[Anexo A] Orientación sobre el programa y las políticas para las asociaciones Early Head Start – Cuidado infantil (EHS-CCP)
ACF-IM-HS-15-03

Servicios integrales e ininterrumpidos para el día completo y año completo

Los fondos de la Asociación entre Early Head Start – Cuidado Infantil (EHS-CCP) se utilizarán para apoyar servicios de cuidado infantil de alta calidad que cumplan con las Normas de Desempeño del Programa Head Start y provean apoyo integral a los bebés y niños pequeños inscritos y a sus familias. Un día completo significa que los servicios que se presten deben ajustarse a las necesidades de las familias que trabajan una jornada completa, lo cual generalmente significa que los servicios deben estar disponibles 10 horas al día. Los programas deben operar durante todo el año como lo hacen normalmente los programas de cuidado infantil. El año completo incluye el tiempo que el personal necesita para sus actividades de desarrollo profesional.

Históricamente, los fondos de EHS se han utilizado en servicios "complementarios e integrales" para proveer como mínimo, seis horas de cuidados en conformidad con los servicios integrales de EHS, [es decir, en conformidad con los requisitos de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS)] y los programas pueden proveer el cuidado o asociarse con agencias de cuidado infantil para proveer tales servicios antes y/o después del horario de EHS. El modelo de servicio de la subvención EHS-CCP es diferente al de los servicios "complementarios e integrales" anteriores, ya que este último ha sido concebido intencionadamente para mejorar la calidad del cuidado infantil de los bebés y niños pequeños, puesto que se integran recursos y servicios adicionales que cumplen con los requisitos de HSPPS de prestar servicios ininterrumpidos e integrales para la jornada completa y el año completo. Los bebés y niños pequeños obtendrán cuidados de alta calidad con maestros cualificados durante todo el tiempo en que estén inscritos en el programa EHS-CCP. Otros niños que también estén inscritos en las aulas con los niños del programa EHS-CCP también se beneficiarán de los servicios realzados y del apoyo que estarán a disposición de los socios del cuidado infantil en el período de esta subvención.

Véase la sección Financiamiento estratificado para más información sobre cómo los concesionarios y sus socios pueden utilizar la subvención de EHS-CCP y otros fondos para costear los gastos de estos servicios ininterrumpidos e integrales.

Acuerdos de asociación

Una disposición clave de esta subvención es la relación entre el concesionario de EHS y sus socios de cuidado infantil. Los concesionarios EHS-CCP se asocian con programas de cuidado infantil a fin de proveer recursos y apoyar la prestación de servicios integrales, los cuales incluyen entornos de aprendizaje de mayor calidad que benefician a otros niños y familias que comparten el lugar de los cuidados. Para lograr este objetivo, los concesionarios deben colaborar estrechamente con sus socios de cuidado infantil para crear acuerdos escritos para su mutua asociación, los cuales detallen la relación programática y fiscal entre el concesionario y cada agencia asociada para el cuidado infantil. Un componente fundamental de las EHS-CCP es contar con acuerdos de asociación que sean mutualmente beneficiosos. Los concesionarios y sus socios deben mantener conversaciones tempranas y continuas, asegurándose de que los roles y las responsabilidades sean claramente especificadas y que se realicen actualizaciones y enmiendas cuando sea necesario.

Los concesionarios deben determinar si su acuerdo de asociación crea la relación de un beneficiario secundario o de contratista. Los concesionarios deben consultar los reglamentos que se hallan en 45 CFR Parte 75 (Orientación uniforme) para comprender los términos "beneficiario secundario" y "contratista", así como sus implicaciones fiscales, las normas para las adquisiciones que son aplicables a las relaciones tipo contratista, y las normas que rigen la supervisión y administración de las relaciones con los beneficiarios secundarios.1

Un beneficiario secundario es una entidad no federal que recibe una adjudicación secundaria de parte de una entidad intermediaria para llevar a cabo parte de un programa federal, aunque no incluye a individuos que son beneficiarios de tal programa. Un beneficiario secundario puede ser también beneficiario de otras adjudicaciones federales, recibidas directamente de una agencia federal. Un contratista es una entidad que recibe un contrato para proveer propiedades o servicios necesarios para ejecutar un proyecto o programa conforme a una adjudicación federal. El concesionario tendrá que determinar el tipo de relación fiscal con sus socios, según lo necesario y apropiado, basado en los roles y responsabilidades que se espera del concesionario y su socio en la prestación de servicios de EHS-CCP, así como la capacidad organizativa de los socios individuales de cuidado infantil.

Para que el concesionario y su socio trabajen con eficacia para prestar servicios de alta calidad es crucial contar con un acuerdo de asociación cuidadosamente estudiado. Los socios individuales, ya sean centros de cuidado infantil u hogares de cuidado infantil familiar, pueden encontrarse en etapas de preparación muy distintas para cumplir con los requisitos para los servicios y entornos de EHS-CCP. Los concesionarios necesitan un plan para discutir el acuerdo de asociación con cada uno de sus socios, incluyendo una evaluación de las necesidades de estos en relación con las instalaciones, los protocolos para los referidos y las inscripciones, el entorno de los salones, proporción, tamaño de los grupos, cualificaciones del personal, planes para la dotación del personal, currículos, alimentos y otros apoyos. Como mínimo, el acuerdo debe identificar las partes involucradas, enumerar el término o la duración del acuerdo; abordar los requisitos para los registros de documentación y los informes que ambas partes deben presentar; describir en detalle el rendimiento que se requiere de cada parte, e indicar cómo se abordarán los problemas de rendimiento, incluyendo la terminación del acuerdo. Los acuerdos deben ser individualizados para hacer frente a las necesidades únicas de cada socio, y el concesionario debe evaluar detenidamente el costo de cumplir con las expectativas asociadas en cada acuerdo de asociación, para garantizar que se desembolsen suficientes fondos al socio para lograr las mejoras necesarias y el apoyo del personal. El acuerdo debe especificar quién se responsabilizará de asegurar que se cumplan los estándares y los niveles de servicio requeridos por la subvención, y el papel que juega el concesionario y sus responsabilidades para la prestación de apoyo y supervisión de sus socios.

