COVID-19 y la comunidad de Head Start

Financiamiento y flexibilidades administrativas

La mayoría de los establecimientos y comunidades de Head Start han estado cerrados durante varias semanas y puede que permanezcan cerrados por algún tiempo más. La Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) espera que los programas tomen medidas que sean factibles, razonables y seguras para continuar proporcionando servicios e implementando sistemas de administración y supervisión. La Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica (CARES, sigla en inglés) proporcionó $750 millones para los programas, de conformidad con la Ley Head Start, con el fin de apoyar actividades preventivas, de preparación y receptivas durante la pandemia. Durante la pandemia por el COVID-19 se encontrarán disponibles diversas flexibilidades administrativas para los concesionarios de Head Start. Los programas deben mantener documentación para abordar cualquier variación en sus prácticas fiscales normales hecha en respuesta al brote de COVID-19. Esta sección se actualiza regularmente con las orientaciones y los recursos más pertinentes. Las Actualizaciones recientes enumeran todos los recursos publicados.

Financiamiento

La Ley CARES de 2020 (P.L. 116-136), proporcionó $750 millones para programas conforme a la Ley Head Start, incluyendo hasta $500 millones para programas complementarios de verano. Todo el financiamiento de la Ley CARES, incluidos los fondos para programas de verano voluntarios, se distribuirán como financiamiento a título excepcional según una fórmula basada en las matrículas subvencionadas de cada concesionario. La OHS proporciona orientación actualizada para que todos los concesionarios puedan responder a las circunstancias únicas y en constante evolución dentro de sus comunidades durante la pandemia COVID-19 en la ACF-PI-HS-20-04 Actualización de Financiamiento de los fondos suplementarios para el año 2020 en respuesta a la enfermedad por coronavirus 2019 (COVID-19).

Flexibilidades administrativas

Debido a los impactos del COVID-19 durante el año programático, la OHS eliminó la carga de presentación de informes del Informe de Datos Actualizados del Programa (PIR, sigla en inglés) 2019-2020 y no será requerido. La presentación del PIR 2020-2021 sigue siendo necesaria. Para abordar las preocupaciones sobre cómo guiar ciertos datos del programa, ya está disponible un documento de orientación para completar el PIR 2020-2021 en respuesta al COVID-19 (en inglés).

La OHS espera que los programas mantengan registros de los servicios que proporcionaron y los que no se proporcionaron. A muchos concesionarios les ha resultado útil unirse a la comunidad de MyPeers para discutir situaciones particulares con sus colegas.

Tenga en cuenta que no se eximirá ningún requisito de Head Start o de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) cuando el incumplimiento resulte en un riesgo inaceptable para la salud y la seguridad de los niños, o constituya fraude o malversación de los fondos federales. Los concesionarios deberán garantizar la seguridad de los niños bajo su cuidado y la responsabilidad financiera de los fondos y la propiedad.

EL ACF-IM-HS-20-03 Flexibilidades fiscales por la enfermedad por coronavirus 2019 proporciona orientación relacionada con las flexibilidades fiscales y las exenciones que afectan a las solicitudes de subvenciones, las extensiones sin costo, los costos permitidos, la extensión de ciertos plazos, la adquisición, las aprobaciones previas, los índices de costos indirectos y los envíos de auditoría única.

Gestión fiscal durante la emergencia por COVID-19 (seminario web: 22 de mayo de 2020) El liderazgo de
la OHS analiza la distribución de los fondos suplementarios de la Ley CARES. También se abordan estrategias y flexibilidades para los programas de gestión fiscal que deben emplearse al mismo tiempo que responden a la pandemia por COVID-19.

Gestión fiscal durante la emergencia por COVID-19: Una conversación de seguimiento (Webinario: 5/29/2020)
En esta presentación de seguimiento, el liderazgo de la OHS responde a las preguntas de los concesionarios con respecto a la gestión fiscal durante la pandemia del COVID-19. Hay un enfoque especial en el ACF-IM-HS-20-03 COVID-19 Flexibilidades fiscales y ACF-PI-HS-20-04 Actualización de Financiamiento de los fondos suplementarios para el AF 2020 en respuesta al COVID-19.

Además, la orientación de ACF-HS-IM-19-01 Flexibilidades generales para la recuperación ante desastres se aplica a los programas afectados por el COVID-19. Aunque no hay exenciones formales para el número de días de servicio prestado a través de programas basados en el centro, o el número de visitas domiciliarias y socializaciones proporcionadas a través de programas basados en el hogar, no se espera que los programas compensen por los días perdidos debido al COVID-19.

Las siguientes exenciones están disponibles, según lo dispuesto en la Ley de Head Start:

  • Los programas pueden solicitar una exención de la totalidad o de parte de su participación no federal del 20 % en base a emergencias o desastres porque otras organizaciones podrían verse incapacitadas de proporcionar las contribuciones habituales a los concesionarios de Head Start durante este tiempo.
  • Los programas pueden solicitar una exención de la limitación de costos administrativos del 15 % si se necesita atención adicional de la administración del programa para responder al brote del COVID-19.
  • La contratación puede llevarse a cabo sin utilizar las prácticas competitivas habituales del concesionario si es necesario para responder al COVID-19.

Subparte A – Requisitos financieros, 45 CFR §1303: Preguntas frecuentes de la Sesión 6 de la CAMP de la OHS

P1: ¿Qué costos son permisibles durante la pandemia por COVID-19? Por ejemplo, ¿pueden los programas comprar termómetros para controles de temperatura, reembolsar al personal los servicios de Internet o reembolsar al Consejo de políticas por el papel e internet utilizados para las reuniones virtuales? Factores que afectan la autorización de los costos, 45 CFR §75.403 (en inglés)
R1: Los principios para establecer la autorización de los costos no han cambiado debido a la pandemia por COVID-19. Los principios de costo requieren que los programas se aseguren de que sus costos sean razonables teniendo en cuenta las circunstancias al momento de sus decisiones de gastos. Dada la circunstancia, un gasto es razonable si es necesario prestar servicios a los niños y familias inscritos. Todos los bienes y servicios mencionados anteriormente pueden ser permisibles si se relacionan con la prestación de servicios a niños y familias inscritos, ya sea en el centro, a distancia o alguna combinación de los dos. Siempre se debe mantener la documentación adecuada para demostrar que se ha cumplido con los principios de costos.

P2: Si el personal de alto riesgo trabaja a distancia y resulta en una disminución de los deberes y responsabilidades, ¿se espera que su sueldo se ajuste en función de eso? Compensación – servicios personales, 45 CFR §75.430 (en inglés)
R2: Las decisiones de dotación de personal deben tomarse teniendo en cuenta las opciones de prestación de servicios actuales y proyectadas y las necesidades de personal asociadas.  Las asignaciones de trabajo del personal y la compensación son decisiones determinadas localmente. Los programas deben revisar las leyes sobre salarios y horas aplicables y sus políticas y procedimientos de personal aprobados. Los programas deben trabajar con profesionales de recursos humanos y legales para tomar decisiones razonables y jurídicamente acertadas sobre los sueldos y beneficios del personal. Los programas deben asumir la responsabilidad de tomar decisiones de personal que satisfagan las necesidades de los niños y las familias inscritos.

P3: ¿Es el permiso una opción? No queremos perder el esfuerzo y los fondos gastados en el desarrollo del empleado. Compensación – beneficios complementarios, 45 CFR §75.431 (en inglés)
R3: Antes de que un programa tome una determinación para despedir al personal (lo que significa que el programa está requiriendo que el personal tome licencia no remunerada mientras todavía se consideran empleados), el programa debe revisar sus políticas y procedimientos de personal para evaluar si los permisos se abordan actualmente. También debería considerarse la disponibilidad de prestaciones de compensación por desempleo para los empleados en situación de licencia forzosa sin goce de sueldo. Los programas que tienen políticas que regulan el uso de permisos deben asegurar que se cumplan plenamente los requisitos legales y que se comprendan las demás consecuencias que podrían derivarse de ello.

