(a) Divulgación con el consentimiento de los padres. (1) Sujeto a las excepciones previstas en los párrafos (b) y (c) de esta sección, los procedimientos para proteger la PII (sigla en inglés) deberán exigir que el programa obtenga el consentimiento escrito de los padres antes de que el programa pueda revelar dicha información de PII de los expedientes de los niños.
(2) Los procedimientos para proteger la PII deberán exigir al programa que garantice que el consentimiento escrito de los padres especifique cuáles son los expedientes que pueden ser divulgados, explique por qué se divulgarán los expedientes, e identifique a terceros o la clase de terceros a quienes se pueden divulgar. El consentimiento escrito deberá ser firmado y fechado.
(3) "Consentimiento escrito firmado y fechado" bajo esta parte puede incluir un registro y una firma electrónica que:
(i) Identifica y valida a una persona en particular como la fuente del consentimiento electrónico.
(ii) Indica la aprobación de dicha persona para la información.
(4) El programa deberá explicar a los padres que el dar consentimiento es algo voluntario por parte de los padres y puede ser anulado en cualquier momento. Si los padres anulan su consentimiento, este no es retroactivo y, por lo tanto, no es aplicable a una acción que hubiera sucedido antes de que se anulara el consentimiento.
(b) Divulgación sin el consentimiento de los padres, pero con aviso a los mismos y la oportunidad de negarse a ello. Los procedimientos para proteger la PII deberán permitir que el programa divulgue tal PII del expediente del niño sin el consentimiento de los padres, si el programa avisa a los padres sobre su divulgación, proporciona, a petición de los padres, una copia de la información personal identificable (PII, sigla en inglés) del expediente del niño que se va a divulgar, con antelación, y le da la oportunidad a los padres de cuestionar y negarse a que divulgue la información contenida en el expediente, antes de que el programa envíe el expediente a los funcionarios de algún programa, escuela o distrito escolar, donde se busca o intenta matricular al niño, o donde ya esté matriculado, siempre que la divulgación esté relacionada con la matriculación o transferencia del niño.
(c) Divulgación sin el consentimiento de los padres. Los procedimientos para proteger la PII deberán permitir que el programa revele dicha información personal identificable del expediente de los niños sin el consentimiento de los padres para lo siguiente:
(1) Los funcionarios dentro del programa o los que actúan en representación del mismo, como los contratistas y beneficiarios secundarios, si el funcionario presta servicios para los que el programa normalmente utiliza a empleados, el programa determina que es necesario para los servicios de Head Start y el programa mantiene la supervisión con respecto a la utilización, divulgación adicional y el mantenimiento de los expedientes de los niños como, por ejemplo, a través de un acuerdo escrito.
(2) Los funcionarios dentro del programa, los que representan al programa o los que son de una entidad federal o estatal, con respecto a una auditoría o evaluación de programas educativos o de desarrollo infantil o para la ejecución o cumplimiento con los requisitos legales federales del programa; siempre y cuando el programa mantenga la supervisión con respecto a la utilización, divulgación adicional y el mantenimiento de los expedientes de los niños, como por ejemplo, a través de un acuerdo escrito, que incluya la destrucción de la información personal identificable (PII) cuando ya no se necesite para fines de divulgación, excepto cuando la divulgación es específicamente autorizada por la ley federal o por el funcionario responsable del HHS.
(3) Los funcionarios dentro del programa o los que representan al programa, o los que son de una entidad federal o estatal que realizan un estudio para mejorar los resultados de los niños y las familias, que incluya mejorar la calidad de los programas, para el programa, o en nombre de este, siempre que el programa mantenga la supervisión relativa a la utilización, la divulgación adicional y el mantenimiento de los expedientes de los niños, como por ejemplo, a través de un acuerdo escrito, incluida la destrucción de la información personal identificable (PII) cuando ya no se necesite para fines de divulgación.
(4) Las entidades que se encargan de gestionar los desastres, las emergencias de salud y seguridad durante el período de la emergencia o cuando haya riesgos serios de salud y seguridad, como una alergia alimentaria, si el programa determina que divulgar la PII de los expedientes del niño es necesario para proteger la salud y la seguridad de los niños u otras personas.