El estado de los subsidios de los niños matriculados es una consideración importante en el establecimiento del presupuesto operatorio del concesionario y para calcular la cantidad que se ha de pagar por los servicios prestados por los socios. Los concesionarios deben asegurarse de que los fondos de los subsidios disponibles no sean reemplazados por los fondos de EHS-CCP. El acuerdo y los presupuestos del programa deben anticipar la pérdida del subsidio u otros fondos y reconocer que tal pérdida no es la base para cancelar la matrícula de un niño ya matriculado en el programas EHS-CCP. Para más información, véase la siguiente sección sobre los Subsidios para el cuidado infantil.

Aunque algunos términos básicos de un acuerdo de asociación pueden seguir siendo coherentes, no es posible tener un "modelo único" para las asociaciones y cada contrato de sociedad debe adaptarse para reflejar las necesidades de los socios. Los acuerdos de asociación son documentos de trabajo y probablemente tendrán que ser revisados durante la vigencia de la subvención.

Pagos por adelantado a los socios

Los términos y las condiciones de pago son un aspecto importante del acuerdo de asociación. Se espera que los concesionarios dirijan una parte importante de los fondos a sus socios de cuidado infantil. Muchos socios no tienen los recursos suficientes para anticipar el costo de la prestación de servicios de colaboración y tendrán que acceder a fondos suficientes para cumplir con las metas y los objetivos establecidos en el acuerdo. Los socios deben ser pagados en base a la cantidad de las inscripciones y no en base a la cantidad de niños que asisten al programa. El concesionario EHS-CCP recibe financiamiento por parte del gobierno federal según las inscripciones, y la mayoría de los socios debe adoptar este método. El socio tendrá otros costos asociados con la preparación de todo su personal y el entorno del cuidado para satisfacer las normas de HSPPS que también deben ser calculados en los pagos realizados en virtud del acuerdo.

Se deberá tener en consideración el estado actual o histórico de la subvención para el cuidado infantil de las familias matriculadas, para determinar la cantidad a pagar a los socios y así asegurarse de que los fondos existentes para el cuidado infantil no sean reemplazados. Sujeto al recibo de documentación adecuada sobre los costos anticipados, los concesionarios pueden estructurar sus acuerdos de asociación para pagar por adelantado, mensualmente, los costos identificados de la asociación. Los costos anticipados deberán conciliarse con los costos reales mensualmente, para asegurar que los fondos de EHS-CCP se utilicen únicamente para los servicios permisibles, relacionados con el programa. En caso de producirse excesos de pago, estas cantidades pueden conciliarse en el pago adelantado del mes siguiente.

Financiamiento estratificado

El programa EHS-CCP representa una oportunidad única para aprovechar y maximizar los recursos utilizando múltiples fuentes de financiamiento para mejorar la capacidad educativa en el cuidado temprano por parte de los socios de cuidado infantil y mejorar los resultados para los bebés y niños pequeños mucho más allá del alcance de los que están inscritos en el programa. Los concesionarios utilizarán los fondos de EHS-CCP para asociarse con los centros locales de cuidado infantil y hogares de cuidado infantil familiar. Los fondos de la asociación mejorarán los presupuestos existentes que incluyen el Child Care and Development Fund (CCDF) y/u otros fondos existentes para el cuidado infantil. Los fondos de CCDF pueden utilizarse en los esfuerzos colaborativos con los programas Head Start, con el fin de prestar servicios integrales de cuidado infantil y de desarrollo para los niños que son elegibles para ambos programas. De hecho, se alienta firmemente la coordinación y colaboración entre Head Start y CCDF en las secciones 640(g)(1)(D) y (E), 640(h), 641(d)(2)(H)(v), y 642(e)(3) de la Ley de Head Start para la prestación de servicios integrales durante el día hábil completo y el año calendario completo. Para implementar tales programas colaborativos, los cuales comparten, por ejemplo, espacio, equipo o materiales, los concesionarios pueden estratificar varias vías de financiación, de modo que los servicios se provean de forma ininterrumpida.2

Los concesionarios de EHS-CCP construirán sobre los cimientos de la financiación existente para el cuidado infantil (Nivel 1) con dos niveles más. El Nivel 2 proveerá mejoras de la calidad a nivel del programa y el Nivel 3 proveerá servicios individuales a los niños y a las familias solo para los niños inscritos en EHS. Los fondos del Nivel 2 proveen los recursos que respaldan los beneficios para todos los niños que comparten un salón de clases o entorno de cuidado con los niños y las familias inscritas en EHS-CCP. Se requiere a los concesionarios que se aseguren de que al menos el 25 por ciento de los niños inscritos en EHS-CCP cuenten con subsidios para el cuidado infantil en el momento de matricularse (para más información, véase la sección siguiente sobre los subsidios para el cuidado infantil). Es importante saber que algunos concesionarios pueden tener un requisito de porcentaje mayor para los niños que reciben subsidios basados en la solicitud aprobada del concesionario. La matrícula de más de la cantidad mínima de niños con subsidios provee una fuente importante de los fondos del Nivel 1 para apoyar la prestación de servicios integrales a los niños y las familias.

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  • Nivel 1: El primer nivel, o nivel fundacional, se compone de los servicios básicos de cuidado infantil que ya existen en los programas de los socios. Esto representa los costos de los servicios que ya están cubiertos por el subsidio/vale para el cuidado infantil (inclusive cualquier copago de los padres) o cualquier otra corriente de ingresos que apoyan los servicios básicos para el cuidado infantil. Si algún niño matriculado en EHS-CCP perdiese ese subsidio de cuidado infantil, los fondos de EHS-CCP pueden cubrir la pérdida temporal para garantizar la continuidad de los servicios para dicho niño. (Para más información, véase la siguiente sección: Subsidios para el cuidado infantil, inclusive la subsección sobre los copagos de los padres). Los fondos de EHS-CCP también pueden utilizarse para cubrir estos costos en el caso de que el niño matriculado no reciba un subsidio.

