ERSEA: Estrategias durante una pandemia

Los cierres extendidos debido a una pandemia pueden obligar a los programas a reconsiderar sus estrategias de elegibilidad, reclutamiento, selección, matrícula y asistencia (ERSEA, sigla en inglés). Es posible que los programas tengan que modificar sus actividades de reclutamiento y selección. Los cambios demográficos pueden hacer que los criterios de elegibilidad varíen (p. ej., que un mayor número de familias sean elegibles, cambios en las áreas de reclutamiento y servicio). Los programas también deben considerar cómo prestar y adaptar los servicios de manera bien fundamentada a medida que esta situación evoluciona, incluidos los modelos de prestación de servicios a distancia o modificados. Esta hoja de consejos puede ayudar a guiar la planificación de ERSEA y la prestación de servicios durante los períodos de transición.

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Elegibilidad

Durante una pandemia, es importante recopilar información actualizada sobre los recursos, las necesidades y los cambios demográficos locales, estatales y regionales. Estos son fundamentales para garantizar que los servicios continúen de manera receptiva y eficaz.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿Cómo recopilará el programa los datos pertinentes necesarios para la planificación y la toma de decisiones?
• ¿Cómo se comunican los datos pertinentes al liderazgo del programa (p. ej., el cuerpo directivo, el Consejo de políticas y el personal administrativo)?
• ¿Cómo afecta la pandemia a las asociaciones de cuidado infantil?
• ¿Hay cambios en el sistema de subsidios locales o estatales que influyen en la elegibilidad?

Con el fin de maximizar el acceso a los servicios durante momentos de mayor necesidad, es importante que el personal entienda todas las vías para la elegibilidad. Las familias que experimentan dificultades financieras pueden encontrarse con situaciones cotidianas inesperadas. Utilice la definición de personas sin hogar de McKinney Vento (en inglés) para determinar la elegibilidad. Los programas también deben hacer referencia al ACF-IM-HS-19-03 con respecto a la elegibilidad para los niños al cuidado de parientes.

Reclutamiento

Los cierres a escala comunitaria pueden afectar las actividades normales de reclutamiento. Considere la posibilidad de que las solicitudes sean digitales y se puedan compartir por correo electrónico, texto, sitio web de la agencia y redes sociales. Una solicitud más breve con una entrevista telefónica puede ser una manera más eficaz de recopilar la información necesaria.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿Cómo puede la tecnología ayudar a los programas a conectarse con las familias y los socios comunitarios?
• ¿Hay otros grupos de redes sociales o páginas web de agencias que se pueden utilizar para el reclutamiento? Considere la posibilidad de ofrecer un acuerdo recíproco con los socios.
• ¿Ha creado un grupo de MyPeers para discutir las actividades de reclutamiento y otros servicios de ERSEA?
• ¿Cómo supervisará el programa las iniciativas de reclutamiento electrónico?

Puede ser necesario ampliar las iniciativas de reclutamiento y las áreas objetivo para dar cabida a un mayor número de familias elegibles. Asegúrese de monitorear constantemente los datos de la comunidad con el fin de localizar y reclutar a las familias con mayores necesidades. Es importante trabajar en colaboración con su Oficina Regional.

Selección

Es posible que sea necesario modificar los criterios de selección del programa para garantizar que se dé prioridad a los niños y las familias más necesitados.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿Cómo participa el liderazgo del programa en el desarrollo y la aprobación de los criterios de selección?
• ¿La evaluación de la comunidad o la actualización anual ofrecen datos que sirven para guiar estas decisiones?
• ¿Cómo comunicará el liderazgo los cambios en los criterios de selección y los procesos de inscripción a las partes interesadas?

Esté pendiente de las orientaciones, los Memorandos de Información (IM, sigla en inglés) y las Instrucciones del Programa (PE, sigla en inglés) más recientes de la Oficina de Head Start (OHS) para asegurarse de que el programa tiene los datos necesarios y relevantes para desarrollar y ajustar los criterios de selección. El Centro de Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia ofrece una gran cantidad de información y recursos útiles.

Matrícula

Es buena idea que los programas realicen la inscripción a distancia si tienen las capacidades tecnológicas para aceptar solicitudes y hacer las verificaciones necesarias. Considere diferentes estrategias para recibir los documentos de inscripción necesarios de forma electrónica o por correo. Cuando no se puedan recoger las firmas de los padres, asegúrese de que el personal firme un formulario de verificación que indique que ha visto toda la documentación requerida.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿Existen procedimientos para aceptar la verificación de ingresos y otros documentos necesarios?
• ¿Se ha capacitado al personal sobre cómo realizar la inscripción a distancia?
• ¿Se han adaptado los sistemas de mantenimiento de registros y recopilación de datos para apoyar los cambios de procedimiento?
• ¿Existe un sistema de supervisión para garantizar la integridad del proceso?
• ¿Existe un proceso para proporcionar recursos de emergencia a las familias inscritas y a las mujeres embarazadas?

Es buena idea que los programas realicen inscripciones durante todo el año para garantizar un flujo constante de solicitudes. Manténgase informado sobre los cambios en las regulaciones de subsidios de cuidado infantil que pueden afectar la programación actual o indicar nuevas oportunidades.

Asistencia

Teniendo en cuenta que los programas ofrecerán servicios virtuales y basados en las necesidades, las expectativas de asistencia pueden cambiar de forma temporal.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿El programa ha identificado las expectativas de servicio y asistencia para este período de tiempo?
• ¿Cómo se le comunicará esta información al personal y a las familias?
• ¿Se han modificado las políticas de asistencia y los sistemas de mantenimiento de registros para incluir las interacciones virtuales?
• ¿Cómo puede el programa apoyar y fomentar la participación de las familias en los servicios a distancia?
• Supervise los cambios en el proceso de informes de inscripción. Es importante captar datos sobre los cambios en la matrícula, las razones de la disminución y la participación en los eventos virtuales para supervisar la prestación de servicios, medir los resultados y planificar para el futuro.

Los tiempos difíciles a menudo proporcionan oportunidades para la innovación. Es importante que el liderazgo tenga acceso a la información de la OHS y otras fuentes confiables (p. ej., los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC, sigla en inglés) de EE. UU., los gobiernos estatales, locales y tribales, y las organizaciones de salud) para facilitar una respuesta serena y decisiva. Las comunicaciones coherentes y el uso eficaz de los recursos humanos y materiales darán lugar a servicios de calidad para los niños y las familias.

Última actualización: January 24, 2023