Desarrollo y fortalecimiento de las relaciones fiscales

Explore tres consejos de una directora sobre maneras de crear relaciones entre el personal del concesionario y los socios de cuidado infantil. Descubra cómo ayudar a incentivar una gestión fiscal eficaz (PDF en inglés).

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Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil

niño jugando con bloquesEn marzo de 2015, la Administración para Niños y Familias del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos adjudicó 275 subvenciones para Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil (EHS-CC, sigla en inglés) y para la expansión de EHS. En los años transcurridos desde 2015, el Congreso ha aprobado fondos adicionales que han dado lugar a asociaciones adicionales y subvenciones para la expansión. Hasta diciembre del 2017, las subvenciones para las asociaciones y la expansión entre EHS y CC habían informado en un principio sobre asociaciones con más de 1,600 centros de cuidado infantil y más de 1,070 hogares de cuidado infantil familiar. En 2018, el Congreso aprobó financiamiento adicional ($115 millones) para subvenciones para nuevas asociaciones y para expansiones.

Las subvenciones para las Asociaciones entre EHS y CC sirven de apoyo a las asociaciones entre los programas de EHS y los centros locales de cuidado infantil y los proveedores de cuidado infantil familiar que atienden a bebés y niños pequeños de familias con bajos ingresos. Las asociaciones apoyan a las familias trabajadoras proporcionando un mayor acceso al cuidado infantil de día completo y de año completo y a servicios integrales para los niños y las familias.

Un objetivo clave de las Asociaciones entre EHS y CC es aumentar el inventario de entornos de aprendizaje temprano de alta calidad para bebés y niños pequeños. Los concesionarios con asociaciones entre EHS y CC pueden aprovechar múltiples fuentes de financiamiento para maximizar los recursos y proporcionar oportunidades de mejoramiento de la calidad para todos los niños y proveedores de cuidado infantil. Muchos concesionarios financian las Asociaciones entre EHS y CC mediante la estratificación de fondos de EHS con fondos de los Fondos de cuidado y desarrollo infantil (CCDF, sigla en inglés), que proveen a las familias subsidios para el cuidado infantil. La implementación de buenas prácticas de contabilidad y supervisión fiscal es fundamental para garantizar una responsabilidad funcional y una supervisión adecuadas. Para hacer un seguimiento de los estratos de financiamiento que apoyan el programa, muchos concesionarios y sus socios de cuidado infantil establecieron o revisaron las políticas y procedimientos fiscales y perfeccionaron o crearon herramientas para manejar el gasto.

Esta historia de implementación proporciona la perspectiva de la directora del concesionario con el programa de EHS de la Universidad de Drake ubicado en Des Moines, Iowa. Ella compartió ideas sobre cómo el personal del concesionario y los socios de cuidado infantil pueden trabajar juntos para tener unas relaciones fiscales más sólidas.

Forjar relaciones es esencial para una gestión fiscal sólida

La directora ofreció tres consejos sobre cómo forjar relaciones entre el personal del concesionario y los socios de cuidado infantil para incentivar una gestión fiscal eficaz:

1. Conocer los modelos de negocio de los socios de cuidado infantil

El personal del concesionario debe tomarse el tiempo cuando comience la asociación para aprender acerca de sus socios de cuidado infantil. El personal de EHS de la Universidad de Drake se tomó el tiempo para aprender sobre sus socios de cuidado infantil antes de sugerir cambios en el sistema fiscal. La directora explica: "Dedicamos tiempo para salir y de veras asociarnos con ellos en el sentido de aprender acerca de su negocio". ¿Cómo funciona el negocio? ¿Qué es lo que realmente haces?'. Dedicamos tiempo a aprender sobre las prácticas de negocios que estaban siguiendo. Les preguntamos: '¿Cómo organizan el sistema de nómina? ¿Cómo organizan el sistema de contabilidad?' ".

2. Reconocer las diferencias en los sistemas de gestión fiscal entre los socios de cuidado infantil

La directora mencionó que cada socio de cuidado infantil tenía su propio sistema de gestión fiscal, adaptado a sus necesidades y preferencias únicas. Aunque el personal del concesionario debe mantener políticas y procedimientos fiscales sólidos, deben reconocer las diferentes maneras en que los socios de cuidado infantil mantienen una gestión fiscal interna eficaz. La directora del concesionario consideró importante que su personal reconociera esas diferencias y entendiera que la experiencia de un centro no es representativa de los otros centros, mientras forjaban relaciones con sus socios de cuidado infantil.

3. Ser transparente y hacer lo que uno dice

"No estamos aquí para hacérselo a ustedes, sino para hacerlo con ustedes".
— Directora del concesionario de Early Head Start de la Universidad de Drake

Los socios de cuidado infantil podrían sentirse agobiados por el número de requisitos de las Normas de Desempeño del Programa Head Start, que incluyen cumplir con los requisitos fiscales y administrar el dinero federal. La directora hizo hincapié en el valor de trabajar en colaboración con los socios de cuidado infantil y de comunicar que la relación sería prolongada y que el concesionario y el socio se apoyarían mutuamente. Y señaló: "Fuimos y nos aseguramos de sentarnos con ellos y de ser muy transparentes con el hecho de que 'Estamos aquí para aprender sobre su proceso'. Y al principio, cuando estábamos estableciendo los acuerdos, sentíamos que gran parte de lo que hacíamos se resumía en: 'Estamos haciendo lo que estamos diciendo'... Queríamos asegurarnos de verdad de ir y demostrarles que íbamos a hacer junto con ellos lo que estábamos diciendo".

El uso de plantillas y prácticas de automatización puede servir de apoyo a una gestión fiscal eficaz

Además de su consejo sobre forjar relaciones, la directora ofreció tres ideas a fondo sobre el uso de plantillas y prácticas de automatización para que sirvan de apoyo a una gestión fiscal eficaz:

1. Crear herramientas, capacitar al personal pertinente y compartirlo con el liderazgo

La directora describió las formas en que trabajó con los socios de cuidado infantil para crear herramientas de control para analizar sus finanzas:

  • Herramientas de control de subsidios. Los socios de cuidado infantil necesitaban una herramienta para controlar el financiamiento de los subsidios relacionados con cada niño, ya que los fondos estratificados pueden ser difíciles de coordinar dado que los subsidios de CCDF varían según el niño. La directora del concesionario trabajó con los socios de cuidado infantil para preparar una hoja de control. La hoja identificaba al niño, describía cuándo había caducado el subsidio del niño, incluía las notas del especialista en participación de la familia sobre sus interacciones con la familia, y describía los pasos que dio la familia para renovar su subsidio a tiempo. El personal del concesionario podría mirar esas notas, revisar las tendencias mensualmente o en tiempo real, y anticipar cuándo el financiamiento de un socio podría llegar a ser inestable. Este análisis le permitió al personal del concesionario trabajar proactivamente con el personal de su socio y sus familias para enfrentar cualquier desafío fiscal relacionado con los subsidios de CCDF.
  • Control de las ausencias. La directora del concesionario y sus socios crearon un sistema de control en Excel que calculaba automáticamente las ausencias y el reembolso del subsidio de cuidado infantil. La asistencia es importante para cumplir la misión de EHS. Los programas deben implementar estrategias para apoyar a las familias y promover la asistencia regular. Cuando el promedio mensual de la asistencia diaria para un programa basado en el centro cae por debajo del 85 por ciento, el programa debe entonces trabajar para determinar las causas del ausentismo y trabajar en los siguientes pasos para evitarlo. Por lo tanto, es importante que los socios de cuidado infantil puedan explicar con precisión las ausencias. El concesionario creó un sistema en Excel que rastrea el nombre de cada niño, la tasa de subsidio del niño y el número de ausencias por niño. Esta información fue compartida con los especialistas en compromiso familiar que ingresan la información de asistencia en una base de datos.

2. Crear plantillas para utilizar con los socios de cuidado infantil para mejorar la eficiencia

El concesionario creó plantillas o formularios estandarizados para que todos sus socios pudieran usarlos. Aunque es importante reconocer las diferencias entre los socios de cuidado infantil, el concesionario determinó que en algunos casos, crear una plantilla o formulario para el uso de los socios tenía sentido. La directora explica: "Miramos a los ocho centros y luego nos aseguramos de regresar a la persona encargada de las finanzas. De hecho, ella creó un formulario que lo hizo todo muy breve".

3. Sistematizar y automatizar las prácticas

La directora del concesionario envió a los directores de los socios de cuidado infantil recordatorios automatizados a sus calendarios sobre los subsidios de cuidado infantil y las fechas de renovación asociadas con ellos. Le preocupaba que estos recordatorios molestaran al personal, pero sucedió todo lo contrario. Para los socios de cuidado infantil y para el personal del concesionario, los recordatorios fueron útiles. La directora expresó: "Al principio pensé: 'Bueno, probablemente los esté molestando con estos recordatorios en su calendario'. Pero este no ha sido el caso". Además, indicó que estos pequeños impulsos eran una herramienta importante y eficaz en su labor de apoyo a las familias al enfrentarse al sistema de subsidios.

Last Updated: November 27, 2018