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Licencia o permiso devengado
ACF-PI-HS-09-07

(bajo revisión)

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-PI-HS-09-07
2. Fecha de emisión: 05/12/2009
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: Licencia devengada

Instrucción del Programa

A: Todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start

Tema: Licencia o permiso devengado

Instrucción:

Ha habido muchas preguntas por parte de los concesionarios, auditores y personal federal sobre cómo se debería abordar el tema de las licencias devengadas. Mediante las siguientes preguntas y respuestas intentamos aclarar estas dudas. La siguiente orientación está basada en los principios generalmente aceptados, las instrucciones de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) correspondientes, así como 45 CFR parte 74.21, y 45 CFR partes 92.20 y 92.25.

  1. ¿Se permite a los concesionarios sin fines de lucro establecer "cuentas fiduciarias", las cuales son administradas por terceros, con el fin de justificar y distribuir fondos a los empleados que tienen derecho a recibir pagos por licencias devengadas?

    Sí. Se permite la práctica de establecer cuentas "fiduciarias" para justificar y distribuir fondos a los empleados que tengan derecho a dichos pagos por licencias devengadas, por medio de los cuales terceros son los que administran los fondos que se desembolsarán en el futuro. Tales fondos "fiduciarios" o de "reserva" se deben pagar a un fideicomiso (o entidad aseguradora) que mantiene un fondo fiduciario o de reserva con el ÚNICO propósito de pagar dichas licencias (y prestaciones suplementarias afines), lo cual es el objetivo de dicha reserva.
  2. ¿Se permite a los gobiernos estatales y locales usar los fondos del año en curso para pagar las obligaciones relacionadas con las licencias devengadas; es decir, el "pago por uso"?

    Sí. Se permite hacerlo.
  3. ¿Se permite a los concesionarios sin fines de lucro usar los fondos del año en curso para pagar las obligaciones relacionadas con las licencias devengadas; es decir, el "pago por uso".

    Sí. Se permite. No obstante, OHS cree que las entidades sin fines de lucro que hagan esto correrán un riesgo significativo de experimentar un déficit de efectivo en algún momento del año presupuestario. Los concesionarios deberían ser conscientes de que OHS no proporcionará un remedio para ningún concesionario que no haya justificado o planificado adecuadamente el pago de la licencia devengada a sus empleados. Es decir, cualquier concesionario que no pueda cubrir completamente sus obligaciones relacionadas con las licencias no recibirá fondos adicionales de OHS para ello. Se alienta a los concesionarios a que estudien sus prácticas con respecto a su personal con el fin de limitar la cantidad de licencia devengada que se permite transferir de un año a otro y, por tanto, limitar un posible déficit en los fondos.
  4. ¿Se debería considerar la licencia devengada como un gasto o una obligación sin liquidar cuando se informe sobre ello?

    Para los organismos sin fines de lucro que establecen fondos fiduciarios o reservas, el formulario SF-269 u otros financieros deberían completarse como si el gasto de la licencia hubiera ocurrido durante el periodo presupuestario por el cual se presentó el informe. Los estados financieros deberían reflejar la licencia devengada como un pasivo que se debe transferir de un periodo a otro hasta que se realice el pago.

    Puesto que los Informes del Estado Financiero (SF-269) y los de la agencia podrían ser diferentes, dependiendo de cómo se registra la licencia devengada, los concesionarios deben mantener un registro detallado en el cual se concilien los informes SF-269 y los estados financieros de la agencia.
  5. Si se considera la licencia devengada como un gasto, ¿tiene el gobierno federal la autoridad para notificar al concesionario cómo mantener los fondos, o una vez que estos se gastan para un costo deducible, se pierde el control federal?

    El gobierno federal no tiene la autoridad para notificar al concesionario cómo mantener los fondos. Sin embargo, se deben acatar los estándares relacionados con los sistemas de administración financiera, tal como se describen en 45 CFR 74.21 y 45 CFR 92.20. Los concesionarios deberían saber que durante una auditoría se examina detalladamente la práctica de mantener el dinero efectivo bajo control. No se permite gastar estos fondos para otros propósitos que no sean los previstos.

