar estos registros de modo electrónico.

(2) Cada registro sobre la determinación de la elegibilidad deberá incluir lo siguiente:

(i) copias de cualquier documento o declaración, incluyendo testimonios que sean necesarios para verificar la elegibilidad, conforme a los párrafos (h) e (i) de esta sección;

(ii) una declaración de que el personal del programa ha realizado esfuerzos razonables para verificar información mediante lo siguiente:

(A) realizando una entrevista, ya sea en persona o telefónica con la familia, como se describe en el párrafo (a)(1)(i) o (a)(2) de esta sección; y

(B) describiendo los esfuerzos que se han realizado para verificar la elegibilidad, como se requiere en los párrafos (h) hasta (i) inclusive, de esta sección; y, reuniendo documentos requeridos para la verificación de terceros que incluye el consentimiento escrito de la familia para contactar a cada tercero, el nombre, los títulos y las afiliaciones e información sobre cada tercero sobre la elegibilidad de la familia.

(iii) Una declaración que identifica si:

(A) el ingreso de la familia está por debajo de las pautas de ingresos para su tamaño y se detalla el tamaño de la familia;

(B) la familia es elegible para recibir asistencia pública o, a falta de cuidado infantil, es potencialmente elegible;

(C) el niño no tiene hogar o está en cuidado adoptivo temporal;

(D) se determinó que la familia es elegible, conforme al criterio del párrafo (c) (2) de esta sección; o

(E) se determinó que la familia es elegible, conforme el criterio del párrafo (d)(1) de esta sección.

(3) el programa deberá conservar los registros sobre la determinación de la elegibilidad de los que están actualmente matriculados, siempre que estén inscritos, y por un año después de que hayan dejado de recibir servicios; o ya no estén matriculados.

(l) Políticas y procedimientos del programa sobre la violación de las normas sobre la determinación de la elegibilidad. El programa deberá establecer políticas y procedimientos escritos que describan todas las medidas adoptadas contra del personal que viole deliberadamente las normas federales sobre la determinación de la elegibilidad en el programa y quienes matriculen a las mujeres embarazadas y los niños que no son elegibles para recibir los servicios de Early Head Start o Head Start.

(m) Capacitación sobre la elegibilidad. (1) El programa deberá capacitar a todos los miembros del cuerpo directivo, del Consejo de Políticas, el personal administrativo y quienes determinan la elegibilidad, sobre la normativa federal y las políticas y procedimientos aplicables del programa. La capacitación deberá, como mínimo:

(i) incluir los métodos sobre cómo recopilar información completa y precisa sobre la elegibilidad por parte de las familias y de terceros;

(ii) incorporar estrategias para tratar a las familias con dignidad y respeto y para hacer frente a posibles problemas de violencia doméstica, el estigma y la privacidad; y
 
(iii) explicar las políticas y procedimientos que describen las medidas adoptadas contra el personal, las familias o los participantes que intentan proporcionar información falsa o que la proporcionan deliberadamente.

(2) El programa deberá capacitar a los miembros de la administración y al personal que determina la elegibilidad en un plazo de 90 días después de contratar a nuevo personal.

(3) El programa deberá capacitar a todos los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de Políticas en un plazo de 180 días del inicio de la entrada en vigencia del nuevo cuerpo directivo o Consejo de Políticas.

(4) El programa deberá crear políticas sobre la frecuencia en que se proporcionará la capacitación después de la capacitación inicial.