(5) Cumplir con una orden judicial o citación legal, siempre y cuando el programa haga un esfuerzo razonable para notificar a los padres sobre todas estas citaciones y órdenes judiciales antes del cumplimiento de las mismas, a menos que:
(i) Un tribunal haya ordenado que ni la citación, ni su contenido, ni la información provista en respuesta a ella sea divulgada.
(ii) La divulgación se haga en cumplimiento con una orden judicial ex parte obtenida por el Fiscal General de los Estados Unidos (o una persona designada, con un puesto no inferior a la de Fiscal General Adjunto) relativo a investigaciones o enjuiciamientos de algún delito enumerado en el 18 USC 2332b(g)(5)(B) o un acto de terrorismo nacional o internacional como se define en 18 U.S.C. 2331.
(iii) Uno de los padres forma parte de un proceso judicial que trata directamente de un caso de maltrato y descuido menores (tal como se define en la sección 3 de la Ley de prevención y tratamiento del abuso de menores (42 USC 5101) o cuestiones de dependencia y la orden se emite en el contexto de ese proceso, no se requiere aviso adicional a los padres por el programa.
(iv) O un programa inicia acciones legales contra los padres o los padres inician una acción legal contra un programa, entonces el programa podrá divulgar a la corte, también sin una orden judicial o citación, las partes del expediente del niño que son pertinentes, para que el programa pueda actuar como demandante o acusado.
(6) La Secretaría de Agricultura o un representante autorizado del Servicio de Alimentación y Nutrición que supervisa, realiza evaluaciones y mediciones del desempeño para el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos de la Ley Richard B. Russell National School Lunch Act de 1966, si se informan los resultados de una manera agregada que no identifique a ninguna persona; siempre que los datos recogidos sean protegidos de una manera que no permita la identificación personal de los estudiantes y sus padres por otras personas que no sean los representantes autorizados de la Secretaría de Agricultura y cualquier PII deberá ser destruida cuando los datos ya no sean necesarios para la supervisión y las evaluaciones y mediciones del rendimiento de los programas.
(7) Un trabajador social u otro representante de una agencia de bienestar infantil local, estatal o tribal con derecho a acceder a un plan de caso de un niño que está bajo cuidado adoptivo temporal, cuando dicha agencia es legalmente responsable de la atención y protección del niño, conforme a la ley estatal o tribal, si tal agencia acuerda por escrito proteger la PII, para utilizar información de plan de caso del niño para fines específicos destinados a responder a las necesidades del niño y destruir la información que ya no se necesite para estos fines.
(8) Las partes correspondientes, a fin de abordar casos de maltrato infantil sospechados o conocidos y que coinciden con las leyes federales, estatales, locales y tribales, con respecto a la denuncia del maltrato y descuido de menores.
(d) Acuerdos escritos. Cuando un programa establece un acuerdo escrito con un tercero, los procedimientos para proteger esa PII deberán exigir que el programa revise y, si fuera necesario, actualice el acuerdo anualmente. Si el tercero infringe el acuerdo, entonces el programa podrá:
(1) Proporcionar al tercero la oportunidad de corregirse a sí mismo.
(2) O prohibir al tercero acceso a los expedientes durante un período determinado de tiempo, como lo establecen las reglas del cuerpo directivo y el Consejo de políticas del programa.
(e) Notificación anual. Los procedimientos para proteger la PII deberán exigir que el programa notifique anualmente a los padres de sus derechos, por escrito, tal y como se describe en esta subsección y las definiciones aplicables en §1305, e incluir en esa notificación una descripción de los tipos de información personal identificable (PII) que se pueden revelar, a quién se pueden revelar y lo que puede constituir una razón necesaria para la divulgación sin consentimiento de los padres, como se describe en el párrafo (c) de esta sección.
(f) Límite sobre la divulgación de información personal identificable (PII). El programa solo deberá revelar la información que se considere necesaria, a efectos de tal divulgación.