  • Nivel 2: El segundo nivel de financiamiento se compone de servicios a nivel del programa y las mejoras en cuanto al entorno que se necesitan para cumplir con los requisitos de EHS. Esto representa los costos en el aula en que los niños matriculados reciben servicios que pueden ser, entre otros: exámenes sistemáticos del desarrollo estándar para todos los niños del aula, currículo mejorado, útiles escolares, materiales y equipos, capacitación y educación para los maestros y otros proveedores, mejora salarial a los maestros que cumplen con los requisitos de educación de EHS, aumento de la dotación del personal para cumplir con la proporción entre el personal y los niños, así como los requisitos del tamaño de los grupos; y renovaciones sencillas de las instalaciones o de los equipos que se necesitan para cumplir con las normas de EHS.3 Estas mejoras, pagadas con los fondos de EHS-CCP, deberán beneficiar directamente a los niños matriculados en EHS-CCP, pero también se espera que beneficien a otros niños que comparten el salón de clases o el entorno de servicio con los niños matriculados. Esto es una característica importante del programa.

  • Nivel 3: El tercer nivel está compuesto por los servicios que se prestan individualmente a los niños matriculados en EHS-CCP y sus familias, tales como los sueldos y beneficios adicionales para los trabajadores sociales que ayudan a las familias de EHS, referidos externos a los proveedores de salud y salud mental, visitas a los hogares, así como otros servicios de apoyo a las familias. Es importante tener en cuenta que los fondos de EHS-CCP no pueden utilizarse para prestar servicios individuales del Nivel 3 a los niños y las familias que no estén inscritos en EHS-CCP. Se pueden utilizar otras fuentes de fondos (p.ej., fundaciones u otros fondos estatales y locales) para prestar servicios similares a los niños y las familias no inscritos.

Por último, los fondos de EHS-CCP deberán complementar no reemplazar los fondos existentes para el cuidado infantil. Los concesionarios deberán asegurarse de que tengan documentación original adecuada que identifique los costos dentro de los tres niveles de financiación, lo cual cumple con los requisitos de la Orientación uniforme (45 CFR Parte 75) en relación a las subvenciones federales. El concepto de los niveles de los fondos se utiliza para garantizar que los fondos de EHS-CCP mejoren la calidad de los servicios sin duplicación ni reemplazo de los fondos existentes para el cuidado infantil.

Subsidios para el cuidado infantil

El subsidio para el cuidado infantil es una base esencial de los fondos del Nivel 1, el cual apoya el programa EHS-CCP e incluye subsidios de terceros financiados por CCDF u otras fuentes (p.ej., Programa de Ayuda Temporal a Familias Necesitadas (TANF), Subvenciones en bloque para los servicios sociales, o financiación estatal o local). Por lo tanto, los niños que reciben subsidios de distintas fuentes podrían contar para el 25 por ciento. Es importante tener en cuenta que es posible que los socios no conozcan la fuente de los fondos federales puesto que los Estados pueden decidir reunir algunas fuentes de los fondos y la mayoría tienen un nombre concreto para el subsidio de cuidado infantil que es específico para su Estado.

Basado en los requisitos de financiación, los concesionarios de EHS-CCP deberán reclutar y matricular como mínimo, lo siguiente:

  • Veinticinco por ciento de las matrículas subvencionadas con subsidios para el cuidado infantil; o
  • El porcentaje de niños con subsidios de cuidado infantil propuestos en sus solicitudes de subvención aprobadas (el cual puede ser superior al 25 por ciento)

La determinación de si un concesionario de EHS-CCP cumple o no este requisito debe hacerse por lo menos anualmente en función de la situación de cada niño en el momento de su inscripción en EHS-CCP. El porcentaje de niños con subsidios puede fluctuar en el transcurso del proyecto subvencionado, a medida que las familias obtienen subsidios o los pierden después de haberse inscrito inicialmente, o puede ser que los niños salgan del programa. Un beneficio adicional del programa EHS-CCP son los servicios integrales, que incluyen a los trabajadores sociales que están a disposición de las familias para ayudarlas a comprender la solicitud para el subsidio y el proceso de volver a solicitarlo (Para más información, véase la sección siguiente: Pérdida de un subsidio y garantía de la continuidad de los servicios).

Es importante tener en cuenta que los Estados tienen una libertad considerable para establecer las políticas de los subsidios y determinar cuán estrechamente reflejan el estado laboral y las horas trabajadas por los padres. Sin embargo, la Ley Child Care and Development Block Grant (CCDBG) fue modificada por el Congreso en 2014, con cambios radicales en las normas de los subsidios. Uno de estos cambios establece que cada niño "se considerará que cumple con todos los requisitos de elegibilidad para tal ayuda (de cuidado infantil) y que recibirá ayuda por lo menos de 12 meses antes de que el Estado o la entidad designada local vuelva a determinar la elegibilidad del niño". La Oficina Nacional para el Cuidado de Niños (OCC) ha indicado que los concesionarios estatales tendrán hasta septiembre de 2016 para cumplir esta disposición de la ley (Véase la Instrucción del Programa sobre las fechas de vigencia para la reautorización de CCDF (en inglés) Program Instruction on CCDF Reauthorization Effective Dates, CCDF-ACF-PI-2015-02). Desde hace tiempo, la OCC ha fomentado políticas estatales que promueven la continuidad de los servicios y ha indicado que los Estados pueden establecer períodos más largos de elegibilidad para los niños de Head Start y Early Head Start (Véase la pregunta sobre la interpretación de la política acerca de la determinación de la colaboración con Head Start (en inglés) Policy Interpretation Question on Eligibility Determination for Head Start Collaboration, ACYF-PIQ-CC-99-02). La OCC está desarrollando una propuesta en relación con la nueva ley, por lo tanto las políticas estatales pueden estar en proceso de cambio. 

Los concesionarios de EHS-CCP deben estar muy al tanto para averiguar si están cumpliendo con el requisito de un mínimo del 25 por ciento para el recibo de su subsidio. Los concesionarios pueden establecer un criterio de selección que incluya una preferencia para los niños elegibles en EHS con los subsidios de cuidado infantil que sean necesarios para cumplir con los requisitos mínimos de inscripción para los niños con subsidios. Puede ser necesario que los concesionarios y sus socios matriculen una cantidad mayor que el porcentaje mínimo que se requiere para niños con subsidios para satisfacer el nivel de ingreso que puedan haber asumido en su presupuesto, con el fin de apoyar la prestación de servicios a todos los niños matriculados en EHS-CCP y a sus familias.