    Los concesionarios deberían tener presente que cualquier cuenta —ya sea "interna" o "fiduciaria"-- si sobrepasara el límite del seguro de FDIC debería salvaguardarse adecuadamente mediante un aval, la compra de seguro adicional, etc.
  6. Si se considera la licencia devengada como un gasto, ¿se pueden retirar los fondos antes de hacer el pago?

    Sí, estos fondos se pueden retirar y mantener en cuentas separadas "fiduciarias" o de "reserva", o bien mantenerse en una cuenta de la planilla del concesionario.

    Si es el concesionario quien reserva los fondos, se debería considerar establecer un libro de contabilidad y una cuenta bancaria para la nómina donde se registra la licencia devengada y los pagos que se realizan de la misma. Estos se deberían conciliar mensualmente con el libro mayor.

    La auditoría A-133 de la agencia debe identificar el valor de la licencia devengada (y los costos asociados, como FICA) en la hoja de balance e incluir un apunte sobre la licencia devengada en la sección de apuntes del estado de cuentas.

    El apunte debe hacer referencia al saldo de la licencia devengada (un pasivo) y el saldo de efectivo (un activo) asociado con la licencia devengada.

    Los concesionarios deben tener en cuenta que se examina con detenimiento la práctica de mantener bajo su control las cuentas en efectivo, que se hayan designado para pagar las licencias devengadas, puesto que es posible que alguna agencia gaste estos fondos para otros fines, dada su disponibilidad.
  7. Si se retiran y guardan los fondos para pagos futuros, ¿se permite al concesionario mantenerlos en una cuenta que devenga interés?

    Sí. Se alienta, de hecho, que los concesionarios establezcan cuentas "fiduciarias" o de "reserva" que generen interés, puesto que ello ayudaría a compensar algunos gastos de las prestaciones suplementarias que aumentan con el tiempo. Se alienta a que los concesionarios, que colocan las obligaciones de las licencias devengadas en una cuenta bancaria separada para las nóminas, a ponerlos en una cuenta que devengue interés.
  8. ¿Hay alguna flexibilidad para el concesionario sobre cómo se deben mantener los fondos? ¿Se considera el interés devengado de tales fondos como ingreso del programa o un crédito aplicable?

    El interés sobre los fondos depositados en una reserva que se paga a un fideicomiso o en cualquier cuenta que devenga interés no se considera ingreso del programa.
  9. Si en la actualidad opero un sistema de "pago por uso", ¿cómo puedo cambiar a un sistema para que cuente como gasto una licencia mientras se va acumulando, ya sea mediante un fondo fiduciario o un libro de contabilidad separado?

    Aunque hay diversas maneras de hacerlo, ACF recomienda la siguiente:

    Se registran las obligaciones de pago por uso cuando se cambia a un sistema de devengar o acumular. Entonces, a medida que los empleados usan las licencias, usted debe cargarlas al saldo de los empleados, y a la larga, reducir sus obligaciones de pago por uso. Al mismo tiempo, debe declarar los gastos de la licencia de los empleados. En un momento dado, dentro de los próximos años, el saldo del pago por uso de los empleados se reducirá a cero y todos los gastos estarán debidamente declarados.
  10. Si utilizo, por ejemplo, un fondo fiduciario y declaro la licencia a medida que se acumula, ¿cómo me aseguro de que tal fondo tenga suficiente dinero para cubrir los costos de la licencia, los cuales, en la mayoría de los casos, se pagarán al empleado con una tasa superior a la que se ha devengado?

    Colocar estos fondos en una cuenta que devenga interés ayudará a compensar parte de estos costos, por lo menos. En casi todos los casos, el fondo fiduciario debe tener suficientes fondos para compensar los mayores costos devengados. En caso contrario de que las obligaciones hayan aumentado sin poder compensar tales fondos, cualquier déficit tiene que pagarse a partir de los fondos que haya recibido en su periodo presupuestario actual.

Favor de dirigir cualquier pregunta acerca de esta Instrucción a su Oficina Regional de OHS.

/Patricia E. Brown/

Patricia E. Brown
Directora en funciones
Office of Head Start

Ver la Instrucción del Programa en versión PDF: