Consejos para supervisar al personal de servicios familiares que trabaja de forma remota

Los supervisores pueden usar estos consejos para apoyar al personal de servicios familiares y a otros profesionales de servicio directo que están teletrabajando con las familias. Se pueden aplicar durante emergencias de salud pública, desastres naturales y otras situaciones de crisis (PDF en inglés).

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Como supervisor, usted puede utilizar estos consejos y estrategias para:

• Apoyar y actualizar los planes del programa para las asociaciones con las familias.
• Servir de guía a su trabajo con el personal para abordar cualquier preocupación inmediata o cambios en las situaciones de las familias de acuerdo con las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés).

Para obtener más información, vea Consejos para el personal de servicios familiares que trabaja de forma remota con las familias.

¿Qué responsabilidades de supervisión son más importantes durante esta situación de teletrabajo?

Los supervisores del personal de servicios familiares tienen una amplia gama de funciones y responsabilidades que difieren entre un entorno y otro. Las actividades de supervisión se basan en las necesidades del personal y de la familia, los recursos organizativos, la geografía, los contextos comunitarios y las prioridades de las agencias.

Ciertas responsabilidades de supervisión pueden ser particularmente importantes durante las emergencias de salud pública, los desastres naturales y otras situaciones que requieren teletrabajo.

Liderazgo

• Determinar su visión para la capacidad de respuesta ante una crisis.
• Proporcionar un sistema para recibir comentarios para el personal de servicios familiares, incluidas oportunidades de identificar y abordar los recursos y las barreras para proporcionar los servicios.

Desarrollo profesional

• Compartir información sobre los servicios de Head Start, el desarrollo de niños y adultos, los recursos de apoyo familiar y las estrategias para el personal que trabaja con las familias.
• Ofrecer instrucciones sobre las transiciones de la prestación de servicios en persona al servicio virtual.
• Proporcionar recursos para las familias y el personal de Head Start que están enfermos o están cuidando de alguien que está enfermo.

Apoyo y defensa

• Asegurarse de que, en la medida de lo posible, el personal se sienta atendido y apoyado en su trabajo.
• Considerar y prever las necesidades del personal, incluido el acceso a los equipos y recursos necesarios para que puedan satisfacer adecuadamente las necesidades de las familias a las que ofrecen servicio.

Responsabilidad funcional de los servicios

• Mantener la integridad del programa asegurándose de que el personal pueda ofrecer y documentar servicios de participación familiar de alta calidad con un enfoque virtual.
• Determinar el número de casos correspondiente en consulta con el personal.

1.er consejo. Comuníquese con frecuencia y regularidad.

Durante un momento de crisis, es importante que se comunique de manera regular con el personal de servicios familiares.

¿Qué necesita o sabe el personal para realizar su trabajo durante el día o la semana?

• Comuníquese con el personal para abordar cualquier inquietud que pueda tener sobre equipos y recursos (p. ej., teléfonos, computadoras, tabletas, cargadores, baterías, acceso a Internet, puntos de acceso Wi-Fi, impresoras, faxes, escáneres). Asegúrese de que el personal sepa cómo usar el equipo y con quién ponerse en contacto para recibir capacitación o para resolver problemas.
• Programe oportunidades regulares para reuniones individuales y en grupo con el personal. Recurra a llamadas telefónicas o plataformas de videoconferencia (p. ej., Adobe Connect, Google Meet, Skype, WebEx, Zoom). Cuando sea posible, permita que el personal recurra a las plataformas que le sean más accesibles o cómodas.
• Cree un horario de oficina. Hágale saber al personal que pueden llamarlo si tienen preguntas o necesitan apoyo. Programe estas conversaciones además del horario de supervisión regular y las reuniones del personal. También podría considerar tener reuniones de supervisión más frecuentes para asegurarse de que está al tanto de los problemas del día a día que enfrenta el personal.
• Establezca expectativas realistas sobre lo que el personal puede lograr cuando trabaja de forma remota durante una situación de crisis.
• Cree plantillas de comunicación para que el personal las use con las familias y los socios. Se pueden realizar plantillas para mensajes de correo electrónico, memorandos y apuntes de reuniones. El personal puede utilizarlos para comunicar mensajes claros y regulares a las familias y los socios. También pueden adaptar las plantillas a las necesidades e intereses únicos de las familias.

