Nuevos requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos para las auditorías de las adjudicaciones federales
ACF-IM-HS-14-07

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-IM-HS-14-07
2. Fecha de emisión: 12/17/2014
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: Administración de las subvenciones; Requisitos administrativos; Principios de costos; Requisitos sobre auditorías

Memorando de Información

A: Todos los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

Tema: Nuevos requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos para las auditorías de las adjudicaciones federales

Información:

La Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB) ha emitido nuevos requisitos para la administración uniforme, los principios de costos y requisitos de auditoría, que entran en vigor el 26 de diciembre de 2014, los cuales son aplicables a todas las agencias de Head Start y Early Head Start, así como a beneficiarios secundarios como las agencias delegadas: uniform administrative requirements, cost principles, and audit requirements (en inglés). La Oficina Nacional de Head Start (OHS) provee una orientación general para planificar e implementar los nuevos requisitos.

Entidades no federales:

Los nuevos requisitos para la administración uniforme, los principios de costos y los referentes a las auditorías (en conjunto denominados como nueva normativa fiscal) reemplazan los términos: "concesionarios", "organización financiada por una subvención", "agencia delegada" y "beneficiario secundario" con el término uniforme inclusivo "entidad no federal" (ENF). En el presente Memorándum se usarán los términos "entidad no federal que recibe fondos de Head Start" o "ENF" en referencia a todas las entidades mencionadas anteriormente.

Fecha de entrada en vigencia:

La nueva normativa fiscal entra en vigencia para las subvenciones (o incrementos de estas) que se adjudican el 26 de diciembre de 2014 o después. No se permite la adopción de tal normativa antes de tal fecha. Después de esa fecha, las ENF pueden establecer una fecha de vigencia a nivel de programa para aplicar la normativa a las subvenciones existentes de Head Start, con el fin de facilitar la implementación y administración de las mismas. La fecha de entrada en vigencia a nivel del programa debe estar reflejada en las políticas fiscales del concesionario y estar dentro de las fechas de vigencia para la aplicación de los nuevos reglamentos a las adjudicaciones afectadas.

Umbral de auditoría:

La normativa ha aumentado el umbral de la auditoría única de $500,000 a $750,000. Las ENF que reciben por lo menos $750,000 en fondos federales de todas las fuentes (inclusive Head Start, Early Head Start y las adjudicaciones de las asociaciones Early Head Start-organizaciones de cuidado infantil) están sujetas al requisito de auditoría única para los ejercicios que comiencen el 26 de diciembre de 2014 o después.

Reemplazo e impacto de la Ley de Head Start y las Normas de Desempeño: 

La nueva normativa, cuando entre en vigencia, reemplazará todos los circulares sobre las auditorías y las guías actuales sobre los principios de costos que están codificados conforme al Título 2, del Código de Reglamentos Federales (2 CFR 215, 2 CFR 220, 2 CFR 225 y 2 CFR 230). Los reglamentos sobre la administración de subvenciones en 45 CFR Parte 74 y 45 CFR Parte 92 también han sido reemplazados. Las ENF deben implementar la nueva normativa tal y como se ha enunciado, aunque deben anticipar los reglamentos codificados del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS), hallados en el nuevo 45 CFR Parte 75. En estos momentos se desconoce la fecha en que se emitirá. Los requisitos del cumplimiento fiscal que se describen en la Ley de Head Start y en las Normas de Desempeño del Programa Head Start siguen en vigencia y no han sido reemplazados por la nueva normativa.

Planificar para la implementación: 

La nueva normativa es sustancialmente similar a la anterior en lo que se refiere a los reglamentos sobre las auditorías, de principios de costos y administrativos. Sin embargo, la nueva normativa es una mezcla de reglamentos anteriores y disposiciones nuevas que aparecen por primera vez. Cada ENF cubierta debe comparar sus políticas y procedimientos fiscales a la nueva normativa en preparación a cualquier revisión necesaria para cerciorarse de se cumpla con la nueva normativa cuando esta entre en vigor.

Áreas destacadas:

Es importante conocer toda la nueva normativa para una administración fiscal eficaz. En particular, las siguientes áreas tienen cambios que impactarán a muchas entidades no federales que reciben fondos de Head Start:

  1. Acuerdos y supervisión de acuerdos para beneficiarios secundarios
  2. Identificación de instalaciones y costos administrativos (F&A)
  3. Asignación de costos para los costos directos
  4. Tasas de costos indirectos y negociados
  5. Actividades para las adquisiciones
  6. Administración de los bienes inmuebles y del equipamiento

Principios de costos:

Los factores generales que afectan los costos deducibles en los nuevos reglamentos son iguales a los reglamentos anteriores. Sin embargo, parte de la información que se refiere a los elementos individuales de los costos dentro de los principios de costos son nuevos y se han agregado otros. Es aconsejable que las ENF presten mayor atención a los siguientes elementos individuales de los costos:

  1. Remuneración – Beneficios complementarios
  2. Remuneración – Servicios personales
  3. Contribuciones y donaciones
  4. Depreciación
  5. Costos de recaudación de fondos y administración de inversiones
  6. Costos de propuestas

Actualizaciones adicionales:

La OHS trabajará estrechamente con la División de políticas sobre las subvenciones de la Administración para Niños y Familias (ACF) con el fin de proveer actualizaciones a las ENF para que estas puedan implementar los nuevos reglamentos eficazmente. Se invita a los gerentes fiscales que actualmente no están inscritos en el sitio Early Childhood Learning and Knowledge Center (ECLKC) a registrarse para recibir tales actualizaciones.

Reserve la fecha: 10 de febrero de 2015 para participar en un webinar (seminario virtual) que abordará los nuevos reglamentos. Se pueden enviar preguntas por adelantado a fiscalwebinar@hsicc.org para tratarse durante el webinar.

Rogamos dirija cualquier pregunta a su Oficina Regional de OHS.

/ Ann Linehan /

Ann Linehan
Directora en funciones
Oficina Nacional de Head Start