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Recuperación tras los desastres de los huracanes de 2017
ACF-IM-HS-17-02

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-IM-HS-17-02
2. Fecha de emisión: 09/21/2017
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: Ayuda para desastres; esfuerzos de recuperación; familias desplazadas; personas sin hogar; huracanes Harvey, Irma, José y María; desastres naturales

Memorando de Información

A: Todos los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start en las zonas afectadas por los huracanes del 2017 y los esfuerzos de recuperación relacionados para los mismos

Tema: Recuperación tras los desastres de los huracanes de 2017

Información:

La Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) y la Oficina Nacional de Head Start (OHS) están muy preocupados por la devastación resultante tras los recientes desastres, los cuales afectan a un gran número de programas de Head Start y de niños, familias y personal. La OHS ha eliminado barreras para facilitar que las agencias de Head Start puedan satisfacer las necesidades de los niños y las familias afectadas por los desastres, especialmente los niños y las familias que recientemente se han quedado sin hogar. Los programas Head Start desempeñan un papel crítico en la recuperación de las comunidades afectadas.

En primer lugar, se insta a los programas Head Start que comiencen a tomar medidas para reanudar los servicios. Incluso cuando las instalaciones sean inoperables, el personal del programa puede apoyar a las familias a satisfacer sus necesidades básicas, como por ejemplo: nutrición, salud y apoyo a la salud mental y cuidados alternativos para sus hijos. En segundo lugar, se anima a los programas, que tienen instalaciones operables, que permitan acceso supervisado a las familias desplazadas de Head Start a tales instalaciones, incluyendo las cocinas, áreas de descanso/siesta, salas de computación, baños, lavadero y fuentes de energía para recargar los teléfonos y otros dispositivos de comunicación. Se anima también a que los concesionarios apoyen a las familias para que estas accedan a los sistemas de ayuda locales, estatales y federales y aprovechen sus asociaciones y recursos comunitarios para apoyar otros esfuerzos de socorro.

Prestación de servicios a otras familias elegibles de Head Start

Se anima a los concesionarios ubicados cerca de zonas afectadas a que evalúen cómo sus servicios y recursos podrían ser utilizados o compartidos para ayudar a otras personas afectadas por estos desastres. Por favor, considere sus recursos físicos (p. ej, instalaciones, equipo, suministros) y sus recursos humanos (p. ej., personal, médicos, trabajadores sociales, personal de salud mental) que podrían ser de ayuda. En algunos casos, los niños elegibles de Head Start y sus familias podrían trasladarse a la comunidad de ustedes desde otras comunidades o estados cercanos a los que fueron devastados por los desastres. Les alentamos a encontrar maneras creativas de llegar a estas familias y servirlas. 

Flexibilidad administrativa

La OHS confiará en el juicio de los cuerpos directivos y los administradores de los programas a nivel de la comunidad para determinar los pasos necesarios y más rápidos para reanudar los servicios. Puede que los estados individuales no exijan algunos aspectos de los requisitos de licencia tras los desastres y se anima a los programas a ponerse en contacto con su representante de licencias estatales o con la Oficina Regional para recibir mayor orientación al respecto.

En algunas circunstancias, si un concesionario no puede cumplir con alguna norma de Head Start, a consecuencia directa de un desastre, la OHS considerará eximir dicha norma. Sin embargo, no se eximirá ninguna norma o requisito de Head Start si su incumplimiento pusiera en peligro la salud y la seguridad de los niños o constituyera un fraude o malversación de los fondos federales. Los concesionarios deberán, en todo momento, poder garantizar la seguridad de los niños y la responsabilidad financiera de los fondos y la propiedad.

