Políticas y Reglamentos de Head Start

Financiamiento de recuperación ante desastres para los desastres del 2018 y 2019
ACF-PI-HS-19-01

U.S. Department
of Health and Human Services

ACF
Administration for Children and Families

1. Núm. de registro: ACF-PI-HS-19-01
2. Fecha de emisión: 09/17/2019
3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start
4. Palabras clave: huracanes Florencia y Michael; tifón Mangkhut; supertifón Yutu; incendios Camp y Woolsey; incendio forestal; terremoto; huracán; tornado; inundación; tifón; desastre natural; ayuda ante desastres; iniciativa de respuesta y recuperación

Instrucción del Programa

A: Los programas Head Start y Early Head Start que hayan sido afectados por desastres en los años calendario 2018 o 2019

Tema: Financiamiento de recuperación ante desastres para los desastres del 2018 y 2019

Instrucción:

Esta Instrucción del Programa (PI, sigla en inglés) describe el proceso para solicitar fondos de recuperación ante desastres destinados a la recuperación del programa Head Start y Early Head Start, incluidos el reemplazo de propiedades e instalaciones dañadas o destruidas después de huracanes, tifones, incendios forestales y terremotos ocurridos en el año calendario 2018, y de tornados e inundaciones que ocurran en el año calendario 2019. Esta PI también tiene como objetivo ayudar a los cuerpos directivos y al personal administrativo clave a determinar el tipo de asistencia y la cantidad de fondos de recuperación que se necesitan.

El 6 de junio de 2019, el presidente Trump firmó la Ley de asignaciones suplementarias adicionales de ayuda ante desastres de 2019 (la Ley). La Ley destina $55,000,000 en fondos de emergencia "para gastos necesarios directamente relacionados con las consecuencias de los huracanes Florencia y Michael, del tifón Mangkhut, del supertifón Yutu y de los incendios forestales y terremotos ocurridos en el año calendario 2018, y de los tornados e inundaciones que ocurran en el año calendario 2019 en aquellas zonas donde se ha declarado un desastre o emergencia de gran envergadura, en virtud de la sección 401 o 501 de la Ley de ayuda para desastres y asistencia para emergencias Robert T. Stafford (42 U.S.C. 5170 (en inglés) y 5191 (en inglés))".

La Administración para Niños y Familias (ACF, sigla en inglés) tiene la autoridad para adjudicar fondos hasta el 30 de septiembre de 2021 y ello está restringido a las zonas de desastre declaradas por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, sigla en inglés) (en inglés).

El alcance de la interrupción de los servicios y daños a las propiedades que tuvo lugar como consecuencia de estos desastres es muy variado. La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) reconoce que esta PI no puede reflejar todas las circunstancias en las que podrían necesitarse fondos para desastres a fin de garantizar que los servicios se restablezcan y se alineen con las necesidades actuales de las comunidades afectadas por todos los desastres que han tenido lugar en los años calendario 2018 y 2019. Es posible que las necesidades de recuperación de los desastres no reflejen plenamente la forma en que se prestaban los servicios antes de los desastres, pero responderán a las necesidades actuales de la comunidad.

Solicitudes de financiamiento

Los concesionarios deben realizar una evaluación integral de las necesidades programáticas y comunitarias que tenga en cuenta los impactos inmediatos, provisionales y a largo plazo, y los costos relacionados como consecuencia de estos desastres. El lenguaje de las solicitudes debe definir claramente cuáles de las siguientes categorías de financiamiento se incluyen en la solicitud:

  1. Instalaciones
  2. Materiales, suministros y equipos
  3. Operaciones del programa
  4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
  5. Capacitación y asistencia técnica (T/TA, sigla en inglés)
  6. Gastos para la recuperación de desastres incurridos antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley

Cada actividad propuesta para una subvención deberá exponer claramente los plazos para su ejecución y terminación. Los plazos de término de proyectos, incluidas las actividades principales de cada fase, deben establecerse en forma explícita en la solicitud. Hemos proporcionado una breve descripción de cada área para ayudar a los programas a preparar las solicitudes de financiamiento.