2.º consejo. Ayude al personal a crear y mantener una rutina regular.

Los horarios pueden proporcionar una sensación de estabilidad para el personal que trabaja de forma remota. Tener un horario cada día puede ayudar al personal a completar su trabajo, establecer límites y crear un equilibrio entre el trabajo y sus vidas personales.

¿Cómo usted puede ayudar al personal a establecer rutinas que sean predecibles, productivas y regulares para sí mismos y para las familias?

• Trabaje con el personal para crear horarios que permitan cierta flexibilidad para abordar las necesidades de las familias y del personal. El personal puede seleccionar determinados horarios durante el día para completar tareas específicas, como la gestión de casos, la divulgación a las familias y la participación de la comunidad.
• Anime al personal a usar un calendario en línea o una agenda diaria para poder darles seguimiento a las actividades de cada día. Usted y el personal pueden revisar esta herramienta juntos.
• Ayude al personal a adaptar sus horas de trabajo para que se ajusten a otras responsabilidades que tengan en estos momentos. Algunos ejemplos son el cuidado de los niños o de miembros de la familia, necesidades de salud y la educación en el hogar de sus propios hijos. Si es posible, el personal podría trabajar fuera del horario convencional.
• Aliente al personal a dejar tiempo no estructurado en sus horarios para atender situaciones de emergencia o planificar el trabajo futuro.

3.º consejo. Priorice las conversaciones en torno a las necesidades básicas de las familias y los mayores factores estresantes.

El personal puede asociarse con las familias para abordar sus necesidades básicas y así ayudar a reducir el estrés de los padres. Este es un apoyo esencial para muchas familias durante situaciones de crisis.

Explore las estrategias para la participación de la familia: Actitudes y prácticas. Es parte de la Serie Desarrollo de asociaciones con las familias del Centro de Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia (ECLKC, sigla en inglés)

¿Cómo puede apoyar al personal para reducir el estrés familiar?

• Pídale al personal que se comunique regularmente con las familias y les pregunten cómo les va. Ayude al personal a determinar maneras de brindar apoyo para abordar las preocupaciones y los factores de estrés más inmediatos de una familia. Trabaje con todo el personal en el uso de actitudes basadas en las fortalezas y prácticas basadas en las relaciones para fortalecer y crear relaciones con las familias utilizando conexiones a distancia.
• Asegúrese de que el personal tenga la información necesaria para ayudar a las familias a protegerse a sí mismas y a sus hijos durante la crisis. Cerciórese de que el personal sepa cómo ayudar a un miembro de la familia que está experimentando síntomas relacionados con una emergencia de salud pública. El personal también debe estar preparado para ayudar a las familias a planificar alternativas para el cuidado de los niños.
• Trabaje con el personal para crear planes familiares que incluyan referencias para profesionales capacitados de salud o salud mental en el caso de que las familias necesiten más apoyo del que el personal puede proporcionar.
• Apoye al personal para dirigir grupos virtuales de currículos de crianza, cafés para padres o reuniones de padres para ayudar a los padres a mantenerse conectados con otras familias y con el personal. Asegúrese de que el personal de servicio directo tenga información de contacto de otros miembros del personal, incluidos coaches o consultores de salud mental.
• Asegúrese de que el personal tenga la información necesaria para ayudar a las familias a acceder a alimentos, apoyo a los padres, atención médica y servicios de salud mental. Comparta información, hojas de consejos y listas de verificación en el idioma del hogar de las familias. Considere la posibilidad de asignar a un miembro del personal la tarea de encontrar información sobre los recursos locales, incluidas las líneas telefónicas nacionales disponibles las 24 horas y los refugios de emergencia.
• Planifique una respuesta coherente que sea apropiada para cualquier familia en caso de que tengan preocupaciones relacionadas con el abuso de sustancias, la violencia doméstica, el maltrato y descuido de menores u otras cuestiones relacionadas con la seguridad. Cerciórese de que el personal y las familias tengan acceso a un representante del programa o mediador de servicios y que estén al tanto de los protocolos del programa.