Elegibilidad, reclutamiento, selección y matrícula

Los concesionarios de Head Start y Early Head Start pueden atender a niños afectados que sean elegibles, desde que nacen hasta los cinco años, dentro de su matrícula subvencionada total y esta no se limita a los actuales cupos de matrículas subvencionadas asignadas a cada programa. Los concesionarios que actualmente no ofrecen el programa Early Head Start, pero cuentan con el espacio adecuado y el personal calificado para atender a bebés y niños pequeños pueden comunicarse con su Oficina Regional sobre la posibilidad de atender a los bebés y niños pequeños desplazados. Se anima a aquellos programas de Head Start que no disponen de personal cualificado para atender a los bebés y niños pequeños a trabajar con programas locales que puedan tener espacio para bebés y niños pequeños u ofrecer programas de visitas al hogar. Mientras trabajamos en conjunto para prestar servicios a los niños y las familias afectadas, debemos hacerlo de manera que no ponga en riesgo a los niños.

Cualquier niño de edad elegible de una familia que haya tenido que abandonar su hogar debido a los desastres debe considerarse como "niño sin hogar" tal y como se define en la Ley McKinney-Vento de Asistencia a Personas sin Hogar. Estos niños son elegibles para los servicios de Head Start debido a la pérdida de vivienda o por el hecho de vivir en refugios de emergencia o comparten vivienda con parientes o amigos.

Si una familia desplazada no tiene a la mano la documentación sobre su elegibilidad, los programas deben ser flexibles en aceptar declaraciones firmadas de la familia en las que estas avalan la información necesaria sobre su elegibilidad. Los programas Head Start para migrantes y trabajadores de temporada pueden considerar atender a los niños y las familias desplazadas independientemente de sus ingresos provenientes principalmente del trabajo agrícola, si cuentan con el espacio y los recursos para hacerlo, sin que se reduzcan los servicios a los niños de los trabajadores agrícolas. 

Opciones del programa y horario de operación del programa

La OHS permitirá, para el resto del año escolar, a cualquier concesionario servir a niños impactados o desplazados en cualquier opción u opciones del programa sin obtener aprobación previa para hacerlo. Esto es aplicable a la conversión de un segmento del programa, como un centro, a otra opción de programa, para que los programas puedan acomodar a tantos niños como sea posible. Esta excepción temporal a los procedimientos requeridos para obtener el permiso de OHS para convertir servicios a una opción distinta del programa, como un "cambio del alcance o los objetivos de un programa", conforme a 45 CFR § 75.308 (c)(1)(i) se basa en la necesidad de que los programas actúen rápidamente en respuesta a esta situación de emergencia a gran escala y generalizada, con el fin de garantizar la seguridad y el bienestar de los niños. Asimismo, para el resto de este año escolar, los programas afectados pueden agregar o reducir las horas o días de las operaciones del programa sin obtener autorización previa, siempre y cuando estos cambios se puedan justificar.

Los concesionarios están obligados a notificar a su Oficina Regional de las acciones tomadas tan pronto como sea práctico hacerlo, utilizando la correspondencia del Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés).

Espacio, tamaño de la clase y proporciones

Tener un espacio adecuado en las aulas puede ser un reto después del desastre, a medida que los programas se esfuerzan por atender a los niños desplazados por el desastre. Para permitir a los concesionarios responder lo mejor posible a estos niños y sus familias, esta comunicación constituye aprobación de la exención, para los concesionarios ubicados en las zonas afectadas por los desastres a gran escala, como se describe en 45 CFR § 1302.24(c)(1) y (2) para exceder el requisito sobre el tamaño de las clases o los grupos, conforme a 45 CFR § 1302.21(b) y 1302.23(b) siempre que los concesionarios mantengan proporciones correctas de niños y adultos y cumplan con los requisitos estatales y locales de las licencias, excepto cuando la agencia local o estatal exima dichos requisitos, en cuyo caso, los concesionarios no tendrían que cumplir con tales requisitos. En casos en que los concesionarios no puedan cumplir con los requisitos del tamaño de pies cuadrados de los centros que se describen en 45 CFR Parte §1302.21(d)(2) durante un período temporal de recuperación, el cumplimiento con una norma local o estatal menos estricta se considerará por la OHS como evidencia de un esfuerzo de buena fe para cumplir en la medida de lo posible con la norma de Head Start.