Los concesionarios deben asegurarse de que sus socios tengan un sistema que pueda realizar un control del número de niños matriculados con subsidios para determinar la cantidad de subsidio de cuidado infantil y los ingresos relacionados que reciben los socios. El sistema de registros de documentación y de presentación de informes entre el concesionario y socio deben estar delineados en el acuerdo de asociación. El concesionario EHS-CCP trabajará con sus socios para mantener la matrícula del 25 por ciento con subsidios de cuidado infantil (o como se especifique en la solicitud aprobada del concesionario). Los concesionarios que experimenten dificultades en inscribir a un número suficiente de niños con subsidios deben trabajar con su Oficina Regional, con las agencias estatales y locales de subsidios, y los socios comunitarios para hacer frente a los obstáculos.

Pérdida de un subsidio y garantía de la continuidad de los servicios

Los concesionarios EHS-CCP deben estar comprometidos con la promoción de la continuidad de los servicios y las relaciones de los niños y las familias. Los concesionarios y sus socios deben trabajar con los padres para asegurarse de que las familias de EHS-CCP tengan el apoyo necesario para ayudarlas a adquirir inicialmente y mantener los subsidios de cuidado infantil para los niños elegibles. Las interrupciones en los servicios y relaciones, que sostienen el apoyo a los niños y las familias, deben evitarse tanto como sea posible. Los programas no pueden cancelar la matrícula de los niños elegibles de EHS-CCP porque perderían su subsidio de cuidado infantil. Los concesionarios deben garantizar que los niños cuyas familias experimenten la pérdida del empleo o de los subsidios de cuidado infantil continúen recibiendo servicios. El concesionario deberá incluir un requisito en sus acuerdos de asociación en el que la continuidad de los servicios y las relaciones deben ser preservadas y un niño debe permanecer en el ámbito de la atención actual y del aula, independientemente de la pérdida de subsidio.4 Si acaso una familia perdiera la subvención, los niños EHS-CCP permanecerían inscritos en el mismo salón de clases o entorno de atención y los fondos de la subvención EHS-CCP se utilizarán para cubrir el costo temporal de la subvención perdida y la continuación de los servicios.

El programa EHS-CCP debe continuar trabajando con la familia para conservar la relación con su maestro primario y la continuidad de los servicios para el niño. El concesionario EHS-CCP y la entidad social pueden jugar un papel en este trabajo. Dependiendo de las funciones y responsabilidades establecidas en el acuerdo de asociación, EHS-CCP trabaja con la familia para mejorar las circunstancias que causaron la pérdida (p. ej., ayudarles a encontrar un empleo o volver a inscribirse para estudiar o capacitarse; ayudarles en el proceso de solicitud de subsidio) y hasta recuperar el subsidio, siempre que sea posible. Los socios utilizan su experiencia y conocimiento del subsidio de cuidado infantil y el concesionario utiliza servicios integrales y trabajadores sociales para ayudar a aliviar la situación familiar. El programa EHS-CCP también debe fijar las expectativas de los padres para que continúen sus esfuerzos para recuperar la subvención una vez que sus circunstancias individuales hayan mejorado. El programa EHS-CCP deberá ajustar los servicios para satisfacer las necesidades individuales en ese momento. Los trabajadores sociales de la familia deben colaborar estrechamente con las familias de EHS-CCP para anticipar posibles cambios al subsidio, como la pérdida del trabajo, la brecha en la educación, ayudar con la redeterminación anual, etcétera. La recién revisada Ley CCDBG contiene una serie de disposiciones destinadas a promover la continuidad del subsidio recibido, incluyendo el requisito de que un Estado proporcione al menos tres meses de ayuda de CCDF continua si el Estado opta por dar por terminada la ayuda antes del final del período mínimo de elegibilidad de 12 meses debido a la pérdida de trabajo de uno de los padres.5 Los trabajadores sociales de la familia pueden utilizarse como un recurso para orientar a las familias durante el proceso de solicitud de subvenciones en el marco de los servicios integrales disponibles a través del programa EHS-CCP.

Tal vez no sea posible en todas las circunstancias restaurar el subsidio porque puede que la familia no sea capaz de obtener un nuevo empleo rápidamente y puede haber listas de espera para subsidios estatales o del condado. En tales casos, la subvención de EHS-CCP tendrá que asumir el costo total de mantener la participación continua del niño en el programa.

Los copagos y otros cargos de los padres

La CCDF requiere que los Estados /territorios establezcan una escala móvil de honorarios que proporcione un costo compartido (copago) que no sea un obstáculo para las familias que reciben ayuda para el cuidado infantil. Un copago se refiere a una cantidad que un padre debe pagar como porción de su subsidio de cuidado infantil. Estos costos pueden variar desde aproximadamente cero al 15 por ciento del costo de la subvención para una familia de tres, que se halla en el 100 por ciento del nivel de pobreza con un niño en cuidado infantil.6 Las agencias principales estatales de CCDF pueden optar por eximir del copago a las familias cuyos ingresos estén por debajo del nivel federal de pobreza o a poblaciones específicas con ingresos por debajo del nivel de pobreza (p. ej., los que reciben TANF, familias de Head Start, los niños en hogares de acogida). De acuerdo con los planes del año fiscal (AF) 2014-2015 de CCDF, 15 Estados y territorios eximen de los copagos a todas las familias que reciben CCDF y que están por debajo del nivel de pobreza federal.

Muchos Estados y territorios tienen bajas tasas de pago de subsidios que no cubren el costo de proveer cuidados. Esto puede ser un detrimento para la participación de algunos de los proveedores del programa de subsidios, por lo que algunas agencias principales de CCDF tienen políticas que permiten a los proveedores cobrar a los padres la diferencia entre la tasa privada de pago del proveedor y la tasa de pago máximo de subvención. Algunos Estados también permiten que los proveedores cobren cargos adicionales a los padres para cubrir otros gastos. Algunos Estados no pagan al proveedor los días en que el niño está ausente y el proveedor puede cobrar a los padres esos días no pagados por el Estado. Otros cargos a los padres pueden ser las cuotas de inscripción, costos de las actividades y cargos por pagos retrasados.

Los programas EHS-CCP deberán examinar el impacto de estas políticas sobre los subsidios estatales y locales y las cuotas cobradas a los padres, como parte del proceso de desarrollo de sus acuerdos de asociación y sus presupuestos correspondientes. Los concesionarios EHS-CCP y sus socios solo podrán cobrar copagos en aquellas circunstancias en que el Estado no haya aceptado eximir de tales copagos a los padres. Algunas agencias asociadas pueden tener otra fuente de ingresos que pudiesen cubrir a las familias que no pueden pagar el copago. La mayoría de las entidades asociadas, sin embargo, tienen modelos comerciales que dependen de recibir el copago de cada familia. Individualmente, los fondos de EHS-CCP pueden utilizarse para pagar el costo de los copagos de los padres únicamente después de que se haya determinado que estos son incapaces de hacer el pago requerido y que todas las demás posibles fuentes de financiamiento han sido exploradas. Como se mencionó anteriormente, el programa EHS-CCP también debe establecer las expectativas de que los padres reanuden con el tiempo la responsabilidad de hacer los pagos requeridos, una vez que sus circunstancias hayan mejorado.

Es importante señalar que los padres de un niño que pierda su subsidio de cuidado infantil en el curso de la elegibilidad del programa no deben ser obligados a pagar una cuota para la participación continua en EHS-CCP. Una cuota de este tipo es una carga inadmisible para la participación en el programa EHS-CCP porque los reglamentos de Head Start se oponen al cobro de cuotas a los padres para recibir los servicios de Head Start. Por lo tanto, las cuotas de los padres para la matrícula u otras actividades relacionadas con el programa (p.ej., excursiones y eventos especiales) no son permitidas en el EHS-CCP. Puesto que los fondos de la subvención EHS-CCP proporcionan recursos adicionales para socios de cuidado infantil, el costo de la diferencia entre la tasa del pago privado del proveedor y el importe de la subvención ya debería haberse tenido en cuenta en los acuerdos de asociación.

Sin embargo, si un programa incurre en gastos para compensar a los empleados por cuidar a un niño después de que la jornada del programa EHS-CCP haya terminado, los padres pueden recibir un cargo razonable por la demora. En cualquier caso, los cargos por demora deben ser recibidos por el programa y no por el empleado que está prestando los servicios.

Innovaciones en las políticas de los subsidios de EHS-CCP

Algunos Estados han implementado (o estudian) las políticas o proyectos piloto que faciliten EHS-CCP, incluyendo la alineación de los períodos de elegibilidad y la exención de los copagos de los padres y otros gastos para los niños inscritos en EHS-CCP que provienen de familias cuyos ingresos están por debajo del nivel de pobreza. Los reglamentos federales existentes del CCDF (45 CFR 98.42(c)) permiten a los Estados no exigir los copagos a las familias que se hallan debajo del nivel de pobreza. La orientación sobre la política federal de CCDF también permite a los Estados establecer períodos más largos de elegibilidad para los niños en Head Start y Early Head Start (Véase la pregunta sobre la interpretación de la política acerca de la determinación de elegibilidad para la colaboración de Head Start, ACYF-PIQ-CC-99-02) (en inglés). Se anima a los concesionarios a trabajar con su Oficina de colaboración de Head Start y los otros concesionarios de EHS-CCP de su Estado para colaborar con su administración de CCDF y otros socios estatales, para explorar la posibilidad de establecer políticas más flexibles para EHS-CCP. Los beneficiarios también deben trabajar con su Oficina Regional y socios estatales a fin de explorar otras estrategias que promuevan la continuidad de cuidado para el niño y la familia y evitar la pérdida inicial del subsidio de los niños matriculados en EHS-CCP.

La reautorización de CCDF presenta nuevas oportunidades para las políticas estatales que promuevan la estabilidad y continuidad de los servicios para el programa de EHS-CCP a largo plazo. La Oficina Nacional de Head Start (OHS) y la OCC están trabajando estrechamente para compartir las mejores prácticas y el plan de asistencia técnica, con el fin de aumentar la capacidad de los concesionarios de EHS-CCP de comprender las reglas y reglamentos del subsidio de cuidado infantil y apoyar la aplicación de alta calidad.

Ciudadanía y estatus migratorio

La ley federal requiere que ciertos programas, incluyendo el CCDF, verifiquen el estatus de ciudadanía y migratorio de los beneficiarios de los servicios del programa. Para la elegibilidad para el CCDF, solo es pertinente el estatus de ciudadanía y migratorio del niño. No se requiere verificación en los programas Head Start y Early Head Start. Con respecto a las asociaciones entre CCDF y Head Start y Early Head Start, incluyendo el programa de EHS-CCP, la política federal indica que los requisitos de verificación del estatus de ciudadanía y migratorio no son aplicables a los servicios de cuidado infantil que están sujetos a HSPPS y financiados por fondos combinados de Head Start y Early Head Start y los de CCDF (ACYF-PI-CC-98-08, CCDF-ACF-PI-2008-01). En casos en que los servicios estén financiados totalmente o en parte por el CCDF, como parte de una asociación con programas de Head Start y Early Head Start, no se requiere la verificación de ciudadanía o estatus migratorio de los niños, siempre y cuando los servicios cumplan con HSPPS. Así pues, la verificación de ciudadanía o estatus migratorio no es necesaria para los niños matriculados en EHS-CCP. Es posible que los administradores del CCDF no sean conscientes de estas áreas de flexibilidad o que no tengan experiencia con las asociaciones de EHS y el cuidado infantil antes del innovador programa de EHS-CCP. Los concesionarios EHS-CCP deben trabajar con los administradores del CCDF y las partes interesadas para encontrar soluciones necesarias para revisar las políticas actuales que requieren verificación de la ciudadanía o las políticas migratorias para los niños matriculados en EHS-CCP.