4.º consejo. Use las reuniones sobre casos para ayudar al personal a prever y abordar las necesidades y fortalezas de la familia.

Las reuniones sobre los casos pueden reunir al personal y a los socios para colaborar en torno a las necesidades y fortalezas de las familias.

¿Cómo puede ayudar al personal a utilizar las reuniones sobre casos para asociarse con las familias ahora y en el futuro?

• Capacite y aliente al personal a usar las reuniones de casos para revisar las fortalezas de la familia, las evaluaciones de necesidades y los planes de asociación.
• Ayude al personal a priorizar a las familias que puedan tener necesidades muy inmediatas de salud, seguridad o bienestar. Haga planes con el personal para abordar cualquier preocupación inmediata sobre el maltrato o descuido de menores o la violencia doméstica de acuerdo con las políticas del programa y las HSPPS.
• Identifique asociaciones o agencias comunitarias que puedan ayudar a abordar las necesidades familiares en curso o emergentes. Estas pueden estar relacionadas con apoyos laborales, desempleo, asistencia de vivienda, asistencia legal, consejería para enfrentar la pena o apoyos de salud mental.
• Asegúrese de que el personal siga los protocolos del programa para usar y almacenar datos confidenciales y mantener la confidencialidad. Considere formas de transferir registros mediante la digitalización, portales seguros, correos electrónicos protegidos con contraseña o aplicaciones seguras para compartir documentos, como DocuSign. Asegúrese de que el personal tenga acceso a la información y las herramientas necesarias para ayudar a las familias a acceder a los recursos. Asegúrese de que las familias puedan revisar y firmar de forma segura los registros y documentos necesarios.

Consejo 5. Concéntrese en la salud mental del personal y fomente el autocuidado.

El personal de servicios familiares puede estar lidiando con el estrés y los sentimientos relacionados con la crisis, así como con sus propias responsabilidades y desafíos personales y familiares. Ellos necesitan su apoyo.

¿Cómo puede apoyar el bienestar del personal?

• Comience cada reunión o conversación preguntando sobre el bienestar del personal. Reconozca que la situación de emergencia o crisis es difícil para todos, aunque puede manifestarse de diferentes maneras. Y que los efectos pueden ser a corto o largo plazo. Mencione que las personas tendrán diferentes desafíos y respuestas.
• Pregúntele al personal cómo se sienten y qué están haciendo. Pregúnteles por su salud física y emocional. Pregunte cómo les va a sus familiares. Escuche, reflexione y muestre empatía.
• Pregúntele al personal acerca de las estrategias que están utilizando para manejar el estrés. Pregunte por su red de amigos y familares y con quién pueden hablar si necesitan apoyo. Tenga en cuenta que el distanciamiento social (físico) no significa aislamiento social.
• Reflexione sobre cómo las perspectivas culturales del personal pueden afectar la forma en que enfrentan una situación. Piense en sus relaciones y en lo que ya sabe sobre el personal con el que usted trabaja.
• Anime al personal a dedicar tiempo a centrarse en el cuidado personal. Comunique el mensaje de que el personal debe establecer expectativas razonables y ser amables consigo mismos.
• Pregunte cómo los miembros del personal prefieren que se comuniquen con ellos. Considere el uso de llamadas telefónicas, mensajes de texto o videoconferencias, siempre que sea posible. Considere la posibilidad de enviar mensajes de grupo con grabaciones de voz y video. El uso de una tecnología que les permita verse puede ser útil para proporcionar un marco de referencia sobre cómo el personal está afrontando la situación.
• Hable con el personal acerca de reunirse con el consultor de salud mental u otros profesionales de la comunidad para abordar cualquier problema de salud mental.

La información de esta guía no debe considerarse como un aval de una herramienta en particular o el uso de tales herramientas en general.

Última actualización: January 2, 2024