Los concesionarios están obligados a notificar a su Oficina Regional de las acciones tomadas tan pronto como sea práctico hacerlo, mediante correspondencia con el sistema HSES.

Personal adicional para las aulas y credenciales de los maestros

Con la utilización de los fondos existentes de los presupuestos operativos, los programas pueden temporalmente abrir más aulas para atender a niños desplazados, los cuales ahora son considerados como niños sin hogar, según la Ley McKinney-Vento o niños cuyos programas de Head Start han cerrado por haberse dañado. Además, se alienta a los programas a dar prioridad a la contratación de personal desplazado de otros programas a la hora de contratar nuevo personal para cubrir las aulas. Todo el personal que trabaja directamente con los niños debe ser elegible para el empleo, en conformidad con los requisitos de verificación de antecedentes penales aplicables, conforme a la Ley de Head Start y los requisitos estatales para las licencias del cuidado infantil.

Entornos seguros

El agua de inundación contiene una amplia variedad de contaminantes que pueden causar enfermedades a los niños pequeños. Los contaminantes también pueden agravar las condiciones médicas existentes y acelerar el avance y la severidad de las infecciones. Se advierte a los concesionarios que se aseguren de que los servicios se reanuden únicamente cuando los niños puedan ser atendidos con seguridad en sus centros y zonas de juegos al aire libre. Si los centros o parques infantiles fueron inundados, los concesionarios deben probar la calidad del aire interior y la de los suelos de la zona de juegos exterior, para asegurarse de que los niveles de contaminantes sean seguros para los niños desde el nacimiento hasta los cinco años. Los objetos porosos (p. ej., madera, papel, ropa de cama, libros, etc.) deben limpiarse y examinarse cuidadosamente para asegurarse de que no contengan contaminantes que puedan representar un riesgo para los niños. Todos los requisitos estatales para las licencias, relacionados con la reapertura de los centros después de los desastres también deben cumplirse antes de que se reanude el servicio en los centros. Para más información, consulte las autoridades de salud locales y estatales y sea consciente de la información sobre la recuperación tras las inundaciones de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, que incluye información y enlaces útiles a otros recursos: https://www.cdc.gov/spanish/especialescdc/inundaciones/index.html.

Servicios de salud y salud mental

Abordar la salud general y salud mental de los niños, las familias y el personal afectado por un desastre es esencial para el proceso de recuperación. Los niños, las familias y el personal de Head Start puede experimentar estrés e incluso trauma relacionado con un huracán u otro desastre. Estos efectos pueden ser a corto o a largo plazo y las respuestas pueden variar entre las personas. Se alienta a los concesionarios a trabajar con agencias y socios locales para asegurarse que todos los niños afectados reciban servicios de salud mental y salud general que necesitan, lo antes posible. Al inscribir a los niños que se acaban de quedarse sin hogar, los programas deben hacer los mejores esfuerzos para determinar el estado de la salud y las necesidades inmediatas de los niños. Se anima también a los programas a trabajar cooperativamente para compartir los expedientes de los niños con los proveedores de salud local y con los que pueden estar sirviendo a los niños desplazados en otros lugares.

Los siguientes recursos están disponibles para ayudar a los programas en respuesta a un desastre, así como en preparación para cualquier emergencia futura.

EL Manual de preparación para las emergencias de los programas de la primera infancia (en inglés) aborda la respuesta y la recuperación, así como la preparación ante casos de emergencias.

Primeros auxilios psicológicos (en inglés) es una guía basada en las evidencias para ayudar a los niños, los adolescentes, los adultos y las familias que enfrentan las secuelas de un desastre. El manual de campo incluye folletos que son de utilidad para los padres y cuidadores, así como para ayudar a los niños desde que nacen hasta los cinco años.

Niños: Respuestas a crisis y eventos trágicos es una hoja de consejos que identifica los comportamientos que los niños pueden mostrar después de un suceso trágico. Saber qué buscar puede ayudar a los programas a determinar cuándo dar a los niños el apoyo que necesitan.