Proporción y tamaños de los grupos en los centros de cuidado infantil

Todos los concesionarios tienen la obligación de cumplir con las normas de EHS en relación con la proporción del personal y los niños, así como los tamaños de los grupos, independientemente de la proporción establecida por las entidades estatales para las licencias (a menos que las del Estado sean más estrictas).7 La proporción de early Head Start para los programas basados en los centros requieren que haya un maestro para un máximo de cuatro bebés y niños pequeños y los tamaños de grupo o del salón de clase de no más de ocho niños. Se exhorta a los concesionarios EHS-CCP a prestar servicios directos a los niños no inscritos en EHS-CCP mediante clases de matrículas mixtas en una medida factible y sostenible con los recursos existentes. La intención del EHS-PCC es extender los beneficios positivos de la asociación en múltiples salones de clases. Así pues, varios niños inscritos en EHS-CCP pueden formar parte de una clase de ocho niños inscritos en el centro de cuidado infantil con dos maestros. La Administración para Niños y Familias (ACF) reconoce que una financiación sostenible puede depender de que haya un número suficiente de niños inscritos en EHS-CCP en cualquier clase. El concesionario y sus socios deberán trabajar juntos para establecer un presupuesto realista que apoye elevar el nivel de calidad en los centros y las aulas que proporcione los mayores beneficios para el número máximo de niños, ya estén o no matriculados en EHS-PCC.

En los entornos de los centros en los que el tamaño del grupo sea superior a ocho niños, los que estén inscritos no deben perder sus puestos. Los programas no deberán interrumpir los servicios a los bebés y niños pequeños matriculados. El concesionario y socio deben trabajar juntos para desarrollar un plan para reducir gradualmente el tamaño del grupo — sin exceder ocho — dentro de los primeros 18 meses de haber recibido la financiación. Esto podría lograrse a través de la reducción/disminución natural, a medida que los niños van haciéndose mayores, o si el espacio lo permite, abriendo aulas adicionales. Mientras el concesionario y el socio están tomando medidas para resolver el tamaño requerido del grupo, en 18 meses, en ningún momento la proporción puede exceder de cuatro niños por un maestro.

Tamaño de grupo en el cuidado infantil familiar

Para la opción de cuidado infantil familiar, el tamaño máximo del grupo por un maestro cualificado es de seis niños, con no más de dos niños menores de 2 años. El tamaño máximo del grupo es de 12 niños, con no más de dos menores de 18 meses, atendidos por dos maestros. Para la opción de cuidado infantil familiar, siempre que se hallen presentes, los propios niños del proveedor del cuidado de niños menores de seis años deben incluirse en el conteo.

El proveedor debe cumplir con la proporción del programa EHS siempre que los niños de EHS-CCP estén presentes. Si el proveedor quisiera atender a más de seis niños, tendría que emplear a otro cuidador. Se disponen de fondos suplementarios para ayudar a cubrir este costo en los primeros 18 meses del proyecto.

Dotación de personal y planificación de los turnos del personal

Como se señaló en secciones anteriores, se espera que los proveedores de EHS-CCP proporcionen servicios, en conformidad con EHS de días y año completos, según las necesidades de las familias trabajadoras. Los programas necesitarán planear suficiente cobertura que permita relaciones de cuidado primario y la continuidad de cuidados para los niños matriculados de EHS-CCP. Debido a la proporción del personal de EHS de un maestro por cada cuatro niños y no más de ocho niños en un grupo o aula, se necesitarán más personal y maestros para cubrir el horario de operaciones completo y llevar a cabo la gama de deberes (p.ej., planificación de lecciones, supervisión reflexiva, etc.) necesarios para prestar servicios de EHS-CCP.

Los concesionarios deben involucrar a sus socios para planificar a largo plazo el diseño y la implementación de la estructura de personal que pueda satisfacer mejor los requisitos de EHS-CCP. Los programas pueden estructurar sus patrones de dotación del personal y planear los turnos de trabajo para apoyar mejor las necesidades de las familias que atienden, siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos de salud y seguridad de EHS. Los programas pueden decidir usar personal suplente o flotante de jornada parcial o completa para cubrir todo el día de 10 horas; sin embargo, los bebés y niños pequeños deben tener un maestro primario designado. Por ejemplo, un maestro puede abrir un salón de clases y otro podría venir un poco más tarde. Para un aula de ocho niños, debe haber al menos dos maestros cualificados presentes en el sitio en todo momento. En este proyecto, seis horas no se consideran como día completo. Un día de trabajo estándar es normalmente de ocho horas y se debe cumplir con la Ley de Normas Justas de Trabajo (Fair Labor Standards Act)8 en relación con los períodos de descanso necesarios (p.ej., almuerzo, descanso). Los maestros también deberían tener incluido en su paga tiempo para lo siguiente: mantener la documentación, aplicar datos de evaluación para planificar el currículo, reunirse con el personal de servicio a la familia, comunicarse con las familias, participar en la supervisión y reflexión, asistir a capacitaciones, individualizar servicios, realizar otras actividades de recopilación de datos, etc. Estas condiciones requerirán miembros adicionales del personal con las habilidades y capacitación adecuadas para proporcionar descansos breves, y cuando haya disponibilidad, proporcionar tiempo para que el maestro participe en la planificación y otras responsabilidades fuera del aula.

Requisitos para la cualificación y las credenciales profesionales del personal

Los concesionarios de EHS-CCP deben trabajar con sus socios para desarrollar los planes de desarrollo profesional de todo el personal que trabaja en este proyecto para asegurarse de que todos los maestros (incluyendo a los suplentes o "flotantes" de largo plazo) cumplan o puedan demostrar que avanzan hacia el cumplimiento de las cualificaciones requeridas de EHS. Los maestros suplentes y/o los flotantes pueden ser maestros que trabajan con aulas o centros específicos, ya sea según se considere necesario, o más regularmente, para garantizar que las proporciones adecuadas del personal se cumplan en todo momento. Se dispone de fondos suplementarios para ayudar a cubrir este costo temprano en los primeros 18 meses del proyecto.