1. Instalaciones
Pueden solicitarse fondos de recuperación ante desastres para cubrir los costos relacionados con las reparaciones, renovaciones, compra y construcción de instalaciones. También pueden enviarse solicitudes de fondos para cubrir los gastos de planificación, incluidas las evaluaciones, los servicios de arquitectura e ingeniería y las solicitudes de licitaciones. Se insta a los concesionarios a que realicen una evaluación minuciosa de las necesidades temporales y a largo plazo de sus instalaciones, incluidas las áreas de juego al aire libre. Los daños estructurales y los problemas ambientales que no se identifiquen y aborden adecuadamente pueden significar un peligro y un riesgo para la salud, aunque hayan pasado meses desde que ocurrieron los daños. Animamos a los programas a que consideren recurrir a los servicios de un ingeniero civil, arquitecto y asesor del medio ambiente durante la fase de evaluación para que puedan determinar todos los gastos en los que tendrían que incurrir para la restauración total del lugar.

Los programas deben tener en cuenta los gastos que implican cumplir con los códigos de construcción actuales. Las actividades de las instalaciones en el ámbito de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) en 45 CFR §1303 Subparte E—Instalaciones deben contar con una solicitud, según se exige, y todos los proyectos deben cumplir con los reglamentos de construcción, requisitos y códigos correspondientes. Los concesionarios no deben utilizar los fondos solicitados para los costos reembolsados por FEMA, conforme a un contrato de seguro o por un autoseguro.

Tenga en cuenta lo siguiente: Los concesionarios de la ACF que compren, construyan o renueven instalaciones con los fondos de Head Start deberán enviar el SF-429 Informe de la situación de los bienes inmuebles y anexos. Por tanto, además de la solicitud 1303 para pedir fondos de recuperación ante desastres, deberá enviarse el SF-429-B, Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar al sistema de Recopilación de datos en línea (OLDC, sigla en inglés). Véanse los Requisitos a discreción después de una adjudicación (Discretionary Post-Award Requirements, en inglés), el ACF-PI-HS-17-03 Presentación electrónica del formulario estándar sobre bienes inmuebles (SF)-429 y anexos, y los requisitos administrativos correspondientes, 45 CFR §75.318 (en inglés) y §75.343 (en inglés) si desea más información. También, según el 45 CFR §1303.42 (a)(1) y (b), antes de que un concesionario pueda solicitar fondos para comprar, construir o renovar una instalación de conformidad con el §1303.44, deberá demostrar, entre otras cosas, que la compra, construcción o renovación considerable que ha sido propuesta es necesaria porque la ausencia de instalaciones adecuadas en el área de servicio del concesionario limitaría las operaciones del programa.

2. Materiales, suministros y equipos
Algunos concesionarios han reportado grandes pérdidas en materiales, suministros, muebles y equipos. Los programas deben realizar una revisión minuciosa de cada centro afectado para garantizar que las solicitudes de financiamiento cubran todos los gastos en los que tendrían que incurrir para reemplazar vehículos dañados o perdidos, equipos, materiales, muebles y suministros. Las revisiones de las pérdidas del programa deben incluir las áreas de juego al aire libre, las cocinas, las oficinas administrativas y del programa y cualquier otra área de servicio. Los programas también pueden solicitar vehículos, equipos, materiales, muebles y los suministros necesarios que les permitan ofrecer servicios temporales o actividades en las instalaciones hasta que los servicios del programa puedan restablecerse en su totalidad. Las compras de equipos tal como se definen en 45 CFR §75.2 (en inglés) requieren aprobación previa por escrito de conformidad con 45 CFR 75.308(c)(1)(xi) (en inglés).

3. Operaciones del programa
Algunas familias pueden haberse mudado como consecuencia de los desastres de 2018 y 2019. Otras siguen en su comunidad, pero puede ser que hayan tenido que irse de sus casas. Muchas más familias podrían estar experimentando carencia de hogar que antes de los huracanes, por lo que los programas deben hacer todo lo posible para valorar las necesidades de servicio inmediatas y actuales de las comunidades que se encuentran en su área de servicio.