Cómo ayudar a su hijo a salir adelante después de un desastre es una hoja de consejos que proporciona herramientas a las familias y el personal para ayudar a un niño después de un desastre o una crisis. Los niños se benefician cuando los adultos les garantizan que se encuentran a salvo y los ayudan a aprender cómo hacer frente a tales situaciones de forma eficaz.

Nutrición

El Departamento de Agricultura de EE. UU. (USDA, sigla en inglés) y los Servicios de Alimentos y de Nutrición (FNS, sigla en inglés) han proporcionado flexibilidad adicional para los Programas de Nutrición Infantil, incluyendo el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP, sigla en inglés). Por ejemplo, el 29 de agosto de 2017, FNS aprobó una solicitud del estado de Texas para dar exenciones o flexibilidad del programa para el CACFP que permitirá a todas las escuelas e instituciones e instalaciones de cuidado infantil en los condados donde se haya declarado un desastre a estar exentos de los requisitos del patrón de alimentos hasta el 30 de septiembre de 2017, inclusive. Además, el 3 de septiembre de 2017, FNS aprobó una solicitud de Texas para sustituir ciertos alimentos aprobados por el Programa para Mujeres, Bebés y Niños (WIC, sigla en inglés) (p. ej., leche, pan y huevos), hasta el 24 de septiembre de 2017, inclusive, debido a la demanda regional y las interrupciones en la cadena de suministros causados por el huracán Harvey. Para saber más acerca de la información más reciente sobre la flexibilidad relacionada con el desastre en su área de servicio, por favor, visite https://www.fns.usda.gov/es/disaster/asistencia-en-situaciones-de-desastre.

Niños con discapacidades

Cuando se prestan servicios a los niños desplazados, los programas deben, siempre que sea posible, obtener los Programas de Educación Individualizados (IEP, sigla en inglés) o los Planes de Servicios Familiares Individualizados (IFSP, sigla en inglés) para asegurarse de que haya la menor interrupción posible de estos servicios críticos.

Gestión fiscal

Costos de recuperación: Los concesionarios deben buscar y solicitar todos el financiamiento disponible nacional, estatal y local para la recuperación de los desastres. Las pólizas de seguros deben revisarse cuidadosamente para determinar el grado en que pueden cubrirse las pérdidas. Las demandas de seguros deben presentarse puntualmente con un seguimiento regular sobre el estado de las mismas. Los ingresos del seguro que se reciban por las pérdidas relacionadas con la propiedad financiada por Head Start son ingresos relacionados con el programa que se deben utilizar para pagar gastos permisibles del programa y en gastos de recuperación. 

Si fuera necesario, los concesionarios afectados pueden utilizar los fondos ya adjudicados para las operaciones del programa y para la capacitación y asistencia técnica (T/TA, sigla en inglés), a fin de apoyar los esfuerzos de recuperación necesarios (ver las Modificaciones del presupuesto más abajo). Si la OHS recibe financiación de ayuda para los desastres, tal financiación puede utilizarse para reemplazar los fondos para la operación del programa o los de T/TA para redirigirlos a la recuperación posterior al desastre y la reanudación de servicios. Los concesionarios deben ser conscientes de las consecuencias en el presupuesto cuando se utilizan los fondos del programa y los de T/TA para las actividades de recuperación para asegurarse de que queden suficientes fondos para las operaciones del programa y de T/TA disponibles para la prestación continua de los servicios.

Modificaciones del presupuesto: Se prevé que los fondos adjudicados para las operaciones del programa pueden redirigirse a diferentes categorías del presupuesto para actividades tras el desastre, como: limpieza, reparaciones, asuntos de salud y seguridad reemplazar el equipo dañado, mobiliario y suministros y otros gastos relacionados con la reanudación de los servicios. Dentro de un año fiscal, los concesionarios pueden modificar el presupuesto hasta $250.000 o el 25 por ciento (la cantidad que sea menor) de su financiamiento anual entre categorías presupuestarias sin aprobación previa por escrito. En caso de que se necesite una modificación superior a la cantidad solicitada, se requiere que se revise el formulario SF-424 y un previa autorización por escrito, conforme a 45 CFR § 75.308(b)(v).