Los maestros de EHS-CCP deben tener un mínimo de un título de Asociado en Desarrollo Infantil (CDA) y formación con un enfoque en bebés y niños pequeños o las credenciales comparables de su Estado. Los maestros que tengan un título u otra credencial en educación de la primera infancia con énfasis en bebés y niños pequeños (por lo menos acordes con lo que se requiere para un CDA de bebés y niños pequeños) no necesitan un CDA. Se espera que todo el personal docente de EHS-CCP cumpla con los requisitos de cualificación profesional dentro de los 18 meses siguientes a haber recibido la subvención. Los proveedores de cuidado infantil familiar tienen tiempo adicional para cumplir con este requisito y tienen que inscribirse en el CDA correspondiente (o programa equivalente); es decir, tienen seis meses para inscribirse y dos años para recibir el certificado. Si el personal docente o los proveedores de cuidado infantil familiar son incapaces de completar estos requerimientos en los plazos mencionados, el concesionario de EHS-CCP y sus socios deberán proporcionar evidencias de que su personal está avanzando suficientemente para recibir los certificados necesarios.

Ampliar las oportunidades de desarrollo profesional a través de EHS-PCC aumentará la cantidad de maestros de bebés y niños pequeños en todo el país. El concesionario y sus socios pueden trabajar juntos exitosamente para encontrar maneras de hacer esto. Por ejemplo, pueden aprovechar las asociaciones de desarrollo profesional financiados por el registro y becas de CCDF para apoyar a los proveedores que buscan cualificaciones docentes superiores para cumplir con las normas de EHS. Asimismo, los fondos de capacitación y asistencia técnica EHS locales pueden dirigirse a proveedores de la comunidad para aumentar el cuadro de profesionales cualificados de la comunidad que puedan prestar servicios a niños, tanto en EHS, como en el cuidado infantil. Algunas asociaciones innovadoras se han unido para crear un grupo compartido de maestros suplentes o flotantes cualificados, los cuales pueden estar disponibles a través de varios centros de cuidado infantil y hogares de cuidado infantil familiar en el área de servicio del concesionario. La ACF exhorta y apoya estos enfoques innovadores de asociación para cumplir con los requisitos de la dotación de personal y de credenciales y proporcionar capacitación y desarrollo profesional continuos para el personal de los concesionarios y socios de EHS-CCP.

Supervisión federal y monitoreo

La supervisión federal continua es el proceso mediante el cual el personal federal trabaja con los concesionarios para garantizar que sus proyectos de EHS-CCP están satisfaciendo las necesidades y expectativas generales de la subvención. La supervisión es un proceso de comunicación continua con el personal asignado de la ACF (que puede incluir un especialista del programa regional o gerente de programa de OHS y OCC, así como el especialista de subvenciones fiscales regionales) para apoyar la implementación por parte del concesionario. En los primeros 18 meses y a lo largo de la vida de la subvención, la supervisión federal también puede incluir identificar áreas que necesitan apoyo adicional y la prestación de asistencia técnica intensiva para garantizar la implementación y gestión adecuada del programa.

La supervisión formal del cumplimiento de las normas de Early Head Start y HSPPS por parte del concesionario no tendrá lugar hasta después de los primeros 18 meses de la subvención. Sin embargo, durante los primeros 18 meses, todos los concesionarios EHS-PCC participarán en una evaluación inicial que incluirá una revisión de cuestiones de salud y seguridad ambientales, de gestión fiscal y un análisis de la situación de otros elementos clave de la asociación financiada mediante EHS-CCP. El propósito de esta evaluación base es evaluar la capacidad inicial del beneficiario y socio en múltiples dominios y para ayudar a mejorar la calidad de las asociaciones en esta primera etapa de su desarrollo. También se utilizará para identificar alguna asistencia técnica adicional o apoyo que podrían necesitar los concesionarios y sus socios para asegurarse de que estén en vías de implementación exitosa y cumplan todos los requisitos de EHS dentro de los 18 meses.

Es importante tener en cuenta que la ACF tiene autoridad para suspender o cancelar los concesionarios si se identifica cualquier violación flagrante durante los primeros 18 meses o en cualquier otro momento durante el período de cinco años, conforme a lo dispuesto en la Ley de Head Start. Las deficiencias que se encuentren en los primeros 18 meses no se utilizarán para determinar la necesidad de competir por una nueva subvención en el Sistema de renovación de designaciones (DRS). Las deficiencias que constituyan graves problemas de salud y seguridad serán citadas para su corrección inmediata (p.ej., maltrato y descuido infantil, instalaciones peligrosas, asbesto no contenido) e informadas de ello a la agencia estatal apropiada (p.ej., entidades de licencias de cuidado infantil, bienestar infantil). Después de los primeros 18 meses, los concesionarios EHS-CCP se someterán al proceso formal de revisión de Head Start y Early Head Start y el DRS, lo cual afecta a todas las subvenciones de Head Start y Early Head Start en períodos de proyecto concretos. Sujeto a disponibilidad de fondos, al final de este período del proyecto, algunos concesionarios reunirán los requisitos para recibir una subvención de cinco años, de modo no competitivo. Los concesionarios tendrán que competir por una nueva subvención de cinco años en su área de servicio si se cumplen cualquiera de las siete condiciones de 45 CFR 1307 de las HSPPS.

Recursos generales

Anuncio de oportunidad de financiamiento para EHS-CCP (en inglés) HHS-2015-ACF-OHS-HP-0814: http://www.acf.hhs.gov/grants/open/foa/files/HHS-2015-ACF-OHS-HP-0814_0.pdf [PDF, 393KB]

Centro Nacional sobre Asociaciones entre Early Head Start - Cuidado Infantil (NCEHS-CCP) (en inglés):
https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/ehs-ccp/partnerships.html

Serie de webinarios de ACF sobre EHS-CCP (de marzo a mayo de 2014) (en inglés):
https://childcareta.acf.hhs.gov/early-head-start-child-care-webinar-resources

Ley Pública (en inglés)113-76, 2014 Consolidated Appropriations Act:
http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/BILLS-113hr3547enr/pdf/BILLS-113hr3547enr.pdf [PDF, 1.4MB]

Ley Pública (en inglés) 113-235, 2015 Consolidated Appropriations Act:
http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/BILLS-113hr83enr/pdf/BILLS-113hr83enr.pdf [PDF, 1.5MB]

Recursos sobre los acuerdos de asociación

Requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos para las auditorías de las adjudicaciones federales (vigente el 26 de diciembre de 2014) (en inglés) https://www.federalregister.gov/articles/2013/12/26/2013-30465/uniform-administrative-requirements-cost-principles-and-audit-requirements-for-federal-awards

Oficina Nacional de  Head Start, Memorándum de Información ACF-IM-HS-14-07: Nuevos requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos para las auditorías de las adjudicaciones federales (en español) https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/IMs en español/2014/resour_ime_007e_121714.html

Departamento de Salud y Servicios Humanos 45 CFR Parte 75: Implementación de los reglamentos (en inglés): https://www.federalregister.gov/articles/2014/12/19/2014-28697/federal-awarding-agency-regulatory-implementation-of-office-of-management-and-budgets-uniform

Materiales de orientación para EHS-CCP (en inglés) – "Sistemas fiscales: una profundidad mayor" diapositivas y documentos de la sesión: EHS-CCP Virtual Orientation

Recursos sobre la estratificación del financiamiento

Circular A-133 OMB: Suplemento sobre el cumplimiento de 2014, véase el CFDA 93.575 del Departamento de Salud y Servicios Humanos: Subvención en bloque para el cuidado y desarrollo infantil y CFDA 93.600 (en inglés): https://www.whitehouse.gov/omb/circulars/a133_compliance_supplement_2014

Materiales de orientación para EHS-CCP (en inglés) – "Maximización y administración de los recursos de asociación" diapositivas y documentos de la sesión: EHS-CCP Virtual Orientation

Recursos sobre la administración fiscal del Centro de Conocimientos y Aprendizaje en la Primera Infancia (ECKLC) (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/operations/mang-sys/fiscal-mang/fiscal-management.html

Asuntos fiscales en NCEHS-CCP (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/ehs-ccp/fiscal.html

Recursos sobre los subsidios

Recursos sobre la reautorización de CCDF de la Oficina Nacional del Cuidado Infantil (en inglés): http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/ccdf-reauthorization

Resumen de los cambios de la Ley de reautorización de CCDF (en inglés): http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/resource/ccdbg-of-2014-plain-language-summary-of-statutory-changes

Preguntas frecuentes sobre la reautorización de CCDF (en inglés): http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/resource/ccdf-reauthorization-faq

Centro Nacional sobre la Innovación y Responsabilidad de los subsidios del cuidado infantil (en inglés): https://childcareta.acf.hhs.gov/subsidy-innovation-and-accountability

Recursos sobre la verificación de la ciudadanía

Instrucción del Programa de OCC: CCDF-ACF-PI-2008-01 (en inglés): http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/resource/pi-2008-01

Instrucción del Programa de OCC: ACYF-PI-CC-98-08 (en inglés):
http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/resource/pi-cc-98-08

Recursos sobre la dotación y el desarrollo profesional del personal

Las Normas de Desempeño del Programa Head Start -Sección 1306.20(g)(1) – información adicional sobre los requisitos de los ratios en los programas basadas en los centros y en el cuidado infantil familiar (en español): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/head-start-pps/PARTE1306REQU.htm

Centro Nacional de Recursos de Early Head Start (EHS NRC) Hojas de consejos sobre el diseño y la administración del programa (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/ehsnrc/comp/program-design

Recursos sobre la Ley de Normas Justas de Trabajo (en español), del Departamento de Trabajo en: http://www.dol.gov/dol/topic/Spanish-speakingTopic.htm

Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (en español) https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/head-start-pps/LasNormasdeDes.htm

Centro para la educación en la primera infancia) (en inglés): https://earlyeducatorcentral.acf.hhs.gov/

Recursos de desarrollo profesional en el ECLKC (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/tta-system/pd

Recursos sobre la supervisión y monitoreo federal

Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (en español) https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/head-start-pps/LasNormasdeDes.htm

Recursos básicos de EHS-CCP (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/grants/monitoring/additional-resources.html

Subvenciones y supervisión en el ECKLC (en inglés): https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/grants

1 Para los concesionarios que entran en relación con contratistas, los estándares para las adquisiciones deben atenerse a la Orientación uniforme de §75.326 – §75.335. Para los que tienen beneficiarios secundarios, la gestión de los estándares para el monitoreo se halla en §75.351 – §75.353.

2 El Circular de 2014, Suplemento del cumplimiento A-133 de OMB. Véase: CFDA 93.575 del Departamento de Salud y Servicios Humanos: Subvenciones en bloque para el cuidado y desarrollo infantil (en inglés): https://www.whitehouse.gov/omb/circulars/a133_compliance_supplement_2014

3 Las renovaciones de las instalaciones están definidas en 45 CFR 1309.3 de HSPPS y no pueden exceder $250,000.

4 Puede haber situaciones en las que el cambio que conduzca a la pérdida de un subsidio también haga que otro entorno sea más adecuado para el niño. El proveedor tendrá que trabajar con la familia para conservar el cuidado y la relación que sirva de mejor apoyo a las necesidades del niño y de su familia.

5 Para más información (en inglés) sobre la reautorización de la Subvención en bloque para el cuidado y desarrollo infantil, visite: http://www.acf.hhs.gov/programs/occ/ccdf-reauthorization

6 Informe de las políticas sobre ayudas del Estado para el cuidado infantil (National Women's Law Center, Turning the Corner: State Child Care Assistance Policies, 2014 report )(en inglés): http://www.nwlc.org/resource/turning-corner-state-child-care-assistance-policies-2014

7 Por ejemplo, la proporción de maestro a niño para bebés y niños pequeños en Maryland es de uno a tres.

8 Véanse los recursos sobre la Ley de Normas Justas de Trabajo (en español), del Departamento de Trabajo en: http://www.dol.gov/dol/topic/Spanish-speakingTopic.htm