Solicitudes electrónicas de subvenciones y comunicaciones dirigidas a los programas
ACF-PI-HS-14-03

AVISO: Este IM está actualmente siendo revisado por la Oficina Nacional de Head Start.

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-PI-HS-14-03
2. Fecha de emisión: 08/14/2014
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: Solicitudes electrónicas; presentaciones electrónicas; comunicaciones electrónicas; HSES

Instrucción del Programa

A: Concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start

Tema: Solicitudes electrónicas de subvenciones y comunicaciones dirigidas a los programas Solicitudes electrónicas de subvenciones y comunicaciones dirigidas a los programas

Instrucción:

La presente Instrucción del Programa (PI) notifica a los concesionarios acerca de políticas y requisitos de procedimiento nuevos para la presentación electrónica de solicitudes de subvención no competitivas en el sistema Head Start Enterprise System (HSES), e informa a los programas sobre una mayor utilización de los sistemas electrónicos para las comunicaciones con fines oficiales.

La Administración para Niños y Familias (ACF), en el aviso 76 FR 66721 – New Policies and Procedural Requirements for the Electronic Submission of Discretionary Grant Applications (Nuevas políticas y requisitos de procedimiento para la presentación electrónica de solicitudes de subvenciones discrecionales), fechado el 27 de octubre de 2011, se afirma que los documentos generados o archivados electrónicamente se reconocen como equivalentes a los documentos oficiales en papel. La presentación electrónica eliminará la duplicación y la carga administrativa para los concesionarios y la Oficina Nacional de Head Start.

HSES está reconocido como el sistema adecuado para la presentación electrónica de las solicitudes de subvenciones a GrantSolutions.gov, como se explica en el aviso del Registro Federal mencionado. Los concesionarios, entre ellos las Oficinas de Colaboración Estatal, deben presentar electrónicamente las solicitudes de subvenciones cuya adjudicación no se base en un proceso competitivo, así como las enmiendas a subvenciones, al HSES.

Anteriormente, ACF ofrecía a los concesionarios de la Oficina Nacional de Head Start la opción de presentar solicitudes de subvenciones tanto por medios electrónicos como en papel, y exigía que se enviaran por correo versiones impresas de las páginas firmadas a mano al funcionario regional encargado de las subvenciones. Tales versiones impresas ya no serán aceptadas como solicitudes oficiales.

La Oficina Nacional de Head Start está avanzando hacia el envío de comunicaciones que requieran la aceptación oficial de funcionarios autorizados y de personal clave mediante correos electrónicos, el sistema HSES u otros medios electrónicos. Las comunicaciones que anteriormente se enviaban de modo impreso con acuse de recibo se realizarán por medio de notificación por correo electrónico y se solicitará un acuse de recibo. Se pedirá a los destinatarios que pulsen en un enlace para recibir el aviso en nombre de la organización. La fecha más temprana del acuse de recibo será registrada como la fecha oficial de tal recibo.

Por favor, dirija cualquier pregunta acerca de esta PI a su Oficina Regional.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Ann Linehan /

Ann Linehan
Directora en funciones
Oficina Nacional de Head Start