Dotación de personal y salarios: El personal del programa y los voluntarios pueden haber sufrido pérdidas de personal y de la propiedad a causa del desastre. Puede que los empleados no sean capaces de llegar a sus lugares de trabajo y los centros pueden estar cerrados por largos períodos de tiempo. Los concesionarios deben considerar las leyes laborales federales y estatales para determinar si están obligados a indemnizar al personal que no puede trabajar debido a las inclemencias del tiempo. El sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU. proporciona información útil relacionada con los beneficios y apoyos en los desastres: https://www.dol.gov/general/hurricane-recovery (en inglés). 

Se debería alentar a los empleados que han sido dados de baja a que soliciten beneficios de compensación por desempleo y cualquier otra asistencia financiera disponible para apoyar a los trabajadores desplazados. Si hay tareas que se pueden realizar fuera del lugar, es posible que se permita a los empleados trabajar temporalmente en su casa durante el período de recuperación de los desastres. Los empleados que toman nuevas responsabilidades laborales durante el período de recuperación de los desastres, como ponerse en contacto con los padres o la limpieza de los centros, pueden recibir sus salarios habituales para tal trabajo.  Se pueden pagar cantidades razonables de horas extraordinarias si fuera necesario para apoyar las actividades de recuperación. Los empleados y voluntarios deben dedicarse a hacer limpieza y otras actividades de recuperación en el sitio solamente con supervisión adecuada y con equipo de seguridad. 

Para facilitar la retención y disponibilidad para volver a recibir a los empleados cuando los servicios se reanuden, los empleados que fueron dados de baja, a causa del desastre pueden recibir sus salarios regulares (asignados para empleados compartidos) de los fondos de Head Start por hasta dos semanas (80 horas para los empleados que trabajan por hora, la mitad del sueldo mensual de los empleados a sueldo) si no pueden participar en otras actividades laborales, como las mencionadas anteriormente.

Equipo: Reemplazar el equipo necesario para las operaciones del salón de clases, los servicios de transporte y de nutrición son fundamentales para la reanudación de servicios en las zonas afectadas. Por la presente, los concesionarios en las zonas afectadas reciben aprobación de la ACF, conforme a 45 CFR § 75.308(c)(1)(xi) para comprar el equipo necesario para reemplazar los artículos dañados o destruidos en un costo por unidad de hasta $25,000. Tan pronto como sea posible después de la compra, se requiere a los concesionarios que informen a su Oficina Regional de los equipos adquiridos, el equipo que reemplazó y el costo de los artículos comprados. Se requiere autorización previa por escrito para reemplazar los equipos con un costo por unidad de más de $25.000.

Adquisiciones: Los programas pueden experimentar, después de un desastre, la escasez de materiales y de mano de obra necesarios para la recuperación, particularmente los servicios de construcción. Se anima a los concesionarios a buscar contratistas locales de buena reputación, con licencia, para ayudar en los esfuerzos de recuperación. En consideración de la emergencia y la necesidad imperiosa de avanzar en las actividades de recuperación, reemplazo de los vehículos, equipo, mobiliario, materiales, suministros y reparaciones menores y renovaciones relacionadas con estos desastres que no requieren el cumplimiento de 45 CFR §1303-Subparte E podrán ser efectuados mediante propuestas no competitivas, como se permite en 45 CFR §75.329(f)(2) hasta 12 meses siguientes a la fecha de este Memorando de Información (IM, sigla en inglés).  Se debe obedecer el requisito sobre las adquisiciones, como se describe en 45 CFR §§75.329 – 75.335 y se debe presentar una solicitud completa usando el SF-429 y el Anexo B, según 45 § CFR 1303-Subparte D para la compra, construcción o reformas significativas como se define en 45 CFR §1305.2. Se recuerda a los concesionarios de la necesidad de retener la documentación adecuada de todos los gastos de recuperación de desastres teniendo en cuenta su relación con la recuperación posterior al desastre.