P4: Si los programas tienen conductores de autobuses o personal de cocina cuyos trabajos no se pueden hacer desde casa, ¿deberían ponerlos en el seguro de desempleo? Compensación – beneficios complementarios, 45 CFR 75.431 (en inglés)
R4: Reconocemos que los sueldos y beneficios del personal son un costo importante en cualquier presupuesto de Head Start o Early Head Start. Al tomar decisiones sobre el personal, la primera pregunta que un concesionario debe hacer es sobre el personal que se necesita para apoyar los servicios del programa, ahora y en los próximos meses. Por ejemplo, ¿podría el programa hacer un cambio planificado de los servicios remotos a los servicios centrales sin cocineros y conductores de autobús? Las decisiones importantes, como las asignaciones de trabajo, las horas trabajadas, el pago de sueldos y beneficios, el despido o la separación del empleo, afectan al programa, su presupuesto y a los empleados individuales. Deben hacerse en consulta con profesionales fiscales, de recursos humanos y legales.

P5: ¿El pago de riesgos provendría del presupuesto actual del programa? ¿Qué sucede si el presupuesto actual del programa no puede soportar los costos de la paga de riesgos? ¿Habrá fondos adicionales disponibles para los programas a solicitar? Compensación – servicios personales, 45 CFR §75.430 (en ingles); Compensación – beneficios complementarios, 45 CFR §75.431 (en inglés)
R5: Si un concesionario cree que se justifica un incentivo salarial como la prestación por peligrosidad, la prestación por peligrosidad debe estar respaldada por las políticas y procedimientos escritos del concesionario y cumplir con los requisitos de compensación la Orientación Uniforme dentro de 45 CFR §§75.430 y 431. Si el pago por riesgo es necesario para prepararse, responder o recuperarse de la pandemia de COVID-19, puede pagarse con fondos únicos de la Ley CARES o con fondos básicos de subvención. No se prevén oportunidades adicionales de financiamiento por el COVID-19.

P6: ¿Los concesionarios deben pagar los sueldos del personal si dan positivo por COVID-19 o si requieren que utilicen licencia por enfermedad? Compensación – servicios personales, 45 CFR §75.430 (en inglés); Compensación – beneficios complementarios, 45 CFR §75.431 (en inglés)
R6: Los programas deben tener políticas y procedimientos preexistentes para hacer frente a las vacaciones y los salarios del personal diagnosticado con enfermedades transmisibles. Los programas deben seguir (o desarrollar si es necesario) sus propias políticas y procedimientos de personal para abordar cómo el programa abordará a los empleados que dan positivo por COVID-19. Considere las leyes, reglas y regulaciones locales, estatales y federales aplicables a la enfermedad y el pago del personal.

P7: ¿Cómo se ve el requisito en especie para el año programático 2020-2021? ¿Se ordenará a los programas cumplir con el requisito de fondos de contrapartida no federal del 20 %? Asistencia financiera federal, fondos de contrapartida no federal y requisitos de exención, 45 CFR §1303.4
R7: Es posible que las formas en que los programas han cumplido con el requisito en especie pueden no estar disponibles en este momento. Por ejemplo, muchos programas han dependido de las horas de voluntariado de los padres para apoyar su requerimiento de partido, y esas horas podrían ser significativamente más bajas este año del programa. Animamos a los programas a ser innovadores en la forma en que contribuyen al requisito de contrapartida durante el año programática 2020-2021. Sin embargo, bajo la autoridad existente de las HSPPS, los programas siempre pueden solicitar una exención de la totalidad o una parte del requisito de coincidencia en cualquier momento durante su período presupuestario actual.

P8: Cuando los padres hacen voluntariado virtualmente, ¿cuál es la mejor manera de documentar en especie para su tiempo? Asistencia financiera federal, fondos de contrapartida no federal y requisitos de exención, 45 CFR §1303.4
R8: Las directrices existentes sobre la valoración de las contribuciones en especie siguen siendo una referencia útil incluso cuando el tiempo voluntario se usa virtualmente. Las horas de voluntariado deben calcularse según las tarifas de otros empleados que realizan un trabajo similar, como un ayudante de maestro o un asistente de maestro, para documentar las contribuciones en especie. Hay información adicional disponible en la página de Servicios voluntarios, que incluye un extracto de la Declaración de política de subvenciones de la HHS.