Los programas deben tener en cuenta los servicios basados en el hogar, las sesiones dobles y el aumento de las horas diarias o de días al año para poder satisfacer las necesidades de la comunidad. Por ejemplo, en la sesión doble se pueden ofrecer servicios a más niños de manera temporal, sin embargo, extender los días y ofrecer servicio en verano puede ser una mejor opción para satisfacer las necesidades de continuidad de los niños que estén experimentando carencia de hogar o se encuentren en una vivienda temporal. También podría ser necesario reducir la proporción maestro-niño para aumentar el número de maestros por aula con el fin de apoyar en forma apropiada los horarios cambiantes de los programas, la transición de los servicios o para responder más adecuadamente a las necesidades de los niños y las familias en dificultades. Los programas deberían considerar la gama completa de servicios y apoyos a las familias que sean necesarios para respaldar o suplementar las operaciones del programa hasta que los servicios se restablezcan en su totalidad.

4. Servicios adicionales de nutrición, salud, salud mental y dental
Los niños, las familias y el personal se han visto perturbados y presionados debido a los desastres del 2018 y el 2019. En algunas áreas, puede que las casas todavía no tengan servicio eléctrico o agua potable. Puede ser que las familias no puedan satisfacer a plenitud sus necesidades nutricionales y de salud bajo esas circunstancias. Las condiciones después de un desastre también hacen que aumente el riesgo de infección y se propaguen enfermedades. Los programas deben considerar qué medidas pueden tomar, en conjunto con los socios comunitarios, para abordar las necesidades de salud, salud mental y dental, y las necesidades relacionadas con la nutrición como resultado de los desastres. Para ello podrían emplear o contratar a médicos calificados que puedan trabajar en los centros directamente con los niños, las familias y el personal. Los programas también podrían concluir que necesitan emplear a más trabajadores sociales de la familia u otro personal para que ofrezcan servicios especializados de salud, salud mental, servicios dentales y de nutrición que los apoyen en la recuperación tras un desastre.

5. Capacitación y asistencia técnica (T/TA)
La OHS creará estrategias y recursos, también a través del sistema de T/TA, para apoyar a los programas que fueron afectados por los desastres del 2018 y el 2019. Reconocemos que cada programa ha aprendido bastante después de haber experimentado estos desastres. Cada uno de ellos ha identificado acciones y estrategias necesarias para fortalecer y crear procedimientos de respuesta ante emergencias, capacidad de personal, instalaciones y desarrollo profesional. Esta es también una buena oportunidad para que los programas locales colaboren con las organizaciones de ayuda y otros programas para la primera infancia en sus comunidades. Si se solicitan fondos de T/TA conforme a la Ley de Head Start Sec. 648 d), los concesionarios deben establecer claramente las actividades en las que se utilizarán los fondos.

6. Gastos de recuperación ante desastres en los que se haya incurrido antes de que estuvieran disponibles los fondos de conformidad con la Ley
La OHS les da flexibilidad a los concesionarios para que modifiquen sus presupuestos operativos y puedan utilizar los fondos operativos para comenzar con las actividades de recuperación después del desastre. Los concesionarios pueden solicitar los fondos de recuperación ante desastres y usarlos como reembolso para aquellos gastos necesarios que estén directamente relacionados con las consecuencias de los desastres y que hayan sido pagados con anterioridad con los fondos operativos si dichos fondos se necesitan para las operaciones del programa del año en curso. Los fondos de recuperación ante desastres pagados como reembolso no son fondos sin restricciones y deben usarse para gastos autorizados del programa o para gastos en la recuperación del desastre.

Cuando envíen las solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres, los concesionarios deben explicar de qué forma los fondos están relacionados con las consecuencias del desastre. También deben presentar garantía de que los fondos solicitados no se usarán para costos reembolsados por FEMA, conforme a un contrato de seguro o por un autoseguro.