La Ley Davis-Bacon: Salvo que haya alguna exención en la legislación de ayuda para los desastres aprobada por el Congreso, la Ley Davis-Bacon es aplicable a las actividades cubiertas de construcción que son superiores a $2.000. Información sobre el cumplimiento de la Ley Davis-Bacon puede encontrarse en: https://www.dol.gov/whd/govcontracts/dbra.htm (en inglés).

Información sobre daños y recuperación

Es fundamental recopilar datos precisos sobre los daños y costos de recuperación. Se deben inspeccionar las instalaciones de Head Start que hayan sido dañadas tan pronto como sea seguro hacerlo. Los concesionarios deben priorizar las reparaciones que deben completarse antes de que las instalaciones puedan volver a abrirse. Su Oficina Regional estará en estrecha comunicación con usted sobre sus esfuerzos de recuperación y es muy importante que envíe datos precisos, tan pronto como hayan determinado el alcance y los costos proyectados de estas reparaciones. La siguiente información será particularmente útil:

  • ¿Se inundó el centro y hubo otros daños?
  • ¿Se dañó la estructura del centro (p.ej., ventanas reventadas, daños graves en el techo, muros externos dañados, cimientos hundidos, una crecida de más de 2 pies de profundidad en el punto más alto)?
  • ¿Qué daño no estructural experimentó el centro (p. ej., patio de juegos inundado, suelos empapados, daños menores en el techo, inundaciones de menos de 2 pies de profundidad en el punto más alto, algunas ventanas rotas)?
  • ¿Se dañaron los suministros y el mobiliario en el centro?
  • ¿Se dañaron los autobuses u otros vehículos en el centro o quedaron sumergidos sobre el nivel de las ruedas? ¿Cuántos?

Aunque no tenemos información sobre los fondos de recuperación potenciales para Head Start, tener información precisa tan pronto como sea posible ayudará a informar los esfuerzos de recuperación federal. Dados los extensos apagones, la OHS también concederá extensiones a aquellos concesionarios afectados por los recientes esfuerzos de recuperación de los desastres en presentar los formularios SF-425, SF-429, datos de fin de mes de las matrículas y solicitudes para el reotorgamiento de fondos, hasta el 1 de octubre de 2017. Tan pronto como sea posible, por favor, notifique a su Oficina Regional de la necesidad de tal extensión.

Próximos pasos

La OHS reconoce el increíble compromiso y la fortaleza del personal del programa en todo el país, aun cuando sabemos que muchos empleados están personalmente afectados cuando un desastre sacude a una comunidad. ACF y OHS les ayudará y apoyará en todas las formas posibles. El personal de ACF a nivel nacional y regional estarán disponibles para ayudar a coordinar los servicios entre los programas de Head Start en las comunidades vecinas y en su estado, así como las entidades federales, estatales y locales asociadas con ustedes. Si los programas se encuentran con otras barreras para responder a los niños y familias necesitadas o para asociarse con agencias de educación locales o agencias de cuidado infantil, además de los que se incluyen en este IM, comuníquese con su Oficina Regional para que podamos trabajar en conjunto para resolver estos obstáculos. Además, los horarios de las revisiones del año fiscal 2018 serán ajustados, según sea necesario, para los programas afectados por el desastre.

Por último, este IM se centra en lo que ustedes pueden hacer ahora con los fondos que tienen o pueden aprovechar de otras fuentes. Si el Congreso asigna fondos de recuperación para Head Start, la OHS se compromete a trabajar tan rápidamente como sea posible para comunicar el proceso para solicitar la financiación de ayuda. 

Muchas gracias por hacer todo lo posible para ayudar a los niños, las familias y el personal que ha experimentado tal interrupción y tales pérdidas.

/ Ann Linehan /

Ann Linehan
Directora Interina
Oficina Nacional de Head Start

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