Hoja de consejos – Información sobre el comité y subcomité de planificación  

Esta hoja de consejos delinea la composición, las metas, los deberes y los subcomités de un Comité de planificación de Head Start. La finalidad principal de un Comité de planificación es completar exitosamente los proyectos de construcción de los establecimientos. A los ejecutivos de Head Start les será útil esta hoja a la hora de establecer comités de planificación y subcomités de construcción y financiación.

Membresía en el Comité de planificación

El Comité de planificación debe estar compuesto por individuos que puedan tener un rol positivo y de apoyo y debe considerarse como una herramienta administrativa y gerencial del Director Ejecutivo y de la Junta de directores. El comité tiene un solo propósito—completar con éxito el proyecto.
Debe existir un grupo central de miembros del Comité de planificación. A medida que el comité pasa de evaluación a diseño, se pueden agregar otros miembros según su pericia.

El grupo central del Comité de planificación debe incluir:

  1. Administración (elegir uno)
    • Director Ejecutivo
    • Coordinador de educación
    • Coordinador del establecimiento
  2. Finanzas (elegir uno además del Director de Finanzas)
    • Banquero de la comunidad
    • Persona encargada de finanzas corporativas
    • Comprador municipal / Administrador presupuestario
  3. Un miembro del Consejo de Políticas
  4. Un miembro de la Junta de directores
  5. Un arquitecto
  6. Personal de Head Start (elegir uno)
    • Maestro
    • Ayudante del maestro
    • Padre de familia
    • Personal de apoyo
    • Gerente o supervisor del establecimiento
  7. Representante de la construcción (elegir uno)
    • Ingeniero local
    • Constructor local
    • Tasador local

Responsabilidades del Comité de planificación

El Comité de planificación es responsable ante la Junta de directores por las siguientes metas y objetivos. Por supuesto, las principales metas variarán de acuerdo con el alcance y los detalles de cada proyecto.

Responsabilidad de cumplimiento o presentación/uso de:

  • Los requisitos de la sección 1309.10 (Reglamento de compras, en inglés) o el formato modelo para nuevas construcciones o el formato modelo para renovaciones. Éstos son la base para el apoyo financiero de la Oficina Regional de ACF. El Comité de planificación debe enviar una propuesta completa y amplia que se atenga al bosquejo de estos documentos.
  • El bosquejo del informe de los establecimientos de tres a cinco años. Este documento provee información importante para obtener apoyo monetario de la Oficina Regional. Este formato provee al Comité de planificación, la Junta de directores, y toda fuente de apoyo financiero la información que corresponde a la 1309.10 o cualquiera de los formatos modelo mencionados anteriormente.
  • Plan para los establecimientos de tres a cinco años, Horario de trabajo propuesto. Este documento (en inglés) es una descripción cronológica del proceso completo para llevar a cabo la construcción. No describe el horario completo del proyecto, sólo el de la construcción.
  • El horario de implementación de los establecimientos de tres a cinco años. Este documento trabaja conjuntamente con el plan mencionado anteriormente insertando información de calendario en un gráfico de barras para llevar el control de las actividades.
  • La determinación de quién manejará las operaciones en curso. Un miembro del Comité de planificación o el Director Ejecutivo o una persona designada debe estar involucrada en las operaciones en curso del proyecto de construcción. Esta persona deberá tener conocimiento básico del proceso de construcción y de la naturaleza de un rol de supervisión en el proceso. Esta función también puede ser cubierta mediante la contratación de un supervisor de proyecto, que es una opción económica, o solicitando a un arquitecto que proporcione la administración del proyecto.
  • La lista de verificación de archivos del establecimiento. Este documento sencillo está diseñado para identificar fechas específicas y los eventos importantes correspondientes al desarrollo del proyecto.

Metas típicas del Comité de planificación:

  1. Establecer pasos para la planificación.
  2. Encontrar el lugar.
  3. Establecer procesos para acordar un lugar.
  4. Establecer un sistema de administración del proyecto.

SUBCOMITÉS

Subcomité de construcción

Un Subcomité de construcción jugará un papel vital en los proyectos de gran escala. Los proyectos de menor escala no requerirán de este tipo de subcomité. (Consulte la hoja de consejos sobre el tamaño de proyectos que trata sobre el tamaño de los proyectos).

El propósito del Subcomité de construcción es ayudar al Comité de planificación a tomar decisiones, desarrollar investigaciones y evaluaciones, y trabajar en los procesos críticos requeridos para completar el proyecto. La participación en el Subcomité de construcción deberá estar limitada a no más de cinco personas con experiencia en construcción y administración. Esto puede incluir a un contratista jubilado, un profesional de bienes raíces jubilado, un urbanista, un director de Head Start, el gerente/supervisor del establecimiento del concesionario o agencia u otros que tengan el tipo de experiencia apropiada para el proyecto.

Las responsabilidades del Subcomité de construcción comprenden:

  • Realización de una evaluación de las necesidades de cada establecimiento. Las evaluaciones de las necesidades pueden realizarse usando una variedad de instrumentos. Sin embargo, se recomienda usar el DEEP LOOK SURVEY para proyectos de renovación y la GUÍA DE DISEÑO DE CENTROS DE HEAD START o puede consultar la SINOPSIS DE LA GUÍA DE DISEÑO DE CENTROS DE HEAD START para proyectos nuevos (todos ellos en inglés).
  • Identificación y programación preliminar de posibles establecimientos/locales y patios de juego. Las fuentes de posibles establecimientos gratuitos o de bajo costo para llevar a cabo una renovación o una construcción nueva incluyen: gobiernos locales (entre otros, gobierno del condado o municipal), profesionales de bienes raíces, donaciones del gobierno federal, empresa conjunta con otras agencias sin fines de lucro, edificios comerciales vacantes, y las autoridades de viviendas públicas.
  • Análisis y estudio de una nueva construcción vs. renovación.
  • Conocimiento de reglamentos estatales, entre otras, salud, seguridad, incendio y códigos de construcción local.
  • Desarrollo del plan del centro (tres años o más) y su presentación ante el Comité de planificación y la Junta de Directores para su aceptación.
  • Requisitos de la Ley Davis Bacon, todas las decisiones con respecto al salario, formularios certificados de informe de nómina de pago, y las entrevistas a los empleados. Para más información (en inglés) sobre la Ley Davis-Bacon visite www.dol.gov/dol/compliance/comp-dbra.htm
  • Desarrollo preliminar del alcance de trabajo.
  • Desarrollo del anuncio para servicios profesionales, entre otros, arquitectura, ingeniería, y/o gestión de proyectos.

Las funciones de supervisión contractual del Subcomité de construcción incluyen:

  • Seguro para todos los contratistas, inclusive los profesionales
  • Asuntos ambientales
  • Asbesto
  • Pintura a base de plomo
  • Condiciones especiales
  • Informes diarios de construcción
  • Reuniones sobre la construcción

La elaboración y presentación de reportes federales; entre otros:

  • Informe de la evaluación del establecimiento
  • SF-424
  • SF-269
  • Aviso de Interés Federal
  • Mercadeo
  • Inicio de la construcción
  • Inauguración
  • Cierre de contrato
  • Formulario de informe certificado final de nómina de pago (Ley Davis-Bacon)
  • Garantías de los contratistas
  • Cancelación del gravamen de los contratistas

Subcomité financiero

El propósito del Subcomité financiero es ayudar al Comité de planificación en los aspectos financieros y de contabilidad del proyecto.

La participación en el Subcomité financiero debe estar limitada a un máximo de cinco personas. La pericia y experiencia de dichas personas debe ser en las áreas de finanzas, banca, redacción de subvenciones, contabilidad, y administración presupuestaria. Una gran diferencia entre el Subcomité financiero y el Subcomité de construcción es que el director financiero del concesionario debe presidir el Subcomité financiero, mientras que el Subcomité de construcción puede ser presidido por una persona designada por el Director Ejecutivo o elegida por el Subcomité.

Las responsabilidades del Subcomité financiero son, entre otras:

  1. Creación del servicio para la deuda
  2. Estudio de los diferentes tipos de programas y opciones de financiamiento, incluyendo pero no limitado a los siguientes:
    • ACF, fondos de la Oficina Regional
    • Subvenciones para expansión
    • Subvenciones discrecionarias
    • Subvenciones para la calidad o el mejoramiento del programa
    • Subvenciones de HUD
    • Préstamos de HUD
    • Préstamos de USDA
    • Subvenciones para habilitación de la zona
    • Préstamos de bancos comunitarios
    • Emisiones de bonos municipales
    • Préstamos de bancos regulares o comerciales
    • Programas de alquiler-venta o recompra
    • Programa de servicio para la deuda
    • Fondos regionales
    • Subvenciones y préstamos privados
  3. Desarrollo, escritura y asegurar las presentaciones de solicitudes de subvenciones.
  4. Solicitudes de préstamos
  5. Trabajo con el arquitecto, el supervisor del proyecto, o administrador del contrato para desarrollar un presupuesto de construcción y para asegurar el cumplimiento del presupuesto a lo largo de la construcción.
  6. Comparación de costos y análisis de costos además de los realizados por el arquitecto o el gerente del proyecto.
  7. Informes presupuestarios.

Hoja de consejos – Información sobre el comité y subcomité de planificación. HHS/ACF/OHS. n.d. Español.

Last Reviewed: December 2014

Last Updated: December 5, 2014