Información y restricciones de la adjudicación

Los concesionarios elegibles recibirán los fondos de recuperación ante desastres como una adjudicación de la subvención aparte de la subvención base para las operaciones de Head Start y Early Head Start. Las adjudicaciones de recuperación ante desastres no se incluirán en el cálculo del subsidio base del concesionario para los años fiscales sucesivos. Los fondos de recuperación ante desastres deben ser adjudicados por la OHS antes del 30 de septiembre de 2021. Durante el período de disponibilidad de financiamiento, los concesionarios pueden solicitar los fondos de recuperación ante desastres que necesitan de una vez o hacer solicitudes sucesivas de los fondos que se necesitan.

A menos que la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, sigla en inglés) haya aprobado una exención de clase y se emita un período de proyecto más largo para una subvención específica por parte de la OHS, todos los fondos de recuperación ante desastres deben agotarse dentro de 24 meses desde la fecha de la adjudicación. Los fondos que no se agoten deben ser devueltos al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS, sigla en inglés).

Ninguno de los fondos de recuperación ante desastres adjudicado a los concesionarios se incluirá en el cálculo del subsidio base del concesionario en los años fiscales sucesivos. Los fondos de recuperación ante desastres no están sujetos al requisito de asignación de la Sec. 640(a) de la Ley de Head Start.

Si los fondos de recuperación ante desastres de la OHS se utilizan para financiar un gasto elegible pagado posteriormente por FEMA, por un seguro comercial o por un autoseguro, el recibo de los ingresos debe ser reportado a la OHS y el pago recibido debe ser reembolsado a la OHS.

La OHS seguirá de cerca las adjudicaciones de subsidios de recuperación ante desastres. Asimismo, la OHS requerirá que se realicen informes del contenido y la frecuencia. Es posible que se hagan visitas al lugar antes de que se gaste el dinero en ciertas actividades financiadas. Todos los concesionarios que reciban la adjudicación deberán enviar informes financieros y programáticos de las actividades y gastos financiados con la recuperación ante desastres.

Además de toda la información incluida en esta PI, los concesionarios también deben cumplir con todos los términos y condiciones del otorgamiento de la subvención.

Envío de las solicitudes de financiamiento

Todas las solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres se realizarán a través del sistema Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés). En primer lugar, los concesionarios que tengan la intención de solicitar fondos de recuperación ante desastres deben presentar una solicitud en la pestaña Correspondencia de su subvención regular en HSES para que el especialista del programa cree un número de subvención temporal. El servicio de asistencia de HSES les enviará un aviso a los concesionarios cuando se haya creado su número de subvención temporal. Entonces, los concesionarios podrán enviar sus solicitudes de financiamiento de recuperación ante desastres a través de la pestaña Solicitud con este nuevo número de subvención temporal. Una vez otorgada, la subvención temporal se convertirá en una subvención permanente en HSES. Los concesionarios no están limitados a una sola solicitud y pueden solicitar números de subvenciones temporales adicionales si es necesario.

Las solicitudes de fondos de recuperación ante desastres deben incluir los siguientes formularios estándares (en inglés) y documentos complementarios:

  • SF-24 Solicitud de ayuda federal,
  • SF-424A Información sobre el presupuesto—Programas de no construcción,
  • un lenguaje que describa el uso propuesto para los fondos. Todas las actividades y proyectos deben indicar la relación con un desastre cubierto e incluir un plazo que indique claramente cuándo se realizarán o tendrán lugar actividades o etapas importantes del proyecto y cuándo se completará el proyecto o actividad en su totalidad,
  • decisiones de los cuerpos directivos y el Consejo de Políticas,
  • solicitud de exención de participación no federal si es necesario.
  • Si está solicitando fondos para una renovación considerable, construcción o compra de instalaciones, también deberá enviar:

Dependiendo del uso propuesto para los fondos, puede ser que se exija más información sobre el proyecto o actividad.

Cuando esté listo para comenzar su solicitud de financiamiento para recuperación de desastres o si tiene preguntas sobre el proceso para enviar una solicitud de financiamiento, comuníquese con OHSDisasterRecovery@acf.hhs.gov y con el especialista del programa y el especialista en subvenciones. Tenemos el compromiso de apoyar a su programa durante este período de reconstrucción y restauración.

Gracias por su labor en favor de los niños y las familias.

/ Dra. Deborah Bergeron /

Dra. Deborah Bergeron
Directora
Oficina Nacional de Head Start

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