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Opciones de descuento del programa E-rate
ACF-IM-HS-12-09

AVISO: Este IM está actualmente siendo revisado por la Oficina Nacional de Head Start.

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-IM-HS-12-09
2. Fecha de emisión: 11/30/2012
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: Programa E-Rate, servicios de telecomunicaciones, servicios de Internet, servicios de información, Comisión Federal de Comunicaciones (FCC), División de Escuelas y Bibliotecas (SLD)

Memorando de Información

A: Todos los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

Tema: Opciones de descuento del programa E-rate

Información:

El programa E-Rate tiene como fin asegurar que todas las escuelas y bibliotecas que reúnan los requisitos tengan acceso a un precio asequible a servicios de telecomunicaciones y de información. Algunos concesionarios de Head Start y Early Head Start tienen derecho a participar en el programa E-Rate. Los descuentos por los servicios van del 20% al 90%, dependiendo de los ingresos locales y de si están ubicados en una zona urbana o rural. El programa E-Rate fue establecido por la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) en 1997 y es administrado por la División de Escuelas y Bibliotecas de USAC (la compañía administrativa de servicio universal). En la lista de recursos que aparece más adelante encontrará información detallada sobre la elegibilidad y la participación en el programa E-Rate.

Los participantes del programa E-Rate (que también se denominan usuarios) tienen dos opciones de pago (que pueden ejercer a su discreción) para los servicios de telecomunicaciones e información que se cubren:

  1. El usuario paga el monto completo de la factura por sus servicios de telecomunicaciones e información y solicita al administrador del programa E-Rate un reembolso por la suma correspondiente al descuento, por medio del proveedor del equipo o servicio.

    O
  2. El usuario paga solamente la porción del costo de los servicios de telecomunicaciones e información que no comprende el descuento al proveedor del equipo o servicio, que a su vez solicita al administrador del programa E-Rate el reembolso de la suma correspondiente al descuento.

Supongamos por ejemplo que un concesionario utiliza servicios cuyo costo sin descuento es de $1.000 y tiene derecho a un descuento del 60% del programa E-Rate. El concesionario puede escoger entre pagar los $1.000 completos al proveedor y recibir más tarde un pago por la suma de $600 correspondiente al descuento (opción 1). O puede pagar al proveedor la porción del costo de los servicios que no comprende el descuento, es decir, $400, en cuyo caso el proveedor solicitará el reembolso de la suma correspondiente al descuento al administrador del programa E-Rate (opción 2).

Los principios de costos para todos los concesionarios (véanse las citas que se incluyen) clasifican los pagos por concepto de descuentos como créditos aplicables. Estos créditos se le deben abonar al gobierno federal como una reducción de los costos (si se reciben durante el periodo de vigencia de la concesión en el cual se hicieron los cobros) o como un reintegro en efectivo (si se recibieron después de que terminara el periodo de vigencia de la concesión en el cual se incurrió en los gastos). Los créditos aplicables constituyen ingresos del programa y no se pueden utilizar como participación no federal. Además, como los concesionarios tienen la opción de pagar solamente la porción del costo de los servicios del programa E-Rate que no comprende el descuento (opción 2), la cantidad adicional que se requiere para efectuar el pago completo en una fecha posterior junto con el monto reembolsado por el descuento (opción 1) no sería un gasto de operación del programa razonable, necesario o permitido, a menos que se aplique una de las excepciones que aparecen enseguida o ambas.

PROCESO:
Los servicios contemplados en el programa E-Rate se inician llenando el formulario 470 (Descripción de los servicios solicitados y certificación (disponible en línea). El punto 13 del formulario 470 permite al usuario identificar cualquier restricción de financiamiento que se aplique al proceso competitivo de presentación de ofertas. Los concesionarios deben explicar en el punto 13 del formulario 470 y en la solicitud de propuestas que lo acompaña (si se utiliza) que los oferentes dispuestos a facturar solamente la porción del costo de los servicios que proporcionen que no comprende el descuento y a aceptar el pago de esa porción tendrán preferencia en la selección de proveedores.

Una vez que se reciban las ofertas, por lo general se otorgará preferencia al proveedor o los proveedores dispuestos a aceptar solamente el pago de la porción del costo de los servicios que no comprende el descuento. Si el concesionario no recibe ofertas de proveedores dispuestos a aceptar solamente el pago de la porción del costo de los servicios que no comprende el descuento (opción 2) o si la oferta más baja que se reciba de un proveedor dispuesto a aceptar la opción de pago 2 excede el costo de servicios comparables de un proveedor cuya oferta contempla la facturación del monto completo (opción 1) en un 10% o más, el concesionario puede aceptar una oferta que requiera la facturación del monto total (opción 1).

Cuando se escoja la opción de facturación del monto total (opción 1), los pagos por concepto de reembolso de descuentos conservarán su calidad de créditos aplicables y deberán contabilizarse como ya se explicó.

Se instruye a los concesionarios a incluir la preferencia de ofertas mencionada antes en su formulario 470 y en la solicitud de propuestas que lo acompaña (si se utiliza) y a implementar la preferencia por la opción de pago de la porción del costo que no comprende el descuento (opción 2) en su siguiente presentación anual del formulario 470.
 

Recursos:

Instrumentos del programa E-Rate para concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start (en inglés): http://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/operations/Fiscal/erate-toolkit.

División de escuelas y bibliotecas de USAC: (incluye la solicitud en línea, los formularios y las instrucciones): http://sl.universalservice.org/menu.asp

Oficina de servicio al cliente de USAC: 1-888-203-8100

CITAS:
Reglamento del programa E-Rate: 45 CFR Subparte F

Principios sobre costos y créditos aplicables: 2 CFR Parte 220, 2 CFR Parte 225, 2 CFR Parte 230 (todo el Apéndice A.A.5)

Sírvase remitir toda pregunta sobre este Memorándum de Información a su Oficina Regional de Head Start.

 / Yvette Sanchez Fuentes /

Yvette Sanchez Fuentes
Directora
Oficina Nacional de Head Start

Ver el Memorando de Información en versión PDF: