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Respuestas a las preguntas de los concesionarios de Head Start sobre el COVID-19: Volumen del 21 de mayo de 2020

La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) está empoderando al liderazgo del concesionario para tomar decisiones que apoyen primero a los niños y las familias de Head Start, y también ayuden a otras personas necesitadas. La OHS ha recibido muchas preguntas de los concesionarios en busca de aprobación para tomar decisiones locales sobre las operaciones. La OHS proporciona orientación general a continuación. Los concesionarios pueden unirse a la comunidad de MyPeers para discutir situaciones particulares con sus colegas.

P1: ¿Los pagos de estímulo autorizados en virtud de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES, sigla en inglés) de Coronavirus y los pagos de compensación por desempleo realizados a personas que han perdido su empleo durante el COVID-19 contarán como ingresos para fines de elegibilidad para Head Start?
R1: La OHS no considera los pagos de la Ley CARES o los "pagos de estímulo", oficialmente llamados reembolsos de recuperación, como ingresos para la determinación de elegibilidad para el programa. Los reembolsos de recuperación de la Ley CARES son créditos fiscales reembolsables pagados por adelantado y, por lo tanto, no se consideran ingresos. Los pagos de compensación por desempleo de emergencia determinados por la Ley CARES también se excluyen al establecer la elegibilidad de ingresos para Head Start. Los pagos de la Ley CARES son nuevas ayudas a corto plazo y financiadas por el gobierno federal directamente relacionadas con la pandemia del COVID-19 y, por lo tanto, se tratan de manera diferente a la compensación regular por desempleo para los efectos de la elegibilidad para Head Start.

P2: ¿Deben los concesionarios de Head Start seguir pagando a los socios en las subvenciones de las Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil (EHS-CC, sigla en inglés)? ¿Deben seguir haciendo pagos a los contratistas de cuidado infantil?
R2: Los concesionarios de Head Start deben seguir realizando pagos a los socios de cuidado infantil. Mientras los concesionarios de Head Start sigan recibiendo fondos de subvención completos, se espera que los concesionarios cumplan con los acuerdos existentes, incluidos todos los pagos acordados con anterioridad. Los niños de Head Start necesitarán un espacio adonde regresar en el momento en que se reanuden los servicios. Al seguir pagándoles a los socios de cuidado infantil se estará apoyando a los programas de asociación EHS-CC para garantizar que haya cupos disponibles de Head Start cuando los programas vuelvan a abrir. Los concesionarios deben revisar sus acuerdos de asociación y, a menos que los acuerdos lo prohíban explícitamente, deben continuar pagándoles a los socios.

P3: ¿Qué pasa si el personal también trabaja con otros programas y Head Start solo paga parte de los sueldos y beneficios de un empleado?
R3: Durante las operaciones normales, el costo de los sueldos y beneficios para el personal de la agencia cuyos servicios se comparten entre Head Start y otras fuentes de financiamiento se asigna a las diversas fuentes de financiamiento en función del grado de beneficio que cada programa reciba del trabajo. Mientras que los sitios estén cerrados debido al COVID-19, los fondos de Head Start solo se pueden utilizar para pagar la porción de los sueldos y beneficios del personal que se habrían pagado antes del cierre, a menos que el empleado asuma responsabilidades adicionales de Head Start debido al cierre del sitio. Si se asignan tareas adicionales de Head Start, los sueldos y beneficios imputados a Head Start deben ajustarse en consecuencia. Los concesionarios deben revisar sus propias políticas y procedimientos, consultar los requisitos estatales de sueldos y horas, y revisar la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, sigla en inglés) y la Ley CARES con respecto a la disponibilidad continua de beneficios para los empleados cuyos sueldos y beneficios no son totalmente asignables a Head Start. Si otra fuente no puede pagar la porción de sueldos y beneficios que no es de Head Start, el empleado podría beneficiarse si solicita beneficios de desempleo. En la mayoría de los estados, un empleado puede recibir un sueldo y beneficios de desempleo si su sueldo no excede el umbral aplicable y se divulga al proveedor de beneficios de desempleo.

P4: ¿Se puede seguir pagando al personal con fondos del Programa de visitas al hogar para madres, bebés y la primera infancia (MIECHV, sigla en inglés) así como con fondos de Head Start?
R4: Sí, los fondos del MIECHV se pueden utilizar para pagar sueldos y beneficios del personal durante este tiempo. Consulte las orientaciones de la OHS anteriores y las orientaciones sobre el MIECHV (en inglés) de la Administración de recursos y servicios de salud de Estados Unidos (HRSA, sigla en inglés).

P5: ¿Pueden los programas contratar personal si no pueden hacerse las pruebas de salud diagnóstica requeridas?
R5: Un candidato que usted vaya a contratar puede comenzar a trabajar de manera virtual, incluso si no puede hacerse las pruebas de salud diagnóstica requeridas, si es una decisión sensata para el concesionario. Sin embargo, las nuevas contrataciones deben completar todas las pruebas de salud diagnóstica requeridas antes de que el empleado entre en contacto en persona con niños, familias y personal.

P6: Si las oficinas estatales o locales de huellas dactilares están cerradas indefinidamente debido al COVID-19, ¿los concesionarios todavía tienen que cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes?
R6: Para cumplir con los requisitos actuales de la Ley de Head Start que se encuentran en la Sección 648A(g), los concesionarios deben seguir haciendo la verificación de antecedentes penales antes de contratar a una persona por primera vez. A pesar de que en estos momentos las oficinas estatales y locales de huellas dactilares están cerradas, puede hacerse la verificación usando el nombre de la persona mediante un servicio de verificación de antecedentes por internet. Los requisitos de verificación integral de antecedentes que se encuentran en las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés), que incluyen la toma de huellas dactilares, están programados para entrar en vigor el 30 de septiembre de 2021.

Los concesionarios que tienen que cumplir con el requisito actualizado de la Ley de subvención en bloque para el cuidado y desarrollo infantil para las verificaciones de antecedentes deben comunicarse con sus respectivos estados. Los administradores del Fondo Estatal de Cuidado y Desarrollo Infantil están tomando decisiones basadas en el estado sobre las exenciones de verificaciones de antecedentes (en inglés) para programas con licencia durante la pandemia del COVID-19. Muchos estados están aceptando las mismas verificaciones que mencionamos anteriormente usando el nombre de la persona, y también están alentando a los proveedores a revisar el Sitio web público nacional de agresores sexuales (en inglés).

P7: ¿Cómo se hará responsable a los programas de los requisitos tales como las pruebas diagnósticas, las evaluaciones, las recopilaciones de datos y las matrículas?
R7: La mayoría de los establecimientos y comunidades de Head Start han estado cerrados durante varias semanas y puede que permanezcan cerrados durante algún tiempo. La OHS espera que los programas tomen medidas que sean factibles, razonables y seguras en términos de continuar proporcionando servicios e implementando sistemas de administración y supervisión. La OHS no considerará responsable a los programas de los requisitos que no sean posibles de cumplir durante los cierres actuales. La OHS espera que los programas mantengan registros de los servicios que proporcionaron y los que no se proporcionaron. A muchos concesionarios les ha resultado útil unirse a la comunidad de MyPeers para discutir situaciones particulares con sus colegas.

Tenga en cuenta que no se eximirá ningún requisito de Head Start o de las HSPPS cuando el incumplimiento resulte en un riesgo inaceptable para la salud y la seguridad de los niños, o constituya fraude o malversación de los fondos federales. Los concesionarios deberán garantizar la seguridad de los niños bajo su cuidado y la responsabilidad financiera de los fondos y la propiedad.